La gestion efficace des processus de comptes fournisseurs est cruciale pour toute organisation, car elle a un impact sur les flux de trésorerie, les relations avec les fournisseurs et les performances financières globales. Un aspect important des comptes créditeurs est le traitement des factures. Traditionnellement, le traitement manuel des factures était une tâche chronophage et gourmande en ressources, entraînant des coûts élevés de traitement d'une facture.
Cependant, avec l'avènement des technologies d'automatisation, les entreprises ont désormais la possibilité de rationaliser et d'optimiser leurs processus de comptes fournisseurs, réduisant considérablement le coût de traitement d'une facture.
Dans cet article, nous explorerons comment l'automatisation peut améliorer le coût par facture de vos comptes fournisseurs, vous permettant d'améliorer votre efficacité, de réduire les erreurs et de générer des économies.
Combien coûte le traitement d'une facture ?
Le coût de traitement d'une facture englobe divers facteurs, notamment la main-d'œuvre, la technologie, l'infrastructure, les rapprochements, etc.
Le traitement manuel des factures implique plusieurs points de contact manuels, tels que la saisie de données, la vérification, l'acheminement des approbations et le traitement des paiements. Ces tâches peuvent prendre du temps et être sujettes à des erreurs, entraînant des inefficacités et une augmentation des coûts.
Selon des études de l'industrie, le coût moyen du traitement manuel d'une facture peut varier de 5 à 20 dollars par facture, selon la taille de l'organisation et la complexité du processus.
Les coûts de traitement d'une facture peuvent être classés en coûts directs et indirects. Les coûts directs comprennent la main-d'œuvre, l'impression et l'envoi, ainsi que les coûts de stockage des factures physiques. Les coûts indirects englobent les coûts d'opportunité des retards de paiement, les éventuels frais de retard et l'impact sur les relations avec les fournisseurs.
De plus, le traitement manuel augmente le risque d'erreurs, entraînant des écarts de facturation, des litiges de paiement et des processus de rapprochement chronophages.
Il est important de noter que le coût moyen du traitement des factures peut varier considérablement en fonction des opérations existantes de l'organisation, du volume de factures et du niveau d'automatisation mis en œuvre.
En adoptant des technologies d'automatisation, les entreprises peuvent réduire considérablement ces coûts et parvenir à une fonction de comptes fournisseurs plus rationalisée et plus rentable.
Combien de temps le traitement des factures prend-il en moyenne ?
Le temps moyen nécessaire pour traiter une facture manuellement peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment la complexité de la facture, le nombre d'approbations requises et l'efficacité du processus existant.
Le traitement manuel des factures implique souvent des étapes chronophages, telles que la saisie de données, la vérification manuelle, le routage pour les approbations et le classement manuel.
Des études ont montré que le traitement manuel des factures peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines.
Les retards dans le traitement des factures peuvent avoir des conséquences négatives, notamment des retards de paiement, des remises pour paiement anticipé manquées, des relations tendues avec les fournisseurs et une augmentation des coûts opérationnels.
De plus, plus le traitement d'une facture est long, plus le risque d'erreurs et d'écarts est élevé, ce qui prolonge encore le processus de rapprochement.
Dans la section suivante, nous explorerons en détail les étapes impliquées dans le traitement des factures.
Que comprend le traitement des factures ?
Le traitement des factures est un flux de travail complet comprenant plusieurs étapes, depuis la réception d'une facture jusqu'au paiement final.
Comprendre les différentes composantes du traitement des factures est essentiel pour identifier les axes d'amélioration et mettre en œuvre efficacement l'automatisation.
Voici les étapes critiques impliquées dans le cycle de traitement des factures :
- Reçu de facture: Le processus commence par la réception d'une facture d'un vendeur ou d'un fournisseur. Cela peut se présenter sous différents formats, notamment des factures papier, des fichiers PDF ou des fichiers d'échange de données informatisé (EDI).
- Capture de facture: L'étape suivante consiste à saisir avec précision les données de la facture. Cela implique l'extraction d'informations pertinentes telles que le numéro de facture, les détails du fournisseur, la date de la facture, les détails des articles et les montants correspondants. La saisie manuelle des données peut prendre du temps et être source d'erreurs, entraînant des retards et des inexactitudes.
