LaskuHyväksyntäAutomaatio

esittely

Useimpien yritysten ostoreskontraosastoilla (AP) on sisäiset säännöt laskujen hallinta jotka sisältävät hyväksynnät. Mitä ovat laskujen hyväksynnät? Mikä on manuaalinen laskun hyväksynnän työnkulku? Miksi laskun hyväksymisen työnkulku automatisoidaan?

Lue eteenpäin ymmärtääksesi laskun hyväksymisprosessin.

---

---

---

Haluatko automatisoida manuaaliset AP-prosessit? Varaa 30 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

---

Ostoreaktion (AP) toiminta liiketoiminnassa, oli se sitten tuote- tai palvelulähtöistä, on kriittistä yrityksen tuottavuudelle ja hyvien toimittajasuhteiden ylläpitämiselle. Tehokalla AP-osastolla, joka tarjoaa taloudellista, hallinnollista ja toimistotukea yrityksen ostoprosessille, on oltava organisoitu järjestelmä, joka integroi saumattomasti hankinnasta maksuun -prosessin eri toiminnot, jotka kattavat ostotilausten hallinnan, toimittajaviestinnän ja laskun. hallinta, tuotteiden seuranta ja maksaminen.

Laskun hallinta alkaa, kun yritys vastaanottaa laskun ja päättyy laskun maksamiseen, on yksi yrityksen AP-osaston tärkeimmistä toiminnoista. Niin yksinkertaiselta kuin se kuulostaakin, laskunhallinta ei ole tai sen ei pitäisi olla kaksivaiheinen "vastaanota lasku, maksa lasku". Tämä pätee erityisesti yrityksiin, jotka tekevät paljon ostoksia ja saavat suuren määrän laskuja. Hyvän laskunhallintaprotokollan tulee välttämättä sisältää kaikkien laskujen ja monitasoisten hyväksyntöjen oikeellisuuden varmistaminen ennen kuin ne voidaan käsitellä maksua varten.

Laskun hyväksymisen työnkulku

Laskun hyväksymistyönkulku on hankinta-maksuun -prosessin vaiheiden sarja, jolla varmistetaan, että yrityksen vastaanottama lasku on aito ja vastaa tehtyä tilausta. Laskun hyväksyntä sisältää ostotilauksesta vastaavan henkilöstön ja/tai toimittajan usean tason tarkistuksia. Jokaisella yrityksellä voi olla oma yksilöllinen hyväksynnän työnkulku

Tyypillinen laskun hyväksymistyönkulku sisältää seuraavat vaiheet:

Lasku tulee yritykselle. Lasku voi olla paperiversiona tai PDF-liitteenä tai kehittyneempänä digitaalisena laskuna, joka tulee arkistoida asianmukaiseen osioon käsittelyä varten.

• Laskun vahvistus: Kun lasku on jätetty, se linkitetään kaikkiin muihin kyseiseen tapahtumaan liittyviin asiakirjoihin, kuten ostopyyntöön, ostotilaukseen, toimittajan tarjoukseen, muuhun toimittajan lähettämään viestintään jne. Tätä kutsutaan yleisesti "kolmisuuntaiseksi täsmäyttämiseksi". , kolme täsmäytettävää asiakirjaa ovat Ostotilaus, Lasku ja Toimituskuitti, mutta vastaavuus voi sisältää myös muita asiakirjoja. Muita validoinnissa huomioitavia tekijöitä ovat:
  Ovatko maksuehdot vastaavat?
  Sisältääkö luvatut alennukset?
  Onko lasku koodattu asianmukaisille kulutileille?
  Onko kuitin jälkeen suoritusongelmia, jotka oikeuttavat maksun pidättämisen?
• Poikkeukset laskuista: Poikkeus syntyy, kun laskussa on puutteellisia tai virheellisiä tietoja. Lasku ohjataan uudelleen asianmukaisille työntekijöille virheen jäljittämiseksi ja korjaamiseksi. Tätä seuraa laskujen uudelleen laatiminen, uudelleentarkistukset ja täsmäytykset, jos virheen korjaus tapahtuu, tai petostutkinta, jos poikkeuksia ei ole ratkaistu.
• Hyväksyminen: Kun lasku on varmistettu, se reititetään henkilöstölle eri tasoilla yrityksen politiikkojen mukaan. Hyväksyntöjen määrä ja luonne vaihtelee yritysten, osastojen, tuotetyypin ja laskun mukaan. Esimerkiksi ostoosaston on ehkä hyväksyttävä lasku vahvistaakseen myyjän laskutuksen oikeellisuuden ennen kuin maksu voidaan käsitellä. Jotkut yritykset vaativat kynnystä suurempia laskumääriä vaatiakseen lisähyväksyntää esimieheltä tai talousjohtajalta.
• maksu: Lasku menee maksujonoon, kun kaikki hyväksynnät on saatu.

Monilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on edelleen manuaaliset laskujen hyväksymistyönkulut. Näihin voi sisältyä niinkin alkeellisia toimia kuin tekstinkäsittelydokumentti à la SOP, jossa on määritellyt vaiheet ja asiakirjan jakaminen työnkulun eri osallistujille oppaana käytettäväksi. Tämä on, kuten voidaan kuvitella, epäjärjestynyt prosessi, joka vaatii osallistujia jatkamaan viittausta asiakirjaan vaiheiden mukaisesti, mikä voi johtaa virheisiin.

Monissa pienissä yrityksissä ei ole edes tällaista SOP:tä, ja on vain yleinen menettely, joka välitetään suullisesti eri osallistujille, mikä on resepti katastrofiin, kun yrityksessä tapahtuu minkä tahansa muotoisia muutoksia, oli se sitten kyseessä. laajentaa tai muuttaa työntekijäkuntaansa.

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

---

Ongelmia manuaalisen laskun hyväksynnän työnkulussa

Jotkut manuaalisen laskun hyväksynnän työnkulun erityisistä haasteista ovat:

• virheet: Ylityöstä tai yksinkertaisesti huolimattomuudesta johtuvat inhimilliset virheet voivat johtaa kaksinkertaisiin maksuihin, alimaksuihin, maksuviivästyksiin tai maksujen jäämättä jättämiseen, mikä kaikki voi maksaa yritykselle enemmän rahaa ja aikaa.
• Puuttuvat asiakirjat: Paperityö voi johtaa tärkeiden asiakirjojen, kuten laskujen, sijoittamiseen ja katoamiseen. Tämä voi johtaa lukuisiin ongelmiin koko kirjanpidollisen maksusyklin aikana alkaen kitkasta myyjän kanssa viivästyneisiin toimiin.
• Ihmisten ponnistelujen hukkaaminen: Manuaaliset hyväksyntäprosessit hukkaavat ihmisen työtä, jota voidaan käyttää rakentavammin tuottavampaan toimintaan.
• Aikaviiveet: Kun laskun hyväksymiseen tarvitaan useita hyväksyntöjä ja yritys käsittelee useita laskuja työpäivänsä aikana, pelkkä hyväksyntien saaminen ennen laskun käsittelyä voi olla aikaa vievää. Jopa 20 % laskuista sisältää säännöllisesti virheellisiä tai epätäydellisiä tietoja, ja manuaalisen laskun hyväksynnän työnkulku johtaa siihen, että AP-osasto käyttää 25 % ajastaan ​​ongelmien ratkaisemiseen ja puuttuvien tietojen jäljittämiseen.
• Maksuviivästykset: Viivästykset hyväksynnöissä voivat puolestaan ​​johtaa maksujen viivästymiseen, mikä voi, kuten aiemmin mainittiin, tulla yritykselle kalliiksi. Yhdysvalloissa 3 biljoonaa dollaria oli sidottu pienyritysten maksuviivästyksiin vuonna 2019, mikä johti rekrytointikatkoihin, varaston ostorajoituksiin ja työntekijöiden työtuntien lyhenemiseen toimeentulon saamiseksi. Viivästykset voivat myös johtaa tilattujen tuotteiden myöhästymiseen, huonoon luottoluokitukseen, huonoihin suhteisiin myyjien kanssa ja maksuihin/sakkoihin.
• Laskupolun läpinäkyvyys: On vaikeaa tai jopa mahdotonta seurata laskun tilaa sen vahvistus- ja hyväksymispolulla, mikä vaikeuttaa jälkitarkastusta ja ennakkosuunnittelua.
• Petoshaavoittuvuus: Laskupetokset voivat olla kolmannen osapuolen petoksia, virheellisiä työnkuluja, viivästyksistä johtuvia päällekkäisiä maksuja tai sisäisiä. Vedenpitävä hyväksymisprosessi vaaditaan petosten estämiseksi. Tämä pätee erityisesti kriisiaikoina. Esimerkiksi Covid-19-pandemian kerrotaan lisänneen laskupetosten määrää vuonna 2020. Laskupetokset voivat ilmetä epänormaalina laskumääränä, tavaroiden tilittämättömyytenä laskuun nähden, tilauksen ja laskun välisinä eroina sekä työntekijöiden epäilyttävänä käytöksenä. Näitä ei voida havaita manuaalisesti, varsinkaan kun liiketoiminnan volyymi on suuri.

