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Le domaine de la santé connaît une période de profonds changements. Heureusement, une grande partie de ces changements améliorent le processus pour les patients et les travailleurs de la santé. Cependant, grâce à ces changements, les patients s’attendent désormais à l’automatisation, à la numérisation et à une assistance instantanée en raison du rythme rapide auquel la technologie progresse et que les gadgets intelligents deviennent de plus en plus largement disponibles.
Les patients d'aujourd'hui ne souhaitent pas avoir des responsabilités qui leur prennent trop de temps. Conséquence directe de cette évolution, le secteur de la santé se concentre sur l’amélioration de l’expérience du patient.
Selon recherche sur la satisfaction des patients Selon le Altarum Institute Center for Consumer Choice in Health Care, les médecins estimaient que 76 % de leurs patients étaient satisfaits de leurs soins. Pourtant, seuls 39 % des patients étaient satisfaits de leur traitement.
Il existe souvent un fossé entre le patient et le praticien, ce qui peut affecter votre pratique. L’un des aspects les plus importants est la première impression que vous donnez, y compris le processus d’intégration que vous suivez avec les nouveaux patients.
Cet article examinera de près le flux de travail d'intégration des nouveaux patients, qui est un élément essentiel pour produire l'expérience patient exceptionnelle que les professionnels de la santé cherchent à obtenir.
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Qu’est-ce que l’intégration des patients ?
L'enregistrement de nouveaux patients et leur offre une orientation dans votre établissement de santé sont appelés « intégration des patients ». Le processus d’intégration des patients passe souvent inaperçu dans les cabinets médicaux. Cependant, perfectionner ce processus peut afficher des résultats immédiats dans les scores de satisfaction des patients.
Les patients peuvent avoir une première impression moins que favorable du cabinet si le processus d'intégration d'un nouveau patient est difficile à comprendre, nécessite trop de temps ou s'appuie sur des méthodes démodées telles que remplir des pages et des pages de papier. formes. Cependant, prendre des mesures pour accélérer le processus d’intégration donne aux patients potentiels l’impression que votre établissement fournit des soins non seulement rapides et pratiques, mais également personnels.
L’intégration de nouveaux patients peut être stressante et nécessiter beaucoup de temps et d’efforts. Tu peux réduire le stress, le temps et les efforts d'intégrer de nouveaux patients sans sacrifier la satisfaction des patients grâce à une procédure d'intégration sans papier.
Pour garantir que vos patients démarrent du bon pied, vous devez établir un flux de travail numérique efficace composé des quatre éléments essentiels suivants :
- Intégration efficace et efficiente des patients
- Sécurité des données
- Commentaires des patients
- Stockage et routage des données
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Les avantages de l’intégration sans papier des patients
La documentation a toujours joué un rôle important dans le secteur de la santé. Les cliniciens ont besoin que les patients remplissent les documents d'admission, signent des accords de consentement et accèdent à leurs informations, entre autres exigences.
Une solution d’intégration des patients sans papier qui vous connecte entièrement à vos systèmes existants est désormais une nécessité. Alors que les soins à distance deviennent une exigence absolue pour les prestataires du monde entier, l’intégration sans papier des patients constitue une solution efficace pour promouvoir les soins à distance.
Voici donc quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre en mettant en œuvre l’intégration sans papier des patients :
- Documentation sans contact : L'intégration sans papier des patients vous permet de réduire les restrictions de temps imposées par l'admission des patients et les accords tout en offrant simultanément une expérience sans contact sûre et sécurisée pour les patients et les services internes.
- Bases de connaissances accessibles et consultables : L'intégration sans papier des patients vous permet de rationaliser la collecte de données et la tenue des dossiers. Vous pouvez utiliser des référentiels de contenu centralisés qui sont librement accessibles et consultables par tous les services nécessaires. Cela permet à votre personnel de travailler plus efficacement, en laissant plus de temps pour soigner les patients tout en réduisant les risques d'erreurs de saisie de données.
- Suivi des données: L'intégration sans papier des patients vous permet également de gérer et de mettre à jour les accords en connectant les documents signés à votre logiciel de gestion de contenu. Ce processus ouvre la voie à un suivi et à une gestion des changements sans papier.
- Accessibilité à distance: Vous pouvez rationaliser davantage les enregistrements sans contact à l'aide d'une solution d'intégration des patients sans papier, offrant à vos patients une expérience plus facile dans votre cabinet. Cette solution permet aux patients de prendre rendez-vous et de se connecter depuis n'importe quel endroit.
