आंतरिक लेखापरीक्षा स्वचालन क्या है?

आंतरिक ऑडिट किसी कंपनी के आंतरिक नियंत्रण, कॉर्पोरेट प्रशासन और लेखांकन प्रक्रियाओं का आकलन करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। ये ऑडिट कानूनों और विनियमों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के साथ-साथ सटीक और समय पर वित्तीय रिपोर्टिंग और डेटा संग्रह को बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं। हालाँकि, पारंपरिक आंतरिक ऑडिट प्रक्रिया अक्सर समय लेने वाली, अनावश्यक और अशुद्धियों और त्रुटियों की रिपोर्ट करने वाली होती है।

इन चुनौतियों का समाधान करने और परिचालन दक्षता को अनलॉक करने के लिए, संगठन आंतरिक ऑडिट स्वचालन की ओर रुख कर रहे हैं। रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए), डेटा एनालिटिक्स और आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस जैसी उन्नत प्रौद्योगिकियों की शक्ति का उपयोग करके, व्यवसाय अपनी ऑडिटिंग प्रक्रियाओं में क्रांति ला सकते हैं। इंटेलिजेंस ऑटोमेशन का कार्यान्वयन ऑडिटरों को मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों प्रक्रियाओं को रिकॉर्ड करने, ट्रैक करने और निगरानी करने में सक्षम बनाता है, जिससे सटीकता और गुणवत्ता में सुधार होता है।

जैसे-जैसे आंतरिक ऑडिट में स्वचालन तेजी से विकसित हो रहा है, दूरदर्शी संगठन पहले से ही पारंपरिक विश्लेषण के साथ भविष्य कहनेवाला मॉडल, आरपीए और संज्ञानात्मक बुद्धिमत्ता को अपना रहे हैं। शुरुआती अपनाने वालों ने जोखिम खुफिया, गुणवत्ता और दक्षता में महत्वपूर्ण सुधार देखा है। विशेष रूप से, डेलॉइट का सर्वेक्षण एक बढ़ती प्रवृत्ति पर प्रकाश डालता है 43% तक सर्वेक्षण में शामिल ऑडिटर पहले से ही अपने आंतरिक ऑडिट कार्यों में उन्नत विश्लेषण और स्वचालन का लाभ उठा रहे हैं।

आंतरिक लेखापरीक्षक संस्थान' 2022 नॉर्थ अमेरिकन पल्स ऑफ इंटरनल ऑडिट पता चलता है कि यदि सीएई के पास अतिरिक्त धन होता, तो 48% कर्मचारी बढ़ाने को प्राथमिकता देते, जबकि 25% प्रौद्योगिकी पर ध्यान केंद्रित करते। दिलचस्प बात यह है कि जैसे-जैसे फंडिंग पर्याप्तता बढ़ी, प्रौद्योगिकी चुनने वालों का प्रतिशत 20% से बढ़कर 33% हो गया, लेकिन कर्मचारियों को चुनने वालों का प्रतिशत 61% से घटकर 31% हो गया। प्रौद्योगिकी में निवेश करने वालों में, डेटा एनालिटिक्स सॉफ्टवेयर (68%) और ऑडिट प्रबंधन सॉफ्टवेयर (54%) रुचि के शीर्ष क्षेत्र थे।

आंतरिक लेखापरीक्षा के लिए स्वचालन प्रौद्योगिकियाँ

पिछले कुछ वर्षों में, कॉर्पोरेट लेखांकन प्रक्रियाओं को धीरे-धीरे बड़े ईआरपी (एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम) और लेखांकन सॉफ़्टवेयर में एकीकृत किया गया है। हालाँकि, ऑडिटर अक्सर सत्यापन, संग्रह और एक्सट्रपलेशन कार्यों को करने के लिए विभिन्न स्रोतों से प्रौद्योगिकी का उपयोग करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप दोहराए जाने वाले और श्रम-गहन कार्य होते हैं जो एक कार्य से दूसरे कार्य में भिन्न होते हैं। एक समाधान के रूप में, स्वचालित कार्यों का एक मुख्य सेट उभरा है, जिससे ऑडिट प्रक्रियाओं की पुनर्रचना की जा सकती है जिन्हें विभिन्न ग्राहकों और भागीदारों के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है। आज, आंतरिक ऑडिट ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर के स्पेक्ट्रम में डिजिटल प्रौद्योगिकियों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है, जिसमें मूलभूत डेटा एकीकरण और विश्लेषण से लेकर मानव व्यवहार की नकल करने वाले उन्नत संज्ञानात्मक तत्व शामिल हैं। आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ उपकरणों में निम्नलिखित शामिल हैं:

लेखापरीक्षा प्रबंधन सॉफ्टवेयर: यह सॉफ़्टवेयर योजना बनाने से लेकर रिपोर्टिंग तक संपूर्ण ऑडिट जीवनचक्र को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है। यह लेखा परीक्षकों के लिए एक सुसंगत और विश्वसनीय सूचना आधार प्रदान करने के लिए विभिन्न स्रोतों से डेटा को एकीकृत करता है। यह ऑडिटरों को ऑडिट शेड्यूल प्रबंधित करने, संसाधनों को कुशलतापूर्वक आवंटित करने और वास्तविक समय में ऑडिट प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देता है। उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस के साथ, ऑडिटर आसानी से सहयोग कर सकते हैं, कार्य सौंप सकते हैं और प्रत्येक ऑडिट की स्थिति को ट्रैक कर सकते हैं। यह स्वचालन समाधान ऑडिट-संबंधित डेटा को केंद्रीकृत करता है, टीम के सदस्यों के बीच निर्बाध संचार की सुविधा प्रदान करता है और समग्र ऑडिट दक्षता को बढ़ाता है।

डेटा विश्लेषिकी उपकरण: भविष्य कहनेवाला विश्लेषण भविष्य के परिणामों का पूर्वानुमान लगाने और संभावित जोखिमों की पहचान करने के लिए अनुपालन जोखिम मॉडल जैसे पूर्वानुमानित मॉडल वाले सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है। डेटा विज़ुअलाइज़ेशन सॉफ़्टवेयर समझ और विश्लेषण को बढ़ाते हुए, जीआरसी (शासन, जोखिम और अनुपालन) डैशबोर्ड का उपयोग करके डेटा को दृश्य संदर्भ में प्रस्तुत करता है। उन्नत डेटा एनालिटिक्स सॉफ़्टवेयर ऑडिटरों को बड़े डेटासेट का तेजी से विश्लेषण करने, पैटर्न, विसंगतियों और रुझानों की पहचान करने में सक्षम बनाता है। यह तकनीक संगठन के भीतर धोखाधड़ी या गैर-अनुपालन के संभावित उदाहरणों का पता लगाने, व्यवसाय संचालन में गहरी अंतर्दृष्टि प्रदान करने और जोखिम प्रबंधन और अनुपालन उपायों को मजबूत करने के लिए डेटा-संचालित निर्णयों को सक्षम करने में अमूल्य साबित होती है।

रोबोट प्रक्रिया स्वचालन (RPA): रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) आंतरिक ऑडिट ऑटोमेशन के लिए एक गेम-चेंजर है। इसमें डेटा प्रविष्टि और रिपोर्ट निर्माण जैसे दोहराए जाने वाले और नियम-आधारित कार्यों को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर बॉट की तैनाती शामिल है। आरपीए श्रमसाध्य प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करता है, सटीकता में उल्लेखनीय सुधार करता है और मूल्यवान ऑडिटर समय बचाता है। ऑडिटरों को सांसारिक कार्यों से मुक्त करके, आरपीए उन्हें अधिक रणनीतिक और मूल्यवर्धित गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है, जिससे अंततः समग्र ऑडिट गुणवत्ता में सुधार होता है।

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई): एआई आंतरिक ऑडिट के परिदृश्य को बदल रहा है, ऑडिटरों को बुद्धिमान उपकरणों के साथ सशक्त बना रहा है जो जोखिम मूल्यांकन, विसंगति का पता लगाने और पूर्वानुमान मॉडलिंग में क्रांतिकारी बदलाव लाते हैं। एआई-संचालित समाधानों का लाभ उठाते हुए, ऑडिटर संभावित जोखिमों की पहचान करने और अपने प्रयासों को प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने के लिए ऐतिहासिक डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं। प्राकृतिक भाषा पीढ़ी का एकीकरण संरचित डेटा इनपुट को प्रतीत होता है कि असंरचित कथाओं में परिवर्तित करने, रिपोर्टिंग और विश्लेषण को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है। प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण पाठ जैसे असंरचित डेटा के प्रसंस्करण को सक्षम बनाता है, डेटा क्वेरी की सुविधा प्रदान करता है और संरचित जानकारी उत्पन्न करता है। मशीन लर्निंग एप्लिकेशन डेटा-संचालित अंतर्दृष्टि के माध्यम से पूर्वानुमान और परिचालन दक्षता में लगातार सुधार करके ऑडिट क्षमताओं को और बढ़ाते हैं। अंततः, एआई अनुप्रयोग मानव व्यवहार की नकल करते हैं, जिसमें दृश्य धारणा, भाषण पहचान, निर्णय लेने और भाषा अनुवाद शामिल होते हैं, जो उभरते जोखिमों की सक्रिय पहचान और निवारक उपायों के कार्यान्वयन की सुविधा प्रदान करते हैं। यह परिवर्तन जोखिम प्रबंधन क्षमताओं को बढ़ाता है और संगठनों के लिए पर्याप्त मूल्य जोड़ता है, जिससे आंतरिक लेखापरीक्षा दक्षता और प्रभावशीलता के एक नए युग में प्रवेश करती है।

ब्लॉकचैन टेक्नोलॉजी: ब्लॉकचेन तकनीक आंतरिक ऑडिट के लिए महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करती है, विशेष रूप से ऑडिट ट्रेल पारदर्शिता और सटीकता को बढ़ाने में। लेन-देन और गतिविधियों का एक अपरिवर्तनीय रिकॉर्ड प्रदान करके, ब्लॉकचेन महत्वपूर्ण ऑडिट जानकारी की अखंडता और प्रामाणिकता सुनिश्चित करता है। यह तकनीक ऑडिट साक्ष्य की विश्वसनीयता को बढ़ाती है, ऑडिट प्रक्रिया की विश्वसनीयता को मजबूत करती है और वित्तीय रिकॉर्ड और लेनदेन के निर्बाध सत्यापन की सुविधा प्रदान करती है।

क्लाउड-आधारित समाधान: ऑडिट टीमों के बीच दूरस्थ ऑडिट और निर्बाध डेटा साझाकरण की सुविधा के लिए क्लाउड-आधारित समाधान अमूल्य हैं। सुरक्षित भंडारण और सहयोग क्षमताओं के साथ, क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म ऑडिटरों को ऑडिट प्रक्रिया में लचीलेपन और चपलता को बढ़ावा देते हुए, कहीं से भी ऑडिट से संबंधित जानकारी तक पहुंचने और उस पर काम करने में सक्षम बनाता है। यह तकनीक भौगोलिक रूप से फैली हुई ऑडिट टीमों को कुशलतापूर्वक सहयोग करने, एक सामंजस्यपूर्ण और अच्छी तरह से समन्वित आंतरिक ऑडिट फ़ंक्शन को बढ़ावा देने का अधिकार देती है।

आंतरिक लेखापरीक्षा स्वचालन के लाभ

आंतरिक लेखापरीक्षा में स्वचालन असंख्य लाभ लाता है, लेखापरीक्षा जीवन चक्र के विभिन्न पहलुओं में दक्षता और प्रभावशीलता बढ़ाता है। उल्लेखनीय लाभों में से एक तेज़ और अधिक व्यापक डेटा संग्रह और सफाई है। चाहे आंतरिक या बाहरी ऑडिट के लिए, ऑडिटर अक्सर विभिन्न स्रोतों से साक्ष्य इकट्ठा करते हैं, जैसे प्रक्रिया दस्तावेज़, चालान, सिस्टम लॉग या रिपोर्ट। असंरचित स्रोतों से मैन्युअल डेटा संग्रह समय लेने वाला और बोझिल हो सकता है। हालाँकि, प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी) और बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रौद्योगिकियों से लैस बुद्धिमान स्वचालन उपकरण के साथ, लेखा परीक्षक असंरचित डेटा को संरचित प्रारूपों में परिवर्तित करना, निकाले गए डेटा के साथ गणना करना और विभिन्न स्रोतों से डेटा को एक लक्ष्य फ़ाइल में संयोजित करना जैसे कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। परिणामस्वरूप, ऑडिटर केवल एक नमूने के बजाय पूरी आबादी की समीक्षा कर सकते हैं, जिससे मैन्युअल ऑडिट के लिए आवश्यक समय काफी कम हो जाता है।

