Les 6 principaux KPI des comptes fournisseurs à mesurer

Republié par Platon

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Les 6 principaux KPI des comptes fournisseurs pour mesurer l'intelligence des données de PlatoBlockchain. Recherche verticale. Aï.

Améliorez l’efficacité de votre organisation grâce à l’application pratique des bons indicateurs de performance clés !

Peter Drucker a dit un jour : "Si vous ne le mesurez pas, vous ne pouvez pas l'améliorer."

Suivre les performances du service des comptes fournisseurs de votre entreprise nécessite bien plus d’efforts que le simple suivi du nombre de factures en retard !

Une approche stratégique de la gestion de votre équipe AP peut exposer votre entreprise à un tourbillon d'opportunités lucratives tout en évitant des problèmes tels que : un faible flux de trésorerie au sein de l'entreprise, des relations controversées avec les fournisseurs et aucune source de revenus supplémentaires ; aujourd'hui, nous allons vous montrer comment l'utilisation de certains KPI peut finalement aider votre équipe AP à accroître son efficacité.

Que sont les KPI ?

KPI est l’acronyme du terme – indicateur clé de performance. Comme leur nom l’indique, les KPI sont un indicateur quantifiable de la performance d’un objectif spécifique sur une période donnée.

Les propriétaires d'entreprise et les professionnels formés sont souvent confus entre les termes « indicateur de performance clé et mesures ». Voici en quoi les deux diffèrent :

Les indicateurs de performance clés ont un impact positif sur les résultats globaux de votre entreprise. Ils jouent un rôle clé dans le soutien de votre stratégie commerciale globale et déterminent ce qui est important pour aider l'entreprise à se développer à long terme. Par exemple : Délai moyen nécessaire pour approuver une facture et Jours à payer impayés.

Les métriques, quant à elles, sont un outil permettant de mesurer les activités quotidiennes de votre entreprise qui contribuent à soutenir les indicateurs de performance clés. Il ne s'agit pas d'une mesure critique en soi, mais elles peuvent néanmoins avoir un impact mineur sur votre entreprise. Un exemple de mesures peut être : le pourcentage de factures directes et le retour sur investissement de l'automatisation des factures.

Il existe de nombreux types d’indicateurs de performance clés qui peuvent s’avérer fructueux pour votre entreprise. Alors que certaines entreprises aiment suivre leurs progrès mensuels mesurables, d’autres préfèrent avoir une vision à long terme. Voici quelques-uns des types courants de KPI que vous devriez connaître :

Opérationnel: Ces KPI permettent de mesurer les performances de votre entreprise dans un laps de temps plus court tout en se concentrant principalement sur le processus métier. Exemple : taux d'erreur des rapports financiers, rapports produits par employé.

En avance et en retard : Les indicateurs avancés vous aident à suivre la croissance de votre entreprise et ses résultats commerciaux futurs. Tandis que les KPI en retard vous aident à suivre vos décisions commerciales passées. Un mélange des deux peut donner naissance à une excellente stratégie commerciale. Exemple : Revenu moyen par utilisateur.

Fonctionnel: Certains des indicateurs clés de performance peuvent être associés à des fonctions spécifiques comme la comptabilité, la finance, etc. Exemple : Coûts comptables, Chiffre d'affaires des comptes créditeurs.

Stratégique: Ceux-ci vous aident à suivre vos objectifs commerciaux à long terme. Exemple : part de marché et retour sur investissement.

Pourquoi les KPI sont-ils importants pour les équipes AP des comptes fournisseurs ?

Les indicateurs de performance clés peuvent constituer une mesure cruciale pour mesurer si les progrès de votre équipe des comptes fournisseurs correspondent aux objectifs commerciaux globaux de votre entreprise. Certaines des raisons essentielles pour lesquelles les KPI sont de plus en plus utilisés par les équipes AP dans les entreprises sont :

Réduire les facteurs de risque : Les KPI peuvent jouer un rôle crucial en indiquant la santé de votre organisation. À long terme, ils peuvent contribuer à réduire les facteurs de risque financier et à rendre votre entreprise rentable.
Alignez vos équipes : Assurez-vous que vous et vos équipes AP êtes toujours sur la bonne voie pour la clôture des comptes de fin de mois, et vous, en tant que responsable, pouvez évaluer si vous devez ajouter des ressources – des personnes ou des logiciels pour améliorer les performances.
Suivre le progrès: Les KPI garantissent que chaque employé de l'équipe AP se sent responsable de ses progrès. Cela aide également les chefs d'équipe à faire avancer les choses de manière plus systématique.
Ajustez vos stratégies : Avec un historique clair de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas pour l'entreprise, vous pouvez orienter vos stratégies commerciales dans la bonne direction et travailler en conséquence.

