Mitä on dokumenttien työnkulun automatisointi?

Nykypäivän tietovetoisessa maailmassa tiimien välinen yhteistyö ja viestintä ovat vahvasti riippuvaisia ​​datasta ja asiakirjoista. Sopimuksista ja laskuista käsikirjoihin ja raportteihin asiakirjoilla on tärkeä rooli jäsennellyn tiedon välittämisessä, jota voidaan helposti jakaa, ymmärtää ja toimia. Tehokas hallinta on kuitenkin ratkaisevan tärkeää asiakirjojen täyden potentiaalin hyödyntämiseksi. Tässä asiakirjojen hyväksymistyönkulut tulevat esiin.

Asiakirjojen hyväksyntätyönkulut ovat sarja vaiheita, joihin liittyy ihmisen panos. Kaikkien tarkoituksena on varmistaa, että asiakirja täyttää sisäiset standardit ennen kuin sitä voidaan käyttää. Nämä työnkulut toimivat laadunvarmistusmekanismina, joka takaa, että asiakirjat täyttävät aiotun tarkoituksensa organisaation puitteissa. Ottamalla käyttöön asiakirjojen hyväksymistyönkulkuja organisaatiot voivat virtaviivaistaa dokumenttien hallintaprosessejaan ja parantaa yleistä tehokkuutta.

Perinteisesti asiakirjojen työnkulun hallinta perustui manuaalisiin tehtäviin, kuten tulostus, skannaus, postitus, manuaalinen tietojen syöttäminen, asiakirjojen fyysinen lähettäminen hierarkiassa hyväksyttäväksi jne. Automaatiotyökalujen myötä yritykset hyödyntävät nyt automaatiota hallitakseen paremmin. heidän asiakirjatyönkulkuaan.

Tässä artikkelissa määrittelemme ja tutkimme automaation roolia dokumenttien työnkulun hallinnassa.

Mitä on dokumenttien työnkulun automatisointi?

Asiakirjojen työnkulun automatisointi on osa laajempaa liiketoiminnan työnkulun automatisoinnin aluetta ja viittaa älykkäiden työkalujen käyttöön asiakirjojen liikkumisen hallinnassa organisaatiossa, jossa on mukana useita henkilöitä, työntekijöitä ja osastoja. Se toimii keinona yrityksille käsitellä paperityötään tehokkaasti ohjaamalla asiakirjoja ennalta määritettyjen polkujen ja operatiivisten toimien kautta, kunnes ne saavuttavat lopullisen määränpäänsä tai tuloksensa. Ottamalla työnkulun automatisoinnin käyttöön organisaatiot voivat parantaa työn tehokkuutta ja virtaviivaistaa toimintaa.

Asiakirjojen työnkulun automatisointi on hyödyllistä lähes kaikilla liiketoiminnan aloilla, koska minkä tahansa yrityksen kaikki toiminnot vaativat suuria määriä paperityötä. Katsotaanpa esimerkiksi, kuinka asiakirjojen automatisoinnin työnkulku voi auttaa Ostoreskontra-osastoa hankinnasta maksuun -prosessissa – rutiiniliiketoiminnassa, johon liittyy huomattava määrä paperityötä, hyväksyntöjä ja reititystä.

