Le décaissement et le remboursement diffèrent dans leur processus de règlement du paiement. Le décaissement fait référence au versement de fonds, souvent associés à des dépenses professionnelles, des prêts ou des salaires. Cela implique la distribution d'argent à des fins spécifiques, telles que les coûts opérationnels ou le financement de projets.
Le remboursement est le remboursement des dépenses que tout agent paie au nom de l'entreprise. Cela se produit lorsqu’un individu ou une entité a déjà dépensé de l’argent et demande une compensation pour ces coûts. Bien que le décaissement implique l’allocation initiale des fonds, le remboursement intervient après coup et dépend de la présentation de dépenses valides.
Un remboursement est un remboursement du débours initial effectué par une autre partie. La principale différence ici est que la partie qui effectue le paiement le fait au nom de l'entreprise. Par exemple, un employé demandant un remboursement pour avoir payé la facture d’un travail indépendant est un remboursement.
Les deux diffèrent en termes de conformité réglementaire et de maintien des flux de trésorerie. En ce qui concerne la conformité, diverses industries et organisations sont soumises à des règles et réglementations spécifiques régissant la manière dont les fonds sont distribués et remboursés. Par exemple la TVA, aux États-Unis, seuls les remboursements sont soumis au traitement TVA et au respect de la réglementation fiscale. Cette distinction est cruciale pour que les entreprises puissent gérer efficacement les implications fiscales.
Savoir quand décaisser les fonds et quand demander un remboursement permet une planification stratégique, évitant ainsi les complications en matière de conformité. En alignant les dépenses sur les délais de remboursement, vous pouvez optimiser l’utilisation des fonds disponibles, évitant ainsi une pression inutile sur vos ressources financières.
Comprendre les nuances entre ces deux mécanismes financiers est crucial pour une gestion financière efficace, car ils répondent à des objectifs différents dans le spectre plus large des transactions financières. Que ce soit dans un contexte professionnel ou financier personnel, la clarté sur le moment de débourser les fonds et le moment de demander un remboursement contribue à une prise de décision financière judicieuse.
Qu’est-ce qu’un décaissement ?
Un décaissement fait référence au paiement ou à la distribution d'argent ou de fonds d'une source aux destinataires. Cela implique généralement de débloquer des fonds à des fins spécifiques, telles que payer des factures, effectuer des paiements à des fournisseurs, régler des prêts ou décaisser les salaires des employés. Les décaissements peuvent avoir lieu dans divers contextes, notamment les finances personnelles, les opérations commerciales, les dépenses publiques et les institutions financières telles que les banques et les sociétés d'investissement.
Les décaissements sont étroitement surveillés dans les contextes commerciaux et financiers pour garantir que les fonds sont alloués conformément aux obligations budgétaires ou contractuelles. Une tenue de registres et un suivi adéquats des décaissements sont essentiels à la gestion financière, à la responsabilité et au respect des réglementations et obligations financières.
Exemples de décaissement :
- Paie
- Paiement de l'impôt
- Paiements du fournisseur
- Paiements de factures de services publics
- Réservations de voyages
- Paiements de dividendes
- Paiements des outils logiciels
Qu'est-ce qu'un remboursement ?
Le remboursement consiste à indemniser des personnes ou des entités pour des dépenses déjà engagées. Il s’agit du remboursement de frais préalablement payés de leur poche. Ce processus fait généralement suite à un premier décaissement de fonds. Dans divers scénarios, des particuliers ou des entreprises demandent le remboursement de dépenses spécifiques, telles que les frais de déplacement, les achats professionnels ou les dépenses des employés.
Des politiques et procédures spécifiques au sein des opérations commerciales régissent souvent les processus de remboursement. Ces lignes directrices précisent quelles dépenses sont éligibles au remboursement et les documents nécessaires, comme les reçus ou les factures, pour étayer ces réclamations. Le but du remboursement est d’assurer une compensation équitable pour les coûts légitimes, conforme aux objectifs ou aux politiques de l’organisation.
Tout comme les décaissements, une bonne tenue des registres et le respect des politiques de remboursement sont essentiels à la gestion financière et à la conformité réglementaire. Cette approche permet aux entreprises de contrôler leurs dépenses, de tenir des registres financiers précis et de remplir leurs obligations envers les employés ou les parties prenantes.
Exemples de remboursement :
- Frais de voyage
- Remboursement des repas
- Frais de transport
- Remboursement des frais de bureau à domicile
- Remboursement des frais de déménagement
Traitement fiscal des décaissements et des remboursements
L'entreprise principale achète des biens d'une valeur de 500 USD + 8 % de TVA. Au lieu de payer directement le fournisseur, ils demandent à un agent de payer en leur nom. L'agent paie au fournisseur 540 USD (TVA incluse) mais ne facture rien pour ce service. La facture du fournisseur est adressée à la société principale.
Désormais, le fournisseur facture à la société principale un montant total de 540 USD, TVA incluse. Toutefois, étant donné que l'agent paie et ne fournit pas de biens ou de services, cette facture n'est pas soumise à la TVA. C’est considéré comme un débours.
L'entreprise principale, étant l'acheteur effectif des marchandises, est celle qui peut réclamer la TVA. Ils le feront via leur déclaration de TVA soumise à la fin de la période de TVA correspondante. Essentiellement, l'agent facilite le paiement et la société principale récupère la TVA payée sur les marchandises.
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