Vous souhaitez automatiser les tâches manuelles répétitives ? Consultez notre logiciel de traitement de documents basé sur le flux de travail Nanonets. Extrayez les données des factures, des cartes d'identité ou de tout document sur pilote automatique !
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Meilleures pratiques pour une intégration efficace des patients
Chaque étape du parcours du patient doit être centrée sur le patient. Garder l'attention sur le patient lui donne un sentiment de valeur et d'importance tout en étant traité dans votre cabinet. Grâce aux processus de santé numériques, les prestataires de soins de santé peuvent étendre leurs capacités et rencontrer leurs patients n'importe où pour une expérience plus pratique.
Les patients peuvent utiliser leurs appareils préférés pour partager des données sur leurs antécédents médicaux, signer des documents critiques et gérer des rendez-vous. Ce processus utilise la collecte de données en ligne, la production de documents et la collecte de signatures électroniques pour une transaction entièrement sécurisée. Les flux de travail numériques réduisent le besoin de procédures et de processus fastidieux et obsolètes, sujets aux erreurs humaines.
Par conséquent, les recommandations suivantes amélioreront votre processus d’intégration de nouveaux patients et vous aideront à établir une base solide pour vos relations avec les nouveaux patients.
Fournir un accès en ligne aux formulaires des patients
L’utilisation de formulaires papier dans les professions médicales est l’une des pratiques les plus inefficaces. Les patients sont généralement déjà pressés par le temps et beaucoup sont malades. Les formulaires sont la dernière chose qu’ils veulent gérer lorsqu’ils sont assis dans une salle d’attente très fréquentée.
Le désordre du papier n’est pas seulement un problème pour les patients. Presque un tiers des médecins ont déclaré consacrer au moins 20 heures par semaine à s'occuper de la paperasse et d'autres activités administratives.
Passer aux formulaires d'admission des patients en ligne est la première étape vers la rationalisation de votre processus d'intégration des patients. Les nouveaux patients sont invités à remplir ces formulaires pour fournir leurs antécédents médicaux, leurs coordonnées et d'autres informations pertinentes. Le consentement éclairé des patients peut être obtenu au moyen de signatures électroniques, que vous pouvez utiliser pour intégrer les termes et conditions. Les patients peuvent remplir tous les documents nécessaires avant d'arriver à votre clinique, réduisant ainsi le risque de se sentir pressés une fois sur place.
De plus, votre personnel peut consacrer plus de temps aux travaux stratégiques et moins de temps à la saisie fastidieuse des données grâce à ces systèmes, qui ne nécessitent pas d'administration manuelle.
Maintenez la confidentialité et la sécurité de vos données
L'intégration de formulaires en ligne et d'informations de santé protégées (PHI) pour les nouveaux patients est impossible sans faire référence au Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (HIPAA). Vous devez mettre en place certaines précautions pour maintenir l’intégrité et la confidentialité des informations de santé protégées.
La protection des données sensibles sur la santé des patients collectées via les formulaires d’admission en ligne est essentielle à l’intégration sans papier des patients. Cela réduit le risque de faille de sécurité et facilite l’acquisition et le maintien de la confiance des patients.
En plus d'utiliser des formulaires conformes à la HIPAA, les mesures de sécurité supplémentaires suivantes peuvent contribuer à garantir la conformité et la confidentialité pendant le processus d'intégration :
- Contrôle d'Accès : En mettant en œuvre des contrôles d'accès, vous pouvez surveiller attentivement qui a accès aux données collectées. Pour protéger les données des patients et du cabinet, vous pouvez établir des autorisations d'utilisateur individuelles en fonction des responsabilités.
- Audit et journalisation : Vous devez vous attendre à conserver les journaux d'audit pendant au moins six ans et à suivre l'activité des utilisateurs dans vos comptes, ce qui peut aider à découvrir toute violation de données potentielle ou problème concernant la sécurité des données.
- Cryptage des données: Le cryptage protège les données des patients en les chiffrant avec une clé qui ne peut être décodée que par une personne ayant accès à la clé de cryptage. Même si des pirates informatiques accèdent aux fichiers, leurs informations seront inaccessibles sans clé de décryptage.
- Délais d'inactivité : En paramétrant les sessions utilisateur pour qu'elles expirent après une durée d'inactivité prédéterminée, vous pouvez réduire la possibilité que les données du patient ou du cabinet soient accessibles sur un appareil inactif.
Une étape cruciale de votre procédure d’intégration sans papier des patients consiste à stocker et à acheminer en toute sécurité les ePHI que vous obtenez auprès des patients. Vos flux de travail peuvent être considérablement rationalisés et la précision de vos données peut augmenter en automatisant ces tâches.
- Stockage de données: Une tonne d’informations, notamment des détails d’identification de base, des antécédents médicaux et une preuve d’assurance, sont fréquemment demandées aux nouveaux patients. Vous pouvez stocker les données immédiatement dans une base de données sécurisée si vous collectez ces informations à l'aide de formulaires en ligne. Lorsqu'un patient clique sur Soumettre, les informations sur ce patient entrent dans la base de données requise, où les utilisateurs autorisés peuvent y accéder pour vérifier l'assurance ou élaborer des plans de traitement.
- Routage des données : Le flux des patients peut s'améliorer en utilisant des méthodes sécurisées pour fournir automatiquement des ePHI afin de remplir des formulaires cruciaux ou de créer des dossiers. Étant donné que les données n’ont pas besoin d’être déplacées manuellement du point A au point B, cela peut également réduire les erreurs de données. Il existe plusieurs manières d'implémenter le routage des données :
- Courriel : Lorsque les données sont soumises, un simple message électronique est envoyé aux membres du personnel les informant que de nouvelles données ont été ajoutées à la base de données. Vous pouvez inclure un lien vers les données de soumission stockées dans la base de données dans ces e-mails. Un autre choix consiste à utiliser le courrier électronique SMTP, qui présente l'avantage d'envoyer des courriers électroniques sur un serveur privé, ce qui permet d'inclure les données de soumission directement dans le courrier électronique.
- Systèmes tiers : Les données de soumission peuvent être transmises à des applications tierces via des intégrations, des API et des webhooks si les connexions sont conformes à la norme HIPAA. Pour générer et mettre à jour les dossiers des patients, vous pouvez utiliser une interface CRM, telle que Salesforce, pour transmettre les ePHI d'un formulaire en ligne au CRM.
- Collecte de signatures électroniques : Les données soumises peuvent également être utilisées pour remplir des documents importants et les transmettre pour signature électronique. Vous pouvez vous charger de signer n’importe quel formulaire sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile. De plus, vous pouvez configurer le système de manière à ce que des rappels soient émis pour encourager la rapidité.
Demandez aux patients leurs opinions et leurs commentaires
Dès que les informations sur le patient sont obtenues par voie électronique et que le médecin concerné a vu le patient, il est temps de savoir dans quelle mesure il a été satisfait de l'ensemble de son expérience.
Cette fonctionnalité peut être réalisée plus efficacement en envoyant une enquête de satisfaction à tous les nouveaux patients, leur demandant d'évaluer leur expérience globale, y compris le processus d'intégration.
Recherchez les tendances qui pourraient vous aider à améliorer l’expérience globale. Ainsi, vous pouvez vous assurer que vous faites tout votre possible pour offrir à vos patients une visite fluide et de qualité.
Une procédure d'intégration rapide et pratique est cruciale car c'est la première impression que le patient aura de votre établissement médical. Une approche pour accélérer le processus consiste à utiliser des formulaires sans papier sûrs et sécurisés. Les patients peuvent soumettre leurs données à l’heure et à l’endroit de leur choix, et ils peuvent le faire en toute confiance, sachant que leurs données sont sûres et sécurisées.
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Conclusion
De nos jours, le temps est la denrée la plus précieuse qui soit. Ainsi, mettre en œuvre d’anciens processus d’intégration traditionnels au lieu de processus sans papier est contre-productif et constitue un gaspillage pour toutes les parties.
Créez une procédure d'intégration des patients sans papier comme première étape de votre plan visant à améliorer l'expérience globale des patients dans votre établissement de santé. Parce que les soins de santé peuvent être personnels et invasifs, il est essentiel de mettre les individus au repos et de réduire leur fardeau dès le début de leur expérience.
En fin de compte, la mise en œuvre de flux de travail de soins de santé en ligne fera gagner du temps à votre back-office, rationalisera l'expérience du patient et préservera les informations critiques sur la santé des patients.
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