- Verification ET VALIDATION: Une fois les données de facturation saisies, leur exactitude doit être vérifiée et validées par rapport aux bons de commande, contrats ou autres pièces justificatives. Cette étape garantit que la facture est conforme aux conditions et quantités convenues.
- Approbation de facture: La facture passe généralement par un processus d'approbation après vérification. Cela implique d'acheminer la facture vers le personnel ou le service approprié pour examen et approbation en fonction de flux de travail et de niveaux d'autorisation prédéfinis. Les processus d'approbation manuels impliquent souvent des documents physiques ou des e-mails, ce qui entraîne des retards et des inefficacités.
- Gestion des exceptions : dans certains cas, les factures peuvent présenter des écarts ou nécessiter des actions supplémentaires, telles que la résolution des litiges de tarification, la clarification des problèmes de livraison ou la résolution des différences entre la facture et les pièces justificatives. La gestion des exceptions implique l'identification et la résolution de ces problèmes afin d'assurer un traitement précis des factures.
- Réconciliation: Une fois la facture approuvée, elle doit être rapprochée des registres financiers et des soldes des comptes correspondants. Cela garantit que la facture correspond aux montants enregistrés dans le système comptable et que toute anomalie est identifiée et résolue.
- Traitement des paiements: La dernière étape du cycle de traitement des factures est le paiement au vendeur ou au fournisseur. Cela peut impliquer la génération de fichiers de paiement, le lancement de transferts électroniques de fonds (TEF), l'émission de chèques ou l'utilisation d'autres méthodes de paiement.
Chaque étape du cycle de traitement des factures peut prendre beaucoup de temps et de ressources lorsqu'elle est effectuée manuellement. La mise en œuvre de l'automatisation dans ces domaines peut améliorer considérablement l'efficacité, la précision et le coût global par facture.
Qu'est-ce qui impacte le coût moyen de traitement d'une facture ?
Selon les estimations de l'IOFM, avec un faible volume de factures (<20,000 12.98), les organisations peuvent avoir un coût moyen de traitement d'une facture de 15.97 $ avec automatisation et de XNUMX $ sans automatisation.
Pour un volume de factures modéré (20,000 100,000 à 4.24 6.10), le coût moyen de traitement d'une facture est de 100,000 $ avec automatisation et de 3.18 $ sans automatisation. Pour un volume de factures élevé (> 3.62 XNUMX), le coût moyen de traitement d'une facture est de XNUMX $ avec automatisation et de XNUMX $ sans.
Ces différences peuvent représenter des flux de trésorerie importants, il est donc impératif d'identifier les opportunités d'économies de temps ou d'argent. L'automatisation peut aider à cet égard.
Comment réduire le coût moyen de traitement d'une facture ?
Plusieurs facteurs influencent le coût moyen de traitement d'une facture. Comprendre ces facteurs est crucial pour les organisations qui cherchent à optimiser leur traitement de facturation et à réduire le coût du traitement des factures. Les éléments suivants sont des domaines d'amélioration potentiels :
- Volume de facturation : Le nombre total de factures traitées au cours d'une période spécifique affecte le coût global. Des volumes de factures plus élevés entraînent généralement des coûts moyens par facture inférieurs en raison des économies d'échelle et de l'efficacité accrue des processus.
- Automation: Le niveau d'automatisation mis en œuvre dans le workflow de traitement des factures a un impact significatif sur les coûts. L'automatisation rationalise les tâches manuelles, réduit les erreurs et accélère le temps de traitement global, ce qui réduit les coûts par facture.
- Les coûts de main-d'œuvre: Le coût des ressources humaines impliquées dans le traitement des factures, y compris les salaires, les avantages sociaux et la formation du personnel, contribue au coût global par facture. Les organisations ayant des coûts de main-d'œuvre plus élevés auront des coûts moyens par facture plus élevés.
- Gestion des exceptions: Le traitement des exceptions de facturation, telles que les erreurs, les écarts ou les informations manquantes, augmente le coût de traitement. La résolution des exceptions nécessite des ressources, du temps et des efforts supplémentaires, ce qui peut augmenter le coût moyen par facture.
- Infrastructure technologique : L'efficacité et les capacités de l'infrastructure technologique, y compris les systèmes de gestion des factures, la numérisation de documents, les solutions de stockage et les outils d'extraction de données, ont un impact sur le coût par facture. La mise en œuvre de technologies robustes et intégrées peut optimiser le flux de travail de traitement et réduire les coûts.
En comprenant et en traitant ces facteurs, les organisations peuvent identifier les opportunités d'optimiser leurs processus de comptes fournisseurs et de réduire les coûts moyens de traitement d'une facture.
Cela améliore la performance financière et fournit des flux de trésorerie supplémentaires pour investir dans des initiatives stratégiques, conduisant à de meilleurs résultats commerciaux globaux. La section suivante examinera comment l'automatisation peut aider au traitement des factures.
Comment l'automatisation peut améliorer le traitement des factures et réduire les coûts
L'automatisation a changé la donne dans le traitement des factures, offrant des avantages significatifs aux organisations qui cherchent à rationaliser leurs opérations de comptes fournisseurs et à réduire leurs coûts.
Voici quelques moyens clés par lesquels l'automatisation peut améliorer le traitement des factures :
Traitement plus rapide
Le traitement manuel des factures peut prendre du temps et être sujet à des retards. L'automatisation accélère le workflow de traitement des factures en éliminant la saisie manuelle des données et en automatisant les tâches répétitives.
Les factures peuvent être saisies, validées et acheminées numériquement pour approbation avec une intervention humaine minimale, ce qui accélère les délais de traitement de la main-d'œuvre et de la gestion du volume. Cela permet de réduire le coût moyen de traitement d'une facture.
Amélioration de la précision
La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs, entraînant des écarts de paiement et des pertes financières potentielles.
L'automatisation s'appuie sur la technologie avancée de reconnaissance optique des caractères (OCR) et sur des algorithmes intelligents d'extraction de données pour capturer avec précision les données de facturation de différents formats.
Cela réduit les risques d'erreurs humaines et garantit l'exactitude des données tout au long du cycle de traitement, réduisant ainsi le temps et les ressources dépensés. Cela permet de réduire les coûts de traitement d'une facture.
Efficacité accrue
Avec l'automatisation, le traitement des factures devient plus efficace et rationalisé. Des outils intelligents d'automatisation des flux de travail peuvent automatiser les processus d'acheminement et d'approbation, garantissant que les factures parviennent rapidement aux bonnes parties prenantes.
Les notifications et les rappels automatisés minimisent les goulots d'étranglement, réduisent les temps de cycle de traitement et améliorent l'efficacité globale.
Réduction des coûts
L'avantage cumulatif significatif de l'automatisation est le potentiel de réduction du coût de traitement des factures.
Les organisations peuvent réaliser des économies importantes en éliminant la saisie manuelle des données, en réduisant les erreurs et en rationalisant les flux de travail.
L'automatisation réduit le besoin de personnel supplémentaire, minimise l'utilisation de papier et améliore l'efficacité des processus, ce qui entraîne finalement une baisse du coût par facture.
Conformité améliorée
L'automatisation du traitement des factures peut assurer la conformité aux politiques internes et aux exigences réglementaires.
Les règles de validation automatisées peuvent signaler les factures non conformes, garantissant ainsi le respect des conditions de paiement, des conditions contractuelles et des directives réglementaires. Cela aide à atténuer les risques et fournit un traitement précis et conforme.
Visibilité et analyse des données
Les solutions d'automatisation offrent une visibilité en temps réel sur les activités de traitement des factures. Les organisations peuvent générer des rapports et des analyses complets pour obtenir des informations sur les volumes de factures, les délais de traitement, les goulots d'étranglement et les mesures de performance.
Ces informations permettent une prise de décision éclairée, l'optimisation des processus, l'amélioration continue et l'efficacité de l'entreprise.
En exploitant la puissance de l'automatisation, les organisations peuvent transformer leurs opérations de traitement des factures. L'automatisation améliore la vitesse, la précision, l'efficacité et la rentabilité, améliorant considérablement la fonction globale des comptes fournisseurs.
Comment Nanonets automatise le traitement des factures
Nanonets est un fournisseur leader de solutions d'automatisation avancées pour révolutionner le traitement des factures.
Avec sa technologie de pointe et ses capacités intelligentes, Nanonets rationalise l'ensemble du flux de travail de traitement des factures, offrant une efficacité et une précision inégalées. Voici comment Nanonets automatise le traitement des factures.
Nanonets exploite la technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR) et des algorithmes d'apprentissage automatique pour extraire avec précision les données pertinentes des factures.
Il peut gérer divers formats de facture, y compris les documents numérisés, les PDF et les factures numériques.
Le système capture automatiquement les détails essentiels tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, les articles et les montants, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.
Validation et vérification automatisées
Les nanonets peuvent déployer des règles pour garantir l'exactitude et l'intégrité des données.
Il vérifie les factures en double, les informations manquantes et le respect des règles prédéfinies. Toute divergence ou anomalie est signalée pour examen, ce qui réduit le risque d'erreurs et d'activités frauduleuses.
Rationalisez l'ensemble du processus de workflow
Nanonets achemine automatiquement les factures vers les parties prenantes appropriées pour examen et approbation en fonction de règles et de flux de travail prédéfinis.
Le système envoie des notifications et des rappels, garantissant des actions rapides et réduisant les temps de cycle de traitement.
Les parties prenantes peuvent collaborer, communiquer et suivre l'état des factures au sein du système, améliorant ainsi la transparence, la rapidité et la responsabilité.
Intégrer avec les systèmes existants
Les nanonets peuvent intégrer des systèmes existants, tels que des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning), des systèmes comptables et d'autres applications, permettant un échange et une synchronisation fluides des données.
Cette intégration élimine le besoin de transfert manuel des données, réduisant les erreurs et améliorant l'efficacité du processus.
Les nanonets peuvent également gérer efficacement les exceptions ou les écarts dans les factures grâce à son interface intuitive.
Le système signale les écarts, tels que les écarts de prix ou les informations incomplètes, permettant aux utilisateurs de les résoudre rapidement. Ce processus simplifié de gestion des exceptions garantit un traitement précis et conforme des factures.
Offres Nanonets capacités complètes de reporting et d'analyse, fournissant des informations précieuses sur les performances de traitement des factures.
Les utilisateurs peuvent générer des rapports personnalisés, suivre les mesures clés et identifier les domaines à améliorer. Ces informations aident les organisations à optimiser les workflows de traitement des factures, à améliorer la productivité et à prendre des décisions basées sur les données.
Nanonets offre aux organisations une plateforme robuste et intelligente pour automatiser et optimiser leur traitement des factures, réduire le coût moyen de traitement d'une facture.
En tirant parti des technologies avancées, les nanonets réduisent considérablement les efforts manuels, améliorent la précision, améliorent l'efficacité et réduisent le coût par facture.
Les organisations peuvent ainsi bénéficier d'opérations rationalisées, de temps de traitement réduits et d'une productivité accrue, ce qui, en fin de compte, améliore la gestion financière et les résultats commerciaux.
Conclusion
Les Marché des logiciels de traitement de factures devrait passer de 22 milliards de dollars en 2022 à 25.3 milliards de dollars d'ici 2033, avec un TCAC de 18 %. Cela indique clairement le rôle croissant de l'automatisation dans le traitement des factures.
Le traitement des factures est crucial pour toute entreprise afin de gérer son processus de comptes fournisseurs et ses flux de trésorerie financiers. Le traitement manuel des factures demande beaucoup de temps, de main-d'œuvre et d'argent.
Pour réduire les coûts et rester compétitifs, les entreprises doivent automatiser le traitement des factures. Basé sur IOFM 2021 rapport sur l'avenir des comptes fournisseurs, il a été constaté que 51% des factures seront traitées uniquement par voie électronique.
L'automatisation élimine les tâches manuelles fastidieuses telles que la saisie de données et le rapprochement des factures, permettant aux équipes financières de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Grâce à la technologie OCR avancée de Nanonets, aux algorithmes d'apprentissage automatique et aux capacités d'intégration transparentes, les organisations disposent d'un outil puissant pour améliorer leurs processus de comptes fournisseurs.
En tirant parti des capacités d'automatisation de Nanonets, les entreprises peuvent débloquer de nouveaux niveaux d'efficacité, de précision et d'économies dans le traitement de leurs factures.
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