La technologie d'entreprise de pointe est une véritable soupe alphabétique - RPA, BPM, BPA, AI, ML, CLI, ERP, FTE, OCR, POC, ROC, RBAC, et la liste continue. Dans cet article, nous parlerons de RPA - Robotic Process Automation et BPM - Business Process Management, de ce qu'ils sont, comment ils sont liés et comment, en synergie, ils peuvent stimuler la croissance de l'entreprise et améliorer la compétitivité de l'entreprise.
Le lien entre BPM et RPA
Pour comprendre le chevauchement dans le diagramme de Venn du BPM et du RPA, il faut savoir ce qu'est chacun d'entre eux.
Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
Selon Gartner, la gestion des processus métier (BPM) est l'utilisation de diverses méthodes pour découvrir, modéliser, analyser, mesurer, améliorer et optimiser les processus métier.
La nécessité d'intégrer les éléments de toute entreprise - les personnes, les informations et les outils pour gérer l'entreprise - est aussi ancienne que l'entreprise humaine elle-même. On dit que le BPM a évolué à partir de When Business Process Reengineering (BPR) qui a été conçu au cours de la dernière décennie du siècle dernier pour permettre aux entreprises d'améliorer leur flux de travail vers divers résultats tels que l'amélioration du service client, la réduction des coûts opérationnels et le maintien de la compétitivité.
Essentiellement, le BPM est une idée de gestion qui incite les organisations à accorder une attention explicite à leurs processus métier tout au long de leur gamme d'opérations. Cela englobe une compréhension approfondie des étapes qui font partie d'un processus métier, des personnes impliquées dans ces étapes, des informations traitées lors de ces étapes et des technologies invoquées lors de l'exécution des différentes étapes.
Traditionnellement, le BPM impliquait l'élaboration manuelle de diagrammes de processus par le respect manuel de la fonction métier. Ces diagrammes ont ensuite été capturés manuellement à l'aide d'outils de création de diagrammes visuels tels que Microsoft Visio. Ces derniers temps, de meilleurs outils ont été développés et sont utilisés pour capturer automatiquement les processus, mettre en évidence les opportunités d'amélioration et mettre en œuvre de nouveaux flux de travail.
La mise en œuvre de BMP peut englober une analyse approfondie des opérations, la cartographie des processus métier et l'incorporation d'un ensemble complet d'outils et de capacités pour l'activer. Les processus qui font une entreprise peuvent être structurés et reproductibles, ou non structurés et variables, et un bon BPM capture tous les processus et les intègre de manière transparente dans un cadre plus large. Ces derniers temps, les technologies sont souvent utilisées avec le BPM pour orchestrer et surveiller le flux automatisé des processus dans tout le domaine de la compétence métier. La technologie moderne utilisée dans les systèmes PM comprend des analyses sophistiquées qui utilisent des règles métier pour évaluer plusieurs événements et sélectionner des modèles ou des relations pour une optimisation plus poussée.
Le BPM est une stratégie fonctionnelle et non une voie vers la transformation numérique en soi. Bien que la gestion du processus métier optimise les fonctions de l'entreprise, tant qu'elle s'appuie sur des systèmes hérités pour des tâches individuelles telles que la saisie de données, l'intégration, la maintenance des enregistrements, l'agrégation de rapports, le traitement des commandes, etc., elle ne peut pas fournir les résultats promis. dans leur intégralité. C'est là qu'intervient la RPA.
Qu'est-ce que l'automatisation robotique des processus (RPA) ?
Un processus métier comprend des tâches plus petites, dont beaucoup sont répétitives et basées sur des règles. Robotic Process Automation sont des logiciels programmables, ou bots, qui automatisent les tâches manuelles, répétitives et basées sur des règles.
Les tâches typiques qui peuvent être automatisées à l'aide de bots incluent la connexion à des applications, la lecture de factures, l'extraction de données à partir de documents et la mise en correspondance/validation d'éléments dans un système. La RPA améliore la rapidité et l'efficacité de ces tâches banales, réduit les coûts et permet aux humains de s'engager dans des tâches plus stratégiques. Certaines tâches pouvant être automatisées par des bots et d'autres logiciels RPA sont :
- Transférer des informations d'un chatbot de service client vers un référentiel approprié
- Comptabilité des transactions
- Extraction de lignes de factures, reçus, etc.
