Qu’est-ce que le CIIF ? Contrôles internes sur l'information financière

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Le CIIF est plus qu’un simple exercice de « vérification des blocages » ; Le CIRF efficace et de qualité décrit toute une philosophie de transparence et de responsabilité financières. Le CIIF couvre toute la gamme de systèmes et de processus de contrôle qu'une entreprise utilise pour garantir la validité de ses états financiers et rester à l'écart des régulateurs, des investisseurs et des parties prenantes.

Bien que le CIRF semble complexe, compte tenu de l’abondance des ressources disponibles, de nombreuses étapes relèvent du bon sens et sont faciles à mettre en œuvre. Néanmoins, une mise en œuvre efficace dépend d’une compréhension nuancée des contrôles et de l’écosystème entourant le CIIF – que ce guide considère comme une orientation et un point de départ initial vers une conformité financière à long terme.

Concepts de base à connaître

Comprendre les fondements fondamentaux du CIIF est la première étape vers une compréhension totale. N'oubliez pas que les contrôles internes sont des procédures et des processus de gestion mis en place pour garantir l'intégrité comptable et la transparence financière. Pour certaines entreprises, en particulier celles cotées en bourse, le CIIF est un élément clé des documents financiers requis et aide les parties prenantes à être assurées que les données qu'elles examinent sont exactes et opportunes.

En fin de compte, n’oubliez pas que le CIIF va au-delà de la simple conformité. Il s’agit notamment de construire un écosystème fondé sur la confiance et la transparence, de rassurer les parties prenantes et les investisseurs tout en offrant des données financières de la plus haute qualité possible pour permettre une prise de décision opérationnelle précise et efficace.

Définition : Qu’est-ce que le CIIF ? «Contrôles internes de l'information financière»

Les contrôles internes à l'égard de l'information financière, abrégé en CIIF, décrivent l'ensemble des processus, procédures et mécanismes formels qu'une entreprise utilise pour garantir que les états financiers sont exacts et reflètent la réalité. Mais la véritable signification du CIRF est beaucoup plus globale que ne le laisse entendre la définition de base. Les contrôles préviennent la fraude et servent de freins et contrepoids pour détecter les erreurs humaines ou les faux pas lors de la génération ou de l’analyse des états financiers.

Le CIFR, dans un sens, agit comme un arbitre utilisant un manuel de jeu pour gérer un jeu. Dans ce cas, l'arbitre (mesures de contrôle et contrôles réels) utilise le playbook (procédures de l'entreprise fondées sur des principes comptables reconnus) pour gérer le jeu (rapports financiers). Et, tout comme les règles varient entre le football et le basket-ball, les règles de votre arbitre dépendent de votre activité spécifique. En général, cependant, les activités quotidiennes du CIRF incluent les exigences d'approbation des transactions, la séparation des tâches des employés, le suivi, les logiciels de surveillance et même quelque chose d'aussi basique que les calculs de double vérification.

Qu’est-ce que SOX ? « la loi Sarbanese-Oxley de 2002 »

SOX, ou Sarbanes-Oxley Act, est une loi fédérale américaine conçue pour protéger contre la fraude et les techniques comptables créatives et s'applique aux sociétés négociant sur les bourses américaines. Elle s'applique également aux cabinets comptables, aux agences d'audit et à tout tiers auquel une société cotée en bourse fait appel dans son processus de gestion comptable.

La loi oblige les entreprises à élaborer, publier, auditer et utiliser activement leur CIIF. En d’autres termes, la loi fédérale exige que ces entreprises disposent de systèmes clairs et bien établis pour gérer les fraudes ou les erreurs en matière de reporting financier et qu’elles utilisent ces systèmes comme prévu. La Securities and Exchange Commission (SEC) supervise la loi Sarbanese-Oxley et est chargée de son application. Les entreprises doivent occasionnellement déposer des rapports auprès de la SEC affirmant leur responsabilité dans la promulgation et l'application du CIIF – et le prouver.

Qu'est-ce que l'article 404 de la loi Sarbanes-Oxley de 2002 ?

L'article 4 de la loi Sarbanes-Oxley est généralement appelé SOX 404 en abrégé. Cette section est l'une des parties les plus marquantes de SOX et exige que la direction et les équipes d'audit tierces rendent compte de la qualité du CIIF d'une entreprise. La section est composée de deux sous-sections :

401A: Cette sous-section de SOX 404 exige qu'une entreprise inclue son rapport sur les contrôles internes qui affirme la responsabilité de la direction à l'égard du CIIF. En plus de valider la compréhension de la direction de sa responsabilité, le 404A exige également une évaluation objective du CIIF de l'entreprise.
404B: Cette sous-section a le même mandat que 404A mais s'applique aux auditeurs externes et tiers et les oblige à attester que les rapports de gestion en vertu de 404A sont valides.

Le CIRF promeut des contrôles financiers plus stricts en établissant une base permettant aux entreprises de développer et de mettre en œuvre leurs processus et systèmes pour garantir l'exactitude des informations financières. Le CIRF propose une série améliorée de protocoles de surveillance récurrents et périodiques pour garantir que l'entreprise fait ce qu'il faut de manière cohérente tout en exigeant également une évaluation interne des risques qui examine les domaines de préoccupation possibles afin que l'entreprise puisse y prêter une attention particulière entre les périodes d'audit et de reporting. .

Un CIIF adéquat et de qualité sert également d’outil de communication pour aplanir les hiérarchies en matière d’information financière et de comptabilité. En mettant en œuvre le CIIF, vous vous assurez que des informations correctes circulent au sein de votre entreprise et que seules des informations vérifiées et correctes quittent l'entreprise. En plus de la gestion de la conformité et de la fraude, un CIIF complet contribue également à créer une culture de communication tout en aidant la direction à prendre rapidement des décisions éclairées.

À quels risques les entreprises sont-elles confrontées si les contrôles internes en matière d’information financière sont ignorés ?

Ignorer les normes convenues et le CIIF expose les entreprises de tous types et de toutes tailles à des risques importants, dont le moindre n'inclut pas des sanctions financières et (en cas de faute intentionnelle) des peines de prison pour les personnes impliquées. Même si ce n'est pas mal intentionné, ignorer le CIIF signifie que les initiés et les investisseurs tiers, les régulateurs et les auditeurs ne peuvent pas déterminer l'exactitude des états financiers et « puniront » l'entreprise en conséquence, c'est-à-dire en n'investissant pas ou en refusant de travailler avec les sociétés non conformes. entreprise.

Ignorer le CIIF pourrait conduire à :

États financiers inexacts : Le résultat le plus évident, un contrôle inapproprié ou inexistant, augmente le risque d’erreur ou d’omission dans les états financiers.
Fraude: Là où des normes souples existent et où des contrôles limités des actions l’empêchent, la fraude prospère.
Pénalités: Le non-respect des directives établies, comme la loi Sabanes-Oxley, peut entraîner des sanctions légales, des amendes et des sanctions de la part des organismes de réglementation qui les appliquent.
Inefficacité: Votre prise de décision est aussi bonne que les données qui l’alimentent, et des contrôles inappropriés signifient que vos données sont douteuses, ce qui pourrait conduire à une mise en œuvre opérationnelle médiocre ou inefficace.
Confiance des investisseurs : Les investisseurs ne font pas confiance aux entreprises ayant des pratiques comptables laxistes, et pour cause. Ignorer le CIIF signifie que vous n’attirerez peut-être pas les capitaux des investisseurs aussi facilement que les entreprises prêtes à s’y conformer.
réputation: Il suffit d’une seule erreur comptable pour détruire et détruire la réputation d’une entreprise auprès des clients, des investisseurs, des fournisseurs et des concurrents. En bref, l’absence de CIIF peut très concrètement conduire à la chute d’une entreprise, même bien gérée.

Qu'est-ce qu'un rapport de contrôle interne ? Et à quoi ça ressemble ?

Un rapport de contrôle interne (ICR) est un document produit par l'équipe de direction d'une entreprise qui détaille ses efforts et ses résultats dans la mise en œuvre de contrôles internes à l'égard de l'information financière. L'ICR est une exigence pour les sociétés cotées en bourse en vertu de la loi Sarbanes-Oxley et est généralement inclus dans les dépôts périodiques d'une société auprès de la SEC.

Le rapport de contrôle interne comprend généralement :

Une déclaration affirmant la responsabilité de la direction dans l'établissement et le maintien de contrôles internes.
Une évaluation du degré d’adéquation des contrôles internes pour la période précédente.
Une déclaration méthodologique détaillant la manière dont l'entreprise détermine l'efficacité du contrôle.

L'ICR comprendra également généralement une déclaration narrative décrivant les contrôles, la manière dont ils sont évalués et toute faiblesse importante des contrôles qui pourrait affecter les dépôts. Ils peuvent également inclure des conclusions d'audits internes ou tiers qui détaillent les domaines problématiques et la manière dont la direction prévoit de les résoudre à partir de ce moment-là.