Laskun hyväksymisen työnkulun automatisointi

Laskun hyväksynnän automatisointi voi helpottaa prosessia ja säästää aikaa. Jotkut laskun hyväksymisautomaation eduista ovat:

• Nopeampi vahvistus: Tämä on ehkä automaation tärkein etu. Laskun automaattinen vertailu muihin liittyviin asiakirjoihin voi poistaa manuaaliseen kolmisuuntaiseen täsmäytykseen liittyvät aikaviiveet, koska kaikki yhteen tapahtumaan liittyvät asiakirjat tallennetaan digitaalisesti samaan paikkaan ja niitä on helppo verrata joko visuaalisesti tai tekoälypohjaisen ohjelmiston avulla. Automatisoidut laskujen hyväksymistyönkulut voidaan integroida tietokantoihin ja muihin kirjanpitojärjestelmiin automaattista täsmäämistä varten ilman ihmisen puuttumista.
• Nopeammat hyväksynnät: Automaattiset ilmoitukset ja muistutukset voivat poistaa viiveitä laskujen hyväksymisessä. Sähköisten allekirjoitusten ja digitaalisten lomakkeiden yhdistäminen voi mahdollistaa prosessin eri osallistujien liikkeellä olevat hyväksynnät, jotta fyysinen poissaolo toimistosta ei viivästyisi hyväksymisprosessia.
• Kustannussäästöt: Levvelin (entinen Paystream Advisors) raportti 2018 osoitti, että tärkeimmät olivat menetetyt alennukset (44 %), maksuviivästykset (39 %) ja päällekkäiset maksut (29 %). laskujen käsittely huolenaiheita yrityksissä, ja kaikki kolme voidaan ratkaista automaatiolla.
• vastuullisuutta: Tapahtumien automaattinen seuranta reaaliajassa mahdollistaa laskun tilan näkyvyyden hyväksymisketjussa. Varautuneiden tapahtumien ja muistutusten sisällyttäminen työnkulkuun voi poistaa tiesulkuja ja mahdollistaa läpinäkyvyyden nopeampien hyväksyntöjen saamiseksi. Hyväksyntäprosessin automatisointi luo myös kirjausketjun, joka näyttää suoritettujen hyväksyntöjen eri tasot ja tasot, jotka eivät ole vielä valmistuneet.
• Asiakirjojen turvallisuus: Kaikkien asiakirjojen digitalisointi osana automatisoitua laskujen hyväksyntätyönkulkua voi estää asiakirjojen katoamisen, jotka tavallisesti liittyvät asiakirjan fyysiseen siirtämiseen yrityksessä vahvistusta ja hyväksyntää varten. Automatisointi mahdollistaa työnkulun integroinnin yrityksen dokumenttienhallintajärjestelmään ja muihin kirjanpitotyökaluihin tietueiden automaattista päivittämistä ja arkistointia varten.
• Lainsäädännön noudattaminen: Automatisoitu laskujen hyväksyntätyönkulku mahdollistaa helpon pääsyn kaikkiin asiaankuuluviin tietoihin tarkastusten aikana, mikä helpottaa säännösten noudattamista.
• Parempi liiketoimintatieto: Automatisoidut laskujen hyväksymistyönkulut voivat mahdollistaa ostotietojen ja kulujen helpon pääsyn ja arvioinnin, mikä mahdollistaa paremmat raportointimekanismit ja päätöksenteon.
• Parempi toimittajan hallinta ja suhde: Laskun hyväksymisprosessien järjestelmällinen organisointi voi auttaa parantamaan toimittajan hallintaa ja maksuviivästysten välttäminen voi hyödyttää toimittajasuhteita.
• Petoksen eliminointi: Laskun hyväksymisen työnkulun automatisointi voi eliminoida petokset sallimalla tarkastukset koko työnkulussa ja lisäämällä näkyvyyttä. Epäsäännönmukaisuudet voidaan merkitä automaattisesti automaattisen kolmisuuntaisen ottelun aikana, ja sähköisen allekirjoituksen todentaminen voi estää sekä sisäiset että ulkoiset petokset ja niihin liittyvät tappiot.

---

Varaa tämä 30 minuutin live-demo, jotta tämä on viimeinen kerta, kun sinun on koskaan syötettävä laskujen tai kuittien tiedot manuaalisesti ERP-ohjelmistoon.