- Exploitez les données des profils de médias sociaux accessibles au public dans un référentiel utilisé par les équipes marketing
- Extraction de données de bases de données tierces pour être intégrées dans un workflow
Les outils RPA utilisés aujourd'hui dans le contexte commercial sont de deux types :
- System Centric RPA fonctionne principalement sur les systèmes d'entreprise existants tels que l'ERP avec une implication humaine minimale. Ces systèmes se caractérisent par des intégrations étendues et un accès API. Un exemple de processus centré sur l'intégration est la banque en ligne, qui peut impliquer différents types d'outils RPA et de bots.
- La RPA centrée sur l'humain se produit lorsque l'humain est pris en charge par des outils d'automatisation RPA, tandis que les processus principaux sont exécutés par des humains et que l'automatisation est utilisée pour faciliter certaines des tâches de routine banales. Le service client, le traitement des réclamations, l'intégration des employés et le dépôt de rapports sont quelques-unes des tâches qui bénéficient de la RPA centrée sur l'humain.
Le RoI (Return on Investment) du BPM et du RPA
Les données, la complexité et l'échelle sont les facteurs décisifs qui déterminent le retour sur investissement de toute technologie. Voyons comment BPM et RPA se comparent dans le ROI par rapport à ces facteurs.
Données
L'intégration de données dans un processus BPM peut être complexe car les entreprises, en particulier les grandes qui ont plusieurs compétences de base, ont plusieurs silos de données et des protocoles compliqués pour les rationaliser. Une telle intégration de données peut être encore compliquée par les fusions et acquisitions. L'automatisation robotique, en revanche, ne concerne généralement pas l'ensemble de l'entreprise (sauf s'il s'agit d'une petite entreprise) et n'a donc pas à gérer les schémas de données. Il utilise simplement les sorties actuelles de la même manière que les anciens systèmes d'entreprise utilisent.
Complexité
Les systèmes BPM peuvent gérer des règles et une logique métier complexes, mais nécessitent une formation et une expertise approfondies pour une mise en œuvre transparente. Cela dit, de nombreux systèmes BPM modernes sont intuitifs à utiliser et exploitent des fonctionnalités telles que les opérations WYSIWYG, les fonctionnalités de glisser-déposer et les assistants d'automatisation qui peuvent faciliter la mise en œuvre. Dans de tels cas, BPM et RPA sont comparables en ROI.
Escaliers intérieurs
La mise en œuvre du BPM, en particulier avec des outils d'automatisation interconnectés, c'est-à-dire l'hyper-automatisation, est associée à une empreinte d'automatisation à grande échelle. Cette échelle ne peut être liée au retour sur investissement qu'en ce qui concerne la taille et le chiffre d'affaires de l'entreprise. Les BPA, en revanche, sont moins compliqués, mais leur retour sur investissement dépend à nouveau de la quantité et de la qualité des tâches manuelles répétitives qui peuvent être automatisées. C'est donc un peu flou pour la comparaison
Les retours sur investissement du BPM et du RPA ne peuvent pas être comparés par la formule simple de (bénéfice/coût)*100 pour les raisons suivantes
- Le BPM est une stratégie à l'échelle de l'entreprise tandis que le RPA est un outil d'automatisation des tâches. La formule ci-dessus convient à la RPA car elle suppose des fonctions définissables, des coûts clairs et des avantages financiers mesurables. Le BPM, quant à lui, est l'utilisation de stratégies et de technologies de manière transformatrice dans l'ensemble du portefeuille d'activités. Évaluer leurs avantages à travers l'ensemble de l'entreprise et non les points de contact fonctionnels est compliqué, et cette solution simple ne fonctionnera pas.
- Les avantages de cette formule ne doivent pas toujours être fiscaux. Le BPM peut offrir des avantages qui ne peuvent pas être saisis dans le bilan. Certains avantages intangibles qui ne peuvent pas être utilisés dans la formule ci-dessus comprennent la précision, la flexibilité, la conformité, le moral des employés et les économies d'énergie.
- Période : la RPA peut commencer à montrer des avantages sur une période plus courte que la BPM. Par conséquent, il n'est pas vraiment juste de comparer RPA et BPM en termes de retour sur investissement. Néanmoins, les deux approches ont leurs avantages et, lorsqu'elles sont mises en œuvre en tandem, peuvent certainement fournir des retours sur investissement dans les aspects conventionnels et non conventionnels.
Similitudes : RPA vs BPM
La RPA améliore-t-elle le BPM ou le BPM intègre-t-il la RPA dans son fonctionnement ? C'est peut-être l'équivalent moderne de l'énigme séculaire de l'œuf de poule.
Dans le des mots de Jeffrey Brown, directeur principal de l'automatisation numérique au sein du cabinet de conseil en gestion mondiale SSA & Company "Un certain type de BPM est une condition préalable à tout déploiement de RPA, car on ne peut pas automatiser avec succès ce que l'on ne comprend pas." Alors peut-être que le BPM peut être considéré comme la toile sur laquelle la RPA est peinte.