Quels sont les problèmes que les KPI peuvent résoudre pour l’équipe AP ?

Si vous êtes un responsable AP, vous savez à quel point il peut être difficile de gérer les relations avec les fournisseurs, de suivre les factures et de gérer les liquidités. La plupart des entreprises considèrent une équipe AP comme une source de revenus par excellence.

Le service des comptes fournisseurs constitue un élément essentiel de chaque domaine d'activité. La moindre erreur dans les fonctions commerciales gérées par le département pourrait coûter un revers majeur à l'entreprise.

Les indicateurs de performance clés peuvent fournir des informations plus approfondies sur les opérations commerciales et ainsi aider à trouver des solutions globales aux problèmes.

Par exemple, un KPI élevé comme « Délai moyen de paiement » pourrait indiquer qu'il y a un retard dans les paiements à effectuer aux fournisseurs de l'entreprise en raison d'un flux de trésorerie insuffisant dans l'entreprise. Par conséquent, cela fonctionnerait comme un indicateur qu’il existe un problème de génération de revenus dans l’entreprise.

Un autre exemple qui pourrait vous aider à comprendre l’importance des KPI pour les équipes AP est le nombre de factures traitées par l’entreprise. Si votre entreprise a un nombre de factures plus élevé que celui de vos concurrents, cela implique que vous travaillez avec beaucoup trop de fournisseurs. Par conséquent, vous manquez à votre tour des remises incroyables liées à la consolidation de vos activités.

De même, de nombreux indicateurs de paiement pourraient impliquer que votre entreprise se livre à des pratiques AP malveillantes. Par exemple, si vous souhaitez suivre combien il en coûte à votre équipe pour traiter une seule facture, vous pouvez suivre – Coût par facture.

Saviez-vous qu'il faut près de 25 jours à une équipe AP pour traiter des factures papier ? Désormais, si vous ne voulez pas tomber dans cette fourchette de suivi, vous pouvez suivre le délai de livraison !

Quels sont les KPI importants à suivre ?

Atteignez les objectifs commerciaux internes et comparez-vous à vos concurrents commerciaux à l’aide d’indicateurs de performance clés !

1. Coût des comptes créditeurs par facture

Si vous êtes convaincu de la nécessité d'évaluer les progrès de votre équipe AP avec des KPI, le premier KPI qui vous vient à l'esprit serait le coût par facture des comptes créditeurs.

Il s’agit désormais d’un indicateur de performance clé qui peut varier selon les entreprises et les secteurs. Par conséquent, cela vaut la peine de consacrer chaque seconde de votre temps à le mesurer. Comme son nom l'indique probablement, le coût par facture est utilisé pour calculer combien d'argent il en coûte au service AP pour traiter une seule facture.

Elle est mesurée en divisant la dépense totale supportée par le département par le nombre de factures traitées dans le laps de temps imparti. Pour obtenir un chiffre KPI plus précis, il est important que vous preniez en compte à la fois les coûts directs et indirects lors de vos calculs.

Coûts à inclure lors des calculs : coût de l'infrastructure informatique et du support logiciel, coût de tous les employés impliqués dans le service AP, temps de l'approbateur et éventuels coûts supplémentaires supportés sous forme de frais de retard, etc.

Un coût par facture élevé peut être le résultat d'inefficacités au sein du service AP lui-même (en grande partie dues à des tâches manuelles), de désaccords fréquents avec le fournisseur concernant les factures ou d'une formation médiocre.

Formule = Dépenses totales du département AP/No. de factures traitées

Les dépenses totales doivent inclure tous les coûts de personnel et d'infrastructure auxquels vous pouvez probablement penser ainsi que les autres frais généraux. Le non. des factures doivent inclure toutes les factures programmées, traitées et payées pendant la période stipulée.

Référentiel industriel : Le traitement manuel d'une seule facture vous coûtera un moyen de 12 30 $ à XNUMX XNUMX $. Pour certaines organisations, cela peut aller jusqu'à 40 $.

2. Délai moyen de paiement

Si vous mesurez le coût par facture, prenez également le temps de mesurer le délai moyen de paiement de votre équipe AP !

Pour mesurer ce KPI, vous devez d'abord calculer le temps total consacré par l'équipe AP au traitement des factures. Le chronomètre pour calculer cette mesure commence à tourner dès que le département reçoit une facture jusqu'au moment où le fournisseur désigné reçoit son paiement.

Plus il faut de temps à l’équipe AP pour traiter une facture, plus le KPI Coût par facture est élevé.

En termes simples, plus votre équipe AP traite rapidement les factures passées, moins elle sera en retard lorsque de nouvelles factures arriveront. Le délai moyen de paiement cible peut différer selon les entreprises, principalement en fonction de leurs politiques en matière de conservation des liquidités. Ce qui est crucial ici, c'est de comprendre que cette mesure vous donne un aperçu des flux de trésorerie de votre entreprise.

Laits en poudre = Temps total passé à traiter les factures/Nombre de factures traitées

Référence industrielle: Il s’agit d’une mesure variable et peut durer en moyenne entre 3.7 et 12.2 jours.

3. Délai moyen par facture

Comme vous le savez, votre entreprise pourrait commencer à perdre de l’argent au lieu d’en gagner si vous traitez vos factures lentement. Certaines des principales raisons expliquant un délai moyen de traitement élevé par facture pourraient être :

Workflows trop exhaustifs : Un flux de travail trop compliqué n'est pas seulement un problème pour l'équipe AP, mais aussi pour tous les départements travaillant à tous les niveaux.

Vérification différée des factures : Même si les factures arrivent au bon moment au bon bureau, la plupart d’entre elles restent sans approbation sur le bureau pendant des jours.

Codage qui prend du temps : Le délai de traitement des factures augmente en raison de l'utilisation de logiciels existants ou de la revérification de chaque référence dans la facture.

Le délai moyen de traitement par facture dépend également de la taille de l'entreprise et de son domaine industriel. Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, si le délai moyen de traitement d'une seule facture est élevé, votre équipe se retrouve alors coincée dans un cercle vicieux de délai moyen de paiement et de coût par facture élevés.

Formule = Temps passé sur la saisie + la re-saisie + les examens du matériel + l'identification des points de contrôle de l'itinéraire + les approbations + la remise + le rapprochement + les mises à jour de communication.

Référence du secteur : Une petite ou moyenne entreprise peut prendre environ 25 jours pour traiter manuellement une seule facture.

4. Nombre de factures traitées par jour et par personnel AP

Un autre KPI essentiel pour mesurer vos performances et celles de vos équipes AP est le nombre de factures traitées par jour et par employé. Cela vous aidera à comprendre les points forts de votre équipe AP ainsi que les zones grises qu'elle doit améliorer.

Le temps nécessaire à un employé de l'équipe AP pour traiter une facture affecte également de manière significative les autres départements de l'entreprise. Jusqu'à ce qu'une facture soit déposée dans le système ERP par l'employé, aucun autre service ne peut évaluer son évolution.

D’autres problèmes majeurs pouvant découler de ce retard sont les remises manquées des fournisseurs, la mauvaise gestion des flux de trésorerie, les relations entreprise-fournisseur perturbées, etc.

Ici, vous devrez également prendre en compte la tâche de traitement effectuée par chaque membre du personnel AP.

Référence du secteur : Un employé moyen du personnel AP traite environ 5 factures toutes les heures. Cela représente 42 factures par jour !

5. Taux d'exception sur facture

Des divergences entre les données de facturation et les bons de commande ou un goulot d'étranglement dans le processus d'approbation des factures peuvent conduire à des exceptions. Un exemple typique d'exception de facture est lorsqu'il y a des erreurs d'acheminement lors du traitement des factures ou lorsqu'une approbation est en attente. Cela peut retarder le processus de paiement des factures et même donner lieu à des pratiques AP malveillantes telles que des paiements en double.

