Mikä on hankintaprosessi?

Mikä on hankintaprosessi?

Aikaleima: 9. joulukuuta 2023 6
Mikä on hankintaprosessi? PlatoBlockchain Data Intelligence. Pystysuuntainen haku. Ai.

Yrityksen johtamisen luontainen luonne edellyttää, että muutat banaaliimmatkin arkipäiväiset toimet prosessi- tai järjestelmäpohjaisiksi kehyksiksi noudattamisen hallitsemiseksi, petosten estämiseksija pidä laivasi sujuvasti käynnissä. Tätä tarkoitusta varten, vaikka olet tottunut pyyhkäisemään korttia tai luovuttamaan käteistä, kun sinun on ostettava tavaroita tai palveluita kotona, sen hankkiminen osana yritysrakennetta muuttaa yksinkertaisen tapahtuman hankintaprosessi.

 

Mutta vaikka hankinta on pitempi ja vaatii enemmän aikaa ja huomiota kuin mieletön kortin pyyhkäisy, sen ei tarvitse olla vaikeaa tai epämiellyttävää. Jos sinulla on kokemusta vastaavista rooleista, erityisen taitava byrokraattisten toimintojen hallinnassa tai hyödynnät monia nykypäivän automatisoituja hankintaalustoja, olet hyvällä matkalla hankinta ammattilainen.

Mutta ensin sinun on ymmärrettävä, mitä hankintaprosessi sisältää, hankintamenettelyt, hankintaprosessin vaiheet ja hankintaan liittyvät yleiset sudenkuopat – sekä tekniikat niiden läpi navigoimiseksi.

Mikä on hankinta?

Hankinta on muodollinen, kodifioitu ja prosessipohjainen tekniikka materiaalien, tavaroiden tai palveluiden tilaamiseen yrityksesi puolesta. Hankinta liittyy usein myös syvempään toimittajayhteyteen, joten toimittajan hankintaprosessin hallitseminen toimittajien kanssa on ensiarvoisen tärkeää.

Aiemmin hankinta oli manuaalinen prosessi, joka vaati valtavasti paperityötä ja kaikkien arvokkainta työpaikkahyödykettä – aikaa. Jopa viimeaikaiset kehityssuunnat, kuten digitaaliset laskentataulukot ja sähköposti, ovat liian hitaita vastaamaan nykyistä yritystahtia ja voivat vaikuttaa olennaisesti tulokseen, jos hankintaa ei optimoida.   

Viime kädessä a laadukas hankintastrategia vastaa tarpeitasi (materiaalit, tavarat, palvelu jne.) optimoidulla työnkulkusarjalla, joka leikkaa kustannuksia, toteuttaa nopeasti ja pitää yrityksesi hyvissä väleissä toimittajatiimien kanssa.

Hankintatyypit

Hankinnan aikana yksityiskohdat Laaja valikoima, yrityksesi hankinnat kuuluvat todennäköisesti yhden kolmesta ensisijaisesta sateenvarjosta:

Suora hankinta

Tämä on käytännössä tuloslaskelmasi tavaroiden hinta heijastaa. Suorat hankinnat kattavat kaikki materiaalihankinnat, jotka vaikuttavat suoraan huipputuloksiisi ja myyntiisi. Toimialastasi riippuen kyseessä voivat olla raaka-aineet, kuten puutavara valmistukseen tai tukkuvarasto jälleenmyyntiä varten.

Epäsuorat hankinnat 

Nämä kohteet kuuluisivat alle S & A kuluja tuloslaskelmassasi. Ne sisältävät kaiken ostetun, ostetun ja hankitun yrityksen sisäiseen käyttöön. Tuotteet voivat sisältää lentoliput konferenssiin, uudet toimistokalusteet tai päivittäiset palvelut, kuten vesi ja sähkö. Vaikka epäsuorat hankinnat ovat välttämättömiä liiketoiminnalle, ne eivät vaikuta suoraan tuloihisi. 

Palvelut Hankinnat

Lopullinen hankintatyyppi sisältää kaiken, mikä parantaa työntekijäsi tai yrityksesi tuottoa, tehokkuutta tai työn laatua. Näitä ovat ohjelmistotilaukset, kertaluonteiset konsultointipalvelut tai jopa väliaikaiset urakoitsijat kiireisten suhdanteiden kattamiseksi.

Mikä on hankintaprosessi?