1. Asiakirjan kuitti: Prosessi alkaa asiaankuuluvien hankintaasiakirjojen, kuten laskujen, ostotilausten ja kuittien, keräämisellä. Tämä voidaan tehdä useilla tavoilla, mukaan lukien fyysisten asiakirjojen skannaus tai niiden sähköinen vastaanottaminen toimittajilta.
2. Asiakirjan purku: Automaatiotyökalut voivat poimia keskeisiä tietoja kaapatuista asiakirjoista käyttämällä tekniikoita, kuten optista merkintunnistusta (OCR) tai älykästä asiakirjantunnistusta (IDR). Tämän ansiosta järjestelmä voi tallentaa tärkeitä tietoja, kuten laskujen numerot, toimittajan tiedot, rivikohtien kuvaukset ja summat.
3. Tietojen vahvistaminen ja vahvistaminen: Poimitut tiedot tarkistetaan ennalta määritettyjen sääntöjen mukaan ja täsmäytetään vastaavien ostotilausten ja kuittien kanssa tarkkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Pelataan kaksi- ja kolmisuuntaisia ​​otteluita. Erot tai poikkeukset voidaan merkitä lisätarkastelua ja ratkaisua varten.
4. Työnkulun reititys: Automatisoitu järjestelmä reitittää asiakirjat asianmukaisille sidosryhmille tarkastettaviksi ja hyväksyttäviksi ennalta määritettyjen työnkulkujen perusteella. Tämä voi sisältää henkilöitä, jotka ovat vastuussa rivikohtien tarkistamisesta, sopimuksenmukaisuuden tarkistamisesta tai maksujen hyväksymisestä. Järjestelmä varmistaa, että asiakirjat lähetetään oikeille henkilöille peräkkäin tai rinnakkain työnkulun suunnittelusta riippuen.
5. Hyväksyntä ja poikkeuskäsittely: Sidosryhmät saavat ilmoitukset ja voivat tarkastella asiakirjoja sähköisesti. He voivat tarvittaessa hyväksyä, hylätä tai pyytää lisätietoja. Poikkeukset, kuten hintaerot tai puuttuvat tiedot, voidaan merkitä ratkaistavaksi ennen kuin jatkat jatkotoimenpiteitä.
6. Integrointi ERP-järjestelmiin: Automatisoitu dokumenttien työnkulkujärjestelmä integroituu organisaation toiminnanohjausjärjestelmään (ERP), mikä mahdollistaa saumattoman tiedonsiirron ja taloustietojen päivittämisen. Hyväksytyt asiakirjat ja asiaankuuluvat tiedot tallennetaan automaattisesti ERP-järjestelmään, mikä varmistaa johdonmukaisuuden ja poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen.
7. Maksunkäsittely: Kun asiakirjat ovat käyneet läpi tarvittavat hyväksynnät ja validoinnit, järjestelmä luo maksuohjeet hyväksyttyjen tietojen perusteella. Tämä voi käynnistää maksuprosessin, olipa kyseessä sitten shekkien luominen, sähköisten rahansiirtojen käynnistäminen tai muiden maksutapojen käyttäminen.
8. Tarkastusketju ja raportointi: Koko automatisoidun hankinnasta maksuun -prosessin ajan järjestelmä ylläpitää kattavaa kirjausketjua, joka dokumentoi jokaisen asiakirjoihin kohdistuvan toimenpiteen. Tämä kirjausketju toimii tietueena vaatimustenmukaisuustarkoituksiin, sisäisiin tarkastuksiin ja raportointivaatimuksiin.

Toinen alue, joka voi hyötyä suuresti dokumenttien työnkulun automatisoinnista, on HR-osasto. Hyvä esimerkki on uusien työntekijöiden käyttöönottoprosessi, joka sisältää usein aikaa vieviä tehtäviä, kuten taustatarkistuksia ja manuaalista tietojen syöttämistä. Asiakirjojen työnkulun automatisoinnin avulla nämä tehtävät voidaan automatisoida, mikä vapauttaa HR-työntekijät keskittymään mielekkäämpiin ja kiinnostavampiin projekteihin. Tämä automaatio ei ainoastaan ​​paranna HR-tehokkuutta, vaan se ulottuu myös muille osastoille, kuten IT-, markkinointi-, talous-, laki- ja myyntiosastoille, mikä mahdollistaa rutiinitehtävien automatisoinnin ja yleisen tuottavuuden lisäämisen. Ottamalla käyttöön dokumenttien työnkulun automatisoinnin HR-osastot voivat virtaviivaistaa toimintaansa, parantaa tuottavuutta ja kohdentaa resursseja strategisempiin aloitteisiin, jotka tuovat lisäarvoa organisaatiolle.

Asiakastietojen hallinta on toinen alue, joka hyötyy dokumenttien työnkulun automatisoinnista. Standardoituja malleja ja API-pyyntöjä hyödyntämällä organisaatiot voivat automaattisesti lisätä dynaamisia asiakastietoja asiakirjoihin. Esimerkiksi kun asiakas lähettää tietonsa verkkolomakkeen kautta, ehdotus voidaan luoda automaattisesti hänen tiedoillaan, mukaan lukien koko nimi, osoite, yrityksen nimi, yhteystiedot ja paljon muuta. Eri työnkulkuja ja toimintoja varten voidaan luoda erilaisia ​​malleja, jotka varmistavat yksilöllisen ja tehokkaan asiakirjojen luomisen tiettyjen asiakastietojen perusteella.

Terveydenhuollon alalla potilastietojen tehokas hallinta on ensiarvoisen tärkeää. Asiakirjojen hallintaprosessin automatisointi yksinkertaistaa potilastietojen luomista ja ylläpitoa, jolloin terveydenhuollon tarjoajat voivat tarjota ensiluokkaista potilaiden hoitoa. Automaatioalustat tarjoavat turvallisen ja keskitetyn arkiston potilastietojen, reseptitietojen ja hoitosuunnitelmien tallentamiseen ja käyttämiseen, mikä antaa terveydenhuollon ammattilaisille mahdollisuuden tarjota parempia terveydenhuoltopalveluita.

Samoin koulutusalalla dokumenttienhallinnan automatisointi voi mullistaa hallintoprosesseja ja parantaa opiskelijakokemusta. Koulut ja yliopistot voivat koota kaikki opiskelijatiedot, mukaan lukien opintosuoritukset, rekisteröintilomakkeet ja tukiasiakirjat, yhteen paikkaan, mikä parantaa tietojen saatavuutta ja varmistaa tietojen tarkkuuden. Automatisointi auttaa myös opettajia optimoimaan prosesseja, kuten arvostelua, tehtävien lähettämistä ja läsnäoloseurantaa, mikä parantaa viime kädessä yleistä toiminnan tehokkuutta.

Asiakirjojen työnkulun automatisoinnin edut

McKinseyn tutkimuksen mukaan on arvioitu 50% työ voidaan automatisoida, ja noin 31% yrityksistä on jo omaksunut automaation ainakin yhdessä toiminnassaan. Tämä korostaa liiketoimintaprosessien eri osa-alueiden automatisoinnista saatavien etujen lisääntyvää tunnustamista. Virtaviivaisen viestinnän, tehokkaan resurssien allokoinnin ja kestävien IT-järjestelmien kysyntä on lisännyt globaalien liiketoimintaprosessien automaatiomarkkinoiden kasvua. Ennusteet osoittavat, että vuoteen 2026 mennessä näiden markkinoiden odotetaan saavuttavan arvon $ 19.6 miljardia. Tämä tarkoittaa automaatiotekniikoiden laajaa käyttöönottoa tuottavuuden parantamiseksi, manuaalisen työn vähentämiseksi ja toiminnan tehokkuuden optimoimiseksi eri toimialoilla.

Asiakirjojen työnkulun automatisointi kehittyi asiakirjanhallintajärjestelmistä (DMS), jotka kehitettiin 1980-luvun lopulla. Ensimmäinen kaupallinen DMS-tuote esiteltiin 1990-luvun alussa, ja se keskittyi pääasiassa asiakirjojen järjestämiseen ja säilytykseen. Organisaatioiden havaitessa kehittyneiden toimintojen tarpeen, DMS-järjestelmät ovat kuitenkin kehittyneet sisältämään ominaisuuksia, kuten asiakirjaversion hallinnan, kattavat suojausmoduulit ja dokumenttien työnkulkuominaisuudet. Työnkulun hallinnan sisällyttäminen DMS:ään on luonnollisesti johtanut sen markkinakoon vaikuttavaan kasvuun; Vuonna 2021 DMS:n maailmanlaajuisten markkinoiden koon, jonka arvoksi arvioitiin 5.00 miljardia USD, odotetaan saavuttavan vaikuttavan 16.42 miljardia by 2029.

Joitakin asiakirjojen työnkulun automatisoinnin etuja ovat:

• Nopeutettu asiakirjojen luominen: Manuaalinen asiakirjojen luominen on työlästä ja aikaa vievää työtä. Prosessin automatisointi poistaa manuaalisen tiedonsyötön tarpeen ja tehostaa yhteistyötä, jolloin yritykset voivat luoda laskuja, sopimuksia ja ehdotuksia minuuteissa viikkojen sijaan. Esimerkiksi dokumentointiprosessin digitalisoinnin ansiosta St. Louisin julkinen koulupiiri lyhensi henkilöstön hakuaikaa kolmesta viikosta kolme tuntia.
• Virheiden vähentäminen: Manuaalinen tietojen syöttäminen voi johtaa hätkähdytykseen 40% inhimillisten virheiden todennäköisyys, mikä aiheuttaa merkittäviä teknisiä ja taloudellisia haasteita organisaatioille. Asiakirjaautomaatio minimoi virheiden todennäköisyyden automatisoimalla tietojen syöttämisen, merkitsemällä mahdolliset virheet ja tarkistamalla tiedot syöttökohdassa.
• Parempi yhteistyö: Manuaalisten asiakirjojen luomiseen liittyy usein monimutkaista seurantaa ja viestintää, mikä johtaa virheisiin ja viiveisiin. Asiakirjaautomaatio tarjoaa keskitetyn alustan, jossa sidosryhmät voivat työskennellä yhdessä reaaliajassa, mikä vähentää odotusaikoja ja minimoi pitkien sähköpostiketjujen ja kokousten tarpeen.
• Johdonmukaisuus ja version selkeys: Asiakirjaautomaatio varmistaa viimeisimmän asiakirjaversion selkeyden, tarjoaa versionhallinnan ja johdonmukaisuuden. Automaatio seuraa muutoksia, tunnistaa uusimman version ja antaa yrityksille mahdollisuuden luoda malleja ja standardeja yhdenmukaista muotoilua varten.
• Tietoturva: Manuaalinen asiakirjojen luominen sisältää riskit tietomurroista ja tietojen katoamisesta. Asiakirjaautomaatio tarjoaa turvallisen digitaalisen alustan asiakirjojen luomiseen ja tallentamiseen, ja siinä on ominaisuuksia, kuten pääsynhallinta, salaus ja kirjausketjut, jotka varmistavat arkaluonteisten tietojen suojan.
• Ympäristöedut: EPA:n mukaan keskimääräinen toimistotyöntekijä tuottaa noin kaksi puntaa paperi- ja kartonkituotteita päivittäin, mikä aiheuttaa huomattavan määrän toimistojätettä. Yleisiä jätelähteitä ovat tulostusvirheet, huonot kopiot, vanhentuneet muistiot ja raportit sekä vanhentuneet aikakauslehdet. On huomattava, että paperijätteen osuus kaikesta toimistojätteestä on noin 90 %. Lakiasiakirjojen automaation käyttöönotto ei välttämättä poista paperihävikkiä kokonaan, mutta sillä voi olla merkittävä vaikutus tarkkuuden parantamiseen ja paperijätteen määrään vaikuttavien virheiden vähentämiseen.
• Parannettu rivi: Asiakirjojen automatisointi tuottaa merkittäviä taloudellisia etuja vähentämällä manuaalisiin prosesseihin liittyviä kustannuksia, mukaan lukien tulostus, postitus ja fyysinen varastointi. Lisäksi automatisointi säästää aikaa ja vaivaa, jolloin henkilökunta voi keskittyä lisäarvoa tuottaviin toimintoihin. Se myös parantaa laskutus- ja maksuprosesseja varmistaen nopeat ja tarkat maksut.

Kuinka automatisoida dokumenttien työnkulku Nanonetsilla?

Nanonets on älykäs tekoälypohjainen dokumenttien automatisointiohjelmisto, joka tarjoaa joukon työkaluja ja ominaisuuksia asiakirjojen hyväksymisprosessien automatisoimiseen koodittomien sääntöpohjaisten työnkulkujen avulla. Nanonetsin avulla tiimit voivat hallita tehokkaasti dokumenttien työnkulun eri osa-alueita, kuten tiedon siirtymistä työnkulkuun ja sen läpikulkua, kommenttien ja hyväksyntöjen tarkistuspisteitä sekä tehtävien osoittamista tiimin jäsenille.

Nanonetsin avulla yritykset voivat parantaa asiakirjojen työnkulkuaan useilla tavoilla:

Automatisoitu tehtävien suorittaminen:

• Automatisoi toistuvat tehtävät, kuten tietojen poimiminen ja validointi työnkulussa, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalista työmäärää.
• Luo ehtoja ja sääntöjä asiakirjojen käsittelyn tehostamiseksi tiettyjen kenttäarvojen perusteella.
• Luokittele automaattisesti saapuvat asiakirjat, kuten laskut, ostotilaukset, sopimukset ja kuitit, mikä parantaa organisaatiota ja tiedon poimimista.
• Määritä käyttöoikeudet ja varmista, että vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella tai muokata arkaluonteisia asiakirjoja.

Edistynyt asiakirjojen käsittely:

• Hyödynnä kehittynyttä OCR-tekniikkaa tunnistaaksesi tarkasti tekstin, numerot ja merkit erityyppisistä asiakirjoista, mukaan lukien käsinkirjoitus ja koneella tulostettu teksti.
• Valjasta syväoppimisalgoritmeja ymmärtääksesi datan kontekstin, mikä mahdollistaa tarkan poiminnan monimutkaisista ja jäsentelemättömistä asiakirjoista.
• Mukauta mallia säätämällä poimintasääntöjä ja harjoittele sitä käyttämällä malliasiakirjoja, jotka mahdollistavat tarkan tiedon poimimisen.