Exemple

Les entreprises peuvent établir un rapport de contrôle interne comprenant :

Un résumé détaillant les conclusions et les actions futures planifiées.
Une déclaration de responsabilité managériale affirmant la compréhension que les contrôles internes sont obligatoires.
Portée et méthodologie décrivant la manière dont l'entreprise valide les contrôles internes.
Le cadre utilisé pour évaluer les contrôles internes.
Une évaluation de l'évaluation du contrôle qui comprend des rapports de détection de fraude, des relevés bancaires, données de rapprochement, etc.
Un examen détaillé des constatations spécifiques et de tout problème découlant de l’audit.

Qu’est-ce qu’un audit CIIF ?

L'audit CIIF est un examen ou une inspection formelle qui évalue la conformité au CIIF d'une entreprise et l'efficacité des contrôles mis en œuvre. L'audit est conçu pour garantir que les documents financiers d'une entreprise sont exacts et conformes aux cadres et exigences établis, y compris la loi Sarbanes-Oxley.

Tout au long d'un audit de CIIF, les évaluateurs et les auditeurs examinent la conception et la mise en œuvre du CIIF, testent les contrôles pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu et identifient toute faiblesse ou lacune qui pourrait conduire à des rapports inexacts ou erronés. Ils examineront :

L'environnement de contrôle (y compris la culture d'entreprise concernant la conformité des audits)
Évaluation des risques couvrant les faiblesses et les domaines de préoccupation à surveiller de près
Processus d’information et de communication
Un plan pour surveiller les CIIF à l’avenir

Qu’est-ce qu’une « faiblesse importante » dans le CIIF ?

Une faiblesse importante du CIIF est une déficience ou une série de déficiences qui créent une possibilité réelle d'inexactitudes ou d'erreurs futures dans les documents financiers. Plus précisément, une faiblesse importante fait référence aux déficiences qui créent un scénario probable dans lequel il est peu probable que les anomalies soient évitées, détectées ou corrigées dans un délai raisonnable.

En fin de compte, les faiblesses importantes sont des problèmes liés aux contrôles internes d'une entreprise dans l'ensemble de l'entreprise qui augmentent le risque que les informations financières soient erronées et restent inconnues jusqu'à ce qu'un état financier soit publié ou distribué à l'extérieur de l'organisation.

Qui sont les principales parties prenantes responsables de l’IFCR au sein d’une organisation ?

Les parties prenantes ou les individus typiques au sein d’une entreprise responsables du maintien du CIIF comprennent :

La haute direction: Ce groupe de parties prenantes comprend les cadres supérieurs (notamment le PDG et le directeur financier) et est en dernier ressort responsable de l'intégralité du CIIF d'une entreprise.
Auditeurs internes: Ce groupe évalue l'efficacité du CIRF, s'efforce de cerner les faiblesses et élabore des recommandations de correctifs. Ils peuvent recourir à des processus d'examen manuels, mais, de plus en plus, les étapes d'audit sont automatisées aujourd'hui et impliquent une simple surveillance des auditeurs, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.
Comité de vérification: Comprenant généralement la haute direction et le conseil d'administration (le cas échéant), le Audit interne Le comité est l’organisme de surveillance qui évalue les résultats de l’audit et met en œuvre les correctifs nécessaires.
Auditeurs externes: Ce groupe remplit la même fonction que le Audit interne équipe mais travaille en tant que tiers impartial.
Département financier: La direction financière veille au quotidien au respect des contrôles établis.
Le personnel informatique: Aujourd’hui, de nombreuses composantes du CIRF dépendent de l’utilisation efficace de la technologie ; Le personnel informatique aide à déployer, gérer et surveiller ces systèmes.

Qu’est-ce que le Guide du CAQ sur le CIIF ?

Le Centre pour la qualité de l'audit (CAQ) a élaboré le Guide du CAQ sur le CIIF afin d'offrir une ressource unique permettant aux parties prenantes de comprendre et d'appliquer les exigences du CIIF. Le guide aide la direction, les équipes d’audit et les comités lors de la conception, de l’évaluation et de la correction du CIIF.

Le guide comprend un aperçu du CIRF, les meilleures pratiques, des listes de contrôle utiles et des cadres pour établir et maintenir des contrôles internes de qualité et des étapes pour résoudre ou résoudre les problèmes.

Qu'est-ce que le référentiel COSO ?

Le Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission (COSO) a développé le cadre COSO comme moyen d'aider les organisations à créer, évaluer et améliorer le CIRF. Le cadre COSO décrit de manière unique les contrôles internes comme un processus plutôt que comme une série d'étapes, créant ainsi une approche écosystémique qui englobe l'ensemble de l'organisation.

