सेज के लिए ओसीआर और इनवॉइस स्कैनिंग सॉफ्टवेयर

व्यापार की हलचल भरी दुनिया में, देय खातों का प्रबंधन और मैन्युअल रूप से चालान प्रसंस्करण अधिक से अधिक चुनौतीपूर्ण होता जा रहा है।

चुनौतियाँ असंख्य हैं:

• श्रमपूर्वक धीमी गति से मैन्युअल डेटा प्रविष्टि
• मानवीय भूल का खतरा सदैव बना रहता है
• अनुमोदन प्रक्रिया में दक्षता की कमी

व्यवसाय लगातार इन महत्वपूर्ण कार्यों को सुव्यवस्थित करने के तरीके खोज रहे हैं। आज, एपी स्वचालन तकनीक उस प्रक्रिया को स्वचालित कर सकती है जो कभी एक श्रमसाध्य प्रक्रिया थी। जब बाजार में सेज अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर सुइट्स के साथ जोड़ा जाता है, तो दक्षता और सटीकता का लक्ष्य रखने वाले व्यवसायों के लिए एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर का एकीकरण एक आवश्यकता बन जाता है। सेज के साथ नैनोनेट्स का एकीकरण वित्तीय लेनदेन के प्रबंधन में एक छलांग का प्रतिनिधित्व करता है, जो डिजिटल युग में परिचालन दक्षता के लिए एक नया मानक स्थापित करता है। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है, और आप इसे अपनी टीमों के लिए कैसे सेट अप कर सकते हैं।

चालान प्रसंस्करण का विकास

अपनी पारंपरिक, मैन्युअल जड़ों से डिजिटल सीमा तक चालान प्रसंस्करण की यात्रा तकनीकी विकास की एक कहानी है।

1980 के दशक से पहले: मैन्युअल देय खाते

देय खातों की प्रक्रियाएँ पूरी तरह से मैन्युअल थीं, जिनमें भौतिक चालान, कागज़ की जाँच और बही-खाते शामिल थे।

1980-1990 का दशक: डिजिटल लेजर

प्रारंभिक सