Opas: Mitä on kirjanpidon automaatio ja miten pääset alkuun?

Opas: Mitä on kirjanpidon automaatio ja miten pääset alkuun?

Aikaleima: 15. kesäkuuta 2023 12
Opas: Mitä on kirjanpidon automaatio ja miten pääset alkuun? PlatoBlockchain Data Intelligence. Pystysuuntainen haku. Ai.

Kirjanpidon automaatiosta on tullut rahoitusmaailman pelin muuttaja. Se muuttaa tapaa, jolla yritykset käsittelevät talousprosessejaan.

Kirjanpitoautomaatio voi tehostaa toimintaa, vähentää virheitä ja säästää aikaa ja resursseja. Kyselyssä 58% kirjanpitäjistä sanoi, että automaattinen kirjanpito lisäsi tehokkuutta.

Yhdysvaltain kirjanpitopalvelut osoittavat sen lähes 75 % kirjanpitotehtävistä voidaan automatisoida. Tämä voisi selittää kirjanpitoohjelmistoteollisuuden nopea kasvu, jonka arvioidaan nousevan 12 miljardiin dollariin vuoteen 2026 mennessä.

Tässä postauksessa käsittelemme kirjanpidon automatisoinnin vaiheita ja joitain manuaalisen kirjanpidon haasteita. Näemme myös joitain käyttötapauksia kirjanpidon automatisoimiseksi ja miten Nanonetit voi auttaa yrityksiä automatisoidussa kirjanpidossa.

Mitä on kirjanpidon automaatio?

Kirjanpitoautomaatio käyttää edistyksellistä ohjelmistotekniikkaa ja työkaluja erilaisten taloustoimintojen automatisointiin. Se vähentää manuaalisia toimenpiteitä ja virtaviivaistaa tehtäviä. Kirjanpidon automaatio ei korvaa ihmisen osallistumisen tarvetta. Se vähentää aikaa vievien ja toistuvien tehtävien taakkaa. Näin kirjanpitäjät voivat keskittyä arvokkaampiin toimintoihin.

Kirjanpidon automaatio tunnetaan myös nimellä automatisoitu kirjanpito, tietokoneistettu kirjanpito tai kirjanpitoprosessin automatisointi. Se kattaa laajan valikoiman sovelluksia, jotka on suunniteltu yksinkertaistamaan, optimoimaan ja automatisoimaan kirjanpitoprosessin eri puolia. Ennen kuin sukeltaamme niihin, tarkastellaan manuaalista kirjanpitoa ja sen haasteita.

Mitkä ovat manuaalisen kirjanpidon rajoitukset?

Manuaaliset kirjanpitoprosessit ovat jo pitkään olleet normi yrityksissä, mutta niihin liittyy monia haasteita. Tämä vaikuttaa tehokkuuteen, tarkkuuteen ja turvallisuuteen. Kun yritykset kasvavat ja rahoitustapahtumat monimutkaistuvat, kirjanpidon automaatiosta tulee elintärkeää. Seuraavat manuaalisen kirjanpidon haitat osoittavat miksi.

Aikaavievä

Perinteiset kirjanpitomenetelmät sisältävät aikaa vieviä tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, laskelmia ja täsmäytyksiä. Nämä tehtävät vievät arvokasta aikaa, mikä voi olla strategista päätöksentekoa tai muuta ydinliiketoimintaa.

Altis virheille

Manuaalinen kirjanpito on erittäin herkkä inhimillisille virheille. Virheelliset tiedot ja tietojen puuttuminen voivat johtaa epätarkkoihin taloustietueisiin. Näiden korjaaminen voi olla työlästä ja aikaa vievää.

Turvallisuuden puute

Manuaaliset kirjanpitoprosessit sisältävät tyypillisesti fyysisen kirjanpidon. Ne voivat helposti kadota, varastaa tai vahingoittua.

Taloustietojen säilyttäminen tietokoneen perussovelluksissa ilman asianmukaisia ​​suojatoimenpiteitä voi altistaa arkaluontoiset tiedot luvattomalle käytölle ja kyberhyökkäyksille.

Rajoitettu skaalautuvuus

Kun yritykset kasvavat, niillä on enemmän rahoitustapahtumia, jotka muuttuvat monimutkaisemmiksi. Käsin kirjanpidon tekeminen vaikeutuu tässä tilanteessa.