Formule = Taux d'exception de factures/Nb de factures traitées * 100

Référence du secteur : La moyenne industrielle du taux d’exceptions de facture est d’environ 24.6 %.

6. % de factures traitées dans les délais de paiement (optimisation des flux de trésorerie)

Cette métrique calcule le nombre de factures fournisseurs que l'entreprise a payées à temps. Il suit le nombre de factures payées à la date indiquée dans les conditions de facturation ou avant. Une valeur faible pour cette mesure pourrait indiquer un traitement manuel des factures sujet aux erreurs, des directives peu claires relatives aux factures des fournisseurs et une formation médiocre du personnel AP.

Pour vous aider à garder un œil sur les KPI mentionnés ci-dessus sans effort, nous avons élaboré une liste de lignes directrices. Voici comment vous pouvez suivre les indicateurs de performance clés de votre équipe AP :

Définissez vos objectifs commerciaux à court et à long terme pour vérifier si les revenus de votre entreprise augmentent ou stagnent.

Pour obtenir des informations puissantes sur la surveillance des KPI, vous devez avoir un accès complet aux données historiques et en temps réel.

Choisissez les visualisations correctes pour chaque métrique désignée. Vous pouvez utiliser plusieurs types de tableaux, graphiques et tableaux de bord pour visualiser les données de votre entreprise. Investir dans les bonnes innovations pour suivre les KPI vous aidera à prendre des décisions commerciales lucratives.

Choisissez des KPI cohérents pour compléter les visualisations et définir les bonnes références. Avec les benchmarks KPI que vous avez choisis, permettez aux parties prenantes de tester les indicateurs.

Comment suivre les KPI ?

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Comment l’automatisation améliore-t-elle le KPI ?

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La comptabilité est une tâche ardue pour plusieurs entreprises. Même après des séries et des séries de traitement manuel des données, il vous reste toujours plus de données d'entreprise à trier ! C’est pourquoi les entreprises se dirigent vers l’ère de l’automatisation.

Avec l’avènement de la technologie, il est aujourd’hui possible d’économiser de l’argent et d’améliorer en même temps l’efficacité de l’entreprise. Il peut non seulement vous soulager de certaines tâches administratives de l'entreprise, mais également vous fournir des données commerciales importantes dans un format plus structuré.

Voici six raisons impérieuses pour lesquelles vous devez accélérer cette tendance !

Économisez votre temps: Si vous êtes un responsable AP, vous savez à quel point le traitement manuel extrêmement lent peut affecter vos KPI AP. L'automatisation de votre processus de comptes fournisseurs permet d'effectuer des tâches banales telles que la saisie de données et la vérification des formulaires d'achat avec une plus grande précision et dans un délai plus court.

Traitement des factures sans erreur : Nous, les humains, sommes sujets aux erreurs, contrairement à l’IA. Les processus AP automatisés conduisent à une répétition sans fin des tâches AP sans aucune erreur.

Accès aux documents numérisés : Un autre avantage clé de l’utilisation d’un processus AP automatisé est que vous n’avez pas à vous soucier de remplir des documents importants. Grâce à l'automatisation, vous pouvez immédiatement créer des documents numérisés dès le début et dire adieu aux problèmes liés au suivi, à la numérisation et à l'envoi par courrier électronique des bons de commande.

La validation des données: Les systèmes de suivi des KPI vous donnent le pouvoir d’apporter les modifications commerciales requises en surveillant les graphiques et autres statistiques. Vous pouvez également suivre les progrès de votre entreprise grâce à la validation des données.

Productivité améliorée : L'un des plus grands avantages de l'automatisation de votre processus AP est que vous pouvez vous épargner des tâches manuelles fastidieuses et vous concentrer sur des tâches commerciales plus importantes.

Accessibilité améliorée : Grâce à la numérisation, vous pouvez transférer vos processus AP vers le cloud et ne plus vous soucier de classer les documents dans les bonnes armoires !

L'automatisation est facile avec un logiciel comme Flow Nanonets qui peut gérer le processus de bout en bout des comptes créditeurs et vous aider à multiplier par 10 votre efficacité. Vous pouvez automatiser vos factures, votre approbation et votre processus de paiement. Synchronisez les données en temps réel avec votre ERP comme Quickbooks pour le rapprochement, la surveillance et l'analyse de votre processus AP.

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