Kuusi parasta mitattavaa ostoreskontorin KPI:tä

Paranna organisaatiosi tehokkuutta soveltamalla oikeita avainindikaattoreita käytännössä! 

Peter Drucker sanoi kerran: "Jos et mittaa sitä, et voi parantaa sitä." 

Yrityksesi ostoreskontraosaston suorituskyvyn seuraaminen vaatii paljon enemmän vaivaa kuin vain eräpäivän ylittäneiden laskujen määrän seuranta! 

Strateginen lähestymistapa AP-tiimisi käsittelyyn voi altistaa yrityksesi tuottoisten mahdollisuuksien pyörteelle ja samalla välttää ongelmia, kuten – huono kassavirta yrityksen sisällä, kiistanalaiset suhteet tavarantoimittajiin ja nolla lisätulon lähteitä; tänään aiomme näyttää sinulle, kuinka tiettyjen KPI:iden käyttäminen voi lopulta auttaa AP-tiimiäsi lisäämään tehokkuuttaan.

Mitä ovat KPI:t? 

KPI on lyhenne termistä – keskeinen suorituskykyindikaattori. Kuten nimestä voi päätellä, KPI:t ovat mitattavissa oleva indikaattori minkä tahansa tietyn tavoitteen suorituskyvystä tietyn ajanjakson aikana. 

Yritysomistajat ja koulutetut ammattilaiset sekoittuvat usein termien – Key suorituskykyindikaattorin ja mittarin – välillä. Näin nämä kaksi eroavat toisistaan: 

Tärkeimmät suoritusindikaattorit vaikuttavat positiivisesti liiketoimintasi kokonaistuloksiin. Heillä on keskeinen rooli yleisen liiketoimintastrategiasi tukemisessa ja ne kertovat, mikä on tärkeää liiketoiminnan kasvun kannalta pitkällä aikavälillä. Esimerkki: Laskun hyväksymiseen kulunut keskimääräinen aika ja erääntyneet maksettavat päivät. 

Mittarit puolestaan ​​ovat työkalu, jolla mitataan yrityksesi päivittäisiä toimintoja, jotka tukevat keskeisiä suoritusindikaattoreita. Ne eivät sinänsä ole kriittinen toimenpide, mutta niillä voi silti olla vähäinen vaikutus liiketoimintaasi. Esimerkki mittareista voi olla – Suoralaskujen prosenttiosuus ja ROI laskuautomaatiossa. 

On olemassa monia erilaisia ​​keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, jotka voivat osoittautua hedelmällisiksi yrityksellesi. Jotkut yritykset haluavat seurata kuukausittaista mitattavaa edistymistään, kun taas toiset haluavat enemmän pitkän aikavälin visiota. Tässä on joitain yleisimpiä KPI-mittareita, joista sinun pitäisi tietää: 

operatiiviset: Nämä KPI:t auttavat mittaamaan yrityksesi suorituskykyä lyhyemmällä aikavälillä keskittyen pääasiassa liiketoimintaprosessiin. Esimerkki: Rahoitusraportin virheprosentti, työntekijää kohti tuotetut raportit. 

Johtava ja jäljessä oleva: Johtavat indikaattorit auttavat seuraamaan yrityksesi kasvua ja tulevia liiketoiminnan tuloksia. Jäljellä olevat KPI:t auttavat jäljittämään aiempia liiketoimintapäätöksiäsi. Molempien yhdistelmä voi synnyttää erinomaisen liiketoimintastrategian. Esimerkki: Keskimääräinen tulo käyttäjää kohti. 

Toiminnassa: Jotkut tärkeimmistä suoritusindikaattoreista voivat liittyä tiettyihin toimintoihin, kuten kirjanpitoon, rahoitukseen jne. Esimerkki: Kirjanpitokulut, Ostovelkojen liikevaihto. 

Strateginen: Niiden avulla voit seurata liiketoimintatavoitteitasi pitkällä aikavälillä. Esimerkki: Markkinaosuus ja sijoitetun pääoman tuotto.

Miksi KPI:t ovat tärkeitä ostoreskontratiimeille?

Tärkeimmät suoritusindikaattorit voivat olla ratkaiseva mittari sen mittaamiseksi, onko ostoreskontratiimin edistyminen linjassa yrityksesi yleisten liiketoimintatavoitteiden kanssa. Jotkut kriittisistä syistä, miksi AP-tiimit käyttävät yhä enemmän KPI:itä eri yrityksissä, ovat: 

1. Vähennä riskitekijöitä: KPI:illä voi olla ratkaiseva rooli organisaatiosi kunnon osoittamisessa. Pitkällä aikavälillä ne voivat auttaa vähentämään taloudellisia riskitekijöitä ja muuttamaan yrityksesi kannattavaksi. 
2. Järjestä joukkueesi: Varmista, että sinä ja AP-tiimisi olette aina aikataulussa kirjan sulkemiseen kuukauden lopussa, ja sinä johtajana voit arvioida, onko sinun lisättävä resursseja – joko ihmisiä tai ohjelmistoja suorituskyvyn parantamiseksi. 
3. Seuraa edistymistä: KPI:t varmistavat, että jokainen AP-tiimin työntekijä tuntee olevansa vastuussa edistymisestään. Tämä auttaa myös tiimijohtajia siirtämään asioita järjestelmällisemmin. 
4. Säädä strategioitasi: Kun tiedät selkeästi, mikä toimii yrityksellesi ja mikä ei, voit ohjata liiketoimintastrategiaasi oikeaan suuntaan ja toimia sen mukaisesti.

Mitkä ovat AP-tiimin kipupisteet, jotka KPI:t voivat ratkaista?

Jos olet AP-päällikkö, tiedät kuinka vaikeaa voi olla toimittajasuhteiden hallinta, laskujen seuraaminen ja likviditeetin hallinta. Useimmat yritykset pitävät AP-tiimiä olennaisena tulonlähteenä. 

Ostoreskontraosasto on tärkeä osa jokaista liiketoiminta-aluetta. Pieninkin virhe osaston hoitamissa liiketoiminnoissa voi maksaa yritykselle suuren takaiskun. 

Avainindikaattorit voivat antaa syvempää näkemystä liiketoiminnasta ja siten auttaa löytämään kokonaisvaltaisia ​​ratkaisuja ongelmiin. 

Esimerkiksi korkea KPI, kuten "Keskimääräinen maksuaika ", voi viitata siihen, että yritysten toimittajille suoritettavat maksut viivästyvät, koska yrityksessä ei ole tarpeeksi kassavirtaa. Siksi tämä toimisi indikaattorina siitä, että liiketoiminnassa on ongelma tulonmuodostuksessa. 

Toinen esimerkki, joka auttaa sinua ymmärtämään KPI:n tärkeyden AP-tiimeille, on yrityksen käsittelemien laskujen määrä. Jos yritykselläsi on enemmän laskuja kuin kilpailijoillasi, se tarkoittaa, että työskentelet liian monen tavarantoimittajan kanssa. Siksi menetät puolestasi uskomattomia alennuksia liiketoiminnan yhdistämisestä. 

Vastaavasti monet maksuindikaattorit voivat viitata siihen, että yrityksesi harjoittaa haitallisia AP-käytäntöjä. Jos esimerkiksi haluat seurata, kuinka paljon yksittäisen laskun käsittely tiimillesi maksaa, voit seurata – Cost per Invoice. 

Tiesitkö, että AP-tiimillä kestää lähes 25 päivää paperilaskujen käsittelyssä? Nyt jos et halua pudota tähän seurantarajaan, voit seurata läpimenoaikaa!

Mitkä ovat tärkeitä seurattavia KPI:itä? 

Saavuta sisäiset liiketoimintatavoitteet ja vertaa yrityksesi kilpailijoita käyttämällä avainindikaattoreita! 

1. Ostovelkojen kustannus per lasku 

Jos olet vakuuttunut siitä, että vertailet AP-tiimisi edistymistä KPI:iden avulla, ensimmäinen KPI, joka mieleesi tulee, on ostoreskontrakulut laskua kohden. 

Nyt tämä on keskeinen suoritusindikaattori, joka voi vaihdella yritysten ja toimialojen välillä. Siksi sen mittaamiseen kannattaa käyttää joka sekunti. Kuten nimestäsi luultavasti voi päätellä, Cost Per Invoice -laskua käytetään laskemaan, kuinka paljon rahaa AP-osastolle maksaa yhden laskun käsittely. 

Se mitataan jakamalla osastolle aiheutuvat kokonaiskulut annetussa ajassa käsiteltyjen laskujen määrällä. Tarkemman KPI-luvun saamiseksi on tärkeää ottaa laskelmissa huomioon sekä suorat että välilliset kustannukset. 

Laskelmiin sisällytettävät kustannukset: IT-infrastruktuurin ja ohjelmistojen tukikustannukset, kaikkien AP-osaston työntekijöiden kustannukset, hyväksyjän aika ja mahdolliset lisäkustannukset, jotka aiheutuvat myöhästymismaksuista jne. 

Korkeat laskukohtaiset kustannukset voivat johtua itse AP-osaston tehottomuudesta (johtuen suurelta osin manuaalisista tehtävistä), toistuvista erimielisyyksistä toimittajan kanssa koskien laskuja tai alikoulutuksesta. 

Kaava = AP-osaston kokonaiskulut/nro. käsitellyistä laskuista 

Kokonaiskustannusten tulee sisältää kaikki henkilöstö- ja infrastruktuurikustannukset, joita voit luultavasti ajatella muiden yleiskustannusten ohella. Ei. laskujen tulee sisältää kaikki ajoitetut, käsitellyt ja maksetut laskut määrätyn ajanjakson aikana. 

Teollisuuden benchmark: Yhden laskun manuaalinen käsittely maksaa sinulle keskimäärin 12-30 dollaria. Joillekin organisaatioille se voi nousta jopa 40 dollariin. 

2. Keskimääräinen maksuaika 

Jos mittaat laskukohtaista hintaa, varaa aikaa myös AP-tiimisi keskimääräisen maksuajan mittaamiseen! 

Tämän KPI:n mittaamiseksi sinun on ensin laskettava AP-tiimin laskujen käsittelyyn käyttämä kokonaisaika. Tämän mittarin laskentakello alkaa tikittää heti, kun osasto vastaanottaa laskun, kunnes nimetty toimittaja vastaanottaa maksunsa. 

Mitä enemmän aikaa AP-tiimillä kuluu laskun käsittelyyn, sitä korkeammaksi Cost Per Invoice KPI tulee. 

Maallikolla sanottuna, mitä nopeammin AP-tiimisi käsittelee aiempia laskuja, sitä vähemmän ne jäävät takaisin uusien laskujen saapuessa. Keskimääräinen maksuaikatavoite voi vaihdella eri yrityksissä lähinnä niiden käteisen säilyttämistä koskevien käytäntöjen mukaan. Tässä on ratkaisevan tärkeää ymmärtää, että tämä mittari antaa sinulle käsityksen yrityksesi kassavirrasta. 

Kaava = Laskujen käsittelyyn käytetty kokonaisaika/ Käsiteltyjen laskujen määrä 

Teollisuuden benchmark: Se on muuttuva metri, ja sen keskiarvo voi olla missä tahansa välillä 3.7–12.2 päivää. 

3. Keskimääräinen aika laskua kohti

Kuten tiedät, yrityksesi saattaa alkaa menettää rahaa sen sijaan, että käsittelet laskujasi hitaasti. Jotkut tärkeimmistä syistä korkean keskimääräisen laskun käsittelyajan takana voivat olla: 

Liian tyhjentäviä työnkulkuja: Liian monimutkainen työnkulku ei ole vain vaiva AP-tiimille, vaan kaikille eri osastoille. 

Viivästynyt laskun vahvistus: Vaikka laskut päätyvät oikeille työpöydälle oikeaan aikaan, useimmat niistä istuvat hyväksymättä pöydällä päiviä peräkkäin. 

Aikaa vievä koodaus: Laskun käsittelyn viive hiipii vanhojen ohjelmistojen käytön tai jokaisen laskun viittauksen tarkistamisen vuoksi. 

Keskimääräinen käsittelyaika laskua kohti riippuu myös yrityksen koosta ja sen toimialasta. Kuten olet ehkä jo arvannut, jos yksittäisen laskun keskimääräinen käsittelyaika on pitkä, tiimisi juuttuu noidankehään, jossa keskimääräinen maksuaika ja laskukohtainen hinta ovat korkeat. 

Kaava = Aika, joka kuluu näppäilyyn + näppäilyyn + materiaalien tarkasteluihin + reittien tarkistuspisteiden tunnistamiseen + hyväksynnät + toimittaminen + yhteensovittaminen + viestintäpäivitykset. 

Toimialan vertailuarvo: Pienellä ja keskisuurella yrityksellä yhden laskun manuaalinen käsittely voi kestää noin 25 päivää. 

4. Käsiteltyjen laskujen määrä päivässä AP-henkilöstöä kohti 

Toinen kriittinen KPI mittaamaan sinun ja tukiasemasi tiimisi suorituskykyä on päivässä käsiteltyjen laskujen määrä työntekijää kohti. Tämä auttaa sinua ymmärtämään AP-tiimisi vahvuudet ja myös harmaat alueet, joita heidän on parannettava. 

AP-tiimin työntekijän laskun käsittelyyn kuluva aika vaikuttaa merkittävästi myös muihin liiketoiminnan osastoihin. Ennen kuin työntekijä ei toimita laskua ERP-järjestelmään, mikään muu osasto ei voi arvioida sen kehitystä. 

Muita suuria ongelmia, jotka voivat johtua tästä viivästyksestä, ovat myyjien jääneet alennukset, kassavirran huono hallinta, häiriintyneet liike-elämän ja tavarantoimittajien väliset suhteet jne. 

Tässä sinun on myös otettava huomioon jokaisen AP:n työntekijän suorittama käsittelytehtävä. 

Toimialan vertailuarvo: Keskimääräinen AP:n työntekijä käsittelee noin 5 laskua tunnissa. Tämä tekee 42 laskua päivässä! 

5. Laskun poikkeusprosentti 

Laskutiedoissa ja ostotilauksissa olevat ristiriidat tai laskun hyväksymisprosessin pullonkaula voivat johtaa poikkeuksiin. Tyypillinen esimerkki laskupoikkeuksesta on, kun laskun käsittelyssä on reititysvirheitä tai hyväksyntää odottaa. Tämä voi viivästyttää laskun maksuprosessia ja jopa aiheuttaa haitallisia AP-käytäntöjä, kuten päällekkäisiä maksuja. 

Kaava = Laskujen poikkeusprosentti/ Käsiteltyjen laskujen määrä * 100 

Toimialan vertailuarvo: Teollinen laskupoikkeusasteen keskiarvo on noin 24.6 %. 

6. % laskuista, jotka on käsitelty maksuehdoissa (kassavirran optimointi) 

Tämä mittari laskee niiden toimittajalaskujen määrän, jotka yritys on maksanut ajallaan. Se seuraa niiden laskujen määrää, jotka on maksettu mainittuna päivänä laskuehtojen sisällä tai sitä ennen. Tämän mittarin alhainen arvo voi tarkoittaa virhealtista manuaalista laskujen käsittelyä, epäselviä toimittajan laskuihin liittyviä ohjeita ja AP-henkilöstön koulutusta. 

Olemme koonneet luettelon ohjeista, jotta pysyt helposti silmällä yllä mainittuja KPI:itä. Näin voit seurata AP-tiimisi keskeisiä suorituskykyindikaattoreita: 

Määrittele lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteesi seurataksesi, kasvaako yrityksesi liikevaihto vai onko se pysähtynyt. 

Saadaksesi tehokkaita näkemyksiä KPI-seurannasta, sinulla on oltava täydellinen pääsy historiallisiin ja reaaliaikaisiin tietoihin. 

Valitse oikeat visualisoinnit jokaiselle määritetylle mittarille. Voit visualisoida yritystietojasi useiden erityyppisten kaavioiden, kaavioiden ja kojetaulujen avulla. Investoiminen oikeisiin innovaatioihin KPI:iden seurantaa varten auttaa sinua tekemään tuottoisia liiketoimintapäätöksiä. 

Valitse yhtenäiset KPI:t täydentämään visualisointeja ja määrittämään oikeat vertailuarvot. Anna sidosryhmien testata indikaattoreita valitsemillasi KPI-vertailuarvoilla.

Kuinka seuraat KPI:itä? 

Olemme koonneet luettelon ohjeista, jotta pysyt helposti silmällä yllä mainittuja KPI:itä. Näin voit seurata AP-tiimisi keskeisiä suorituskykyindikaattoreita: 

Määrittele lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteesi seurataksesi, kasvaako yrityksesi liikevaihto vai onko se pysähtynyt. 

Saadaksesi tehokkaita näkemyksiä KPI-seurannasta, sinulla on oltava täydellinen pääsy historiallisiin ja reaaliaikaisiin tietoihin. 

Valitse oikeat visualisoinnit jokaiselle määritetylle mittarille. Voit visualisoida yritystietojasi useiden erityyppisten kaavioiden, kaavioiden ja kojetaulujen avulla. Investoiminen oikeisiin innovaatioihin KPI:iden seurantaa varten auttaa sinua tekemään tuottoisia liiketoimintapäätöksiä. 

Valitse yhtenäiset KPI:t täydentämään visualisointeja ja määrittämään oikeat vertailuarvot. Anna sidosryhmien testata indikaattoreita valitsemillasi KPI-vertailuarvoilla.

Miten automaatio parantaa KPI:tä? 

Aja yrityksesi sisäistä menestystä ja löydä huipputeknologiaa, joka auttaa vahvistamaan liiketoimintaasi! 

Kirjanpito on haastava tehtävä useille yrityksille. Jopa kierrosten ja kierrosten manuaalisen tietojenkäsittelyn jälkeen sinulla on jotenkin aina enemmän yritystietoja lajiteltavana! Tästä syystä yritykset ovat matkalla kohti automaation aikakautta. 

Teknologian myötä nykyään on mahdollista säästää rahaa ja parantaa liiketoiminnan tehokkuutta samanaikaisesti. Se ei vain voi vapauttaa sinut joistakin hallinnollisista yritystehtävistä, vaan myös tarjota sinulle tärkeitä liiketoimintatietoja jäsennellymmässä muodossa. 

Tässä on kuusi pakottavaa syytä, miksi sinun on noudatettava tämän trendin tahtia! 

Säästä aikaasi: Jos olet tukiaseman johtaja, tiedät kuinka tuskallisen hidas manuaalinen käsittely voi vaikuttaa AP KPI:isi. Ostoreskontraprosessin automatisointi auttaa saamaan arkipäiväiset tehtävät, kuten tietojen syöttämisen ja ostolomakkeiden tarkistamisen, tehtyä tarkemmin ja lyhyemmässä ajassa. 

Virheetön laskujen käsittely: Me ihmiset olemme alttiita virheille, kun taas tekoäly ei ole. Automatisoidut AP-prosessit johtavat AP-tehtävien loputtomaan toistumiseen ilman virheitä. 

Pääsy digitoituihin asiakirjoihin: Toinen automaattisen AP-prosessin käytön tärkein etu on, että sinun ei tarvitse huolehtia tärkeiden paperitöiden täyttämisestä. Automatisoinnin avulla voit luoda digitoituja asiakirjoja heti alusta alkaen ja jättää hyvästit ostotilausten seuraamisen, skannauksen ja sähköpostin lähettämisen vaivalle.

Tietojen validointi: KPI-seurantajärjestelmät antavat sinulle mahdollisuuden tehdä tarvittavat liiketoiminnalliset muutokset seuraamalla kaavioita ja muita tilastoja. Voit myös kartoittaa yrityksesi edistymistä tietojen validoinnin avulla. 

Parannettu tuottavuus: Yksi AP-prosessin automatisoinnin suurimmista eduista on, että voit säästää itsesi ikäviltä manuaalisilta tehtäviltä ja keskittyä tärkeämpiin liiketoimintatehtäviin. 

Parannettu saavutettavuus: Digitalisaation avulla voit viedä AP-prosessisi pilveen etkä enää tarvitse arkistoida paperit oikeisiin kaappeihin!

Automatisointi on helppoa Flow Nanonetsin kaltaisilla ohjelmistoilla, jotka pystyvät hoitamaan kokonaisvaltaisen ostovelkaprosessin ja auttavat sinua 10 kertaa tehokkuuden. Voit automatisoida laskusi, hyväksyntäsi ja maksuprosessisi. Synkronoi tiedot reaaliajassa ERP:n kanssa, kuten Quickbooks, AP-prosessin täsmäyttämistä, seurantaa ja analytiikkaa varten.

Varaa esittely Flow by Nanonetsin kanssa tänään:

Automatisoi ostovelat

Johtopäätös: Pankkisiirto Paypalilla

Opi saavuttamaan ostoreskontratavoitteesi strategisemmin

Automatisoinnin merkitystä AP-tiimisi AP-prosessien digitalisoinnissa ei voida horjuttaa. 

Koe automaation voima parantamalla tiimisi tehokkuutta hallitsemalla ikäviä manuaalisia tehtäviä ja digitalisoimalla tärkeät paperityöt! 

Nanonets voi auttaa sinua hallitsemaan ostoreskontratiimiäsi tehokkaasti, jotta voit viettää aikaasi johtamalla yritystäsi edestä! Syväoppimisen voimien avulla voit helposti kaapata mitä tahansa teollisuusdataa mistä tahansa haluamastasi asiakirjasta! 

Automatisoi arkipäiväiset manuaaliset tehtävät, kuten laskujen arkistointi kaappeihin, ostotilausten skannaus ja paljon muuta! 

Kaappaa tietoja useista resursseista ja hyödynnä niitä AP-tiimisi edistämiseen! 

Hanki eksklusiivinen pääsy malliagnostisiin ratkaisuihin, jotka auttavat yhdistämään pisteet erilaisten tietojen välillä. 

Vähennä aikaa, jonka käytät laskujen jahtaamiseen ja automatisoi maksujen kerääminen! 

Vähennä myöhästyneiden laskujen maksuja ja tehosta kassavirtaasi

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/