Une facture sert de document pour détailler les marchandises livrées ou les services rendus par un vendeur à un acheteur. Au-delà d’un simple journal, une facture contient une multitude d’informations, notamment les conditions de paiement, les accords juridiques, etc. Les factures constituent un document clé pour toute entreprise et contribuent à se protéger contre les difficultés d’audit et juridiques. Dans le même temps, lorsqu’elle est collectée dans le cadre d’une stratégie globale de gestion des données, une facturation efficace et bien développée soutient l’analyse des données qui contribuent à la prise de décision stratégique.
Qu'est-ce qu'une facture?
Une facture est comme le reçu que vous recevez après avoir fait vos courses ou changé votre huile, mais dans un ordre différent – et beaucoup plus complexe. Alors que vous recevez un reçu d’épicerie après le paiement, vous enverrez ou recevrez une facture avant de payer la facture ou d’être payé. Tout comme les reçus, les factures enregistrent également une transaction financière entre un acheteur et un vendeur.
Alors, qu’est-ce qu’une facture et en quoi diffère-t-elle d’un reçu ? Une facture fait tout ce qui précède mais propose également :
- Protection juridique stricte lorsque cela est fait correctement.
- Points de données utiles pour aider à éclairer une stratégie d’analyse plus large.
- Un moyen de vérifier votre entreprise en cas d'audit.
- Facilitation de la déclaration fiscale.
- Conditions générales détaillant la méthodologie de paiement.
- Bien plus encore, selon la situation de votre entreprise.
En fin de compte – une facture est un journal de transactions officiel et légalement étayé entre un acheteur et un vendeur avec des détails exhaustifs qui garantissent une compréhension commune entre les deux parties, une position juridique en cas de litige, et sert de documentation pour soutenir les efforts d'analyse, protéger contre de mauvais résultats d'audit et un temps d'imposition maximum plus simple.
Quels sont les types de factures ?
Lorsque vous gérez, envoyez ou recevez des factures, elles sont généralement de l'un des quatre types suivants :
- Facture de vente: Le type le plus courant, une facture de vente, est généralement ce à quoi vous pensez lorsque vous entendez ce terme. Contrairement à un reçu de vente, une facture de vente comprend des informations détaillées sur les deux parties, des informations sur les prix, des informations de paiement, etc. De plus, une fois l’argent changé de mains et la facture signée, le document sert d’outil juridique en cas de litige.
- Facture pro forma: Une facture pro forma est essentiellement comme une facture de vente préliminaire : elle propose à l'acheteur une date de livraison estimée et un devis avant de procéder aux travaux ou d'envoyer l'article. Une facture pro forma permet à l'acheteur de se poser des questions et de comprendre les coûts avant de s'engager.
- Facture récurrente : Si vous êtes dans une relation acheteur/vendeur continue avec des biens livrés ou des services rendus sur une base périodique mais continue, générer et approuver manuellement une facture à chaque fois est un gaspillage. Au lieu de cela, vous utiliserez probablement une facture récurrente. Ce type de facture est envoyé avant les livrables du cycle suivant (c'est-à-dire mensuellement, trimestriellement ou annuellement) et doit être payé avant l'exécution de la transaction. C'est un peu comme un abonnement vidéo en streaming – si vous recevez une facture par courrier pour Netflix le 31 décembrest pour ton 15 janvierth renouvellement mensuel mais ne payez pas, vous perdez l’accès.
- Facture de feuille de temps : Si vous travaillez avec une entreprise de services, comme des consultants ou des services de comptabilité externalisés, votre fournisseur enregistrera le temps de ses employés tout au long de chaque période et consolidera le total sur une facture de feuille de temps. Cette facture comprendra le taux horaire par employé, le nombre total d'heures travaillées, les tâches sur lesquelles les employés ont travaillé (une brève note de référence suffit généralement) et les frais administratifs que vous avez acceptés dans le contrat.
Les autres types de factures en comptabilité comprennent :
- Facture en retard
- Facture consolidée
- Acomptes et factures intermédiaires
- Notes de crédit et de débit
- Facture commerciale (utilisée dans les transactions transfrontalières pour les douanes)
À quoi ressemble une facture ?
De nombreux modèles de factures sont disponibles et ils sont tous personnalisables en fonction de vos besoins uniques. Voici un exemple de ce à quoi ressemblent généralement les factures : elles détaillent la date, les parties à la transaction, les biens/services rendus, les informations de paiement et tout détail supplémentaire requis.
Quel est le but d’une facture ?
À la base, une facture remplit toutes les fonctions standard d’un reçu mais offre des avantages supplémentaires aux acheteurs et aux vendeurs.
Gestion des documents et des dossiers
Lorsque vous exécutez des transactions en tant qu’entreprise, vous êtes légalement tenu de tenir une comptabilité stricte pour tous les achats et ventes. Une facturation efficace signifie que vous êtes protégé contre les audits ou les poursuites judiciaires, et une gestion de qualité des dossiers simplifie considérablement la déclaration de revenus chaque année.
Non seulement la facturation fait partie conditions gestion des dossiers, mais garder le contrôle de votre documentation est un signe de santé globale de l’entreprise. Si vous ne pouvez pas faire les petites choses correctement, vous ne ferez jamais les grandes choses correctement – et la facturation est l’une de ces petites choses qui représentent l’efficacité globale de votre organisation.
Suivi des paiements et analyse des données
Une fonction essentielle de rapprochement des comptes inclut la gestion des factures – sans facturation, vous ne pourrez pas faire correspondre efficacement les transactions entre les bons de commande et la confirmation de réception des marchandises. La facture est également la troisième étape du rapprochement à trois et une fonction essentielle des pratiques comptables telles que rapprochement de factures.
Dans le même temps, si vous jonglez avec de nombreux fournisseurs, vous devrez garder un œil sur les sorties de fonds et combien vous devez à qui. Une facturation bien organisée contribue à maintenir l’équilibre dans votre environnement de paiement, vous garantissant ainsi une relation de qualité entre votre entreprise et vos fournisseurs.
Si vous avez développé une profondeur de facturation suffisante, la documentation peut également servir d'information efficace pour l'analyse des données, en particulier si vous êtes du côté du fournisseur. La facturation aide à déterminer les tendances d’achat, les cycles économiques et bien plus encore pour vous aider à éclairer votre stratégie marketing. Du côté des achats, une analyse efficace des factures permet également de réduire les coûts et d’identifier les gaspillages ou les inefficacités.
Protection légale
Si des factures efficaces contribuent à vous protéger contre les problèmes d’audit ou de fiscalité, elles constituent également un outil dans votre arsenal juridique. Étant donné que les factures signées font partie des accords et des procédures contractuelles, vous pouvez utiliser la facturation pour vous assurer que vous payez le prix convenu pour des biens ou des services ou que vous êtes payé correctement en tant que fournisseur. Cela peut vous protéger contre des poursuites frivoles ou servir de pièce à conviction si vous êtes contraint de recourir au système judiciaire pour exiger un paiement.
Quels détails contient une facture ?
Si la forme peut varier selon les secteurs et les entreprises, ce n’est pas le cas de la fonction. Vous inclurez généralement la plupart, sinon la totalité, de ces détails essentiels :
- Numéro de facture pour classer et suivre efficacement les factures et les paiements dans toute votre entreprise.
- Date à laquelle les services ont été rendus ou les marchandises livrées (ou projections dans le cas d'une facture pro forma), ainsi que la date à laquelle la facture a été préparée et envoyée.
- Coordonnées de l'acheteur et du vendeur.
- Toutes les conditions générales applicables, c'est-à-dire le paiement aux conditions nettes 30, les éventuelles clauses de litige, etc.
- Des informations détaillées sur chaque bien livré ou service rendu ainsi que les prix pour cet article spécifique, que ce soit sous forme de prix unitaire ou facturé collectivement.
- Toutes taxes applicables.
- Total dû et informations sur la devise s'il s'agit d'un transaction internationale.
- Tout mémo, note ou message personnalisé supplémentaire adressé au destinataire.
Quand devez-vous envoyer des factures ?
Il n’y a pas de « meilleur moment » pour envoyer une facture, mais une bonne règle de base est la suivante : tôt et souvent. La communication est essentielle dans tous les aspects de la vie, mais particulièrement lorsqu'il s'agit de services B2B ou B2C qui ont de lourdes ramifications juridiques.
Même si votre entreprise spécifique a besoin de timing, il est recommandé d'envoyer une facture pro forma après avoir digéré les exigences du client pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde et envoyer la facture de vente rapidement dès la confirmation de réception ou lorsque les services sont entièrement rendus. La facturation a posteriori est appelée facturation à la livraison.
Si vous travaillez avec un nouveau client ou si le contrat est particulièrement important, vous souhaiterez peut-être également envoyer une facture préliminaire avant de commencer les travaux pour obtenir un acompte. C'est appelé facturation avancée. De même, si le contrat est long, une facture à mi-période ou une facture selon des étapes définies et prédéterminées peut vous aider à garantir que vous êtes tous les deux sur la bonne voie en ce qui concerne le temps et le budget facturés.
Factures et contrôles internes
Les factures sont un élément essentiel du rapprochement à trois et sont donc essentielles à un rapprochement efficace. contrôles internes des comptes créditeurs. Le suivi du flux de factures tout au long de son parcours vous permet de garantir que vous recevez les marchandises commandées en temps opportun en fonction du coût convenu, tout en vous protégeant contre la fraude des employés ou les dépenses non-conformistes.
Dans comptes à payer ou à recevoir, selon votre rôle d'acheteur ou de vendeur, la facture permet également de gérer votre compte de crédit puisqu'elle est reçue avant le paiement. Du point de vue des ventes, la facturation vous aide également à garder un œil sur vos niveaux de stocks ou vos besoins en personnel si vous êtes une entreprise de services.
Conclusion
La facturation n’est pas complexe en soi mais, en fonction de la taille et de l’envergure de votre entreprise, vous pouvez rapidement vous sentir dépassé par le fait de devoir jongler avec de nombreuses factures et de vous assurer que le paiement est envoyé (ou reçu) dans les délais et de manière correcte.
Aujourd’hui, la facturation connaît une évolution rapide à mesure que la numérisation et les transactions transfrontalières deviennent la norme. Une multitude de AP automatisé et de logiciel de facturation aide les utilisateurs à automatiser leur processus de facturation, y compris des modèles personnalisés pour transmettre rapidement les factures aux acheteurs et rationaliser les comptes fournisseurs et workflows d'approbation des factures lors de l'exécution du rapprochement des comptes ou processus d'approvisionnement.
Étant donné que les plateformes de facturation de nouvelle génération sont entièrement numériques, vous économiserez également de l’argent en réduisant les besoins en personnel et en permettant aux employés de se concentrer sur l’amélioration du positionnement de votre entreprise plutôt que de parcourir des tonnes de données manuelles. Si vous envoyez ou recevez des factures physiques, de nombreuses plateformes proposent également reconnaissance optique de caractères (OCR), une technologie qui remplit automatiquement le texte numérique et les informations numérisées à partir de documents physiques.
N’oubliez pas que faire correctement les petites choses est la base d’une gestion efficace – et garder un contrôle strict sur votre processus de facturation est l’une de ces victoires faciles qui préparent votre organisation au succès.
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