Mais ce n'est pas aussi simpliste que cela. Le BPM et le RPA sont souvent considérés comme des techniques complémentaires. Le premier peut être considéré comme le cerveau tandis que le second est la force de l'opération commerciale. Il a été rapporté que le logiciel RPA améliore tous les aspects des processus métier et des flux de travail et peut faire partie de la gestion des processus métier. Lorsque la plupart des tâches d'une entreprise sont prises en charge par des outils d'automatisation tels que RPA qui sont orchestrés et optimisés pour s'adapter à l'ensemble de la gestion des processus métier, on peut dire qu'ils sont hyperautomatisés.
Pour mettre en synergie BPM et RPA, il est important de comprendre leurs différences.
La synergie de BMP et de RPA utilise les forces de chacun pour améliorer l'efficacité du processus métier.
RPA pour libérer les humains pour des opérations BPM plus élevées :
Avec la RPA prenant en charge des processus répétitifs banals tels que l'extraction de données, les employés peuvent utiliser leur temps, leurs ressources et leurs prouesses mentales sur la stratégie, l'innovation et la technologie qui fait partie du système BPM plus large. Cela peut améliorer les résultats des processus, raccourcir les temps de cycle et maximiser l'efficacité.
RPA comme interface
Un processus métier peut avoir plusieurs applications héritées qui doivent être regroupées sous un parapluie commun de BPM. RPA peut agir comme une API pour les applications héritées et aider à intégrer les différentes applications disjointes dans une plate-forme commune.
BPM pour gérer les exceptions
Alors que l'extraction de données peut être automatisée avec les systèmes RPA, la gestion des exceptions nécessite une approche plus stratégique. La gestion d'un chemin d'exception qui implique l'intégration transparente d'un humain pour l'examen et la résolution nécessite des systèmes BPM efficaces.
L'humain dans la boucle en BPM
Tous les aspects d'une entreprise ne peuvent pas être entièrement automatisés et certains pourraient bénéficier d'une implication humaine. Les approbations et la prise de décision sont de tels domaines et sans un humain dans la boucle, les processus pourraient devenir truffés d'incohérences, d'obstructions et d'inévitables erreurs et oublis humains. Avec un BPM HITL, les processus globaux associés à des actions telles que les approbations et les prises de décision peuvent avoir un mélange judicieux d'analyses automatisées et de participation humaine.
La RPA est-elle l'avenir du BPM ?
La RPA est certainement appelée à devenir une partie importante du BPM à l'avenir. Selon Intelligence du Mordor, l'intégration d'outils d'automatisation tels que RPA et IoT avec BPM fera passer le marché de la gestion des processus métier (BPM) de 3.38 milliards USD en 2019 à 4.78 milliards USD d'ici 2025. Les exigences d'une productivité accrue, d'une meilleure gestion des risques et d'une meilleure le contrôle des coûts a nécessité une plus grande mise en œuvre de la RPA dans l'écosystème BPM.
L'intégration d'applications RPA dans des processus d'entreprise plus larges qui impliquent à la fois des éléments humains et IA peut faire gagner un temps considérable aux entreprises et générer un retour sur investissement rapide. Cependant, l'orchestration est essentielle pour tirer parti des avantages de la RPA. Les capacités d'orchestration basées sur le BPM de l'automatisation intelligente peuvent permettre une capitalisation complète des fonctionnalités RPA pour des avantages à l'échelle de l'entreprise.
Dans l'ensemble, RPA et BPM deviendraient essentiels au succès des entreprises. Les BPM nécessitent une refonte complète des flux de travail, ce qui est peu maniable. Cependant, l'automatisation des processus inefficaces avec RPA et enfin leur intégration dans le flux de travail plus large peut faciliter le processus de reconception. Il est important de savoir quand et comment chaque approche doit être mise en œuvre pour maximiser le retour sur investissement et la compétitivité de l'entreprise dans le scénario commercial.
Les défis de la mise en œuvre conjointe des outils RPA et BPM
Le principal défi de la mise en œuvre du BPM est le retard à voir les résultats. Il faut se rappeler que le BPM est une plate-forme lourde qui doit être intégrée aux autres systèmes, et cette complexité peut retarder l'obtention de résultats tangibles. L'absence de gain immédiat, cependant, ne signifie pas que cela ne fonctionne pas. Cependant, pour accélérer les gains, les RPA peuvent être inclus dans le cadre BPM afin que certaines des tâches chronophages puissent être accélérées, ce qui peut à son tour accélérer l'efficacité du système BPM.