Työnkulun automatisointi:

• Luo hyväksyntätyönkulkuja helposti mallien ja mukautettavien parametrien avulla.
• Määrittele tarkastajat, säännöt ja vaiheet varmistaaksesi tehokkaat asiakirjojen tarkistus- ja hyväksymisprosessit.
• Suorita määritellyt säännöt autopilotilla jokaiselle asiakirjalle minimoimalla virheet ja poistamalla hyväksynnän pullonkaulat.
• Virtaviivaista yhteistyötä ja viestintää osastojen välillä, vähentää pullonkauloja ja parantaa yleistä tuottavuutta.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja integrointi:

• Hyödynnä käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, joka helpottaa poimittujen tietojen tarkastelua ja korjaamista ja varmistaa tietojen tarkkuuden.
• Vie poimitut tiedot useissa muodoissa, kuten CSV, JSON ja Excel, integroidaksesi saumattomasti muihin järjestelmiin.
• Hyödynnä monikielistä tukea, mikä mahdollistaa eri kielellä kirjoitettujen asiakirjojen purkamisen.
• Hyödynnä API-integraatiota integroidaksesi nanonetit olemassa oleviin työkaluihin ja järjestelmiin, kuten kirjanpitoohjelmistoihin, ERP-järjestelmiin ja CRM-järjestelmiin.

Näkemykset ja skaalautuvuus:

• Hanki arvokkaita oivalluksia kattavan raportoinnin ja analytiikan avulla, mikä mahdollistaa suorituskyvyn seurannan ja pullonkaulojen tunnistamisen.
• Optimoi jatkuvasti työnkulkuja datalähtöisten parannusten perusteella maksimaalisen tehokkuuden ja tuottavuuden saavuttamiseksi.
• Hyödynnä Nanonetsien skaalautuvuutta, mikä mahdollistaa suurten dokumentti- ja datamäärien tehokkaan käsittelyn.

Nanonetsin ominaisuuksia hyödyntämällä yritykset voivat virtaviivaistaa dokumenttien työnkulkuaan, parantaa tarkkuutta, parantaa tietoturvaa ja tehostaa dokumentteihin liittyviä prosessejaan.

ottaa pois

Mukaan gitnux, työnkulun automatisoinnin käyttöönotto parantaa tietojen tarkkuutta 88 %. Tutkimukset ovat osoittaneet, että jopa 72% Työntekijöistä uskoo, että tehottomat prosessit vaikuttavat haitallisesti heidän työtyytyväisyytensä. Digitalisoinnin ja automaation puuttuessa työntekijät kokevat usein lisääntynyttä turhautumista, stressiä ja yleistä tyytymättömyyttä.

Asiakirjojen työnkulun automatisointi on muunnosratkaisu, joka tarjoaa monia kiistattomia etuja. Ottamalla käyttöön automaation yritykset voivat todistaa tuottavuuden ja suorituskyvyn lisääntymistä sekä tietojen tarkkuuden merkittävää paranemista. Sääntöihin perustuvan prosessiautomaatioalustan, kuten Nanonetsin, käyttö voi auttaa yrityksiä luomaan keskitetyn ja virtaviivaistetun prosessin tärkeiden asiakirjojen luomiseen, muokkaamiseen ja allekirjoittamiseen. Käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta käyttäjät voivat vaivattomasti seurata ja hallita kaikkea dokumentaatiota, mikä eliminoi riippuvuuden vanhentuneista paperipohjaisista järjestelmistä.

Jos haluat hyödyntää dokumenttien automatisoinnin edut ja parantaa organisaatiosi toiminnallista suorituskykyä, asiantuntijamme ovat käytettävissäsi opastamaan. He voivat opastaa sinut Nanonetsin merkittävien ominaisuuksien ja ominaisuuksien läpi ja auttaa sinua päättämään, vastaako se erityisvaatimuksiasi. Älä missaa mahdollisuutta virtaviivaistaa asiakirjanhallintaprosessejasi ja optimoida työnkulkusi. Hyödynnä automaation voima ja edistä yrityksesi tehokkuutta ja menestystä.

FAQ

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. Autot / sähköautot, hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• BlockOffsets. Ympäristövastuun omistuksen nykyaikaistaminen. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/