Tout ce que vous devez savoir sur les bons de commande

S'il existe un document qui sert de point de référence pour les services d'approvisionnement, de contrôle qualité, d'administration et des finances d'une entreprise, c'est bien le bon de commande – le plus souvent appelé bon de commande.

Que votre entreprise soit grande ou petite, le bon de commande joue un rôle clé dans le suivi de votre inventaire, garantissant les normes de qualité de votre produit ou service et l'efficacité de votre planification financière.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document d'approvisionnement établi par une entreprise avec des détails sur les articles à acheter à des fins d'administration, de production ou de service. Un bon de commande contient des détails sur le type et la quantité de produits/services à acheter, les spécifications techniques, le prix, la date et l'adresse de livraison, le délai d'annulation probable, les conditions de paiement et d'autres termes et conditions.

Dans les petites entreprises, un bon de commande est émis par le propriétaire ou le PDG de l'entreprise. Dans les grandes organisations, un service d'approvisionnement ou demande d'achat est généralement soulevée par les responsables d'un service et transmise au responsable des achats ou au responsable financier de l'entreprise, qui à son tour établit un bon de commande. Un bon de commande est le début d'une transaction entre un acheteur et un vendeur.

Statut juridique des bons de commande

Un bon de commande en lui-même n'est qu'une liste de choses à procurer. Cependant, lorsqu'un vendeur ou un fournisseur l'accepte et le signe, un bon de commande devient un contrat contraignant. Le vendeur est alors légalement tenu de livrer les articles demandés par l'acheteur conformément aux directives du bon de commande ; et l'Acheteur est tenu d'effectuer les paiements conformément au calendrier mentionné. Un bon de commande confirmé est légal dans la mesure où il peut être utilisé comme garantie par les institutions financières pour fournir un financement commercial à votre entreprise.

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Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est une demande de paiement émise par un fournisseur/vendeur pour l'exécution d'un bon de commande. Il s'agit de la facture, basée sur un bon de commande et contenant généralement le numéro de bon de commande ainsi qu'un numéro de facture et une liste de prix détaillée. La Facture est établie selon les modalités de paiement mentionnées dans le Bon de commande. Si l'Acheteur s'est engagé à verser un acompte, la Facture est établie avant l'expédition des articles ; sinon, la facture est livrée avec les articles achetés. L'Acheteur est légalement tenu d'effectuer les paiements conformément aux termes du Bon de commande. (Qu'est-ce qu'une facture proforma ?)

Par exemple, Bill White, le approvisionnement et approvisionnement gérant d'un hôtel cinq étoiles, obtient une demande d'achat du chef pâtissier pour un gaufrier, des boîtes à pain et des moules à chocolat. Bill White remplit un bon de commande avec des spécifications claires sur l'équipement requis, la date de livraison et le prix prévu, et l'envoie à une entreprise d'équipement de cuisine.  

L'entreprise d'équipements de cuisine reçoit le bon de commande et confirme qu'elle peut exécuter la commande. Ils expédient la commande avec une facture à Bill White. Lorsque l'expédition arrive, Bill White et le responsable des comptes de l'hôtel effectuent une correspondance à trois pour vérifier le bon de livraison par rapport au bon de commande et à la facture. Une fois la vérification terminée, le gestionnaire de comptes traite la facture pour paiement. Une fois le paiement effectué, le bon de commande est marqué comme fermé et la facture est scellée comme payée.

Bon de commande vs facture

Même si un bon de commande est utilisé pour établir une facture, ce sont deux documents distincts utilisés par différentes personnes à différentes étapes du processus d'achat. Voici quelques différences essentielles entre les deux.

Un bon de commande:

– est effectué par l'acheteur avant un achat

- répertorie les détails des produits/services à acheter

– a un calendrier de paiement proposé.

Une facture:

– est levé par le vendeur après la vente (achat)

– confirme les produits/services livrés avec une liste de prix détaillée

– précise le calendrier de paiement avec les dates.

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Comment fonctionnent les bons de commande ?

Les bons de commande sont également une indication des prévisions de croissance de votre entreprise. Les décisions sur ce qu'il faut acheter et en quelle quantité sont basées sur le volume d'affaires que vous prévoyez dans un proche avenir. Une fois ces besoins identifiés, des bons de commande peuvent être établis avec les spécifications des produits ou services requis.

Simultanément, les fournisseurs/vendeurs peuvent être identifiés pour répondre à l'exigence et les bons de commande leur sont envoyés pour approbation. Le vendeur examine et confirme s'il est en mesure de respecter le délai et de répondre à vos besoins, et approuve le bon de commande, qui devient alors juridiquement contraignant.

En conséquence, le vendeur est responsable de s'assurer que les produits ou services vous sont livrés selon les termes du bon de commande. Le vendeur établit également la facture et les paiements sont effectués par votre entreprise comme convenu dans le bon de commande.

Suivez vos bons de commande pour gagner en efficacité

Le suivi des bons de commande ou suivi des bons de commande est le processus de suivi de votre bon de commande, de la conception à la livraison finale. Traditionnellement, une fois qu'un bon de commande était approuvé, l'acheteur appelait le fournisseur ou la compagnie maritime pour connaître l'état de l'expédition. La technologie rapide et efficace a complètement remplacé le mode lent traditionnel ; et les expéditions peuvent désormais être suivies à chaque étape du processus.

Les formulaires de bons de commande électroniques normalisés ont rendu le traitement rapide, efficace et plus économique. Les solutions de suivi intelligent permettent une visibilité complète en temps réel et des rapports sur l'ensemble du processus de votre commande d'achat :

• soumission du bon de commande
• approbation en plusieurs étapes
• préavis d'expédition
• page de livraison.
• facture
• clôture de paiement

L'importance des bons de commande pour votre entreprise

Au stade du démarrage, il vous sera peut-être plus facile de trouver un canal de communication clair avec les fournisseurs. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, les exigences à différents niveaux et avec différentes équipes de personnes augmentent également. Il est donc conseillé de mettre en place un système de création de bons de commande pour s'assurer que les détails d'une commande ne sont pas perdus, que les paiements ne sont pas manqués ou dupliqués pour une même commande, gagner du temps et établir une piste d'audit. Des bons de commande correctement documentés donnent un historique transparent des articles achetés par votre entreprise, qui les a achetés et quand, qui sont les fournisseurs réguliers et combien de capital de dépense est disponible à un moment donné. Ceci, à son tour, permettra une meilleure gestion financière.

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Les avantages de l'automatisation de votre processus de commande

L'automatisation des commandes d'achat est la rationalisation de l'ensemble processus de bon de commande. Le plus grand avantage de l'automatisation des commandes d'achat est le gain de temps et d'efforts. Dans les grandes organisations, la plate-forme d'automatisation permet aux membres de l'équipe d'envoyer automatiquement des demandes d'achat au chef d'équipe pour évaluation et approbation. Le bon de commande serait alors automatiquement créé, éliminant ainsi le besoin de paperasse, la duplication de la saisie de données à différentes étapes d'approbation et d'autres défis tels que :

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– manque d’efficacité et de responsabilité

– manque de contrôle du processus

– les risques pour la vie privée et la sécurité.

Gagnez du temps sur les activités à faible valeur ajoutée. Augmenter l'efficacité globale

Quelle que soit la taille de votre entreprise, les avantages de l'automatisation des bons de commande sont nombreux. Grâce au traitement et à l'approbation en temps réel, l'automatisation garantit le respect des règles et des contrôles, tout en augmentant l'efficacité des processus de votre équipe et en réduisant considérablement les erreurs humaines. En outre, il fournit une piste d'audit complète, évitant ainsi les tracas liés à la recherche de fichiers papier manquants. Un processus rationalisé et des économies de temps et d'argent s'accompagnent de flexibilité, de contrôle et de visibilité sur les processus. De plus, une plate-forme d'achat automatisée permet une rapprochement de factures dans un département AP automatisé.