Un guide détaillé sur l'automatisation de la facturation électronique

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Un guide détaillé sur l'automatisation de la facturation électronique

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Les factures sont à la fois cruciales et inévitables pour les entreprises. Le traitement des factures est une responsabilité majeure du service des comptes fournisseurs. Le traitement manuel des factures est fastidieux, prend du temps et est sujet aux erreurs. L’une des solutions les plus efficaces qui semble changer la donne est la facturation électronique.

La facturation électronique ou facture électronique aide les organisations à faciliter les fonctions AP et à les rationaliser. Il réduit le temps de traitement des factures, prend en charge les tâches répétitives et permet un bon fonctionnement entre l'entreprise et ses clients.

Cet article fournit un aperçu approfondi de ce qu'est la facturation électronique, de la manière dont l'automatisation peut contribuer à la facturation électronique, des avantages et des défis, et bien plus encore.

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Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, une forme de facturation électronique, fait référence au processus automatisé de génération de factures. Envoyé d'un fournisseur à un acheteur pour les biens ou services livrés, cet échange de documents électroniques est un document légalement agréé utilisé pour les échanges commerciaux entre une entreprise et ses clients/partenaires.

Par rapport aux factures envoyées par e-mail sous forme de pièces jointes PDF, la transmission, la réception, le traitement et le traitement des paiements dans la facturation électronique sont entièrement numériques.

La facturation électronique remplace idéalement la facturation papier et permet d'éliminer les problèmes qui surviennent lors des processus de facturation manuels.

Importance de la facturation électronique

Le concept de facturation électronique n’est pas nouveau pour les entreprises. Depuis que l'Union européenne a adopté la facturation électronique comme standard et a publié un directive en 2014, de nombreux pays, dont Hong Kong, le Japon, l’Amérique du Sud, l’Asie et bien d’autres, ont emboîté le pas.

Les Étude mondiale 2012 sur la facturation électronique a été menée par Basware, un leader des solutions de facturation électronique et d'achat pour payer basées sur le cloud, en collaboration avec l'Institut des opérations financières, une autorité reconnue et un éducateur en opérations financières, et détaille la manière dont la facturation électronique se développe dans le monde entier. Selon l'étude, « une adoption et une utilisation accrues de la facturation électronique ont été constatées, 73 % des personnes interrogées utilisant la facturation électronique dans une certaine mesure en 2012, ce qui représente une bonne augmentation de 14 % par rapport à 2011. De même, la résistance des fournisseurs à la facturation électronique a considérablement augmenté. est passé de 46 % en 2011 à 26 % en 2012.

La facturation électronique change la donne pour de nombreuses organisations qui traitent avec plusieurs clients ou acheteurs et doivent traiter quotidiennement de nombreuses factures. Puisqu’ils sont légalement acceptables dans les entreprises, ils servent également à des fins de conformité sans aucun problème.

La facturation électronique permet de formaliser le traitement des factures, d'améliorer le flux de travail et de rationaliser le processus de paiement. Les outils d'automatisation utilisés dans la facturation électronique rendent le processus fluide, sûr, sans erreur et efficace.

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Qu’est-ce que l’automatisation de la facturation électronique ?

L'automatisation de la facturation électronique fait référence au déploiement de logiciels conçus pour rendre le processus de facturation électronique ou informatisé pour en faciliter l'utilisation. Ces solutions de facturation électronique sont capables d'automatiser l'ensemble du processus, depuis la lecture des données pour la capture de la facture jusqu'à leur acheminement du système de comptes fournisseurs du vendeur vers le système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur, quel que soit le format de la facture, pour le traitement des paiements.

Les solutions de facturation électronique peuvent constituer un élément important de l’automatisation des comptes fournisseurs. Il permet des flux de travail plus fluides tels que la prise en charge de l'intégration des systèmes, l'automatisation de tâches telles que le rapprochement et les approbations des factures, et la gestion des tâches répétitives nécessaires à l'achèvement du processus de paiement des factures.

Comment fonctionne l'automatisation de la facturation électronique ?