Aikataulu esittely

---

Täysin automatisoitu laskun hyväksymisprosessi

• Laskun digitointi: Eri muodoissa olevat laskut on ensin digitoitava vakiomuotoon. Koska jokaisella laskulla on keskeisiä tietoja, joita käytetään kirjanpidon resurssien suunnittelussa ja yrityksen sisäisessä päätöksenteossa, tietojen erottelun tarkkuus on välttämätöntä. Laskuista luetut tiedot siirretään yleensä sitten yrityksen käyttämille ERP-, kirjanpito- tai data-analytiikka-alustoille myöhempää käsittelyä varten.
• Automaattinen vahvistus: Automaattinen kolmisuuntainen täsmäys voi kaapata asiaankuuluvat tiedot laskuista, ostotilauksista ja kuiteista ja käsitellä ne automaattisesti tavalla, joka jäljittelee ihmismieltä. Näistä tekoälyllä varustettu prosessointi voi myös vertailla ja täsmäyttää tietueita ja tehdä päätöksiä, kuten tapahtuman välittäminen, virheiden ilmoittaminen tai poikkeuksien esittäminen.
• Automaattinen poikkeuskäsittely: Kun virheistä ilmoitetaan tai poikkeuksia esitetään, lasku ohjataan välittömästi asianmukaisille henkilöille, jotka voivat korjata virheet. Tämä voi vähentää manuaaliseen virheenkäsittelyyn liittyviä aikaviiveitä.
• Automaattiset hyväksynnät: Täsmäyksen ja validoinnin jälkeen laskut välitetään automaattisesti asianmukaiselle henkilökunnalle hyväksyttäväksi. Digitaalisten allekirjoitusten ja hyväksyntöjen soveltaminen digitaalisessa muodossa voi estää viivästyksiä.
• Käsittele maksu: Hyväksynnän jälkeen automaattinen järjestelmä välittää laskun taloustiimille maksun käsittelyä varten, jonka jälkeen tapahtuma suljetaan ja tiedot arkistoidaan.

Yritysten, jotka pyrkivät ottamaan käyttöön automaattisia laskujen hyväksymistyönkulkujärjestelmiä, on otettava huomioon seuraavat tekijät valitessaan työkalua sille:

• Ohjelmiston tukemiseen tarvittava infrastruktuuri ja IT-resurssit
• Järjestelmän perustamiseen ja käyttöön liittyvä taloudellinen sitoumus
• Integrointi yrityksen muihin järjestelmiin
• Automaation ja ihmisen väliintulon tasot, joita tarvitaan/mahdolliset liiketoiminnassa
• Tietotaidon saatavuus yrityksen sisällä ja asiakastuki ohjelmiston valmistajalta
• Vaaditut tietoturvatasot
• Käyttöoikeustaso – tämä päättäisi, missä tiedot tallennetaan – paikallisessa koneessa, keskuspalvelimessa tai pilvessä.

Nanonetit laskun automaattista hyväksyntää varten

Tekoälypohjainen Nanonets OCR -moottori voi auttaa sinua automatisoimaan laskujen käsittelyn ja tekemään siitä vaivattoman prosessin. Se tukee useita tiedostotyyppejä ja käsittelee sekä strukturoituja että jäsentelemättömiä laskuja. Nanonetsin laskun OCR-sovellusliittymä voi auttaa minimoimaan manuaalisia tehtäviä tietojen syöttämisessä kirjanpitoohjelmistoon.

Tiedot voidaan ladata automaattisesti, merkitä ja mallintaa ennustamaan ilman yhtä koodiriviä, huolehtimaan GPU:ista tai löytämään oikeat arkkitehtuurit syväoppimismalleillesi. Voit myös hankkia kunkin ennusteen JSON-vastaukset integroidaksesi sen omiin järjestelmiisi ja rakentaa koneoppimiseen perustuvia sovelluksia, jotka perustuvat huippuluokan algoritmeihin ja vahvaan infrastruktuuriin laskujen hallintaa ja hyväksyntää varten.

Nanonets-tekniikka tukee integraatioita muiden järjestelmien kanssa, kuten integrointia Mysql-tietokantaan, QuickBooksiin tai Salesforceen, ja se on alustaagnostikko. Nanonets on tarkka ja skaalautuva, säästää aikaa ja rahaa AP-osastollasi ja tehostaa laskujen hyväksymisprosessia, mikä vahvistaa toimittajasuhteita.

Liity yli 20,000 4 yrityksen joukkoon neljällä mantereella käyttämällä Nanonetsia laskunhallintatoimintoihisi.

---

Haluatko automatisoida laskun hyväksymisprosessin? Anna Nanonets™ spin parempaan tarkkuuteen, suurempaan joustavuuteen, jälkikäsittelyyn ja laajaan integraatioon muiden kirjanpito-, toiminnanohjausjärjestelmien ja muiden kanssa!

---

Yhteenveto

Yritykset ymmärtävät yhä enemmän yrityksen toiminnan taloudellisten näkökohtien digitalisoinnin edut. Tämä on edellyttänyt automaation käyttöönottoa työnkulkurakenteissa. Laskujen hyväksymisen työnkulun automatisointi voi auttaa yrityksiä käyttämään vähemmän aikaa arkipäiväisiin toimintoihin, kuten manuaaliseen laskujen hallintaan, ja sen sijaan keskittyä ydinosaamiseensa parantaakseen tulosta ja pysyäkseen kilpailukykyisinä.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/