Bienvenue dans la politique de dépenses 101 ! Que vous soyez capitaine d'un navire en démarrage ou que vous dirigiez une entreprise plus établie, la gestion des dépenses est aussi inévitable que ces exercices de consolidation d'équipe difficiles. Ce guide cherche à démystifier l'énigme de la création et de la mise en œuvre d'une politique de dépenses professionnelles qui ne se contente pas de figurer dans un manuel d'entreprise, mais qui fonctionne réellement. Commençons et découvrons comment rationaliser les dépenses de votre entreprise, garantir la conformité des équipes et peut-être même réaliser des économies en cours de route.
Qu'est-ce qu'une politique de dépenses
Une politique de dépenses est un livre de règles dans le jeu des dépenses des entreprises. Il est accompagné de directives claires et concises qui indiquent à votre équipe comment dépenser les liquidités de l'entreprise sans provoquer un effondrement de l'équipe financière. Il sert de cadre qui décrit ce qui est remboursable, ce qui ne l'est pas, et comment aborder l'ensemble du processus « J'ai dépensé cela, maintenant, rendez-moi mon argent ».
Mais il ne s’agit pas seulement de règles et de règlements. Une politique de dépenses bien conçue est comme un guide fiable pour vos employés, les aidant à prendre leurs décisions en matière de dépenses. Il répond aux grandes et petites questions, depuis les limites d'un dîner avec un client jusqu'à savoir s'ils peuvent dépenser ce Wi-Fi en plein vol. Le but? Pour équilibrer les comptes sans étouffer l’esprit d’innovation et les besoins opérationnels de votre équipe. Essentiellement, il s’agit de créer une culture de dépenses responsables où tout le monde connaît le jeu et où l’entreprise continue d’atteindre des objectifs financiers.
Importance d'une politique de dépenses
Une politique de dépenses protège la santé financière d’une entreprise, entretient une culture de confiance et favorise l’efficacité opérationnelle. C'est comme l'entraîneur qui guide votre équipe sur la façon de bien jouer au jeu des dépenses. Voici la répartition :
- Lignes directrices sur les dépenses remboursables et non remboursables: Il indique clairement quelles dépenses sont à la charge de l'entreprise et lesquelles ne le sont pas. Cette clarté évite les incertitudes et garantit que tout le monde est sur le même rythme.
- Contrôle des coûts: C'est le gardien de but qui sauve votre entreprise des dépenses excessives. En fixant des limites claires, cela garantit que les dépenses ne dépassent pas les limites et contrôle votre santé financière.
- Flux de travail rationalisé: Imaginez une équipe bien coordonnée où chacun connaît sa position et joue. Une politique de dépenses y parvient en définissant un processus et un flux de travail clairs, ce qui rend le processus de gestion des dépenses moins un labyrinthe qu'une ligne droite.
- Favorise une culture de confiance et de transparence: C'est le fondement d'une relation transparente entre les salariés et la direction. Lorsque les règles sont claires, il est plus facile de jouer équitablement, en favorisant une culture où la confiance est mutuelle.
- Prévention de la fraude et des abus: Comme une bonne stratégie de défense, elle aide à prévenir la fraude en fixant des limites et en exigeant des preuves de dépenses, ce qui rend plus difficile tout acte déloyal.
- Satisfaction améliorée des employés: Lorsque les employés comprennent quoi et comment ils seront remboursés, cela conduit à moins de conflits et à un lieu de travail plus heureux. De plus, cela accélère le processus de remboursement, gardant ainsi le portefeuille et le moral de chacun au plus haut.
- Conformité et optimisation fiscales: Il garantit que seules les dépenses professionnelles légitimes sont réclamées, ce qui peut être crucial pendant la saison des impôts pour éviter les pénalités et maximiser les déductions.
- Génération de données et d'informations: En collectant et en analysant les données sur les dépenses, il offre des informations précieuses sur les modèles de dépenses, aidant ainsi à élaborer une meilleure planification financière et budgétaire.
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Une politique de dépenses claire et bien mise en œuvre peut réduire considérablement le risque de dépenses excessives et de fraude, deux des pièges financiers les plus courants pour les entreprises.
Comment créer une politique de dépenses ?
Une politique de dépenses bien conçue sert de carte de navigation, guidant les employés dans les eaux souvent troubles des dépenses d’entreprise, tout en garantissant que le navire financier de l’entreprise maintient le cap.
Voyons comment en créer un.
Le rôle d’une politique de dépenses s’étend au-delà de simples règles ; il s’agit de donner le ton sur la façon dont une entreprise gère ses finances. Une bonne politique établit un équilibre délicat entre flexibilité et contrôle. Il doit être suffisamment flexible pour répondre aux besoins variés d’un environnement commercial dynamique, tout en étant suffisamment strict pour protéger l’entreprise contre les dépenses inutiles et les fraudes potentielles.
Éléments clés d’une politique efficace
Toute politique de dépenses efficace doit comporter certains éléments non négociables :
- Définitions claires: Qu’est-ce qui constitue une « dépense » ? Cela peut paraître élémentaire, mais l’ambiguïté porte à la confusion. Définissez clairement ce que les employés peuvent et ne peuvent pas déduire comme dépenses professionnelles.
- Limites de dépenses: Fixez des limites claires. Cela peut varier selon le rôle, le département ou le type de dépense. Il s’agit de créer des limites à l’intérieur desquelles les employés peuvent fonctionner de manière autonome.
- Processus d'approbation: Établissez qui autorise les dépenses et le flux de travail pour l'approbation. Cela aide à maintenir un système de contrôles et de contrepoids.
- Exigences en matière de réception et de documentation: Précisez les documents nécessaires pour justifier les dépenses.
Pratiques d'excellence
Personnalisation selon les besoins de l'entreprise :
Adaptez votre politique de dépenses aux exigences uniques de votre organisation. Une petite startup peut donner la priorité aux abonnements à des logiciels, tandis qu'une grande entreprise peut se concentrer sur les voyages et le divertissement des clients. L'adaptation de la politique garantit qu'elle s'aligne sur la culture et les besoins opérationnels de votre entreprise.
Transparence et accessibilité :
Assurez-vous que votre politique de dépenses est facilement accessible à tous les employés. Publiez-le sur l'intranet de votre entreprise, incluez-le dans les packages d'intégration ou intégrez-le dans votre système de gestion des dépenses pour garantir qu'il est facilement disponible.
Mises à jour et évolution des politiques :
Les besoins et les environnements des entreprises évoluent, ce qui nécessite des mises à jour régulières de votre politique de dépenses. Cela pourrait impliquer de s’adapter à la nouvelle législation fiscale, de prendre en compte les dépenses liées au travail à distance ou de mettre à jour la politique pour inclure les nouvelles technologies.
Promouvoir la culture de conformité :
Cultivez une culture d’entreprise qui valorise le respect de la politique de dépenses. Les dirigeants doivent modéliser la conformité, et des discussions régulières sur la gestion des dépenses peuvent renforcer son importance. Reconnaître les efforts de conformité peut également encourager l’adhésion.
Mécanismes de suivi et de rétroaction :
Utilisez la technologie pour surveiller la conformité et recueillir des commentaires sur la politique de dépenses. Des alertes et des analyses en temps réel peuvent aider à identifier les non-conformités ou les domaines nécessitant une amélioration. Encouragez les commentaires des employés pour affiner et améliorer la politique.
Gérer la non-conformité de manière constructive :
Lorsqu’une non-conformité est identifiée, considérez-la comme une opportunité d’apprentissage plutôt que comme une mesure punitive. Comprendre les raisons de la non-conformité peut contribuer à améliorer la politique et son application, renforçant ainsi le cadre global de conformité.
Exemple de politique de dépenses
Prenons une entreprise hypothétique, « TechWave Solutions », une entreprise technologique de taille moyenne spécialisée dans les services basés sur le cloud, comptant environ 300 employés. TechWave connaît une croissance rapide et doit réorganiser sa politique de dépenses pour suivre l'évolution de ses besoins. Voyons comment ils pourraient élaborer et exercer leur politique de dépenses.
1. Définitions claires :
- Définition des dépenses : Les dépenses chez TechWave incluent tous les coûts engagés à des fins professionnelles. Ceci comprend
- Voyage
- divertissement client
- abonnements logiciels
- fournitures de bureau
- Éléments non-dépenses : Dépenses personnelles, amendes pour infractions au code de la route lors de voyages d'affaires ou tout coût non directement lié aux opérations commerciales.
2. Limites de dépenses :
- Voyage: Limité à 200 $ par jour pour l'hébergement, 50 $ pour les repas et 300 $ pour les billets d'avion (classe économique).
- Divertissement des clients : Maximum de 100$ par personne par événement.
- Abonnements logiciels : Jusqu'à 500 $ par année par employé pour les abonnements liés au développement professionnel.
- Fournitures de bureau: Ne dépassant pas 50 $ par mois par employé.
3. Processus d'approbation :
- Dépenses jusqu'à 100 $ : approbation directe du gestionnaire.
- Dépenses entre 100 $ et 500 $ : approbation du chef de département.
- Dépenses supérieures à 500 $ : nécessitent l’approbation du directeur financier.
- Le flux de travail d’approbation est intégré au logiciel de gestion des dépenses de l’entreprise pour le suivi et la tenue des dossiers.
4. Exigences en matière de réception et de documentation :
- Toutes les dépenses doivent être accompagnées d'un reçu.
- Pour les abonnements en ligne, des reçus électroniques ou des copies de factures sont requis.
- Les frais de déplacement nécessitent un itinéraire détaillé.
5. Personnalisation selon les besoins de l'entreprise :
- Étant donné l’accent mis par TechWave sur la technologie, un budget plus élevé est alloué aux logiciels et aux outils en ligne.
- Les limites modérées reflètent la nécessité d'un certain engagement des clients mais également d'un contrôle budgétaire.
6. Transparence et accessibilité :
- La politique de dépenses est publiée sur l'intranet de l'entreprise, incluse dans les documents d'intégration et intégrée au tableau de bord du logiciel de gestion des dépenses de TechWave.
7. Mise à jour et évolution des politiques :
- Examens semestriels pour ajuster les limites et les catégories en fonction des taux du marché et de la croissance de l'entreprise.
- Avec l’évolution vers le travail à distance, de nombreux employés ont commencé à travailler depuis différents endroits, ce qui a entraîné une augmentation des demandes d’installation de bureau à domicile. Le service RH signale une augmentation de 30 % du nombre de travailleurs à distance. Les employés ont demandé de l'aide pour l'installation du bureau à domicile, notamment des chaises ergonomiques et des forfaits Internet améliorés, qui n'étaient pas couverts auparavant. Cela conduit à l’ajout d’une nouvelle catégorie de dépenses –
- Allocation allant jusqu'à 500 $ par employé pour l'installation ponctuelle d'un bureau à domicile. Cela comprend des meubles ergonomiques et les mises à niveau technologiques nécessaires.
- 30 $ supplémentaires par mois pour des forfaits Internet améliorés pour les travailleurs à distance.
- La politique mise à jour est communiquée via une réunion à tous, des newsletters par courrier électronique et mise à jour sur l'intranet et le logiciel de gestion des dépenses.
- L'équipe financière surveille l'impact de ces changements sur le budget global des dépenses et rend compte lors du prochain examen semestriel.
8. Promouvoir une culture de conformité :
- Peu de discussions en réunion sur la gestion des dépenses et la conformité.
- Reconnaître et récompenser la conformité par le biais de newsletters et de réunions internes.
9. Suivi et commentaires :
- TechWave Solutions utilisait un système de gestion des dépenses de base. Cependant, à mesure que l'entreprise grandissait, le directeur financier, Alex Morgan, a remarqué plusieurs problèmes :
- Réclamations en double : Les employés soumettaient parfois deux fois la même dépense en raison d’un manque de suivi approprié.
- Fraude potentielle : Quelques cas de dépenses suspectes ont été signalés mais n’ont pas pu être immédiatement vérifiés.
- Amendes pour retard de paiement : Certaines dépenses étaient déclarées trop tard, ce qui entraînait des remises pour paiement anticipé manquées et des amendes pour retard de paiement.
- Pour résoudre ces problèmes, TechWave Solutions a intégré une nouvelle fonctionnalité dans son logiciel de gestion des dépenses qui fournissait des alertes et des analyses en temps réel. Voici comment cela a transformé leur processus :
- Prévention des réclamations en double : Le logiciel signale désormais automatiquement les entrées en double. Par exemple, si un employé tente de soumettre une facture d’hôtel qui correspond à la date et au montant d’une entrée précédente, le système l’alerte ainsi que l’équipe financière.
- Détection de fraude: Les habitudes de dépenses inhabituelles déclenchent des alertes. Par exemple, si un employé qui voyage rarement soumet soudainement des frais de déplacement élevés, le système le signale pour examen.
- Rapports de dépenses en temps opportun : Le logiciel envoie des rappels pour les dates limites de soumission des dépenses. Cela a contribué à réduire considérablement les amendes pour retard de paiement. Par exemple, un rappel est envoyé deux jours avant la fin du mois pour soumettre toutes les dépenses, garantissant ainsi un traitement et un paiement en temps opportun.
- Enquêtes trimestrielles auprès des employés pour fournir des commentaires sur le processus de gestion des dépenses.
- Les employés ont signalé que le processus de soumission des reçus était fastidieux. En réponse, TechWave a mis à niveau son système de gestion des employés pour permettre le téléchargement facile de photos des reçus via une application mobile, accélérant considérablement le processus et améliorant la conformité.
- L'équipe financière a signalé des inefficacités et des erreurs dans le processus de saisie manuelle des données consistant à lire les reçus et à introduire les données dans le logiciel de dépenses. Une intégration OCR a été ajoutée au logiciel de gestion des dépenses, ce qui a entraîné une réduction de 90 % du travail manuel correspondant ainsi qu'une précision d'extraction des données supérieure à 99 %.
10. Remédier à la non-conformité :
Six mois après la mise en œuvre de la nouvelle politique de dépenses, TechWave Solutions observe une tendance à la non-conformité concernant les frais de déplacement. Plusieurs employés dépassent la limite fixée de 200 $ par jour pour l'hébergement lors de voyages d'affaires. L'équipe financière rapporte cette tendance à la direction.
- Le CFO engage une revue des récents déplacements professionnels. L’équipe découvre que dans plusieurs cas, les seuls hôtels disponibles dans les quartiers d’affaires affichaient des prix supérieurs à la limite fixée par l’entreprise, ce qui a conduit à des violations de la politique.
- La direction discute avec les employés qui ont dépassé les limites. Les salariés expliquent que pour assister à des réunions dans les zones centrales d’activité, il faut rester à proximité, mais le coût de ces hébergements dépasse souvent les limites de l’entreprise.
- L'équipe de direction, consciente du défi pratique, décide d'ajuster la politique. La nouvelle limite d'hébergement est fixée à 300 $ par jour dans les villes où le coût de la vie est plus élevé, tout en conservant la limite de 200 $ pour les autres endroits.
- Ce changement est communiqué à tous les employés, soulignant l'importance de choisir des options rentables dans les nouvelles limites. Des conseils sur la réservation anticipée, le choix d'hôtels économiques et la compréhension des nouvelles limites d'hébergement à plusieurs niveaux sont fournis.
- Le logiciel de gestion des dépenses est mis à jour pour refléter les nouvelles limites et pour demander aux employés de justifier tout dépassement de ces limites dans certaines villes.
Ainsi, la nouvelle politique de dépenses évolutive de TechWave Solutions, adaptée à ses besoins et à sa culture métier spécifiques, fournit un cadre structuré et clair pour la gestion des dépenses. Cette approche garantit non seulement le contrôle financier, mais favorise également une culture de responsabilité et de transparence au sein de l'organisation. Des mises à jour régulières et des mécanismes de retour d'information garantissent que la politique reste pertinente et efficace, s'adaptant à l'environnement commercial dynamique.
Modèle de politique de dépenses
Sur la base de l'exemple ci-dessus, nous avons créé une politique de dépenses pour TechWave Solutions. Vous pouvez l’utiliser comme référence lors de l’élaboration de votre politique de dépenses.
Comment mettre en œuvre votre politique de dépenses
La mise en œuvre efficace d'une politique de dépenses est essentielle pour garantir que les directives que vous avez soigneusement élaborées sont suivies, comprises et intégrées dans les opérations quotidiennes de votre entreprise. Explorons deux approches différentes pour mettre en œuvre votre politique de dépenses.
Flux de travail manuel
La mise en œuvre manuelle d'une politique de dépenses implique une série d'étapes gérées par les employés, les managers et l'équipe financière sans l'aide d'un logiciel dédié. Ce processus, bien que plus traditionnel, peut prendre du temps et être sujet à des erreurs humaines, mais il est toujours utilisé, en particulier par les petites organisations avec moins de transactions.
- Soumission des dépenses: Les employés engagent des dépenses et conservent des reçus physiques. Ils remplissent ensuite un formulaire de note de frais, souvent une feuille de calcul ou un formulaire papier, détaillant chaque dépense, son montant et son objectif commercial.
- Examen du gestionnaire: L'employé soumet sa note de frais complétée et les reçus joints à son responsable pour examen. Le gestionnaire vérifie chaque dépense par rapport à la politique de l'entreprise pour garantir sa conformité.
- Vérification financière: Une fois approuvée par le gestionnaire, la note de frais est transmise au service financier. L'équipe financière effectue un examen final pour vérifier l'exactitude du rapport et la conformité à la politique, en vérifiant manuellement les reçus et les calculs.
- Remboursement: Si la note de frais est approuvée, l'équipe financière procède au remboursement, qui peut impliquer de faire un chèque ou de procéder à un virement bancaire au profit du salarié. Cette étape peut prendre plusieurs jours ou semaines, selon le cycle de paiement.
- Tenue de dossiers: Finance stocke les notes de frais et les reçus à des fins de vérification. Cela implique souvent de classer des copies papier dans des classeurs ou de les numériser dans un système de stockage numérique de base.
Flux de travail automatisé
Un flux de travail automatisé exploite la technologie pour rationaliser et améliorer l'efficacité de la mise en œuvre de votre politique de dépenses. Cette approche réduit les erreurs manuelles, accélère le processus de remboursement et offre une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses.
Voyons comment le flux de travail manuel est transformé et automatisé à l'aide du logiciel de gestion des dépenses Nanonets.
- Soumission des dépenses numériques: Les employés utilisent une application ou une plateforme Web pour soumettre leurs dépenses. Ils peuvent prendre des photos des reçus avec leur smartphone et le logiciel extrait automatiquement les détails pertinents à l'aide de la technologie OCR (Optical Character Recognition). Les dépenses sont classées à l'aide de l'IA et les employés peuvent également ajouter toutes les notes nécessaires sur l'objectif commercial directement dans l'application.
- Vérifications automatisées de la conformité aux politiques: Le logiciel de gestion des dépenses vérifie automatiquement chaque soumission par rapport à la politique de dépenses de l'entreprise. Il signale toute violation en temps réel, invitant l'employé à corriger le problème ou à ajouter une note en cas de circonstances exceptionnelles.
- Approbation du gestionnaire: Les managers reçoivent des notifications de notes de frais en attente via la plateforme. Ils peuvent examiner, approuver ou rejeter les dépenses en un clic, et peuvent également voir toute violation des politiques signalée par le système.
- Surveillance financière et traitement des remboursements: Les dépenses approuvées sont automatiquement transmises à l’équipe financière. Le logiciel s'intègre aux systèmes comptables, permettant le traitement direct des remboursements via la paie ou les virements bancaires. Les finances conservent une surveillance et peuvent auditer les dépenses en temps réel ou via des rapports périodiques.
- Tenue de registres et analyses numériques: Le système stocke toutes les données de dépenses sous forme numérique, éliminant ainsi les besoins de stockage physique. Les équipes financières peuvent accéder à des rapports et analyses détaillés, permettant une meilleure budgétisation, prévision et identification des tendances en matière de dépenses ou des domaines de non-conformité.
En conclusion, le passage de la mise en œuvre d’une politique de dépenses manuelle à une politique de dépenses automatisée constitue une série d’étapes pratiques vers l’efficacité, la clarté et, à terme, une rentabilité accrue.
Voici quelques études de cas d'entreprises qui ont mis en œuvre avec succès des politiques de dépenses à l'aide d'un logiciel d'automatisation des dépenses :
- SaltPay utilise des Nanonets pour s'intégrer à SAP afin de gérer les factures des fournisseurs.
- In2 Project Management aide Water Supply Corporation à économiser 700,000 XNUMX AUD grâce à Nanonets AI.
- Comment Happy Jewellers, une PME, a bénéficié des NanoNets.
- Nanonets AI aide ACM Services à automatiser l'extraction des documents de dépenses, permettant ainsi à l'équipe des comptes fournisseurs de gagner 90 % de temps.
- Tapi automatise les factures d'entretien immobilier à l'aide de Nanonets.
- Puma automatise son processus de gestion des dépenses avec Zoho Expense.
- SWISS a amélioré l'efficacité du traitement des notes de frais de 80 % grâce à Rydoo.
- Suncommon gère les dépenses de son entreprise et lui fait gagner du temps en tirant parti de la carte Expensify.
Conclusion
Voilà donc les tenants et les aboutissants de l’élaboration d’une politique de dépenses qui non seulement assure le bon fonctionnement du navire financier, mais favorise également une culture de responsabilité et de transparence au sein de votre organisation. Qu'il s'agisse de définir des directives claires ou d'adopter une mise en œuvre utilisant l'automatisation, la gestion des dépenses ne doit pas nécessairement être un casse-tête.
N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas seulement de règles ; il s'agit de donner à votre équipe les moyens de prendre des décisions de dépenses éclairées tout en préservant la santé financière de votre entreprise. Ainsi, que vous soyez une startup en route ou une entreprise chevronnée explorant de nouveaux territoires, que votre politique de dépenses soit votre guide vers des mers plus douces et des rivages financiers plus ensoleillés. Bonne navigation !
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