Hankintaprosessi kuvaa yrityksesi erityistä vakiotoimintamenettelyä (SOP) toimittajahankintojen toteuttamiseksi. Muodollisen hankintaprosessin kodifiointi verrattuna käteisen heittämiseen tai jokaiselle työntekijälle maksukortin antamiseen tarjoaa muutamia erityisiä ja mitattavissa olevia etuja:

  1. Se estää petoksia, tuhlausta ja väärinkäyttöä.
  2. Se auttaa ylläpitämään paperijäljen säännösten noudattamista varten.
  3. Ajan myötä hankintaprosessien tarkka seuraaminen paljastaa tehottomuudet tai organisatorisen hukkaan, mikä parantaa viime kädessä tulostasi.

Jälleen toimittajan hankintaprosessi vaihtelee SOP:n, roolisi ja yrityksesi toimialan mukaan. Jos kuitenkin onnistut, loistava hankintaprosessi: 

  1. Luo yrityksesi ja tavarantoimittajien välille yhteisymmärryksen, jossa kumpikin osapuoli noudattaa keskenään sovittuja sääntöjä ja järjestelmiä.
  2. Sillä on juuri tarpeeksi kosketuspisteitä työntekijöiden ja johdon kanssa varmistaakseen laadukkaat hankinnat ilman hukkaa ja pitäen työnkulun riittävän laimeana ollakseen tehokasta ja nopeaa.
  3. Sisältää arkistointi- ja tallennusparametreja, jotka järjestävät ja ylläpitävät dokumentaatiota tehokkaasti prosessin vaiheista alkaen.

Hankintaprosessin vaiheet: miten se toimii?

Koska varmistamme, että hankintaprosessissamme säilyy dokumentaatio asiaan liittyvistä vaiheista, meidän on katettava myös ne. Muista – hankintavaiheesi voivat vaihdella, mutta ne noudattavat todennäköisesti hyvin samanlaista kehystä:

  1. Tunnista tarve: yrityksen sisällä työntekijä tai johtaja tunnistaa tarpeen ja käynnistää hankinnan a pakkolunastus.
  2. Ostopyyntö: aloittava työntekijä suorittaa Ostopyyntö ennen kuin lähetät sen ketjussa tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.
  3. Tarjouspyyntö: Hyväksyntäviranomaisen hyväksynnän jälkeen yrityksen urakoitsijatiimi aloittaa hankintamenettelyn. Riippuen siitä, kuinka monimutkainen tarve on, saatat päätyä a Tarjouspyyntö (RFQ) erittäin yksinkertaisissa ja yksinkertaisissa hankintatapauksissa tai täydellinen tarjouspyyntö (RFP), jos hankit suurempaa järjestelmää tai monimutkaista palvelua.
  4. Arviointi ja sopimuksen aloitus: Kun tiimisi on arvioinut kaikki ehdotukset ja tarjoukset, voit valitse toimittaja, ilmoita asiasta kaikille hakijoille ja aloita toimittajan käyttöönotto. Tämä on myös silloin, kun sopimukset ja lakiasiakirjat ovat valmiit. Vaihe päättyy, kun toimittaja vastaanottaa ja allekirjoittaa sen Ostotilaus (PO).
  5. Tilausjakso: Sitten, yrityksesi SOP:sta riippuen, saat tuotteen ja laskun ennen reititystä laskujen hyväksymisen työnkulkuja ja maksaa kokonaan. Tämän vaiheen monimutkaisuus vaihtelee hankittujen tavaroiden ja yrityksesi toiminnan mukaan velat liiketoimet.
  6. Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta: Silloin varmistat, että kaikki paperityöt on tehty oikein ja kunnossa ennen varastointia – suosittelemme kuitenkin, että etsit laadukkaan digitaalisen tallennusalustan sen sijaan, että säilytät vuosikymmeniä vanhoja hankintatietoja pankkilaatikoissa!

Yleisiä haasteita, joita yritykset kohtaavat hankintojen aikana

 Kuten kaikissa asioissa, joissa on enemmän kuin kaksi henkilöä, hankinnat asettavat yrityksellesi ainutlaatuisia haasteita – varsinkin jos et ole tietoinen mahdollisista sudenkuopat etkä aio ennakoivasti puuttua niihin.

