Microsoft 365 vs Google Workspace: kumpi on parempi? (Luke Watts)

Microsoft Office oli aiemmin ainoa toimistoohjelmisto, jolla oli merkitystä (ainakin yritysmaailmassa). Nyt Microsoft pyrkii sivuuttamaan perinteisen toimistoohjelmistonsa pilvipohjaisen Microsoft 365:n eduksi.
vakava kilpailu Google Workspacen kanssa.

Jos valitset niiden välillä, tämä on se, mitä sinun on tiedettävä.

Turvallisuus ja yksityisyys 

Tämä on lisätty sekä Microsoft 365:een että Google Workspaceen. Saatamasi tarkat suojausvaihtoehdot riippuvat hintasuunnitelmastasi. Tämä johtuu siitä, että ne kuvastavat hintasuunnitelman käyttäjien odotettuja tarpeita. Esimerkiksi ihmiset, joilla on korkeampi hinta-laatusuhde
Sillä on todennäköisesti enemmän käyttäjiä ja siksi se tarvitsee tehokkaampia käyttäjien hallintatyökaluja. Molemmat vaihtoehdot ovat myös GDPR-yhteensopivia. 

Hinnoittelurakenne 

Sekä Microsoft 365 että Google Workspace toimitetaan palveluina kertaostosten sijaan. Tämä tarkoittaa, että maksat toistuvia maksuja. Nämä perustuvat käyttäjien määrään ja tarvitsemiisi palveluihin. 

Kunkin paketin sisällöt voivat muuttua ja muuttuvat, joskaan ei kovin usein. Jos pakettimuutos asettaa sinut epäedulliseen asemaan, voit vaihtaa toiseen. Teknisesti tämä ei ole erityisen vaikeaa. Näin sanottuna se ei ole
jotain, jota haluat tehdä säännöllisesti. Sinun pitäisi kuitenkin miettiä vaikutusta käyttökokemukseen.  

Miten palveluihin pääsee 

Microsoft 365 perustuu edelleen työpöytäasiakkaaseen. Tämä voidaan asentaa laitteisiin, joissa on nykyiset Windows-, macOS-, iOS- ja Android-versiot. Siinä on myös web-käyttöliittymä, jota voi käyttää kaikilla nykyisillä selaimilla. Tällä hetkellä kuitenkin toiminnallisuus
online-sovelluksista on rajoitetumpi kuin työpöytäohjelman toiminnallisuus.  

Google Workspace sen sijaan on oletuksena verkkopohjainen. Tämä tarkoittaa, että se toimii kaikilla laitteilla, jotka voivat käyttää selainta ja muodostaa verkkoyhteyden. Jos haluat työskennellä offline-tilassa, voit tehdä sen Google Chromessa ja Microsoft Edgessä. Voit myös asentaa paikallisia asiakkaita Androidille
ja iOS-laitteet. 

Ydintoiminto 

Korkealla tasolla Microsoft 365 ja Google Workspace ovat käytännössä identtisiä. Microsoft asetti standardin toimistoohjelmistoille. Google vain toisti sen. Esimerkiksi Microsoftilla on Word, Googlella on Docs. Microsoftilla on Excel, Googlella Sheets. Microsoft
on PowerPoint, Googlella on Slides ja niin edelleen. 

Kun kuitenkin menet syvällisemmin, huomaat eroja näiden kahden tarjouksen välillä. Nämä erot heijastavat yleensä sitä, että Microsoft 365:llä ja Google Workspacella on erilaiset prioriteetit. Microsoft 365 priorisoi yleensä toiminnallisuuden
helppokäyttöisyys. Google Workspace tekee päinvastoin.  

Microsoft Outlook vs Google Gmail 

Tämä on alue, jossa näiden kahden vaihtoehdon toiminnallisuus on käytännössä identtinen. Niiden välillä on kuitenkin yksi keskeinen ero. Outlook tukee kansioita. Gmail ei. Mikä parasta, se ei todennäköisesti tule käymään. Tämä ei ollut laiminlyönti. Se oli
suunnittelupäätös, jonka Google teki Gmailin lanseerauksen yhteydessä. 

Päätös olla tukematta kansioita oli tuolloin kiistanalainen. Jo nyt on ihmisiä, jotka eivät pidä siitä ja pitävät siksi parempana Outlookista (ja vaihtoehdoista, kuten Thunderbird). Kaiken kaikkiaan Google näyttää kuitenkin tehneen asiansa. Sen merkintäjärjestelmä on
pohjimmiltaan vastaa niitä hashtageja, jotka nykyään hallitsevat Internetiä. 

Outlookilla ja Gmaililla on hyvin erilaiset käyttöliittymät ja siten hyvin erilainen ulkoasu ja tuntuma. Voidaan väittää, että kumpikaan ei ole parempi kuin toinen. Kumpi valitset, riippuu henkilökohtaisesta maustasi. Gmail integroituu natiivisti Android-laitteiden ja Chromebookien kanssa. Molemmat
Outlookia ja Gmailia voidaan kuitenkin käyttää useilla laitteilla, mukaan lukien iOS-laitteilla. 

Outlook-kalenteri vs. Google-kalenteri 

Toiminnallisesti molemmat vaihtoehdot ovat enemmän tai vähemmän samat. He vain käyttävät eri terminologiaa. On kuitenkin yksi, mahdollisesti tärkeä ero. Google-kalenteri tarjoaa paljon yksityiskohtaisemmat jakamis- ja katseluoikeudet kuin Outlook-kalenteri.
Tämä helpottaa tapahtumiin osallistumisen ja osallistumisen omistajuutta huomattavasti. 

Lisäksi se, että Google-kalenteri integroituu natiivisti Androidin ja ChromeOS:n kanssa, antaa sille luultavasti etua. Android-laitteita käytetään jo laajalti liiketoiminnassa. Chromebookien suosio kasvaa tasaisesti. 

Microsoft Word vs Google Docs 

On luultavasti reilua kuvailla Wordia supistetuksi ja käyttäjäystävällisemmäksi versioksi Microsoft Publisherista. Jos sinun on säännöllisesti luotava asiakirjoja, jotka tekevät vaikutuksen, Word tekee prosessista suhteellisen helpon. 

Google-dokumenteissa on paljon rajallisempi joukko luovia työkaluja. Tämä kuitenkin antaa sille yksinkertaisemman, puhtaamman käyttöliittymän ja helpottaa siten käyttöä. Google Docsilla on myös paljon parempi tuki yhteistyöhön kuin Microsoft Word tällä hetkellä. 

Täydellisyyden vuoksi, jos sinulla on vain satunnainen tarve tuottaa monipuolisesti muotoiltuja asiakirjoja, sinun kannattaa harkita Google Docsin ja Canvan käyttöä. Canva on saatavilla sekä ilmaisina että maksullisina versioina. Jopa ilmaisessa versiossa on paljon toimintoja. 

Microsoft Excel vs. Google Sheets 

Tällä hetkellä raskaat käyttäjät pitävät Microsoft Exceliä lähes varmasti ainoana mahdollisena vaihtoehtona. Lisäksi tämä ei näytä muuttuvan. Microsoft Excel on hyvin suunnattu tehokäyttäjille, kuten talousalan ammattilaisille. Se on tunnetusti vaikeaa
kaikille muille. 

Google Sheets on päinvastoin. Se on suunniteltu yksinkertaiseksi työkaluksi tavallisille ihmisille yksinkertaisten laskentataulukoiden luomiseen. Se on myös suunniteltu tukemaan yhteistyötä. Tämä tarkoittaa, että Google Sheets on loistava, jos käytät laskentataulukoita seurantaan sen sijaan, että
laskeminen. Käyttäjät voivat käyttää ja päivittää niitä helposti ja siten nopeasti. 

Microsoft PowerPoint vs. Google Slides 

Jos ajatuksesi hienosta esityksestä on multimedia ja siirtymät, Microsoft PowerPoint on luultavasti oikea työkalu sinulle. Se tekee kaavioiden, kaavioiden, taulukoiden ja kaiken muun lisäämisestä paljon helpompaa kuin Google Slidesissa.  

Toisaalta vaikuttavaa visuaalista mielekästä sisältöä korostava esiintyjä on osa syy siihen, miksi ilmaus "death by PowerPoint" syntyi. Se tosiasia, että Google Slidesilla on rajoitetummat visuaaliset vaihtoehdot, voidaan mahdollisesti harkita a
hyötyä. 

Ensinnäkin se tarkoittaa, että Google Slides on helpompi oppia. Toiseksi se rohkaisee esittäjiä keskittymään ydinviestiinsä ja omiin esiintymistaitoihinsa. Bonuksena Google Slides on paljon enemmän suunnattu yhteistyöhön kuin Microsoft PowerPoint.