Se voi johtaa enemmän työmäärään, pidemmät käsittelyajat ja suurempi mahdollisuus virheisiin. Kaikki tämä vaikeuttaa yritysten tehokasta kasvua.

Vaikeus noudattaa

Voi olla vaikeaa noudattaa säännöksiä ja verolakeja, jos luotat manuaalisiin kirjanpitomenetelmiin. Tämä voi johtaa mahdollisiin noudattamatta jättämiseen, seuraamuksiin ja mainevaurioon.

Tehoton yhteistyö

Manuaalinen kirjanpito perustuu usein fyysisten asiakirjojen vaihtoon ja ihmisten väliseen viestintään. Tämä voi johtaa tehottomuuteen, viestintävirheisiin ja päätöksenteon viivästymiseen.

Rajoitettu reaaliaikainen näkemys

Manuaalisesti koottu ja analysoitu taloustieto vanhenee usein. Tämä voi vaikeuttaa organisaation tehdä älykkäitä ja oikea-aikaisia ​​päätöksiä, koska heillä ei ole luotettavaa taloudellista tietoa, kun he niitä tarvitsevat.

Manuaaliset kirjanpidon haasteet voivat vahingoittaa yrityksen tehokkuutta, tarkkuutta, turvallisuutta ja taloushallintoa. Uudet tekniikat, kuten tekoäly ja RPA, ovat kuitenkin parantaneet kirjanpitoa. Automatisointi käyttää tekoälyä tietojen käsittelyyn, eliminoi toistuvia tehtäviä ja antaa analyytikoille mahdollisuuden keskittyä tärkeisiin asioihin.

Kirjanpidon automaatioratkaisut mullistavat kirjanpitoprosessin nykyaikaisilla järjestelmillä, jotka vaativat vain vähän ihmisen osallistumista ja saavuttavat suuren tarkkuuden. Seuraavassa osiossa sukeltamme automatisoidun kirjanpidon etuihin.

13 Kirjanpidon automatisoinnin edut

Yritykset voivat saada monia etuja käyttämällä teknologiaa automatisoida kirjanpito tehtäviä. Näitä ovat nopeammat läpimenoajat, parempi tietojen tarkkuus, kustannussäästöt ja paljon muuta. Tässä osiossa tarkastellaan yksityiskohtaisesti kirjanpidon automaation käyttöönoton etuja.

Tehtävän nopeutettu suorittaminen

Kirjanpidon automaatio parantaa tehtävien tehokkuutta ja nopeutta, mikä mahdollistaa tarkkojen tulosten nopeamman toimituksen. Se tukee liiketoiminnan laajentamista käsittelemällä enemmän asiakkaita ja työtaakkaa.

Parempi tarkkuus ja vähemmän virheitä

Automatisointi vähentää inhimillisiä virheitä taloustoiminnassa, mikä varmistaa paremman tarkkuuden ja ylläpitää yrityksesi uskottavuutta. Tarkat tiedot tukevat tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja vaikuttavat positiivisesti yrityksesi taloudelliseen tulokseen.

Kustannustehokasta toimintaa

Automatisoitu kirjanpito voi alentaa työvoima- ja automaatiokustannuksia ja tehdä taloushallinnosta edullisempaa.

Syvällinen talousanalyysi

Automaatio antaa tarkat tiedot kattavaa analysointia varten, mikä antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Helppo pääsy tärkeisiin tietoihin auttaa seuraamaan trendejä, havaitsemaan petoksia ja arvioimaan yrityksen taloudellista tilaa.

Vahvat turvatoimenpiteet

Automatisoidut kirjanpitojärjestelmät suojaavat tietoja säilyttämällä ne turvallisesti. Tämä vähentää tietomurtojen riskiä ja pitää taloustietosi yksityisinä.

Virtaviivainen tietojen käyttö

Kirjanpidon automaatio yksinkertaistaa talousasiakirjojen löytämistä ja käyttöä, mikä säästää aikaa ja vaivaa. Tämä virtaviivaistaminen lisää tuottavuutta.