Le cadre COSO indique que les contrôles efficaces consistent à :

Environnement de contrôle: Il s'agit de la vision « écosystémique » des efforts de CIRF d'une organisation et comprend la culture, l'intégrité, l'éthique et la compétence.
L'évaluation des risques: Cela aide les entreprises à identifier et à analyser les risques qui vont à l'encontre de leurs objectifs de transparence financière.
Les activités de contrôle: Il s’agit des étapes, actions et méthodes, y compris les politiques et procédures qu’une entreprise utilise pour gérer les efforts de CIIF. Il peut inclure des approbations, des autorisations, des rapprochements et des contrôles similaires.
Information et communication: Cet aspect aide les entreprises à réaliser que l'information est une ressource fongible qui doit être identifiée, capturée et diffusée pour permettre aux parties prenantes d'assumer leurs responsabilités respectives.
Activités de surveillance : Ce composant garantit que l’ensemble de l’écosystème est surveillé de manière adéquate et que des ajustements ou des ajustements sont apportés si nécessaire.

Comment les auditeurs indépendants interagissent-ils avec le CIIF ?

Les auditeurs indépendants s'engagent dans le CIIF en auditant les contrôles internes de l'entreprise dans des domaines tels que contrôles des comptes créditeurs et d'autres systèmes du département pour garantir leur efficacité dans la prévention (ou la détection) des anomalies significatives dans les documents financiers. Les actions de l’auditeur indépendant comprennent généralement :

Planification des audits : Chaque entreprise étant différente, les auditeurs doivent élaborer un plan d’attaque unique pour chaque audit.
Conception du contrôle : Les auditeurs évaluent dans quelle mesure les contrôles sont développés et s'ils sont correctement mis en œuvre ou non.
Test: Cette action est un « test de résistance » du CIRF qui comprend des questions, une observation directe, un aperçu de la documentation et la mise en place de contrôles spécifiques à travers leurs pas.
Communiquer les résultats : Le meilleur audit est inutile s'il ne donne pas aux parties prenantes une visibilité sur le CIIF d'une entreprise ; les auditeurs élaborent et diffusent des conclusions pour garantir la transparence et aider à relancer la planification pour remédier aux faiblesses constatées.
Reporting: Si une entreprise est publique et tenue de rendre compte en vertu de la loi Sarbanes-Oxley, la dernière étape pour les auditeurs externes comprend des exigences formelles de reporting.

Que devrait faire votre équipe pour garantir la conformité et le CIIF ?

Des procédures opérationnelles structurées et compréhensibles sont essentielles pour garantir l’efficacité du CIIF et la conformité. Une approche structurée comprend :

Comprendre et documenter l'environnement de contrôle : La connaissance est essentielle en matière de CIIF, et la conformité commence par une analyse approfondie des réglementations et des exigences de la section 404 de SOX. Documentez l'environnement de contrôle de votre entreprise, y compris la culture et le ton donnés par la direction concernant les CIIF.
Effectuer une évaluation des risques : Effectuez une évaluation complète des risques pour identifier les anomalies significatives dues à une erreur ou à une fraude.
Concevoir et mettre en œuvre des activités de contrôle : Élaborer et mettre en œuvre des contrôles complets pour répondre aux risques spécifiques identifiés dans l’évaluation des risques. Ceux-ci devraient inclure des freins et contrepoids, la séparation des tâches, des hiérarchies d’approbation et d’autres contrôles pertinents.
Contrôles du moniteur : Surveillez régulièrement ces contrôles pour vous assurer qu’ils fonctionnent efficacement. Cela peut inclure à la fois des activités de suivi continu et des évaluations distinctes.
Contrôles d’examen et de test : Examinez et testez périodiquement les contrôles pour vérifier leur efficacité. Ajustez-les et améliorez-les si nécessaire en fonction des résultats des tests.
Signaler en interne: Communiquer rapidement les conclusions, y compris toute lacune ou faiblesse, à la direction et au comité d'audit.
Éduquer et former le personnel : Fournir une éducation et une formation continues pour garantir que tous les membres concernés de l’équipe comprennent les processus de contrôle interne et leurs rôles individuels au sein de ces processus. N'oubliez pas que des contrôles efficaces ne sont pas une action ponctuelle ; il s'agit d'un processus continu et itératif.
Collaborer avec les auditeurs externes : Travaillez avec des auditeurs externes pour leur fournir les informations nécessaires et soutenir leur audit indépendant de votre CIIF.