Imagerie des factures : comment elle peut automatiser votre processus AP

Republié par Platon

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L'imagerie des factures n'est plus une technologie futuriste tout droit sortie de Star Wars. La plupart d'entre nous ont scanné un code QR ou utilisé les capacités OCR de Google Lens pour traduire les panneaux de signalisation en temps réel. Les progrès récents de l'IA et du ML ont fait logiciel d'imagerie de factures beaucoup plus robuste, permettant aux équipes AP d'automatiser certains des aspects les plus fastidieux des processus de comptabilité fournisseurs.

Dans cet article de blog, nous verrons comment l'imagerie des factures peut aider à automatiser le traitement des comptes fournisseurs et comment Logiciel d'automatisation Nanonets AP peut automatiser l'ensemble du processus pour économiser du temps, de l'argent et des ressources.

Qu'est-ce que l'imagerie des factures ?

L'imagerie des factures est le processus de numérisation des factures et d'extraction de données à partir de celles-ci. C'est un moyen de convertir les factures papier en fichiers numériques plus faciles à stocker, à consulter et à utiliser pour un traitement ultérieur.

La fonction d'imagerie des factures est désormais intégrée aux outils d'automatisation des factures. Non seulement ces outils détectent et reconnaissent le texte, les chiffres et d'autres informations des factures, mais ils peuvent également envoyer les données extraites aux systèmes comptables ou Logiciel ERP pour un traitement ultérieur.

L'imagerie des factures peut aider à rationaliser l'ensemble du flux de travail des comptes fournisseurs, à réduire les efforts manuels et à économiser un temps et des ressources précieux. Les équipes AP seront en mesure de traiter les factures plus rapidement et avec plus de précision, et vous aurez plus de chances d'obtenir des remises de la part des fournisseurs pour des paiements dans les délais.

Comment fonctionne l'imagerie des factures

Soyons honnêtes, personne n'aime traiter les factures manuellement. C'est long, répétitif et souvent la partie la moins appréciée du travail d'un commis AP. Imaginez maintenant devoir traiter 600 à 800 factures par mois. La saisie manuelle des données accaparait à elle seule la majeure partie du temps de l'équipe, laissant peu de place aux tâches plus critiques.

Le traitement manuel des factures entraînera l'enfouissement de votre équipe AP dans des fichiers

C'est là que le logiciel de traitement des factures aide. Le logiciel suit généralement un processus en trois étapes pour effectuer la tâche.

La facture physique est scannée pour créer une version numérique du document.
Les données de facturation sont interprétées en fonction de règles commerciales spécifiques qui ont été établies.
Assurez-vous que les données sont exactes et complètes et envoyez-les aux parties concernées pour obtenir l'approbation nécessaire
Il est classé dans n'importe quel système de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour un traitement et une analyse ultérieurs.

Il existe désormais deux types d'outils de traitement des factures : basés sur des règles et basés sur l'IA. Les systèmes basés sur des règles s'appuient sur des règles prédéterminées basées sur des mots-clés ou des modèles spécifiques censés figurer sur la facture. Les outils basés sur l'IA utilisent le ML pour apprendre comment et prédire quelles données extraire et traiter des factures.

Un système basé sur des règles peut être programmé pour rechercher le mot « total » suivi d'un montant en dollars afin d'obtenir le coût total de la facture. Les systèmes basés sur des règles peuvent être efficaces pour les tâches simples de traitement des factures, mais ils peuvent rencontrer des difficultés avec des factures plus complexes ou celles qui ne suivent pas le format prévu.

Un outil intelligent peut reconnaître différents formats de facture et ajuster son traitement en conséquence. Les outils intelligents peuvent être plus flexibles et plus précis que les systèmes basés sur des règles, mais leur mise en place peut nécessiter davantage de données de formation et d'expertise.

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Logiciel d'automatisation Nanonets AP est livré avec une imagerie de facture intégrée. Vous pouvez numériser et télécharger des factures en masse, automatiser complètement l'extraction des données, acheminer les factures vers les bonnes approbations, les attribuer aux membres de l'équipe et payer les fournisseurs en quelques clics seulement.

Voici un aperçu étape par étape du fonctionnement de l'imagerie des factures dans notre logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs :

Téléchargez les factures dans le système dans n'importe quel format, y compris les fichiers PDF et image.
Extrayez automatiquement les informations critiques des factures à l'aide de technologies basées sur l'OCR et l'IA.
Associez les factures aux bons de commande et aux entrées de marchandises.
Acheminez les factures vers les bonnes approbations.
Payez automatiquement les fournisseurs en fonction de règles configurées.

L'automatisation permet aux équipes de comptes fournisseurs de se concentrer sur des tâches cruciales telles que l'analyse des habitudes de dépenses, les relations avec les fournisseurs, la conformité et la négociation des tarifs. Cela augmente l'efficacité et la productivité.

Raisons d'adopter l'imagerie et l'automatisation des factures dans votre flux de travail AP

Les entreprises ont grandement bénéficié des dernières innovations en matière de technologie d'imagerie des factures. Il a rendu l'extraction de données plus simple et plus productive que jamais, à tel point que l'automatisation des factures devient la norme pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs workflows AP.

Pour les fournisseurs, cela signifie des paiements plus rapides et un risque réduit d'erreurs de facturation. Les workflows d'acheminement et d'approbation automatisés éliminent le besoin de suivre les paiements ou de gérer les transactions retardées, ce qui renforce la confiance et réduit les litiges liés aux paiements.

Ces avantages ne se limitent pas aux seuls fournisseurs. Votre équipe AP bénéficie d'une saisie de données automatisée et de tâches AP simples, ce qui libère un temps précieux pour se concentrer sur des tâches stratégiques, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs, une meilleure gestion de la trésorerie et une négociation plus efficace des conditions de paiement.

En savoir plus sur la façon dont l'automatisation de l'imagerie des factures aide les équipes AP et les fournisseurs :

1. Prévenir la fraude

Étant donné que chaque facture passe 2 voies, 3 voies ou 4 voies rapprochement des bons de commande et des reçus de vente avec les factures (facilité par la technologie OCR), les vendeurs frauduleux ne pourront pas profiter de votre entreprise. Il empêche également le traitement des paiements frauduleux, y compris ceux résultant d'une saisie de données incorrecte, d'une fausse facturation ou de chèques frauduleux.

Mise en œuvre de l'automatisation basée sur l'IA dans la correspondance des bons de commande

De plus, des approbations de factures automatisées et une piste d'audit pour l'équipe comptable et les auditeurs peuvent être configurées pour ajouter une autre couche de protection contre les activités frauduleuses.

2. Réduire les erreurs humaines

La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, entraînant des paiements incorrects, des pénalités et des relations tendues avec les fournisseurs. Grâce à l'imagerie et à l'automatisation des factures, ces erreurs sont considérablement réduites car le logiciel capture et traite avec précision les données de facturation.

Réduisez les erreurs humaines grâce à l'imagerie des factures

Cela garantit également qu'aucune facture n'est perdue ou oubliée, ce qui améliore encore la fiabilité et l'efficacité de votre processus AP. Vous pouvez estimer correctement votre trésorerie et prendre les mesures nécessaires pour maintenir un solde de trésorerie sain.

3. Assurez la conformité

Les audits deviennent moins intimidants car toute la documentation nécessaire est facilement disponible, accessible dans un emplacement central et traçable. De plus, les intégrations avec le système ERP garantissent que toutes les transactions sont enregistrées et suivies en temps réel.

Les processus d'examen et d'approbation garantissent que chaque facture est vérifiée conformément aux politiques de l'entreprise et aux réglementations. De plus, vous pouvez configurer des règles et réglementations fiscales dans le logiciel pour calculer et appliquer automatiquement les taux d'imposition corrects aux factures, en garantissant le respect des lois fiscales locales et internationales.

4. Maintenir de meilleures relations avec les fournisseurs

Les vendeurs apprécient les réponses rapides et les paiements précis. Et le traitement automatisé des factures garantit que toutes les factures sont payées à temps. De plus, comme le système les tient au courant grâce à des notifications automatisées, ils se sentent plus en sécurité quant à leurs transactions avec votre entreprise, ce qui réduit le besoin de suivi.

Ce niveau de transparence peut conduire à une meilleure négociation des conditions, des remises et peut-être même des offres exclusives. Cela facilite également la résolution des différends ou des problèmes qui peuvent survenir, ce qui conduit à des relations plus solides et plus collaboratives.

5. Mieux surveiller les performances des fournisseurs

Avec toutes les informations des fournisseurs centralisées, la surveillance de leurs performances et la prise de décisions basées sur les données deviennent plus faciles à gérer. Les retards inattendus dans le réapprovisionnement des stocks peuvent être évités car le système peut prévoir et notifier lorsqu'un réapprovisionnement est nécessaire en fonction des données historiques du fournisseur.

Ce niveau de prévoyance assure non seulement une chaîne d'approvisionnement fluide, mais réduit également le risque de surstockage ou de sous-stockage, optimisant ainsi la gestion des stocks.

6. Améliorer le moral et la productivité de l'équipe AP

Imaginez dire à un membre de l'équipe AP qu'il n'aura pas à chasser ses collègues ou coéquipiers d'autres départements pour obtenir des approbations. Ou qu'ils n'auront plus jamais à traiter manuellement les factures. C'est précisément ce que l'imagerie et l'automatisation des factures peuvent offrir.

L'élimination des tâches fastidieuses et répétitives peut augmenter la satisfaction au travail et des niveaux de productivité plus élevés. De plus, grâce au traitement rapide et précis des factures, l'équipe peut éviter le stress des rushes de dernière minute et parvenir à un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

7. Amélioration des prévisions financières

Avec des mises à jour en temps réel sur les paiements de factures, les équipes AP peuvent obtenir une image claire des flux de trésorerie de l'entreprise. Cela permet d'améliorer les prévisions et la planification financières. Par exemple, savoir quand un paiement important est dû peut aider à ajuster le budget et à éviter tout problème potentiel de trésorerie.

8. Améliorer la rentabilité

En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent réduire considérablement le coût de traitement de chaque facture. Ceci, associé au fait de profiter des remises pour paiement anticipé et d'éviter les amendes pour retard de paiement ou les pénalités liées à la conformité, peut entraîner une amélioration notable des résultats de l'entreprise.

En outre, la capacité à prévoir avec précision les flux de trésorerie et le budget peut également contribuer à une rentabilité accrue. En comprenant clairement la situation financière de l'entreprise, de meilleures décisions peuvent être prises qui peuvent affecter positivement la rentabilité de l'entreprise.

L'automatisation de l'imagerie des factures améliore l'efficacité des comptes fournisseurs

L'automatisation de l'imagerie et du traitement des factures a changé la donne pour nos clients, entraînant des économies de temps et d'argent considérables.

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Entrepreneur en assainissement de l'environnement à service complet basé dans le Maryland, Services ACM, est un excellent exemple de cette transformation. Ils ont intégré la solution Nanonets OCR dans leurs opérations, et les résultats ont été brillants : une énorme réduction de 90 % de leur temps de traitement des factures.

Ce qui était autrefois une corvée hebdomadaire de 20 heures s'est transformé en une tâche qui pouvait être terminée en une seule journée. Non seulement cela a accéléré le processus d'extraction des factures, mais cela a également conduit à un environnement de travail plus agréable. Le coût de traitement des factures a chuté pour ACM Services. De plus, en réglant leurs factures rapidement, ils ont pu bénéficier de remises pour paiement anticipé auprès de leurs fournisseurs.

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Ascension des propriétés, une société de gestion immobilière basée au Royaume-Uni, a pu économiser 80 % sur les coûts de traitement des factures après avoir mis en place un système automatisé d'imagerie des factures. Ils avaient 5 employés à temps plein dédiés au traitement manuel des factures. Après l'automatisation, ils n'en avaient besoin que d'un seul, libérant ainsi le reste de l'équipe pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Réflexions finales

Si vous envisagez de mettre en place un système automatisé d'imagerie des factures, il est essentiel de choisir une solution qui réponde aux besoins de votre entreprise. Recherchez un système qui offre un suivi en temps réel, une intégration avec votre système ERP et des workflows d'approbation personnalisables.

N'oubliez pas que l'objectif est de rationaliser votre processus AP, de réduire les tâches manuelles et d'améliorer vos résultats. Avec la bonne solution, vous pouvez atteindre ces objectifs et bien plus encore.

Vérifier Solution d'automatisation OCR et AP Nanonets pour un moyen complet, facile à utiliser et efficace d'automatiser votre processus d'imagerie des factures. Grâce à notre technologie d'intelligence artificielle avancée, vous pouvez réduire considérablement le temps de traitement des factures, améliorer la précision et améliorer la productivité de votre équipe.