Toimittajan hallintaprosessi: tärkeys, edut ja haasteet

Hyvät myyjäsuhteet ovat tärkeitä minkä tahansa yrityksen menestymiselle. Myyjäjohtamisen tavoitteena on organisoida ja vahvistaa yritysten ja myyjien välisiä suhteita. Tehokas toimittajien hallinta antaa yrityksille mahdollisuuden toimia tehokkaasti samalla, kun estetään tarjontapuolen häiriöt.

Mitä on myyjähallinta?

Toimittajan hallinta on jäsennelty prosessi, jota yritykset noudattavat hallitakseen toimittajiaan tai myyjiään. Toimittajajohtaminen keskittyy hyvien työsuhteiden rakentamiseen/ylläpitämiseen tavarantoimittajien kanssa pitkällä aikavälillä; mahdollisten toimitushäiriöiden ehkäisemiseksi ja liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimittajan hallintaprosessi on melko monimutkainen ja sisältää sopivien toimittajien valinnan, kannattavien sopimusten neuvottelemisen, kustannusten hallinnan, riskien minimoimisen ja tavaroiden tai palveluiden oikea-aikaisen toimituksen varmistamisen.

Myyjän hallinnan merkitys

Toimittajan hallinta on strateginen prosessi, joka oikein tehtynä voi auttaa yrityksiä saavuttamaan tietyt liiketoimintatavoitteet.

Se avaa mahdollisuuksia useiden toimittajien nopeampaan käyttöönottoon, mikä voi minimoida mahdolliset tarjontapuolen riskit ja viiveet. Toimittajien valikoiman ansiosta liiketoiminta nauttii myös alhaisemmista kustannuksista ja nopeammista toimituksista liiketoiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseksi.

Myyjäprosessin virtaviivaistaminen voi varmistaa keskinäisen luottamuksen ja vahvemmat suhteet. Se voi auttaa lisäämään liiketoiminnan tehokkuutta keskittyen asiakastyytyväisyyden, kannattavuuden ja kasvun parantamiseen.

Mitä toimittajan hallintaprosessi sisältää

Vaikka toimittajan hallintaprosessi voi olla yksinkertainen tai monimutkainen organisaation koosta riippuen, siihen liittyvät vaiheet ovat melko samat. Mutta joitain edellytyksiä tarvitaan:

Edellytykset

1. Määrittele liiketoiminnan tavoitteet – Yritykset voivat harjoittaa hyvää toimittajan hallintaa, kun yrityksen tavoitteet ja tavoitteet ovat hyvin määriteltyjä. Liiketoiminnan tavoitteiden tunnistaminen voi antaa selkeämmän kuvan toimittajan hallinnasta.

2. Toimittajan johtoryhmän luominen – Ammattitaitoisen henkilöstön saaminen osaksi omistautunutta tiimiä voi tehdä toimittajan hallinnasta helpompaa ja hedelmällisempää. Myyjien valitseminen, neuvotteleminen ja arviointi ei ole helppoa. Kokenut tiimi voi toimia siltana sisäisten osastojensa ja toimittajiensa välillä toimittajan hallintaprosessin optimoimiseksi.

Myyjän hallintaprosessin vaiheet

Kun markkinat ovat täynnä potentiaalisia myyjiä, toimittajien hallintaa harjoittava yritys noudattaa joitain yleisiä vaiheita varmistaakseen oikeiden toimittajien valinnan. He ovat:

1. Myyjien valinta – Prosessi alkaa tekemällä valinta yritykselle sopiviksi katsotuista toimittajista. Sitten tarjoukset etsitään käyttäen sähköiset hankintatyökalut kuten tarjouspyynnöt (RFQ) ja Requests for Proposals (RFP:t). Vaikka hinta on ratkaiseva tekijä, yritys voi myös mitata myyjän potentiaalia laadun, maineen, vaatimusten täyttämiskyvyn ja saavutusten perusteella.

2. Osallistu sopimusneuvotteluihin – Tässä vaiheessa keskustellaan yrityksen ja valitun toimittajan välisen sopimuksen ehdoista. Ehdot voivat liittyä tavaroiden ja/tai palvelujen tyyppiin/määrään, toimituspäiviin, maksuehtoihin ja riskien kattaviin laillisiin ehtoihin. Sopimuksen tulee olla molemmille osapuolille hyväksyttävä ja molempia osapuolia hyödyttävä.

3. Myyjien käyttöönotto – Olennaisten tietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen keruuprosessi on tärkeä, jotta toimittajat voidaan tunnistaa yrityksen hyväksytyiksi toimittajiksi. Pankkitilitiedot, verolomakkeet, voimassa olevat toimiluvat ovat eräitä tärkeimmistä tiedoista, jotka kerätään maksujen suorittamiseksi toimittajille ja tilintarkastustarkoituksiin.

4. Seuraa ja arvioi toimittajan suorituskykyä – Yritysten on tarkistettava toimittajien suorituskykyä nähdäkseen, että standardit täyttyvät, tuotteiden tai palvelujen laatu on hyvä, toimitukset tapahtuvat ajallaan ja palvelu on tyydyttävää. Poikkeamat voidaan korjata toimittajien kanssa neuvotelluilla toimintasuunnitelmilla sujuvamman liiketoiminnan varmistamiseksi.

5. Riskien seuranta ja hallinta – Riskienhallintaan kuuluu toimittajien arvioiminen ja seuranta mahdollisten riskien varalta, jotka voivat vaikuttaa liiketoimintaan ankarasti. Sääntöjen rikkominen, myyjän petos, tietovuodot, oikeusjutut, immateriaalioikeuksien menetys ovat kaikki vakavia riskejä, joihin on puututtava osana riskien seurantaa.

6. Maksut ajoissa – Maksujen suorittaminen ajoissa myyjille voi olla ratkaisevan tärkeää hyvien työsuhteiden varmistamiseksi. Maksuehtojen noudattaminen ja laskujen viivästymisen varmistaminen voi rakentaa toimittajien luottamusta palvelujen jatkumiseen.

Myyjien hallintajärjestelmän käyttöönotto

Toimittajan hallinta on tärkeä prosessi mille tahansa organisaatiolle kasvun ja menestyksen varmistamiseksi. Kehittyneiden teknologioiden ilmaantuminen on muuttanut tavan, jolla toimittajan hallintaprosessit tehdään nykyään.

Vendor Management Systems (VMS) ovat verkkopohjaisia ​​tai pilvipohjaisia ​​ohjelmistoja, jotka on suunniteltu auttamaan järjestämään ja hallitsemaan useita toimittajaan liittyviä toimintoja yhdestä paikasta. Ne ovat tehokkaita, helppoja, kustannustehokkaita ja erittäin hyödyllisiä organisaatioille, joilla on useita toimittajia.

Myyjähallinnan edut

Toimittajien hallinnan edut ovat seuraavat:

1. Helpottaa parempaa valintaa – Organisaatio hyötyy laajemmasta toimittajavalikoimasta, joka tarjoaa enemmän valinnanvaraa kilpailukykyiseen hintaan.

2. Kustannustehokkaat neuvottelut – Toimittajan hallinta voi varmistaa, että useat toimittajat kilpailevat liiketoiminnasta. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden neuvotella parempia hintoja ja saada alhaisempia hintoja tai alennuksia.

3. Tehokas sopimushallinta – Yksi toimittajanhallintajärjestelmän eduista on keskitetty data. Kaikki sopimukset, toimittajatiedot ja niihin liittyvät asiakirjat ovat saatavilla yhdestä paikasta koko organisaatiolle. Tämä helpottaa sopimusten seurantaa ja päätösten tekemistä tehokkaammin.

4. Helpompi suorituskyvyn hallinta – Myyjien hallintajärjestelmät mahdollistavat toimittajien koko suorituskyvyn lintuperspektiivin. Suorituksen seuraaminen ja sen vertaaminen aikaisempiin tietoihin on helppoa. Sidosryhmät voivat varmistaa, että toimittajat noudattavat sopimusehtoja ja liiketoiminnan tarpeet täytetään tehokkaasti.

5. Vahvemmat myyjäsuhteet – Keskitetty toimittajatieto VMS:ssä helpottaa päätöksentekoprosessia. Viivästysten tunnistaminen ja nopea viestintä vähentää häiriöitä toimitusketjussa ja estää ylimääräisiä kustannuksia tai menetyksiä molemmille osapuolille, mikä johtaa luottamukseen ja parempiin suhteisiin.

6. Parempi riskinhallinta – VMS-ohjelmisto pystyy tunnistamaan toimittajariskit, jotka voidaan ennaltaehkäistä tai torjua varhaisessa vaiheessa liiketoimintaan kohdistuvien vaikutusten välttämiseksi. Koska kaikki toimittajaan liittyvät tiedot tarkistetaan ja jatkuva seuranta on mahdollista, riskien vähentäminen on helpompaa.

Haasteet myyjän hallinnassa

Virheelliset tai puutteelliset toimittajan hallintaprosessit voivat aiheuttaa monia haasteita:

1. Myyjien noudattamatta jättäminen – Organisaatiolla, jolla ei ole asetettuja standardeja toimittajille, on riski, että sen tavarantoimittajat eivät noudata vaatimuksia. Oikean toimittajan valinta ja standardien asettaminen sopimusneuvottelujen aikana on tärkeää poikkeamien välttämiseksi.

2. Myyjien huonon maineen riski – Kun mukana on useita toimittajia, toimittajien työn laadun arviointi on vaikeaa ja yhden toimittajan huono suorituskyky voi vaikuttaa liiketoimintaan. Perusteelliset taustatarkastukset ja näkemys aiemmista suorituksista ovat elintärkeitä toimittajan hallinnan valintaprosessin aikana.

3. Vaivaton toimittajatietojen manuaalinen tallentaminen – Laajentuvien yritysten voi olla vaikeaa tallentaa toimittajatietoja, kun liiketoiminta kasvaa ja toimittajia tulee lisää. Toimittajan hallintajärjestelmän puute aiheuttaa lisää vaivaa toimittajatietojen hakemisessa tarvittaessa.

4. Ei näkyvyyttä päätöksentekoa varten – Toimittajien hallintajärjestelmät voivat tarjota yleistä näkyvyyttä, koska saatavilla on keskitettyä tietoa hyvää päätöksentekoa varten. Ilman asianmukaista VMS:ää tästä tulee monimutkainen tehtävä.

5. Kyvyttömyys käsitellä erilaisia ​​maksuja – VMS-ohjelmisto voi ylläpitää ja seurata maksuja, vaikka maksuehdot tai -tavat poikkeaisivatkin. Manuaaliset maksut useille toimittajille voivat olla hankalia, monimutkaisia ​​ja virhealttiita, mikä johtaa tyytymättömiin toimittajiin.

Yhteenveto

Muuttuvat ja nopeasti muuttuvat ajat pakottavat monet yritykset etsimään tehokkaita ratkaisuja toimittajasuhteiden hoitamiseksi tehokkaasti. Organisaatiot, isot tai pienet, jotka ovat tekemisissä useiden toimittajien kanssa, voivat hyötyä hyvän toimittajien hallintajärjestelmän käyttöönotosta. Tehokas VMS-ohjelmisto voi auttaa voittamaan haasteita ja edistämään vahvempia toimittajasuhteita, lisää arvoa ja parantaa liiketoiminnan suorituskykyä.