Les solutions de facturation électronique génèrent un fichier de facture qui est automatiquement importé dans le système. EDI (échange de données informatisé), XML (langage de balisage extensible) ou CSV (valeurs séparées par des virgules) sont quelques-uns des formats de données courants utilisés pour exporter des fichiers dans la facturation électronique.

Les progrès technologiques ont permis l'utilisation des technologies d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML) pour automatiquement capturer des données et éliminez même la possibilité lointaine d'erreurs.

Les solutions de facturation électronique automatisées sont conçues pour effectuer toutes les validations avec des règles prédéfinies afin de vérifier que les factures établies et envoyées à leurs clients sont exactes et facilement lisibles. Les données des solutions de facturation électronique sont principalement stockées sur une plate-forme cloud centralisée que les fournisseurs et les acheteurs peuvent utiliser pour gérer les données de facturation.

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Rôle de l'automatisation dans la facturation électronique

La facturation électronique est une aubaine pour de nombreuses petites et moyennes entreprises qui dépendent de paiements réguliers pour gérer et pérenniser leur entreprise. L'automatisation facilite la facturation électronique.

En capturant les données pertinentes et en empêchant toute modification non autorisée, il garantit un processus sans erreur. Il n'y a pas de place pour une surfacturation ou des paiements en double, car des règles prédéfinies valident les données avant le traitement du paiement.

L'automatisation permet aux solutions de facturation électronique de s'intégrer aux systèmes existants. Les factures peuvent être établies, envoyées et acheminées à la personne appropriée en définissant des niveaux d'accès et de sécurité appropriés pour protéger les données contre toute utilisation abusive ou perte.

Les solutions de facturation électronique optimisent le processus de paiement, réduisent la charge de travail des employés, permettent des pistes de conformité et d'audit et offrent plus de visibilité sur le processus des comptes fournisseurs à des fins d'analyse et de prise de décision.

Comment utiliser la facturation électronique ?

La facturation électronique est un processus complet et quelques exigences de base doivent être mises en place pour qu'elle soit utilisée efficacement.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou un système comptable doit être présent pour visualiser les transactions impliquées.
Les règles doivent être prédéfinies et le routage doit être défini après avoir discuté des contributions des équipes de comptabilité fournisseurs, de technologie de l'information (TI) et d'approvisionnement.
Règles de validation des exceptions de facture, 3 voies rapprochement de factureset envoyer des notifications lorsque les factures sont approuvées ou rejetées.
Tests pilotes pour voir comment fonctionnent les systèmes et les processus
Mettre en œuvre le processus automatisé en temps réel

Types de facturation électronique

La prévalence de la facturation électronique augmente dans de nombreux pays. Bien que certains pays ne disposent pas de réglementation de conformité en matière de facturation électronique, celle-ci est toujours appliquée car elle favorise une meilleure efficacité du processus de paiement des factures. En ce sens, la facturation électronique est classée en 2 types : la facturation électronique sans conformité et la facturation électronique avec conformité.

Facturation électronique sans conformité

Dans ce type, la facture électronique adhère uniquement au format de données convenu par l'acheteur et le vendeur et n'est pas conforme aux réglementations de facturation électronique du pays. Les processus suivis sont :

Les parties concernées, c'est-à-dire l'acheteur et le fournisseur, décident et conviennent des données et du format de la facture.
La facture comportera des données structurées utilisant soit la technologie EDI, soit de simples formulaires Web.
Une facture électronique est créée et envoyée par le fournisseur soit à partir de son système de comptes clients, soit via un formulaire Web.
La facture électronique est reçue dans un format qui peut être traité immédiatement par le système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur.

Facturation électronique conforme

Les pays varient dans leurs règles et réglementations en matière de facturation électronique. Les factures électroniques conformes suivent un processus similaire, à l'exception de :

Le format de facture est soumis à la législation et à la réglementation des pays des parties commerciales
Des directives spécifiques du gouvernement concernant la validation du contenu, la sécurité, etc. sont suivies lors de la facturation électronique.
Les factures peuvent être utilisées à des fins d’audit et de taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Aucun papier impliqué

La facturation électronique conforme est une meilleure méthode car elle facilite les pistes d’audit. En fonction des territoires où se déroulent les transactions commerciales, il est judicieux de suivre ce type de facturation électronique pour obtenir de plus grands avantages commerciaux.

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Avantages de l'utilisation de l'automatisation de la facturation électronique

L'automatisation utilisant des solutions de facturation électronique peut faciliter les fonctions de comptabilité fournisseurs et apporter d'énormes avantages aux partenaires commerciaux et à leurs entreprises. Certains des plus grands avantages de l’utilisation de solutions de facturation électronique automatisées sont :

Remplacement idéal des factures papier

La création et le traitement de factures papier sont fastidieux, sujets aux erreurs et nécessitent du temps et des efforts de la part des vendeurs et des acheteurs. Lorsque de nombreuses transactions ou plusieurs acheteurs sont impliqués, le processus devient extrêmement difficile. Les solutions de facturation électronique peuvent éliminer des problèmes tels que la facture sous forme de données et ne nécessitent aucun papier.

Processus rationalisés et délais d’exécution réduits

Les solutions de facturation électronique aident à optimiser le cycle de traitement des factures et à réduire le temps et les efforts consacrés à différentes étapes, notamment le suivi, l'approbation et le traitement des paiements. L'élimination du besoin de factures papier, la validation et la mise en correspondance des documents associés et l'automatisation des tâches répétitives peuvent toutes réduire le temps de traitement et entraîner un délai d'exécution plus rapide.

Relations améliorées

Les solutions de facturation électronique servent de pont pour maintenir de bonnes relations entre les partenaires commerciaux. Puisque tout est automatisé, les fournisseurs peuvent suivre l’état de leurs factures sans avoir à appeler ou envoyer des courriers répétés pour obtenir une confirmation. Même les erreurs sont corrigées plus rapidement et les approbations sont définies pour permettre un traitement plus rapide des factures. Dans l’ensemble, cela contribue à l’amélioration des relations et au bon fonctionnement.

Favorise la visibilité et la transparence

La facturation électronique peut améliorer la visibilité sur l'ensemble du processus de facturation. Les solutions de facturation électronique automatisées suivent les factures, les validations et les processus d'approbation, et permettent des pistes d'audit détaillées. Les données transactionnelles en temps réel offrent une visibilité accrue sur les engagements, améliorant ainsi la précision des prévisions.

Réduction des coûts

La facturation électronique peut générer d’importantes économies pour les entreprises. La facturation électronique garantit un flux de trésorerie accru puisque les factures sont livrées immédiatement pour traitement. La conversion à la facturation électronique peut réduire les coûts de papier et les coûts de traitement de près de 70 %. Grâce aux solutions de facturation électronique, les parties prenantes peuvent suivre les paiements, analyser les tendances des dépenses et trouver davantage d'opportunités de réduire les coûts. Alors que les paiements rapides profitent aux fournisseurs, les remises pour paiement anticipé profitent aux acheteurs, ce qui entraîne des économies pour les deux parties.

Conformité accrue

La conformité est l’un des principaux avantages de l’utilisation de solutions de facturation électronique. Ces solutions sont conçues pour gérer la conformité. La facturation électronique élimine les traces papier et stocke les données de facturation et tous les autres documents associés de manière centralisée pour faciliter le respect des lois sur la TVA. Il préserve l’authenticité des données de la facture et évite qu’elles ne soient facilement modifiées.

Risques réduits

Grâce aux solutions de facturation électronique, divers risques sont réduits ou éliminés. La duplication de factures et les surfacturations courantes avec les factures manuelles sont hors de question dans la facturation électronique car les règles de validation s'en chargent. Des protocoles de cryptage sécurisés vérifient chaque facture électronique, signalent les factures frauduleuses et empêchent l'utilisation abusive ou la perte de données d'informations commerciales.

Initiative verte

Le passage à la facturation électronique élimine le besoin de conserver des factures papier. En plus de contribuer à l'initiative verte pour un meilleur environnement mondial, les solutions de facturation électronique rendent également les entreprises rentables et économes en énergie. Certains des plus grands avantages à cet égard sont les suivants :

Supprimer le besoin de papier dans le processus de facturation
Impression et transport réduits
Moins besoin de travail humain
Moins de gaspillage
Moins de stockage physique

Si vous travaillez avec des factures et des reçus ou si vous vous souciez de la vérification d'identité, consultez Nanonets ROC en ligne or Extracteur de texte PDF pour extraire du texte de documents PDF gratuitement. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur Solution d'automatisation d'entreprise Nanonets.

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Principaux cas d'utilisation de l'automatisation de la facturation électronique

La facturation électronique augmente la visibilité sur la situation financière d'une entreprise et constitue un outil de prévision indispensable. Les solutions de facturation électronique peuvent également permettre des relations client collaboratives qui, à leur tour, prennent en charge le paiement des factures en temps opportun. Un portail commun de facturation électronique entre le vendeur et les clients permet l'accès aux documents pertinents pour les deux parties, ce qui peut réduire les litiges et les malentendus et ainsi favoriser une meilleure relation client. Les nanonets ont été utilisés pour la numérisation des factures par de nombreux clients. Découvrez ci-dessous quelques cas d'utilisation réussis de l'automatisation de la facturation électronique à l'aide des Nanonets :

Services ACM: ACM Services est un entrepreneur à service complet en assainissement environnemental basé dans le Maryland, aux États-Unis. L'utilisation de Nanonets AI a aidé ACM Services à automatiser l'extraction des factures, permettant ainsi à l'équipe des comptes fournisseurs de gagner 90 % de temps.
Gestion de projet In2, une société australienne des eaux urbaines a utilisé l'extracteur de factures pré-entraîné Nanonets pour capturer les informations de facture en temps réel et acheminé ces informations vers la base de données SQL d'In2 Project Management. Les informations extraites ont été validées par rapport au système de gestion des dépenses du client. La base de données mise à jour a été connectée à Power BI, qui a envoyé par courrier électronique des visualisations pertinentes.
Augéo, un cabinet comptable virtuel aux États-Unis, a utilisé la plate-forme de traitement de données basée sur l'IA de Nanonets pour numériser les factures et télécharger les données de la facture électronique dans un programme comptable pour un traitement et un flux de travail ultérieurs.
Joailliers heureux, une entreprise familiale aux États-Unis, utilise NanoNets pour numériser et organiser les factures entrantes sous forme d'e-mails, les exécuter via le modèle de facture pour capturer les informations clés de la facture telles que le nom du vendeur, le montant de la facture, la date de la facture, la date d'échéance, etc., et enregistrez les factures sur le cloud dans des dossiers structurés par noms de vendeurs. NanoNets a déployé le flux de travail personnalisé pour Happy Jewelers en moins de 7 jours à compter de la date de signature du contrat. Cela a eu un impact direct sur l'équipe financière, qui pouvait désormais traiter 50 % de factures en plus en même temps sans embaucher plus de personnes.

Défis liés à l'utilisation des systèmes de facturation électronique et d'automatisation de la facturation électronique

Tout comme l'utilisation de la facturation électronique présente de nombreux avantages, l'adoption de la facturation électronique présente quelques défis. Elles sont:

Choisir une solution de facturation électronique

Le principal défi consiste à décider s'il faut opter pour une solution de facturation électronique en utilisant les ressources disponibles ou faire appel à un fournisseur de services de facturation électronique. La mise en place d'une solution de facturation électronique implique un investissement en coût, en ressources, en temps et en compétences. Obtenir les licences requises, intégrer des partenaires à différents endroits avec des capacités techniques variées, maintenir les mises à jour et s'adapter aux changements sont les différents défis liés au choix d'une solution de facturation électronique interne. L'utilisation d'un fournisseur de services peut être une option beaucoup plus simple et réalisable, mais les organisations doivent s'assurer qu'elles prennent en charge les normes B2B, fournissent des options d'intégration, disposent d'une prise en charge multilingue, fournissent un accès basé sur le cloud et peuvent s'adapter à l'évolution des réglementations.

Processus hautement technique et complexe

La mise en œuvre de la facturation électronique peut être une tâche difficile. Il a besoin du consensus et des efforts des deux équipes internes telles que les équipes informatiques, d'approvisionnement, financières et éventuellement de consultants fiscaux pour aider à la réglementation nationale. La disponibilité des ressources nécessaires et du savoir-faire technique pour mettre en place le bon fonctionnement des systèmes aux deux extrémités est un défi majeur qui doit être résolu.

L'intégration du système

L'intégration est l'un des plus grands défis rencontrés lors de l'exécution de la facturation électronique. Les solutions automatisées doivent garantir que tous les systèmes, y compris les comptes fournisseurs, les comptes clients et les systèmes ERP, permettent un processus de paiement de facturation fluide. L'intégration réalisée doit permettre l'échange du document quel que soit son format, permettre les validations et être conforme aux réglementations du pays.

Réticence des clients

La facturation électronique ne fonctionnera que si le client accepte de passer d'un processus manuel à un processus numérique. De nombreux clients pourraient préférer le processus traditionnel de gestion des factures manuelles, surtout s'il n'y a pas de loi nationale qui les oblige à suivre la facturation électronique. Convaincre les clients en discutant des avantages à l'avance et même en leur offrant une formation pour gérer le processus numérique peut atténuer les défis de la facturation électronique.

Stockage de données

Le choix de la facturation électronique peut réduire le stockage de données requis par rapport aux factures papier. Cela étant, les lois gouvernementales peuvent imposer le stockage des factures électroniques pendant de longues périodes. Même une organisation de taille moyenne peut traiter quotidiennement de nombreuses factures. Outre les documents d'accompagnement tels que les bons de commande, les reçus de marchandises et les contrats, il peut être nécessaire de conserver des documents pour faciliter la TVA et les audits. Cela représente beaucoup de stockage de données, ce qui peut s'avérer de plus en plus difficile pour les organisations.

Erreurs et retards

De petites erreurs peuvent entraîner des retards insurmontables. Des retards peuvent survenir en raison de versions incompatibles des solutions de facturation électronique, de nombres manquants ou excédentaires dans les champs de données et de non-concordance des données de base avec celles des factures des fournisseurs. Bien que la facturation électronique signifie un traitement sans contact, ces types de retards peuvent nécessiter une intervention humaine et refaire l'intégralité du processus de facturation à partir de zéro, ce qui complique énormément la réception des paiements par le fournisseur.

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Comment choisir le meilleur logiciel selon les exigences ?

Avec l'augmentation de la demande de solutions de facturation électronique, en choisir une bonne devient une tâche difficile. Voici quelques conseils importants qui peuvent être utilisés pour sélectionner la meilleure solution de facturation électronique pour les besoins de l'entreprise :

Facilite l'échange électronique de documents

La solution de facturation électronique doit prendre en charge la configuration de divers formats de facture et de plusieurs formulaires de paiement. Il devrait permettre l'échange de documents entre les parties commerciales sans considération de leur taille ou de leurs capacités techniques. Les autres documents d'accompagnement nécessaires au traitement de la facture doivent être accompagnés pour que le processus soit complet.

Intégration facile du système

La plupart des entreprises souhaitent conserver les fonctionnalités des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP). Une solution de facturation électronique doit pouvoir s'intégrer facilement aux systèmes existants et aux formulaires Web, et permettre un traitement direct (STP) avec les systèmes de l'acheteur et du vendeur.

Contrôles de validation et conformité

Des solutions de facturation électronique efficaces doivent pouvoir effectuer de bons contrôles de la qualité des données. Il doit valider si les champs obligatoires sont saisis, les données de la facture correspondent à celles des documents associés tels que les bons de commande ou les contrats et les entrées de marchandises, respectent les règles commerciales établies et respectent les critères de conformité définis par les pays respectifs.

Archivage et stockage cloud

L'archivage des factures électroniques sur des durées plus longues est posé comme critère par de nombreux pays. Par conséquent, la solution de facturation électronique doit être en mesure de la prendre en charge avec des exigences de stockage en nuage adéquates. En outre, l'accès basé sur le cloud est le mode privilégié pour le stockage et l'accès lors du traitement des factures et pour faciliter les pistes d'audit.

Système d'assistance efficace

Une bonne solution de facturation électronique offrira probablement un bon support à ses clients en termes de fonctionnalités et éventuellement de personnalisation. Il doit prendre en charge plusieurs langues et fuseaux horaires pour s'adapter aux partenariats mondiaux et aux transactions commerciales. Il doit également être capable d'effectuer des mises à jour en temps opportun pour suivre toute modification des règles ou des lois nationales sur la TVA.

À emporter

La facturation électronique est actuellement une marée montante que de nombreux pays peuvent utiliser pour obtenir de bons avantages commerciaux. C'est l'une des meilleures stratégies que les entreprises peuvent adopter pour permettre la numérisation du processus de facturation. La gestion des processus de paiement est nécessaire et cruciale pour que toutes les entreprises survivent dans un monde concurrentiel. L'automatisation de la facturation électronique garantit que le processus de facturation peut être accéléré, rationalisé, sécurisé, conforme et peut garantir de bons retours non seulement au fournisseur et à l'acheteur, mais aussi aux pays qui l'encouragent.

FAQ

Qu'est-ce que la facturation électronique et comment ça marche ?

La facturation électronique ou la facturation électronique fait référence à l'utilisation de méthodes numériques pour créer et envoyer des factures aux acheteurs pour le traitement des paiements, au lieu d'utiliser des factures papier ordinaires.

La facturation électronique fonctionne en utilisant des formats de données structurés qui garantissent l'interopérabilité des systèmes entre l'acheteur et le vendeur. Les règles de validation, le respect de la conformité et l'accès basé sur le cloud font des factures électroniques un document numérique sûr, sécurisé et juridiquement valable pour les transactions commerciales.

La facturation électronique est-elle obligatoire ?

La facturation électronique est de plus en plus populaire dans la mesure où elle est devenue obligatoire dans de nombreux pays pour éviter l'évasion fiscale et pour augmenter la perception des impôts, l'Europe en tête. Alors que des pays comme le Mexique et le Brésil utilisent des systèmes contrôlés par le gouvernement pour imposer la facturation électronique, le département du Trésor des États-Unis a imposé la facturation électronique à tous ses fournisseurs. De même, la Norvège et le Danemark ont rendu obligatoire la facturation électronique pour leurs transactions du secteur public, et l'Inde a rendu la facturation électronique obligatoire pour les entreprises réalisant un chiffre d'affaires de 20 crores afin de permettre le respect de la TPS. Des pays comme le Royaume-Uni, l'Allemagne, la France et bien d'autres cherchent à rendre la facturation électronique obligatoire pour les secteurs publics.

Qui est éligible à la facture électronique en GST ?

La mondialisation numérique émergente a compliqué la fiscalité et les gouvernements du monde entier tirent parti de la technologie pour permettre une fiscalité méthodique. De nombreux pays exigent désormais la soumission directe de documents financiers électroniques directement à partir du système ERP d'une entreprise lors du dépôt des déclarations de revenus. Ces soumissions numériques automatisées permettent un meilleur audit et une meilleure application par les gouvernements et les organismes fiscaux. La facturation électronique est particulièrement utile à cet égard. Selon un rapport par le Accounts Payable Network, au moins 56 pays ont adopté ou envisageaient sérieusement des mandats de facturation électronique dès 2013, un chiffre qui ne peut qu'augmenter depuis lors.

Les types d'entreprises éligibles à la facturation électronique, en particulier à des fins fiscales et de TPS, diffèrent d'un pays à l'autre. La plupart des pays qui ont mis en place un système de TPS ont des critères d'éligibilité pour la facturation électronique.

Les États-Unis sont la seule grande économie qui n'a pas de système de TVA ou de TPS, et il n'y a donc pas encore de cadre ou de mandat pour la facturation électronique dans ce pays. Néanmoins, quelques États américains recourent lentement à la facturation numérique. Par exemple, la Business Payments Coalition (BPC), dirigée par la Federal Reserve Bank de Minneapolis, promeut l'adoption des paiements électroniques interentreprises (B2B), des données de transfert de fonds et de la facturation. Une initiative actuelle du BPC est de développer et de maintenir les normes et les exigences pour permettre l'échange étendu de factures électroniques.

A quoi sert la facture électronique ?

Le but de l'utilisation d'une facture électronique est de surmonter la nécessité d'utiliser des factures papier et d'augmenter l'efficacité du processus de paiement des factures. Les organisations cherchent à augmenter les économies en termes de coûts, d'efforts et de temps, en plus d'augmenter la vitesse et la précision depuis le moment de la création de la facture jusqu'au moment où les paiements sont compensés. La numérisation des factures électroniques aide également à respecter les réglementations en matière de conformité et de TVA et à garantir la sécurité et la sûreté des documents importants pour les audits.

Quelle est la différence entre facture et facture électronique ?

Une facture est un document papier commercial envoyé par un fournisseur à l'acheteur pour percevoir le paiement de biens et de services. Une facture papier numérisée ou créée dans Word est appelée facture numérique. Les factures électroniques sont des fichiers de données de facturation émis soit à l'aide de formats d'échange de données informatisé (EDI) ou de langage de balisage extensible (XML), soit par le biais de formulaires Web standard sur Internet.

Comment la facture électronique est-elle générée ?

Les factures électroniques sont créées par les fournisseurs ou les vendeurs via un logiciel de comptabilité ou de facturation. Voici les étapes pour générer une facture électronique :

Le schéma de facturation électronique avec les paramètres obligatoires est d'abord complété puis un fichier JSON est créé
Un numéro de référence de facture unique (IRN) est généré
La facture électronique est ensuite signée numériquement et un code de réponse rapide (QR) est généré afin d'être accessible même via des appareils portables.
La facture est téléchargée sur le portail d'enregistrement des factures (IRP) pour approbation
Les données téléchargées sont partagées avec la facture électronique et le système GST
Le JSON signé numériquement ainsi que l'IRN et le code QR sont renvoyés au vendeur par le portail et l'acheteur recevra également la facture sur son identifiant de messagerie.

Qui est exempté de la facturation électronique ?

Les types d'entreprises exemptées de la facturation électronique varient également d'un pays à l'autre. En Inde, par exemple, les compagnies d'assurance, les banques et les institutions financières, les agences de transport de marchandises, les fournisseurs de services de transport et les unités des zones économiques spéciales, de libre-échange et d'entreposage sont exemptées de l'obligation de soumettre des factures électroniques pour la TPS/taxes. ZUGFeRD, NLCIUS et Finvoice sont quelques-unes des normes de facturation électronique utilisées dans toute l'UE, avec des informations sur les types d'entreprises qui sont et ne sont pas éligibles ou exemptées de la facturation électronique. Toutes ces normes sont basées sur la norme EN 16931 (modèle sémantique des données) et peuvent être consultées pour plus de détails sur les dérogations.

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique ?

Une solution ou un logiciel de facturation électronique est un outil utilisé pour rationaliser le processus de facturation dans les comptes fournisseurs (AP). Il utilise des formats de données structurés pour rendre les systèmes des fournisseurs et des clients compatibles et utilise un mappage de champ approprié pour une meilleure interopérabilité. Le logiciel utilise généralement une base de données basée sur le cloud ou Saa pour l'accès et le stockage.

Quelle est la limite d'une facture électronique ?

La limite pour les factures électroniques varie selon les pays et il est préférable d'obtenir les informations sur les limites spécifiées auprès du service fiscal du pays concerné. Par exemple, en Inde, les entreprises avec un chiffre d'affaires de 50 Cr. – 100 cr. sont tenus de soumettre des factures électroniques à des fins fiscales.

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