Synkronoimattomat toimittaja- ja toimittajasuhteet

Hyvin öljytyn koneen tunnusmerkki yritysmaailmassa on kattavat ja hedelmälliset suhteet myyjiin. Jokainen yrityksesi kosketuspiste toimittajan kanssa – käyttöönotto, laskujen hallinta ja paljon muuta – on mahdollisuus parantaa tai huonontaa tätä suhdetta.

Viime kädessä laadukas hankintojen hallinta auttaa pitämään suhteiden laadun korkeana. Alkuperäisen tarjouspyynnön ja käyttöönoton jälkeen hankintatyönkulkusi saattaa olla toimittajan näkemä toimisi yleisin osa. Haluatko toimittajasi olevan innoissaan nähdessään ostotilaussuodattimen alustassaan, vai haluatko mieluummin kuvitella heidän huokaavan turhautuneena, kun he kohtaavat toisen tarpeettoman monimutkaisen ja mutkikkaan hankintasyklin? 

Vaikka toimittajan hallinta on vain hyvää bisnestä, hankintojen laadun korkealla pitäminen saa aikaan myös alennuksia, ensimmäisen mahdollisuuden arvomyyntiin ja paremman neuvotteluaseman sopimusten uusimisen yhteydessä. 

Petokset, haaskaus ja väärinkäyttö

 Vaikka muodollinen hankintaprosessi kumoaa suuren osan räikeistä petoksista työpaikalla, inhimillinen luonne (ja inhimilliset erehdykset) luo joskus hukkaa tai turhaa menoa. Tätä kutsutaan joskus myös "maverick-kulutukseksi", joka on yleistä, kun ostajia ja heidän tilaamiaan tuotteita tarkastetaan vähän.

Maverickin menot ovat luonteeltaan seurausta huonoista hankintakäytännöistä. Kun useilla työntekijöillä on valvomaton ostovoima ja ne toimivat parametrien ulkopuolella, he voivat helposti alkaa kuluttaa liikaa tai kuluttaa kohteita, jotka eivät liity arvon tuottamiseen yrityksellesi – jopa parhaimmillaan. 

Näkyvyys ja seuranta

Emme voi ymmärtää, mitä emme mittaa, mutta manuaalisia hankintaprosesseja käyttävät yritykset ovat vaarassa menettää mahdollisuudet aggregoida ja arvioida tietoja tehokkuuden parantamiseksi. Samoin mitä vähemmän tietoa johtajilla ja johdolla on, sitä heikommin he pystyvät ohjaamaan alusta kunnolla. 

Samaan aikaan huonosti seuratut prosessit tai rajoitetun näkyvyyden hankinnat aiheuttavat sääntely- ja vaatimustenmukaisuusriskejä, jotka voivat aiheuttaa tonnia päänsärkyä ja vaivaa auditoinneissa.

Yhteenveto

 Vaikka hankinnat voivat olla vaikeita, seuraavan sukupolven rahoituksen automaatio teknologia virtaviivaistaa nopeasti monimutkaisimpiakin hankintatyönkulkuja. Jos olet hankkimassa hankintaautomaatiota tai haluat nähdä, mitä mahdollisuuksia sinulla on tarjolla, muista, että upeat hankinta-alustat:

  1. Keskitä työntekijät, toimittajat, sidosryhmät ja johto yhteen työnkulkuun parhaan näkyvyyden saavuttamiseksi.
  2. Salli tietojen yhdistämisen ja tekoälyyn perustuvan analyysin avulla löytää jätettä, luoda raportteja ja ohjata strategista päätöksentekoa.
  3. Ovat riittävän muokattavissa, jotta voit räätälöidä järjestelmän tietyn toimialan tai säännösten mukaan, samalla kun ne ovat riittävän käyttäjäystävällisiä, jotta kaikki työntekijät voivat oppia helposti.
  4. Integroi ekosysteemiisi ja, mikä on aivan yhtä tärkeää, toimittajien pinon kanssa suorituksen aikana toimittajan ensimmäinen käyttöönotto.
  5. Luo iteratiivisia palautesilmukoita hankintatyönkulkujen ja taloudellisen aseman parantamiseksi.

Vaikka kyllä, sinä voida Sinun ei pitäisi pitää hankintatyönkulkuja manuaalisesti käynnissä – varsinkin kun otetaan huomioon riskit ja uusien alustojen käyttöönotto, mikä tekee hankintaprosessin vaiheista helppoa.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen