Les audits des comptes fournisseurs jouent un rôle crucial dans la santé financière des entreprises. Ils garantissent la conformité des rapports financiers et peuvent réduire les écarts et les inefficacités.
Cet article explique pourquoi les audits des comptes fournisseurs sont importants pour maintenir la santé financière et les étapes d'un processus d'audit AP. Nous verrons également comment l'automatisation aide à rationaliser la procédure d'audit AP.
Qu'est-ce qu'un audit AP ?
An comptes à payer L'audit est une évaluation approfondie des registres et des procédures des comptes créditeurs d'une entreprise. L'audit des comptes fournisseurs implique :
- Vérification de l'exactitude des enregistrements de transaction
- Respect des politiques internes et des réglementations externes, et
- La détection des opportunités d'amélioration.
En effectuant des procédures d'audit de routine des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent maintenir leur intégrité financière. Cela aide à réduire la probabilité d'erreurs, de fraude et de non-conformité aux réglementations.
Pourquoi les audits AP sont-ils importants ?
L'audit des comptes créditeurs est un aspect crucial du maintien de la santé financière d'une entreprise. À la base, un audit AP est un examen indépendant et méthodique des comptes créditeurs d'une organisation.
Pour garantir l'exactitude des dossiers des finances d'une entreprise
Un rapport d'audit AP bien préparé donne un aperçu des performances de l'organisation et met en évidence les domaines à améliorer. Pour garantir l'exactitude des états financiers, les auditeurs effectuent des procédures d'audit des comptes créditeurs.
Ces diligences consistent à vérifier si les opérations de l'exercice sont reprises dans les comptes de fin d'exercice. Cela comprend l'examen des factures, des bons de commande et d'autres documents pertinents pour vérifier que les transactions sont enregistrées dans la période comptable appropriée.
En effectuant ces tests, les auditeurs peuvent vérifier dans quelle mesure le système de contrôle interne de l'entreprise documente les transactions et respecte le calendrier de reporting.
Requis par la loi
Pour de nombreuses entreprises basées aux États-Unis, l'audit des comptes fournisseurs est obligatoire. La loi Sarbanes-Oxley de 2002 exige que la plupart des entreprises publiques se soumettent à un audit externe pour s'assurer que leurs registres sont conformes aux principes comptables généralement reconnus (GAAP). Cela aide à prévenir les scandales d'entreprise à grande échelle et favorise la transparence dans les rapports financiers.
Bien que les réglementations GAAP puissent varier d'un État à l'autre, les auditeurs examinent plusieurs aspects des comptes créditeurs d'une entreprise. Ils vérifient l'exhaustivité, l'exactitude, la validité, la conformité des dossiers et la divulgation appropriée pour s'assurer que les dossiers de l'organisation reflètent sa situation financière.
Les audits des comptes fournisseurs sont souvent considérés comme essentiels mais difficiles. Les audits AP peuvent révéler des erreurs, des fraudes ou d'autres problèmes susceptibles d'avoir des répercussions sur les employés.
Cependant, il n'y a pas lieu de craindre la procédure d'audit des comptes fournisseurs s'il n'y a rien à cacher. Ils sont comme des inspections de sécurité qui aident à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.
Que rechercher dans un audit AP ?
Les spécificités d'un audit AP dépendent de divers facteurs tels que la taille de l'entreprise, le secteur, l'emplacement et la profondeur prévue de l'audit. La procédure d'audit des comptes fournisseurs vise à signaler les transactions inhabituelles, à détecter les fraudes potentielles et à améliorer les processus commerciaux pour garantir la santé financière. Les auditeurs AP détiennent souvent des titres de compétences de l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE).
Généralement, un audit AP se concentre sur quatre domaines clés :
1. Complétude
La vérification de l'exhaustivité consiste à vérifier les soldes des comptes fournisseurs par rapport aux soldes du grand livre général. Cela permet de s'assurer qu'ils sont basés sur des écritures comptables, des bons de commande et des factures authentiques.
Il s'agit d'une étape critique dans le processus d'audit AP. Les auditeurs créent une piste d'audit qui relie les paiements aux dettes enregistrées. Il comprend les paiements électroniques. Il comprend également des enregistrements ouverts avec des documents sans correspondance.
2. Conformité
Un audit AP évalue si les processus de comptes fournisseurs d'une entreprise sont conformes aux pratiques GAAP. La conformité exige de suivre les procédures GAAP, ce qui comprend l'examen détaillé de la piste d'audit d'une entreprise au niveau de la transaction pour confirmer que les bonnes méthodes comptables sont utilisées.
Les auditeurs examinent un large éventail de documents financiers, tels que les états financiers et les bilans de fin de période. Ils vérifient également les flux de trésorerie et les états des résultats, en retraçant les écritures du grand livre général jusqu'à leurs origines.
3. Validité
Évaluer la validité signifie vérifier la légitimité des transactions AP. Cela implique souvent de contacter des fournisseurs et des vendeurs tiers pour des confirmations de transaction spécifiques.
Les auditeurs exercent généralement leur pouvoir discrétionnaire pour décider quels fournisseurs contacter. Cependant, ils contactent généralement des tiers fréquemment utilisés.
4. Précision
Assurer l'exactitude des documents financiers d'une entreprise est crucial. Un audit AP vise à confirmer la précision des pratiques des comptes fournisseurs. Au cours de cette étape, les auditeurs mettent en œuvre diverses procédures, notamment l'examen des procédures opérationnelles standard et le recalcul des factures et des paiements des fournisseurs.
Quelles sont les étapes clés d'une procédure d'audit AP ?
La procédure d'audit AP différera en fonction de la taille de l'entreprise, de l'industrie et de la profondeur prévue de l'audit. En règle générale, les étapes clés impliquées dans l'audit AP sont les suivantes.
Planification de l'audit des comptes fournisseurs
La première étape d'un audit des comptes fournisseurs est la phase de planification. L'entreprise est informée de l'audit à venir.
Une réunion suit pour discuter des procédures opérationnelles standard (SOP), de la portée et des objectifs de l'évaluation. Sur la base de cette discussion, l'auditeur élabore un plan pour l'audit lui-même.
Conduite du travail de terrain
Au cours de la phase de travail sur le terrain, l'auditeur passe plusieurs jours ou semaines à parcourir les dossiers financiers de l'entreprise. Ils utilisent un «test de coupure» pour s'assurer que les transactions sont enregistrées dans le bon laps de temps.
Les auditeurs examinent différents documents tels que les bilans, les registres de chèques, les bons de commande, les factures des fournisseurs et les grands livres. Ils vérifient tous ces enregistrements pour des détails tels que les transactions, les paiements et les dates afin de garantir l'exactitude et la fiabilité. Ces informations sont ensuite utilisées pour compléter le rapport final.
Préparation du rapport d'audit final
Une fois le travail sur le terrain terminé, l'auditeur consolide ses conclusions dans un rapport d'audit final.
Ce rapport résume les constatations de l'auditeur et fournit une évaluation de ces constatations. Toutes les disparités ou zones à réviser sont mises en évidence.
Réalisation de l'examen de suivi
Le processus d'audit ne se termine pas avec la soumission du rapport final. L'auditeur procède à un examen de suivi, généralement un an plus tard, pour s'assurer que toutes les recommandations ont été mises en œuvre.
Ils vérifient également que les résultats souhaités ont été atteints. Ce suivi assure l'efficacité continue des processus de comptes fournisseurs et des contrôles internes de l'entreprise.
Comment planifier un audit des comptes fournisseurs ?
Un audit des comptes fournisseurs vous permet de vérifier les transactions enregistrées, les factures, les bons de commande et d'autres documents. Il s'assure que tout est en bon ordre.
Des audits internes réguliers peuvent aider à maintenir l'intégrité financière. Au lieu de paniquer, il est essentiel d'être organisé et bien préparé.
L'équipe AP et la haute direction doivent élaborer un plan décrivant les objectifs de l'audit. Ceux-ci inclus:
- Confirmer que les procédures opérationnelles standard (SOP) sont en place et suivies
- Identifier les fraudes potentielles, et
- Discutez des domaines à améliorer.
Pour se préparer à l'audit des comptes fournisseurs, les entreprises et les équipes doivent disposer des documents suivants :
- Un examen des contrôles internes concernant les comptes créditeurs.
- Une comparaison des rapports de dépenses entre le budget et les dépenses réelles avec une analyse détaillée et des explications sur tout écart ou écart
- Évaluation des risques liés aux comptes fournisseurs et aux dépenses
- Un grand livre détaillé des comptes créditeurs de fin de période
- Un aperçu des procédures d'audit des comptes créditeurs et des dépenses.
- Un rapport documentant toute lacune dans les contrôles des comptes créditeurs et des dépenses
- Documentation détaillant les passifs non enregistrés
- Documentation sur toute enquête de fraude liée à l'absence ou aux faiblesses du contrôle (telles que le manque de séparation des tâches)
En préparant ces documents, vous pouvez assurer un processus d'audit plus fluide et démontrer votre engagement à maintenir des dossiers financiers exacts et conformes.
L'audit des comptes fournisseurs peut-il être automatisé ?
Les audits des comptes fournisseurs peuvent prendre du temps et être stressants, mais ils offrent des avantages significatifs dans l'identification et l'atténuation des risques financiers. L'adoption de l'automatisation dans les procédures d'audit AP rationalisera les opérations quotidiennes et améliorera considérablement le processus d'audit AP.
En tirant parti des solutions logicielles avancées d'automatisation des points d'accès, les organisations peuvent atteindre une efficacité, une précision et une conformité accrues. L'outil d'automatisation AP de Nanonets peut rationaliser la procédure d'audit des comptes fournisseurs grâce à son extraction de données activée par l'IA et à ses fonctionnalités de flux de travail personnalisées.
Pourquoi les audits AP devraient-ils être automatisés ?
Réduction de la saisie manuelle des données et des erreurs
L'automatisation élimine le besoin de saisie manuelle des données, qui peut être à la fois coûteuse et chronophage. Cela réduit également considérablement la probabilité d'erreurs humaines, ce qui se traduit par un processus d'audit plus précis et plus efficace.
Éliminer l'erreur humaine
Une partie importante des problèmes découverts lors des audits AP découle d'erreurs humaines, y compris des déclarations inexactes, des paiements en double, des paiements en trop et des erreurs dans la tenue du registre des chèques.
L'automatisation minimise les interventions humaines, réduisant ainsi considérablement l'occurrence de telles erreurs et atténuant le risque de fraude.
Conformité accrue et moins de litiges
L'automatisation des comptes fournisseurs optimise le flux des factures et des paiements, remplaçant la complexité du papier par une efficacité sans friction. Ce processus amélioré rend l'audit AP plus rapide et plus simple.
L'automatisation à toutes les étapes - des bons de commande (PO) à la facturation, en passant par les approbations, la correspondance à trois facteurs et les paiements - améliore la conformité et la transparence avec les normes et réglementations comptables.
Cela se traduit par moins de litiges et l'élimination des tâches en double, rationalisant la procédure d'audit des comptes fournisseurs.
Standardiser et accélérer les processus
L'automatisation normalise et accélère divers processus AP, les rendant plus rapides et plus précis. Cela permet à votre équipe AP d'avoir une visibilité complète sur les factures et les bons de commande en temps réel.
Intégration transparente avec les systèmes ERP
L'intégration du logiciel d'automatisation AP avec les plates-formes ERP existantes garantit une plus grande cohérence et précision des données, permettant un processus d'audit plus fluide et plus efficace.
Capacités de création de rapports à la demande
L'automatisation des points d'accès facilite la création de rapports à la demande, garantissant que votre organisation est toujours prête pour l'audit et capable de répondre rapidement à toute demande ou demande d'audit.
Conclusion
Les audits des comptes fournisseurs sont essentiels au maintien de la santé financière des entreprises. Ils assurent la conformité des rapports financiers et identifient les écarts et les inefficacités.
Cela permet d'éviter les erreurs, les fraudes et le non-respect des réglementations. Les audits AP vérifient l'exactitude, l'exhaustivité, la validité et la conformité des transactions. Ils jouent un rôle clé dans la garantie de l'exactitude des dossiers financiers. Pour de nombreuses entreprises, l'audit des comptes fournisseurs est obligatoire pour se conformer à la réglementation.
En embrassant Automatisation AP, les entreprises peuvent améliorer leur processus d'audit et assurer la conformité tout en éliminant les inefficacités des factures papier et du traitement manuel.
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