5 tapaa tallentaa mobiiliääntä ja tekstiviestejä säännösten noudattamiseksi (Steve Dourdil)

Jos työskentelet rahoituspalveluiden parissa, organisaatiollasi on todennäköisesti jonkinlainen mobiilitallennusratkaisu. Vaikka tietyillä yrityksillä ei välttämättä ole säännösten mukaista vaatimusta matkaviestinnän tallentamisesta, monet valitsevat sen joka tapauksessa.
parhaista käytännöistä.

Suurelle osalle yrityksistä matkapuhelujen ja tekstiviestien tallentaminen on kuitenkin ollut välttämätön tosiasia jo vuosia. Ja kuten Yhdysvalloissa viimeaikaiset sakot ovat korostaneet, sääntelyviranomaiset ottavat tiukemman kannan kuin koskaan tekstiviestien ja muiden valvomattomaan käyttöön.
mobiiliviestintäalustat.

Tämä lyhyt artikkeli antaa hieman taustaa mobiiliäänitallennuksen ("MVR") kehityksestä ja hahmottelee viisi erilaista lähestymistapaa, joita tarjoamme asiakkaillemme matkaviestinnän sieppaamiseen, arkistointiin ja valvontaan, jotta ne noudattavat
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA ja muut sääntelyvaatimukset.

Matkapuhelimen nauhoituksen synty

Ison-Britannian finanssipalveluissa matkapuheluiden nauhoitus on ollut käytössä vuodesta 2011, jolloin FSA (nykyisin FCA) poisti virallisesti matkapuhelinpoikkeuksen puhelimen nauhoitusvaatimuksistaan. Kaikki yritykset eivät koskeneet. Mutta ne, joilla oli suhteellisen
muutama vaihtoehto.

Matkapuhelimien tallennustekniikka oli lapsenkengissään, ja markkinoilla oli vain kourallinen toimittajia. Korkeat kustannukset sekä tekniset ongelmat, kuten pitkät viiveet, katkeavat puhelut ja akun tyhjeneminen, osoittautuivat usein esteiksi käyttöönotolle. Niinä alkuaikoina,
monet yritykset päättivät vain kieltää matkapuhelimien käytön yritysten liiketoiminnassa.

Muut yritykset ryntäsivät yhteen lobbatakseen sääntelijöitä matkapuhelinvapauden palauttamiseksi tai ainakin odottavan teknologian kypsymistä, mutta heidän huutonsa kuuluivat kuuroille korville. RegTech-yhteisö tiesi kuitenkin, että nykyiset ratkaisut olivat kömpelöitä ja
epäluotettava. Kun sääntelijät pysyivät edelleen paikallaan, parannuksia oli tehtävä.

MiFID II ja mobiilitallennusratkaisujen leviäminen

Mobiilivaatimustenmukaisuuden tallennusratkaisujen kypsyessä seuraavien vuosien aikana ja uusia järjestelmiä tuli saataville, myös käyttöönotto kasvoi. Myös eurooppalaisen sääntelyviranomaisen ESMA:n MiFID II:n käyttöönotto vuonna 2018 lisäsi mobiilitallennusvaatimuksen laajuutta huomattavasti.
Kilpailu RegTech-myyjien välillä oli kovaa, ja kaikki taistelivat kynsin ja hampain voittaakseen osan tästä uudesta, hyödyntämättömästä markkinasta.

Kun CoVID iski vuoden 2019 lopussa ja pakotti maailman rajoituksiin kahden seuraavan vuoden ajan, yritykset joutuivat jälleen kerran ottamaan käyttöön uusia tallennustoimenpiteitä. Yritykset, jotka luottavat vanhoihin paikallisiin puhelinjärjestelmiin, havaitsivat, että heidän työntekijänsä
nyt piti käyttää matkapuhelimia kommunikointiin. Monille tämä merkitsi sitä, että ensimmäisen kerran oli etsittävä mobiilitallennuspalveluntarjoaja – siihen asti henkilökunta oli aina käyttänyt tallennettuja toimistopuhelimia.

Ne, jotka olivat jo siirtäneet puhepalvelunsa pilveen, olivat onnellisempia. Mutta kasvokkain tapaamiset myös ikkunasta ja yhtenäisten viestintätyökalujen, kuten MS Teams ja Zoom videokokouksiin ja yhteistyöhön, nopea nousu, säännelty
yritysten oli pakko löytää tapoja myös kirjata nämä.

Sillä välin Kilpailuviraston ankarat varoitukset noin vuoden lieventämisen jälkeen tekivät selväksi, että yrityksillä oli nyt riittävästi aikaa ottaa käyttöön uusia vaatimustenmukaisuuden valvontatoimia ja niiden odotetaan valvovan työntekijöiden viestintää etänä yhtä tehokkaasti kuin
he tekisivät toimistoympäristössä.

Monet yritykset ovat vasta nyt ryhtyneet toimiin täyttääkseen tämän vaatimustenmukaisuuden puutteen. Mobiilikäytön valtava kasvu vuodesta 2020 lähtien, mukaan lukien WhatsAppin ja WeChatin kaltaisten viestisovellusten käyttö, on merkinnyt sitä, että monille yrityksille matkapuhelimista on tullut ensisijainen.
viestintävälineitä. Tämä on pakottanut yritykset joko ottamaan käyttöön MVR-ratkaisun ensimmäistä kertaa tai etsimään pidemmän aikavälin ratkaisua pandemian alkaessa hätäisesti käyttöön otettujen tallennusjärjestelmien korvaamiseen.

Heinäkuussa 2023 tulevan FCA:n kuluttajaveroasetuksen ja epäilemättä sen jälkeen tulevien uusien säädösten ja muutosten myötä matkapuhelimien tallennusvaatimus näyttää vain laajenevan. Joten mitä vaihtoehtoja on tarjolla? Kumpi lähestymistapa
soveltuuko mobiilipuheen ja tekstiviestien arkistointi yrityksellesi parhaiten? Katsotaanpa viittä luotettavinta tapaa, joilla voimme saavuttaa tämän…

1. Verkkopohjaiset mobiilitallennusratkaisut

Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimiville yrityksille, jotka myöntävät yritysten mobiililaitteita työntekijöilleen, verkkopohjainen tallennus on usein ilmeinen tapa edetä. Koska kaikki puhelut ja tekstiviestit tallennetaan oletusarvoisesti turvallisesti verkkotasolla, käyttäjien käyttäytymistä ei tarvitse muuttaa
eikä riskiä siitä, että käyttäjät "unohtavat" aktivoida tallennuksen. Kaikki tallennetaan, olipa mitä tahansa.

Kaikki verkot eivät kuitenkaan tarjoa tätä. Vodafonen MVR-palvelu on yleensä vain suurempien asiakkaiden käytettävissä. Samaan aikaan tallentaminen O2:lla voi olla kallista ja korkeat asennuskustannukset. Vaikka voimme tarjota myös O2-verkkopohjaista tallennusta, EE-verkko käyttää Kerv's-tekniikkaa
oma tallennusalusta ja tarjoaa luotettavan ja kustannustehokkaan vaihtoehdon yrityksille, jotka etsivät vankkaa vaatimustenmukaisuuden tallennusratkaisua mobiililaivastoilleen. 50 % Iso-Britannian johtavista Tier 1 -pankeista luottaa siihen.

Tärkeä näkökohta on kuitenkin se, onko organisaatiosi tällä hetkellä sidottu sopimukseen toisen operaattorin kanssa. Jos nykyinen matkapuhelinoperaattorisi ei tarjoa tallennuspalvelua, sinun on siirryttävä sellaiseen, joka tarjoaa. Jos olet edelleen sopimuksessa,
tämä tarkoittaa poikkeuksetta ennenaikaisen irtisanomisen maksujen maksamista.

Tästä syystä jotkut yritykset katsovat, että muut vaihtoehdot voivat olla sopivampia ainakin lyhyellä aikavälillä.

2. Sovelluspohjaiset mobiilitallennusratkaisut

Sovelluspohjainen tallennus tarjoaa kiistatta joustavimman lähestymistavan yrityksille, jotka haluavat tallentaa matkapuheluita ja tekstiviestejä. Sovelluspohjaiset mobiilitallennustuotteet toimivat Apple- ja Android-laitteissa ja ovat verkkoagnostisia, joten yritysten ei tarvitse
vaihtaa matkapuhelinverkkoa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että he eivät rajoitu Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevaan henkilöstöön.

Tyypillisesti sovelluspohjaiset ratkaisut liitetään virtuaaliseen puhelinnumeroon, joka on eri kuin laitteen SIM-kortin numero. Sovelluksen kautta soitetut tai vastaanotetut puhelut tallennetaan, kun taas kaikki puhelimen omalla numerovalitsimella soitettuja tai vastaanotettuja puheluita käytetään laitteen SIM-numerolla,
jää tallentamatta.

Vaikka tämä on ihanteellinen yrityksille, joissa henkilökunta käyttää omaa henkilökohtaista matkapuhelintaan työskentelyyn ("Bring Your Own Device" tai "BYOD"-käyttäjät), tämä on joskus huolenaihe organisaatioille, jotka myöntävät yrityspuhelimia. Entä jos työntekijät ohittavat sovelluksen ja käyttävät alkuperäistä sovellusta
soittaa sen sijaan tallentamattomia työpuheluita, joko tahallaan tai tahattomasti?

On kuitenkin olemassa keinoja tämän välttämiseksi. Eräs suosittu tapa on siirtää puhelimen alkuperäinen soittosovellus toiseen kansioon tai näyttöön laitteessa. Tämä estää käyttäjiä soittamasta tallentamattomia puheluita vahingossa, mutta ei tietenkään lopeta
he tekevät sen tarkoituksella. Vaikka voit väittää, että jos he haluaisivat ohittaa tallennuksen, he voisivat vain käyttää toista puhelinta…

Toinen tapa on korvata alla oleva SIM-kortti vain dataa sisältävällä SIM-kortilla, jolloin käyttäjälle ei jää muuta vaihtoehtoa kuin käyttää tallennettua sovellusta. Tämä on tehokas ratkaisu, mutta se tarkoittaa, että puhelin luottaa sitten yksinomaan mobiilidataan (4G tai WiFi)
vastaanottaa puheluita – ei välttämättä ongelma, mutta se voi aiheuttaa rajoituksia, jos henkilökunnallasi on epävakaa WiFi tai matkustaa paikkoihin, joissa matkapuhelinverkon datapeitto on heikko.

3. SIM-pohjaiset mobiilitallennusratkaisut

Hyvin samankaltainen kuin verkkopohjaisissa ratkaisuissa, SIM-pohjaisella tallennuksella on monia samoja etuja ja haittoja kuin verkon MVR:llä – puhelut ja tekstit tallennetaan automaattisesti ilman "käyttäjän väliintuloa", mutta numeroita on silti siirrettävä pois olemassa olevista
verkkoon.

Suurin ero verkko- ja SIM-pohjaisen matkapuhelun tallennuksen välillä on se, että SIM-pohjaiset tallennusratkaisut käyttävät MVNO:ita (Mobile Virtual Network Operaators) ensisijaisten verkkooperaattoreiden sijasta, jotka ovat usein läsnä useissa eri maissa. Tämä tarkoittaa
ne voivat ottaa käyttöön organisaatiot, joilla on kansainväliset toimistot, joissa työntekijät on kirjattava.

Tämä kuitenkin maksaa. Monista SIM-pohjaisista MVR-ratkaisuista peritään erittäin kalliita pakettidatan käyttömaksuja, ja tietyissä maissa roaming-tilassa on olemassa huomattava laskushokki. Tämä ei yleensä ole ongelma Isossa-Britanniassa, EU:ssa ja
Yhdysvaltoihin, mutta yritysten, joiden työntekijät matkustavat näiden alueiden ulkopuolelle, tulee pitää tämä mielessä.

4. Laitepohjaiset mobiilitallennusratkaisut

Matkapuheluiden ja tekstiviestien tallennus voidaan ottaa käyttöön myös laitetasolla, mutta tämä on rajoitettu Android-puhelimiin (Apple voi olla hauska tuollainen). Kun ohjelmisto on asennettu puhelimeen, puhelut ja tekstiviestit tallennetaan paikallisesti laitteeseen ja lähetetään osoitteeseen
nimetyn yrityksen tallennusarkistoon. Jos puhelimessa ei ole 4G-dataa tai WiFi-signaalia puhelun päättyessä, nauhoitus lähetetään heti, kun sellainen on saatavilla.

Koska Applen laitteet ovat kuitenkin yleisiä talouselämässä, tämä vaihtoehto jää toisinaan huomiotta ("ei ole mahdollista saada kauppiaamme luopumaan iPhoneistaan"). Sillä on kuitenkin se etu, että se on verkosta riippumaton ja ei
vaatii muutoksia käyttäjän käyttäytymiseen – puhelut ja tekstiviestit lähetetään natiivivalitsin/tekstiviestitoiminnolla, aivan kuten normaalisti.

5. Pilvipohjaiset mobiilitallennusratkaisut

Kun yhä useammat yritykset siirtävät puhepalvelunsa pilveen ja korvaavat vanhan paikallisen PABX-infrastruktuurin isännöidyillä puhelinjärjestelmillä ja yhdistetyillä viestintäalustoilla (mukaan lukien Microsoft Teams), pilvipohjaisesta puheluiden tallentamisesta on tulossa yhä enemmän
suosittu lähestymistapa.

Vaikka se ei olekaan täysin "mobiilitallennus" -ratkaisu, koska se käyttää lankapuhelinnumeroita eikä tarjoa tekstiviestejä, tällä vaihtoehdolla on useita keskeisiä etuja ja se tarjoaa toisen tavan tallentaa mobiililaitteiden kautta tapahtuvaa viestintää. Monille yrityksille muutos
työympäristö on viime vuosina muuttanut myös tapoja.

Hybridi- ja etätyöskentelyllä pilvipuhelinjärjestelmien, kuten Kervin lippulaiva Voxivo-alustan tai Microsoft Teamsin, käyttämisestä puheluiden soittamiseen ja vastaanottamiseen on tullut normi monille yrityksille. Työntekijät ovat tottuneet siihen, että he voivat käyttää olemassa olevaa toimistonumeroaan
soittaa ja vastaanottaa puheluita mistä tahansa datayhteydellä, mistä tahansa laitteesta… mukaan lukien matkapuhelin.

Koska henkilökunta on jo tottunut käyttämään yrityksensä pilvipohjaisen puhelinjärjestelmän mobiilisovellusta ja tuntenut sen käyttöliittymän, oli kyseessä sitten MS Teams tai mikä tahansa muu isännöity PBX, sen päivittäisen käytön jatkaminen on yhtä luonnollista kuin hengittäminen.

Nämä järjestelmät voidaan helposti yhdistää FCA- ja MiFID II -yhteensopivaan tallennuspalveluun kaikkien puhelujen tallentamiseksi ja arkistointia varten. Teamsin tapauksessa tämä voidaan jopa laajentaa tallentamaan videokokouksia, pikaviestikeskusteluja, tiedostojen jakamista ja näytön jakamista (kaikille käyttäjille
jotka on kirjattava – niiden, jotka eivät, ei tarvitse olla).

Hyödyntämällä näitä monissa tapauksissa jo käyttämiään ja tuttuja tekniikoita yritykset voivat pitää työntekijänsä tyytyväisinä ja vaatimusten mukaisina ja samalla vähentää perinteisten mobiilitallennusjärjestelmien käyttöönoton kustannuksia ja resursseja.
tarvitaan niiden hallintaan.

Koska Microsoft Teams on maailmanlaajuinen alusta, tällä vaihtoehdolla on lisäetuna, että se tarjoaa yhden maailmanlaajuisen ratkaisun organisaatioille, joilla on toimipisteitä eri puolilla maailmaa.

Yhteenveto

Tarjolla on niin monia vaihtoehtoja, joten oikean matkapuhelun tallennusratkaisun valitseminen yrityksellesi voi olla hämmentävä ja aikaa vievä tehtävä. Työskentelet riippumattoman ja puolueettoman teknologiakumppanin kanssa, jolla on vuosien kokemus vaatimustenmukaisuuden tallentamisesta
tilaa, voi tehdä koko prosessista helpompaa ja nopeampaa ja auttaa sinua välttämään kalliiden ja mahdollisesti mainetta vahingoittavien virheiden riskin.