L'une des principales transactions entre entreprises se produit lorsqu'un bon de commande est mis en place, un article ou un service est terminé, un facture est envoyé par le vendeur et l'acheteur effectue un paiement. Même de nombreuses entreprises le font encore aujourd'hui manuellement, en envoyant des fichiers PDF dans les deux sens par e-mail et en attendant une intervention humaine pour terminer chaque étape.
Bien sûr, l'automatisation AP et flux de travail d'approbation améliorés peut réduire le temps nécessaire pour franchir ces étapes, mais que se passerait-il si les humains ne créaient pas de point d'arrêt à aucun moment du processus ? Avec les paiements EDI, les systèmes informatiques de deux organisations peuvent communiquer entre eux pour envoyer et exécuter des bons de commande, transmettre des factures et enfin, envoyer des fonds d'un compte bancaire à l'autre.
Les paiements EDI ne sont pas les mêmes que les transferts sans fil ou ACH paiements, bien qu'ils soient souvent confondus les uns avec les autres. Dans cet article, nous aborderons la définition des paiements EDI, leurs avantages, les types de paiement EDI et les différences entre EDI, ACH et EFT.
Qu'est-ce qu'un paiement EDI ?
EDI signifie « Electronic Data Interchange » et les paiements EDI utilisent un format de données uniforme pour transmettre les informations de paiement et d'autres données entre les ordinateurs. Les ordinateurs de différents réseaux peuvent utiliser les paiements EDI pour s'envoyer et recevoir instantanément des informations les uns des autres.
Les capacités de l'infrastructure EDI ne s'arrêtent pas aux paiements, les entreprises peuvent les utiliser pour transmettre :
La documentation et la communication électroniques ont parcouru un long chemin ces dernières années ; La technologie EDI est la prochaine étape sur la voie visant à faire progresser les relations commerciales, à rationaliser processus de paiement des fournisseurset, à plus grande échelle, faire entrer la finance et la comptabilité dans l’ère numérique.
Je le répète : l’EDI est ne sauraient une technologie de paiement uniquement. Il s'agit d'une méthode automatisée permettant de normaliser les données électroniques et de les envoyer entre ordinateurs.
Quel est un exemple pratique de paiement EDI ?
Lorsqu’un paiement EDI est effectué, il suit à chaque fois le même cycle. Lorsque le système informatique du bénéficiaire reçoit une facture de son fournisseur, celle-ci se présente sous la forme de données électroniques et est automatiquement évaluée et décodée par l'ordinateur récepteur.
Ensuite, en réponse, le système électronique de l'acheteur envoie un paiement correspondant au montant figurant sur la facture. Des deux côtés, les données électroniques peuvent être automatiquement enregistrées dans les systèmes ERP de l'entreprise respective en raison de leur format.
La gestion des paiements des fournisseurs devient une expérience simple et rapide au lieu d'un effort fastidieux impliquant plusieurs personnes et des goulots d'étranglement potentiels. En raison de la structure et du processus associés aux paiements EDI, les petites et grandes entreprises peuvent profiter des avantages de cette approche de pointe en matière de partage d'informations.
Types de paiements EDI
Bien que l’essentiel de « Qu’est-ce qu’un paiement EDI ? » ne change pas, il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre la technologie EDI dans votre entreprise. À mesure que les paiements EDI deviennent plus courants dans les entreprises, la technologie continuera de s'améliorer et les avantages des paiements EDI ne feront que s'étendre.
À l'heure actuelle, les principales voies d'utilisation de la technologie EDI pour permettre les paiements sont les paiements Web EDI, les paiements EDI directs et l'EDI mobile.
Paiements Web-EDI
Les paiements EDI peuvent être traités via des navigateurs Internet standard via Web EDI. Avec les formulaires en ligne, les données électroniques peuvent être transmises via Safari, Google, Bing et d'autres plateformes Internet. Si vous cherchez à simplifier le règlement des factures, les paiements Web EDI sont un excellent point de départ.
Paiements EDI directs (point à point)
Souvent appelé paiement point à point, le paiement EDI direct se concentre sur la connexion individuelle avec les partenaires commerciaux avec lesquels vous travaillez régulièrement. En renonçant aux paiements EDI Web standard, vous réduisez point à point les zones possibles d'échec des paiements EDI. Ceux-ci sont également considérés comme plus sécurisés et privés, offrant une excellente option pour les grands vendeurs et fournisseurs qui collaborent régulièrement sur des transactions de grande valeur.
EDI mobile
En retard en raison d'une adoption lente par les utilisateurs, de problèmes de sécurité et de la petite taille de l'écran, les transactions EDI mobiles deviendront plus courantes à mesure que la technologie s'adaptera au monde centré sur la téléphonie mobile dans lequel nous vivons et travaillons. offres directement depuis leur téléphone.
Différences entre EDI, ACH et EFT
Comme indiqué, la signification du paiement EDI n'est pas exactement synonyme de ACH et EFT Paiements. Bien que ces options de paiement électronique puissent sembler identiques à première vue, leur mode de fonctionnement varie et l'EDI en soi n'est pas une technologie de paiement, mais plutôt une technologie de transmission de données. Bien qu'ils soient différents les uns des autres, il est très courant de voir même des professionnels expérimentés confondre l'échange de données informatisé, la chambre de compensation automatisée et le transfert électronique de fonds.
Les paiements EFT et ACH relèvent tous deux des paiements électroniques, mais en réalité, ACH est une sous-catégorie des paiements EFT. Le transfert électronique de fonds est la catégorie primordiale en jeu ; il englobe ACH, les virements électroniques et d’autres canaux de paiement numérique. Mais l’inverse ne fonctionne pas : un ETF n’est pas un type d’ACH.
Par rapport aux paiements ACH, il est important de se rappeler que l’EDI n’est pas un paiement en soi. Il s'agit plutôt d'un format de données qui permet à plusieurs entités d'envoyer et de recevoir des informations de paiement et des documents associés sans nécessiter d'intervention humaine. L'EDI peut être utilisé n'importe où dans le monde, s'effectue instantanément et utilise des réseaux privés ou Internet pour transmettre des informations. ACH, en revanche, s'appuie sur le réseau ACH, peut prendre quelques jours pour transférer des fonds et ne fonctionne qu'aux États-Unis.
« ETF » est un terme général désignant tous les paiements électroniques, tandis que EDI fait référence à la technologie back-end utilisée pour transférer les informations de paiement. Bien que ces trois éléments soient clairement délimités, ils jouent tous un rôle essentiel dans la prochaine génération d’entreprises.
Chèques papier et paiements de factures par téléphone ? Ces problèmes appartiendront bientôt au passé grâce aux technologies de paiement électronique.
Le tableau suivant répertorie les différences entre ces trois systèmes de fonctionnement :
EDI (Échange de données informatisé) |
ACH (chambre de compensation automatisée) |
EFT (transfert électronique de fonds) |
|
Définition |
Échange électronique de documents et de transactions commerciales. |
Transfert électronique de fonds entre comptes bancaires aux États-Unis |
Transfert électronique de fonds entre comptes bancaires. |
Domaine |
Large gamme de documents commerciaux (factures, bons de commande). |
Principalement utilisé pour les paiements, y compris les paiements de paie et de factures. |
Principalement utilisé pour transférer des fonds entre comptes professionnels. |
D'échange de données |
Formats standardisés pour divers documents commerciaux. |
Se concentre sur les instructions de paiement et les informations bancaires associées. |
Implique principalement les données de transaction et les informations de compte. |
Temps de transaction |
Cela dépend de la complexité du document ; peut être en temps réel ou par lots. |
Généralement traité par lots, peut être le lendemain ou le jour même. |
Varie ; peut être en temps réel ou prendre quelques jours ouvrables. |
Coût de transaction |
Les coûts varient en fonction du volume de transactions et du fournisseur EDI. |
Frais fixes ou variables en fonction du volume de transactions et du service. |
Des frais de transaction peuvent s'appliquer, mais sont souvent inférieurs à ceux des méthodes papier. |
Sécurité |
La transmission de données cryptées garantit un échange de documents sécurisé. |
Sécurisé, avec des protocoles pour protéger les données lors du transfert électronique. |
Sécurisé, mais des vulnérabilités existent si elles ne sont pas transmises de manière sécurisée. |
Intégration |
Nécessite une intégration avec les systèmes internes pour la création de documents. |
S'intègre aux systèmes bancaires ; intégration limitée avec d’autres systèmes. |
S'intègre aux systèmes internes pour des transferts de fonds fluides. |
Cas d'usage |
Idéal pour les entreprises ayant des échanges de documents complexes (commerce de détail, fabrication). |
Largement utilisé pour la paie, les paiements des fournisseurs et le règlement des factures. |
Couramment utilisé pour la paie, les paiements des fournisseurs et les factures récurrentes. |
Utilisation internationale |
Largement utilisé dans le monde pour le commerce international et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. |
Principalement utilisé aux États-Unis et dans des transactions internationales limitées. |
Largement utilisé à l'échelle internationale pour les paiements transfrontaliers. |
Avantages des paiements EDI
De la même manière automatisation des processus robotiques a commencé à changer pour toujours la finance et la comptabilité, les paiements EDI ouvrent une nouvelle voie pour la dynamique des paiements entre acheteurs et vendeurs.
Sans intervention humaine, les erreurs de données sont presque impossibles, les informations ne peuvent pas être perdues au cours du processus et les paiements seront effectués à temps, à chaque fois. Les avantages d'une approche élevée utilisant les paiements EDI sont les suivants :
Productivité
Gestion des factures fournisseurs c'est devenu beaucoup plus facile. Un processus qui nécessitait auparavant du temps et de l'attention de la part de plusieurs professionnels au sein de plusieurs organisations peut désormais être réalisé de manière autonome, libérant ainsi du temps. comptes à recevoir et comptes à payer équipes qui gèrent et propulsent traditionnellement ce type de transactions.
Gestion des relations améliorée
Moins de retards de paiement ou de problèmes de processus rendent la dynamique vendeur/fournisseur plus positive que jamais. Lorsque votre organisation sait qu’elle peut être payée et effectuer ses paiements à temps sans problème, tout le monde sera plus heureux. Traquer les retards de paiement ou résoudre les erreurs de paiement peut entraîner de la frustration, de la méfiance et une rupture des relations commerciales.
Réduction des erreurs
Les données transmises ne peuvent pas être corrompues lors d'un paiement EDI. Cela signifie que, comme l'ordinateur copie et envoie automatiquement les données, il n'y a aucune possibilité qu'une erreur humaine manuelle mélange un numéro, enregistre un montant incorrect ou envoie un paiement au mauvais destinataire.
Changement de concentration fonctionnelle
L’augmentation de productivité associée aux paiements EDI peut contribuer à transformer les fonctions financières et comptables. Avec plus de temps dans leur journée, les experts de ces équipes disposeront de la bande passante nécessaire pour être plus stratégiques, collaborer avec leurs collègues et mettre en évidence de nouveaux domaines d'opportunité à l'aide d'outils d'automatisation.
Les paiements EDI remplacent les paiements manuels
Ainsi, en fin de compte, l’EDI est un moyen avancé d’envoyer et de recevoir des informations de paiement détaillées. Il accompagne les entreprises dans leur parcours de transformation numérique et change le paysage de l’avenir des paiements sécurisés.
La technologie EDI supplante les processus de paiement manuels ; il est temps pour eux de partir ! Lorsque nous abandonnons des processus manuels chronophages et les remplaçons par des outils technologiques gérables, tout le monde y gagne.
De la même manière que les paiements EDI remplacent un processus manuel, automatisation de la finance et de la comptabilité évolue avec les mêmes intentions. Les écritures de journal que vous passiez des heures à préparer ? Ceux-ci peuvent désormais être automatisés. Corriger les déséquilibres de la balance de vérification non ajustée ? Une grande partie de cela peut être automatisée. Nous assistons à un révolution de l'automatisation; au lieu de lutter contre ce phénomène, travaillons ensemble pour trouver comment en tirer le meilleur parti.
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