5 façons d'organiser les reçus pour un suivi efficace des reçus

5 façons d'organiser les reçus pour un suivi efficace des reçus

Horodatage: 23 janvier 2023 12:39 AM

Plus de 640,0000 tonnes des reçus d'affaires sont imprimés chaque année. C'est beaucoup.

Mais, c'est frustrant de les organiser ou de les gérer. Mais pourquoi devriez-vous? En tant qu'entreprise, vous doit tenir des registres commerciaux et des pièces justificatives financières telles que des reçus ou des factures jusqu'à trois années.

Maintenant que vous avons Pour conserver ces documents, vous souhaiterez peut-être les organiser pour les retrouver lorsque vous en aurez besoin. Il est facile de perdre la trace de la réception, mais grâce à des plateformes comme Nanonets, vous pouvez automatiser ces processus.

Jetons un coup d'œil à cinq façons d'organiser les reçus de votre entreprise :

5 façons d'organiser les reçus

Et il existe cinq façons différentes d'organiser les reçus :

  • Tri manuel des reçus papier
  • Scannez les reçus sur votre bureau
  • Trier les images des reçus sur votre téléphone
  • Numériser les reçus vers Google Drive
  • Organisateur de reçus automatisé

Organisez facilement les reçus de votre entreprise avec Nanonets.

Configurez des flux de travail automatisés pour classer les reçus, ajouter des dépenses au grand livre, conserver des pistes d'audit, et plus encore ! Commencer votre essai gratuit. Ou alors Contactez nos experts afin que nous puissions mettre en place des flux de travail pour vous.

Tri manuel des reçus papier

C'est aussi facile et fastidieux que cela puisse paraître. Procurez-vous des dossiers et des armoires papier. Vous devez nommer les dossiers selon vos catégories de dépenses. Dès que vous recevez un reçu papier, déterminez la catégorie de dépenses du reçu, puis placez-le manuellement dans le dossier concerné.

Par exemple, le dossier des frais de voyage contiendra tous les reçus liés à la catégorie de voyage. Ceux-ci peuvent inclure vos reçus de taxi, de bus ou de train.

5 Ways to Organize Receipts for efficient receipt tracking PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.
Identifier

! Bien que cette méthode fonctionne pour une petite entreprise, vous ne devez pas opter pour le stockage manuel pour plusieurs raisons. Il y a un risque que les reçus soient endommagés. Les efforts manuels sont conséquents. De plus, il n'y a aucun moyen de garder un œil sur les dépenses car vous ne connaîtrez pas la tendance en suivant cette méthode.

 

Scannez les reçus sur votre bureau

Vous pouvez numériser des reçus ou prendre des images du reçu et les stocker sur votre bureau. Créez différents dossiers pour différentes catégories de dépenses et continuez à ajouter des reçus au fur et à mesure que vous les recevez.

Assurez-vous de nommer correctement les images des reçus pour les retrouver facilement.

! Cette méthode est simple mais nécessite un effort manuel. Vous devez faire le même nombre d'étapes à chaque fois que vous recevez un reçu, ce qui rend cela fastidieux lorsque le nombre de reçus augmente.

Utiliser une application de gestion des reçus

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Applications de gestion des reçus sont d'excellentes solutions pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises qui cherchent à organiser leurs recettes au quotidien. Applications de scanner de reçus comme nanonets peut numériser et organiser les reçus instantanément. Il existe de nombreuses applications de scanner de reçus sur le marché :

  • nanonets
  • Dépense Zoho
  • QuickBooks
  • Shoeboxed
  • Expensify
  • Reçus intelligents
  • Genius Numériser
  • Dext préparer
  • Soigné,
  • Recettes par vague.

Avec ces applications, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'image du reçu, d'ajouter la catégorie de dépenses et de l'enregistrer.

Les nanonets peuvent extraire des données de la réception, créer des notes de frais et vous permettent également de rechercher des reçus à l'aide de mots-clés.

! Les applications de scanner de reçus ne peuvent pas gérer la gestion des reçus à grande échelle. Vous devrez cliquer sur l'image de chaque reçu, qu'il s'agisse d'un PDF, d'une pièce jointe à un e-mail, d'un reçu papier ou manuscrit. 

Numériser les reçus vers Google Drive

Google Drive peut être utilisé pour organiser efficacement les reçus. Créez des dossiers en fonction de la variable de votre choix, date, lieu ou catégorie de dépenses.

Une fois que vous avez reçu un reçu, numérisez ou cliquez sur une image du reçu et téléchargez le reçu numérique de votre appareil vers Google Drive. Assurez-vous que les noms des dossiers et des reçus sont courts et faciles à trouver.

! Cette méthode est similaire à la méthode précédente à part le fait qu'ici, tous vos reçus sont stockés sur le cloud. Bien que le stockage dans le cloud de Google soit relativement plus sûr, vous pouvez envisager des options plus sûres si vous stockez des informations sensibles.

Si vous travaillez avec des factures et des reçus ou si vous vous souciez de la vérification d'identité, consultez Nanonets ROC en ligne or Extracteur de texte PDF pour extraire du texte de documents PDF gratuitement. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur Solution d'automatisation d'entreprise Nanonets.

Organisateur de reçus automatisé : organisez les reçus avec des flux de travail sans code.

Vous pouvez automatiser l'ensemble de la gestion des reçus grâce à la classification des documents Nanonets et à la l'automatisation du workflow. Vous pouvez créer un flux de travail automatisé comme le suivant sur les nanonets.

Voici comment le flux de travail de l'organisation des réceptions fonctionnera à l'aide des nanonets :

  • Vous recevez un reçu ou téléchargez un reçu sur Nanonets.
  • Le reçu sera acheminé au OCR de réception .
  • Les données seront extraites du reçu et, sur la base des données extraites, le reçu sera classé.
  • En fonction de la classification du reçu, le reçu sera acheminé vers la base de données ou le dossier approprié.
  • Vous pouvez également effectuer des tâches supplémentaires telles que la mise à jour des profils clients, l'automatisation des paiements, création de workflows d'approbation, création de notes de frais, etc.

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Cette méthode est rapide, fiable, sécurisée et sans erreur. Cela convient mieux aux entreprises de toutes tailles qui cherchent à organiser leurs reçus efficacement et à moindre coût.

Outre les reçus, vous pouvez utiliser la plateforme pour organiser n'importe quel document ; PDF, images, documents manuscrits, Excel, Word, etc. Vous pouvez extraire des données de documents, classer des documents, utiliser une base de données pour vérifier des documents, effectuer des tâches d'amélioration des données et exporter des données vers différents formats et bases de données. Les possibilités sont infinies.

Les nanonets peuvent effectuer les tâches suivantes et plus :

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