Un autre défi lié à l'intégration de la RPA dans le cadre de la BPM est la pénurie de compétences. Il est avantageux d'avoir un expert technique ou même une équipe avant de se lancer dans l'aventure de l'automatisation.
Un autre obstacle à l'intégration RPA-BPM est l'absence de sensibilisation et de connaissances parmi les parties prenantes. Le changement engendre toujours de la résistance. L'évolution vers l'automatisation pourrait faire craindre l'obsolescence chez les salariés. Une bonne stratégie pour intégrer les employés dans la transition contribuerait grandement à la mise en œuvre des stratégies RPA-BPM dans le processus métier.
Quelques outils RPA et BPM
Avec l'intégration des technologies d'IA et de ML dans divers outils d'automatisation, les solutions RPA ont des capacités qui vont bien au-delà de la simple réplication d'actions humaines répétitives. Les solutions RPA modernes avec des fonctionnalités d'IA/ML effectuent des actions cognitives plutôt que des répétitions méthodiques basées sur des règles et peuvent gérer les exceptions. Comme on l'a vu, la gestion des exceptions et les approches cognitives sont du domaine du BPM, et il peut sembler que la frontière entre les plateformes RPA et BPM s'amincit progressivement.
Néanmoins, il existe des exemples spécifiques d'outils RPA et BPM qui sont disponibles sur le marché aujourd'hui. Certains des leaders des outils RPA sont
- UiPath : Bien qu'UiPath soit principalement un outil RPA, il possède également des fonctionnalités améliorées qui le rendent compatible avec l'intégration BPM.
- Blue Prism : Blue Prism est un outil RPA doté de fonctions cognitives liées à l'IA. C'est une plateforme sans code.
- Power Automate : Power Automate de Microsoft crée des workflows entre les applications pour synchroniser les fichiers, recevoir des notifications et collecter des données. Également pilotée par l'IA, cette solution basée sur le cloud utilise des déclencheurs et des actions pour créer des réactions en chaîne au sein d'un flux de travail afin d'automatiser les tâches répétitives, manuelles et chronophages.
- Nanonets est un logiciel OCR qui peut faire partie de la séquence RPA car il exploite les capacités d'IA et de ML pour extraire automatiquement des données non structurées/structurées à partir de documents PDF, d'images et de fichiers numérisés. Une séquence typique impliquant des nanonets dans le protocole RPA est illustrée ci-dessous.
Certaines plates-formes BPM populaires sont :
- Pega : Pega est une suite d'applications axée sur l'engagement client et l'automatisation des processus numériques. Il relie les systèmes orientés client à l'automatisation des processus backend et dispose d'un composant RPA.
- Odoo : Odoo rationalise une gamme de fonctions commerciales, notamment la veille économique et le reporting, la gestion des actifs et le marketing.
- Bonita : Bonita fournit une automatisation des flux de travail dans différents départements d'une entreprise et dispose de capacités d'analyse et de prédiction basées sur l'IA.
- Case.one : Case.one rationalise également l'automatisation des processus via des chatbots, des rapports et des notifications.
Domaines de synergie RPA-BPM
- Santé : Il n'y a pas d'autre domaine dans lequel la synergie RPA-BPM serait une véritable bouée de sauvetage, comme le secteur de la santé. La RPA peut être appliquée à la plupart des processus de santé, notamment l'enregistrement des patients, le traitement des données des patients, les rapports des médecins, le traitement des factures médicales, l'automatisation des données d'assurance et le stockage des dossiers des patients. Avec la grande quantité de données et d'informations générées et rassemblées dans le secteur de la santé, la tâche de catégorisation, de compilation et de documentation peut devenir lourde, d'autant plus que les exigences réglementaires et législatives doivent être méticuleusement respectées. Les systèmes BPM peuvent faciliter la gestion de toutes ces informations et activités, garantissant ainsi la conformité et la fiabilité et réduisant les risques.
- Service client : le service client, comme les soins de santé, nécessite des apports de différents domaines et doit les traiter de différentes manières. La RPA peut être utilisée pour extraire des données et des informations provenant de diverses sources, et des bots peuvent être utilisés pour fournir un support d'interaction de premier niveau du côté du service client. Cependant, toutes les informations et interactions entre la plateforme RPA et le client doivent être analysées pour une utilisation ultérieure dans le marketing et les ventes. Les systèmes BPM peuvent traiter les informations fournies par les systèmes RPA pour permettre un meilleur ciblage dans le marketing et pour fournir un meilleur service client.
- Secteur public : comme toutes les grandes entreprises, les gouvernements s'occupent également de tâches répétitives et à forte intensité de main-d'œuvre, telles que le traitement des documents, la diffusion de l'information, la gestion des données et la conformité à la sécurité, qui en sont les éléments constitutifs. Les gouvernements reconnaissent les avantages offerts par la RPA dans son fonctionnement et adoptent de plus en plus divers outils RPA pour leurs activités. L'intégration des RPA avec un BPM plus large dans le secteur public P permet d'aligner la politique et la stratégie sur son exécution opérationnelle, une meilleure responsabilisation, des réponses plus rapides aux changements de politique et aux événements imprévus, et la transparence vis-à-vis du public.
- Secteur financier : le secteur des services bénéficierait de la mise en œuvre de la RPA dans ses fonctions essentielles dans le domaine financier pour améliorer la productivité, réduire les coûts et rationaliser les conformités. La RPA peut lier des données transactionnelles provenant de diverses sources, dans la finance et est déjà utilisée dans le traitement des factures, les comptes fournisseurs, le traitement des réclamations, la saisie de la paie, la mise à jour des informations personnelles, les comptes de voyage et de dépenses, etc. L'intégration de la RPA dans un cadre BPM dans le secteur financier peut aider les entreprises à gérer et à organiser les comptes plus efficacement pour commencer. Gartner rapports que l'intégration des solutions BPM au flux de travail financier peut augmenter le retour sur investissement annuel de 40 à 60 % et aider à minimiser les erreurs. Les BPM permettraient également aux équipes financières de travailler plus étroitement avec d'autres départements et clients dans des aspects tels que la gestion des contrats, la gestion des comptes et le règlement des griefs. Les outils BPM améliorent également la précision des données financières, permettant ainsi d'être prêt à l'audit à tout moment.
- Équipes des ressources humaines : les ressources humaines s'occupent des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes qui peuvent facilement tirer parti de la RPA. En laissant les bots faire le travail non décisionnel, le service des ressources humaines peut libérer du temps à consacrer à des activités plus fructueuses. La synergie entre RPA et BPM dans les départements RH peut réduire les besoins en ressources et économiser du temps et de l'argent en rationalisant les activités telles que les processus d'intégration, la gestion des avantages, le suivi des feuilles de temps, la formation, les changements de politique, les révisions salariales et les évaluations de performance.
Réponses à quelques FAQ
Certaines questions courantes qui sont publiées sur les sites de recherche par des personnes essayant de comprendre le BPM, le RPA et leurs interconnexions sont présentées ci-dessous.
En nous appuyant sur la discussion approfondie des sections précédentes, nous répondrons à ces questions.
Quelle est la différence entre RPA et BPM ?
Le BPM est une stratégie de gestion qui peut ou non impliquer des outils d'automatisation. C'est le squelette d'un flux procédural dans une entreprise.
RPA est un outil logiciel ou un "bot" comme on l'appelle communément qui exécute des tâches basées sur des règles un peu comme le fait un humain.
La RPA pourrait, et devient de plus en plus, l'un des nombreux rouages de la stratégie de gestion plus large du BPM.
La RPA est-elle un outil de BPM ?
La RPA est sans aucun doute un outil d'automatisation et peut faire partie du système BPM. Ce n'est cependant pas un outil BPM per se, et peut fonctionner indépendamment.
Quelle est la différence entre RPA et workflow ?
Le flux de travail est simplement une représentation du flux de travail tel qu'il se produit dans un processus métier. Certains workflows courants dans une entreprise sont le traitement des factures, la gestion de la relation client et la planification des ressources d'entreprise (ERP). L'automatisation des workflows automatise des tâches spécifiques au sein d'un processus métier ou d'un workflow. RPA automatise des flux de travail entiers du début à la fin grâce à des règles.
Quelle est la différence entre l'automatisation robotique des processus et la gestion des processus métier ?
Voir la réponse à la première question.
La RPA est-elle un flux de travail ?
Non, la RPA n'est pas un workflow. C'est un outil d'automatisation qui automatise les flux de travail du début à la fin grâce à des règles.
Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?
L'automatisation du flux de travail automatise des tâches spécifiques au sein d'un processus métier ou d'un flux de travail.
À emporter
L'intégration d'outils RPA dans un système BPM peut améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts des opérations commerciales. Des solutions RPA et BPM déployées conjointement permettraient de disposer d'une plate-forme puissante capable de prendre en charge la transformation numérique de l'entreprise dans son ensemble.
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RPA dans les centres de contact
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