आंतरिक ऑडिट के स्वचालन का एक अन्य प्रमुख लाभ बेहतर जोखिम मूल्यांकन है। सांख्यिकीय विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन के अलावा, बुद्धिमान बॉट एकत्रित डेटा का विश्लेषण करने और पूर्व निर्धारित नियमों के आधार पर संभावित धोखाधड़ी या संदिग्ध आईटी लॉग जैसी विसंगतियों की पहचान करने के लिए मशीन लर्निंग एल्गोरिदम को नियोजित कर सकते हैं। इन विसंगतियों को चिन्हित करके, ऑडिटर पूरी आबादी में उच्च जोखिम वाले क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जिससे अधिक प्रभावी जोखिम प्रबंधन संभव हो सकेगा।

इसके अलावा, एआई-सक्षम बॉट लगातार डेटासेट सीखते और अनुकूलित होते हैं, जिससे समय के साथ विसंगति का पता लगाने की सटीकता में सुधार होता है। उदाहरण के लिए, रटगर्स विश्वविद्यालय के शोधकर्ताओं ने एक सार्वजनिक लेखा फर्म के लिए एक आरपीए बॉट लागू किया, जिसने लेनदेन में अतिरंजित ऋण राशि शेष सहित विसंगतियों का कुशलतापूर्वक पता लगाया।

आंतरिक ऑडिट के स्वचालन से अधिक बार ऑडिट की सुविधा भी मिलती है, क्योंकि मैन्युअल काम में कमी से ऑडिटरों को उच्च आवृत्ति पर ऑडिट करने की अनुमति मिलती है। लगातार बदलते कारोबारी माहौल के प्रति यह अनुकूलनशीलता व्यवसायों को उच्च स्तर का आश्वासन प्रदान करती है।

इंटेलिजेंट बॉट वास्तविक समय में निर्धारित नियंत्रणों की निरंतर निगरानी में भी योगदान दे सकते हैं, ऑडिटरों द्वारा आगे की जांच के लिए मुद्दों को चिह्नित कर सकते हैं। यह सक्रिय दृष्टिकोण लेखा परीक्षकों को संभावित जोखिमों को तुरंत संबोधित करने और संगठन की अनुपालन आवश्यकताओं का पालन सुनिश्चित करने में सक्षम बनाता है।

आंतरिक लेखापरीक्षा स्वचालन के साथ शुरुआत कैसे करें?

आंतरिक ऑडिट स्वचालन के साथ शुरुआत करने में सुचारू और सफल कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण शामिल है। प्रक्रिया शुरू करने के लिए आवश्यक कदम यहां दिए गए हैं:

चरण १: स्वचालन के अवसरों की पहचान करें आंतरिक ऑडिट फ़ंक्शन के भीतर उन प्रक्रियाओं और कार्यों की पहचान करके शुरुआत करें जो स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं। दोहरावदार, नियम-आधारित और समय लेने वाली गतिविधियों की तलाश करें जिन्हें स्वचालन के माध्यम से सुव्यवस्थित किया जा सकता है। इसके अलावा, उन क्षेत्रों पर विचार करें जिनमें मानवीय निर्णय की आवश्यकता होती है, क्योंकि इन प्रक्रियाओं के कुछ पहलुओं को मानवीय निरीक्षण को शामिल करते हुए स्वचालित किया जा सकता है।

चरण १: विजन और रणनीति को परिभाषित करें आंतरिक ऑडिट स्वचालन के लिए विजन को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करें और इसके कार्यान्वयन के लिए रणनीति को परिभाषित करें। उन लक्ष्यों को समझें जिन्हें आप स्वचालन के माध्यम से प्राप्त करना चाहते हैं, चाहे वह दक्षता, सटीकता, जोखिम मूल्यांकन में सुधार करना हो, या संगठन को अधिक मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करना हो। ऑडिट टीमों, प्रबंधन और आईटी सहित सभी हितधारकों को रणनीति बताएं।

चरण १: आवश्यक बुनियादी ढांचे का निर्माण करें स्वचालन का समर्थन करने के लिए, एक मजबूत बुनियादी ढांचे की स्थापना करें जिसमें आवश्यक प्रौद्योगिकी, उपकरण और संसाधन शामिल हों। सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के पास स्वचालन का प्रभावी ढंग से लाभ उठाने के लिए आवश्यक कौशल और प्रशिक्षण है। एक शासन ढांचा विकसित करें जो स्वचालन पहल के लिए भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और अनुमोदन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है।

चरण १: सही स्वचालन उपकरण चुनें. उपयुक्त स्वचालन उपकरण चुनें जो आपकी स्वचालन रणनीति और आपकी आंतरिक ऑडिट प्रक्रियाओं की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप हों। इनमें रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए), डेटा एनालिटिक्स सॉफ्टवेयर, प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी), और कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) एप्लिकेशन शामिल हो सकते हैं।

चरण १: पायलट और टेस्ट ऑटोमेशन सभी आंतरिक ऑडिट प्रक्रियाओं में ऑटोमेशन को पूरी तरह से लागू करने से पहले, एक नियंत्रित वातावरण में चयनित ऑटोमेशन टूल का परीक्षण करने के लिए एक पायलट या प्रूफ-ऑफ-कॉन्सेप्ट का संचालन करें। इससे सफल कार्यान्वयन के लिए आवश्यक किसी भी संभावित चुनौती या समायोजन की पहचान करने में मदद मिलती है।

चरण १: निगरानी और अनुकूलन एक बार स्वचालन तैनात हो जाने के बाद, इसके प्रदर्शन की लगातार निगरानी करें और लेखा परीक्षकों और अन्य हितधारकों से प्रतिक्रिया एकत्र करें। ऑडिट प्रक्रियाओं और परिणामों पर स्वचालन के प्रभाव का नियमित रूप से आकलन करें। सुधार के क्षेत्रों की पहचान करें और स्वचालन की प्रभावशीलता को अनुकूलित करने के लिए आवश्यक समायोजन करें।

चरण १: स्वचालन का धीरे-धीरे विस्तार करें जैसे-जैसे आंतरिक ऑडिट स्वचालन के साथ विश्वास और अनुभव बढ़ता है, अधिक प्रक्रियाओं और कार्यों को कवर करने के लिए इसके कार्यान्वयन का धीरे-धीरे विस्तार करें। यह चरणबद्ध दृष्टिकोण लेखा परीक्षकों को स्वचालन के लाभों को महसूस करते हुए परिवर्तनों को प्रभावी ढंग से अपनाने की अनुमति देता है।

निष्कर्ष

आंतरिक ऑडिट स्वचालन संगठनों के भीतर एक परिवर्तनकारी शक्ति के रूप में खड़ा है, जो पारंपरिक ऑडिट प्रक्रियाओं में क्रांतिकारी बदलाव लाता है और बढ़ी हुई दक्षता, सटीकता और रणनीतिक अंतर्दृष्टि का मार्ग प्रशस्त करता है। रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन, डेटा एनालिटिक्स, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस और प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण जैसी उन्नत तकनीकों का लाभ उठाकर, ऑडिटर दोहराए जाने वाले कार्यों को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, विशाल डेटासेट से गहरी अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकते हैं और संभावित जोखिमों की सक्रिय रूप से पहचान कर सकते हैं। जैसे-जैसे आंतरिक ऑडिट टीमें स्वचालन को अपनाती हैं, वे उच्च-मूल्य वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने, संगठन की सफलता में रणनीतिक रूप से योगदान करने और अधिक चपलता के साथ लगातार बदलते व्यावसायिक परिदृश्य को नेविगेट करने के लिए अच्छी तरह से सुसज्जित हो जाती हैं। स्वचालन प्रौद्योगिकियों का एकीकरण आंतरिक लेखापरीक्षा को एक विश्वसनीय सलाहकार के रूप में कार्य करने का अधिकार देता है, जो एक टिकाऊ और प्रतिस्पर्धी भविष्य के लिए मजबूत जोखिम प्रबंधन, अनुपालन और ठोस निर्णय लेने को सुनिश्चित करता है।

अक्सर पूछे गए प्रश्न

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/internal-audit-automation/