Pilvipohjainen joustavuus

Pilvikäyttöiset kirjanpitoautomaatiojärjestelmät mahdollistavat kirjanpitäjien työskentelyn missä tahansa Internetin avulla. Tämä joustavuus edistää tehokasta yhteistyötä ja parempaa työnkulkua tiimin jäsenten kesken.

Räätälöidyt järjestelmäratkaisut

Automaattinen kirjanpitoohjelmisto on räätälöitävissä. Se pystyy vastaamaan eri toimialojen ja erikokoisten yritysten ainutlaatuisiin tarpeisiin. Tämä mukautuvuus varmistaa, että kirjanpitojärjestelmäsi vastaa yrityksesi erityisiä vaatimuksia.

Järjestetty tiedonhallinta

Kirjanpidon automatisointi parantaa tiedon organisointia ja tallennusta. Tämä helpottaa tiettyjen tietojen paikantamista ja käyttöä. Tämä johtaa parempaan kirjanpitoon ja varainhoitoon.

Parempi turvallisuus

Kirjanpidon automaatioohjelmisto käyttää salausta ja suojausominaisuuksia suojatakseen yrityksen asiakirjoja ja tietoja. Nämä edistyneet tietoturvatoimenpiteet auttavat suojaamaan yritystäsi mahdollisilta kyberuhkilta.

Kattavia oivalluksia

Kirjanpitoautomaatio esittää tarkat taloustiedot, jotka tukevat parempaa päätöksentekoa yrityksessä. Kirjanpitäjät voivat analysoida trendejä ja variansseja ja tehdä datapohjaisia ​​ennusteita näiden oivallusten avulla.

Virtaviivaistettu verovalmistelu

Automaattiset kirjanpitojärjestelmät seuraavat kuluja ja kuitteja, helpottavat verokautta ja minimoivat virheet. Ne auttavat myös vähennysten laskemisessa ja tarjoavat selkeän kuvan verovelvollisuuksista.

Mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen

Kirjanpitoautomaatio vapauttaa kirjanpitäjät toistuvista tehtävistä. Näin he voivat keskittyä arvokkaampiin tehtäviin. Tämä edistää henkilökohtaista kasvua ja lisää lisäarvoa yritykselle.

Korvaako automaattinen kirjanpito kirjanpitäjät?

Kun kirjanpidon automaatio virtaviivaistaa talousprosesseja, ihmiset miettivät, korvaako se CPA:t. Automaatio helpottaa kirjanpitotehtäviä, mutta inhimillistä osaamista alalla tarvitaan edelleen.

Teknologian ja asiantuntemuksen täydentävät roolit

Kirjanpitoautomaatio käsittelee toistuvia tehtäviä ja vapauttaa CPA-hinnat strategiseen työhön. Kirjanpitäjät tarjoavat arvokkaita näkemyksiä ja tukevat tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä. Automaatio ja inhimillinen osaaminen toimivat yhdessä tehokkaan ja toimivan kirjanpidon aikaansaamiseksi.

Monimutkainen päätöksenteko

Automaattiset kirjanpitojärjestelmät eivät ole tarpeeksi kehittyneitä monimutkaiseen päätöksentekoon tai strategiseen talousneuvontaan. CPA:lla on kriittisen ajattelun taidot navigoida määräyksissä ja tarjota henkilökohtaista ohjausta.

Eettiset näkökohdat

CPA-sopimukset ovat erinomaisia ​​eettisten standardien noudattamisessa ja läpinäkyvän talouskirjanpidon ylläpitämisessä. Automatisointi vähentää virheitä ja parantaa tehokkuutta, mutta se ei voi toistaa CPA-sopimusten eettistä harkintaa ja vastuullisuutta.

Räätälöinti ja mukauttaminen

Automaatioohjelmisto on muokattavissa, mutta se ei välttämättä sovi kaikkiin liiketoimintatilanteisiin. CPA:t voivat räätälöidä lähestymistapansa vastaamaan yksittäisten asiakkaiden tarpeita. He voivat tarjota henkilökohtaisia ​​ratkaisuja ja ohjausta, joita automaattisista järjestelmistä saattaa puuttua.

Luottamuksen ja ihmissuhteiden rakentaminen

CPA:lla on tärkeä rooli luottamuksen ja asiakassuhteiden rakentamisessa. Edes edistyneet automatisoidut kirjanpitojärjestelmät eivät voi toistaa niiden vuorovaikutusta ja empatiaa. Tämä inhimillinen kosketus on ratkaisevan tärkeää asiakkaan taloudellisten tavoitteiden ja toiveiden ymmärtämisessä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että kirjanpidon automaatio täydentää CPA-sopimuksia sen sijaan, että se korvaa niitä. Se parantaa heidän kykyjään ja antaa heille mahdollisuuden keskittyä strategisiin tehtäviin ja tarjota arvokkaita oivalluksia. Yhdessä inhimillinen asiantuntemus ja edistynyt teknologia takaavat kirjanpitäjälle lupaavan tulevaisuuden.

8 tapaa käyttää kirjanpitoautomaatiota yrityksessäsi

Kirjanpidon automaatio on mullistanut taloushallinnon eri osa-alueita. Seuraavat käyttötapaukset osoittavat, kuinka kirjanpidon automaatio voi parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta:

  1. Palkanlaskenta: Palkanlaskentaprosessien automatisointi auttaa yrityksiä säästämään aikaa ja vaivaa ja vähentämään virheitä. Kirjanpidon automaatioratkaisut voivat hoitaa tehtäviä, kuten varojen tallettamisen, palkanlaskennan, synkronoinnin ajanseurantaohjelmiston kanssa ja palkkaverojen hallinnan.
  2. Ostosten hallinta: Kirjanpitoautomaatioohjelmisto yksinkertaistaa ostamista, vähentää paperityötä ja virheitä ostotilauksissa ja sopimuksissa. Se automatisoi tehtäviä, kuten ostotilausten luontia ja maksujen käsittelyä, lyhentää hankinnasta maksuun -kiertoa ja säästää henkilöstökuluissa.
  3. Taloushallinto: Taloushallinnon tehtävien automatisointi auttaa yrityksiä kiireisinä aikoina, kuten verokausien tai kuukausittaisten taloussulkujen aikana. Se auttaa virheiden havaitsemisessa, vaatimustenmukaisuuden ylläpidossa, tiedonsiirrossa ja anonyymien maksujen tunnistamisessa. Tämä vähentää taloustiimien työtaakkaa.
  4. Kulujen hallinta: Kirjanpitoautomaatio helpottaa kulujen keräämistä, siirtämistä ja seurantaa. Työntekijät voivat skannata ja ladata kuitit kulujen seurantaalustalle. Tämä sitten poimii tiedot ja integroi ne kirjanpitoohjelmistoon. Tämä virtaviivaistaa tilien sulkemisprosessia ja vähentää todennäköisyyttä menettää tai puutteellisesti kuitteja.
  5. Optimoidut ostovelat (AP) ja myyntisaamiset (AR): Kirjanpidon automaatioohjelmisto parantaa kassavirran hallintaa optimoimalla AP- ja AR-prosesseja. Huonosti hoidettu tukiasema voi johtaa korkeisiin kustannuksiin ja vaurioituneisiin suhteisiin myyjien kanssa. Huonosti hoidettu AR voi johtaa maksujen viivästymiseen ja käyttöpääomahaasteisiin. Kirjanpidon automatisointi auttaa seuraamaan odottavia maksuja, muistuttamaan asiakkaita eräpäivistä ja keskittymään perinteisiin liittyviin korkean riskin asiakkaisiin.
  6. Nopeutettu ostovelkojen käsittely: AP-automaatiojärjestelmät voivat virtaviivaistaa laskujen käsittelyä ja hyväksyntää. Tämä vähentää viivästyksiä ja antaa yrityksille mahdollisuuden hyötyä ennakkomaksualennuksista.
  7. Parannettu tarkastusdokumentaatio: Kirjanpidon automatisointi voi parantaa kirjanpitoa ja parantaa arkaluonteisten tietojen käyttöä. Tämä varmistaa tarkan ja turvallisen auditointidokumentoinnin. Tämä parantaa yrityksen taloudellista eheyttä ja säännösten noudattamista.
  8. Uudistetut hankintaprosessit: Kirjanpidon automaatio yksinkertaistaa hankintatehtävät, kuten tarjouspyynnöt, tarkastuslomakkeet, lähetyskuitit, rahtilaskut, valmistusasiakirjat ja toimittajatietojen hallinta. Näiden prosessien automatisointi vähentää paperityötä ja antaa CPA:ille mahdollisuuden keskittyä ydinliiketoimintaan.

Kuinka automatisoida kirjanpidon työnkulkuja nanonettien avulla?

Nanonets on edistynyt kirjanpidon automaatioalusta. Se hyödyntää koneoppimista ja tekoälyä virtaviivaistaakseen kirjanpidon työnkulkuja, automatisoidakseen prosesseja, parantaakseen tehokkuutta ja vähentääkseen virheitä.

Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla Nanonets auttaa parantamaan kirjanpidon työnkulkuja:

  1. Älykäs laskujen käsittely: Nanonets poimii laskuista dataa, mukaan lukien laskujen numerot, päivämäärät ja rivikohdat. Tämä eliminoi manuaalisen tietojen syöttämisen, nopeuttaa ostovelkoja ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä.
  2. Vankka kulujen hallinta: Nanonetit voivat automatisoida kuluraporttien luomisen poimimalla tiedot kuiteista, laskuista ja muista kuluihin liittyvistä asiakirjoista. Tämä vähentää manuaaliseen kulujen seurantaan tarvittavaa aikaa ja vaivaa ja varmistaa tarkan ja ajantasaisen talouskirjanpidon.
  3. Virtaviivainen ostotilausten hallinta: Nanonetit voivat auttaa automatisoimaan ostotilausprosessia keräämällä tärkeitä tietoja toimittajien tarjouksista, luomalla ostotilauksia ja päivittämällä varastotietueita. Tämä automaatio lisää tehokkuutta, vähentää paperityötä ja minimoi virheiden mahdollisuutta.
  4. Edistynyt myyntisaatavien hallinta: Nanonettien avulla yritykset voivat automatisoida maksamattomien laskujen seurannan ja hallinnan. Tämä auttaa tunnistamaan myöhässä olevat maksut ja suuren riskin asiakkaat. Se virtaviivaistaa myyntisaamisten prosessia, jotta yritykset voivat parantaa kassavirtaa ja vähentää rahoitustiimien työtaakkaa.
  5. Parannettu talousraportointi: Nanonetit voivat luoda automaattisesti talousraportteja keräämällä ja analysoimalla tietoja eri lähteistä, kuten laskuista, kuiteista ja kuluraporteista. Tämä automaatio säästää aikaa ja vaivaa ja varmistaa tarkemman ja oikea-aikaisemman talousraportoinnin.
  6. Saumaton integrointi kirjanpitoohjelmistoon: Nanonetit voidaan helposti integroida suosittuihin kirjanpitoohjelmistoihin, kuten QuickBooksiin, Xeroon ja Sageen, jolloin yritykset voivat automatisoida tiedonsiirron ja synkronoinnin järjestelmien välillä. Tämä integrointi parantaa yleistä kirjanpidon tehokkuutta ja vähentää tietojen ristiriitaisuuksien riskiä.

Ottamalla Nanonets osaksi kirjanpitotyönkulkuaan yritykset voivat kokea merkittäviä parannuksia tehokkuudessa, tarkkuudessa ja yleisessä taloushallinnassa. Tämän seurauksena rahoitustiimit voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin ja myötävaikuttaa yrityksen kasvuun ja menestykseen.

Yhteenveto

Kirjanpidon automaatio on mullistava innovaatio kaikenkokoisille yrityksille. Se virtaviivaistaa erilaisia ​​kirjanpitoprosesseja ja lisää tehokkuutta ja tarkkuutta.

Automatisoitu kirjanpito vapauttaa rahoitustiimejä strategisiin tehtäviin ja varmistaa taloudellisen eheyden. Se mullistaa taloushallinnon hallitsemalla palkanlaskentaa, kuluja ja optimoimalla osto- ja myyntisaamisia.

Nanonets tarjoaa älykkäitä ratkaisuja kirjanpidon työnkulkujen automatisointiin, mikä helpottaa yritysten sopeutumista nopeasti kehittyvään digitaaliseen maisemaan. Pyydä esittely saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka Nanonets voi auttaa automatisoimaan kirjanpitoprosessejasi.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen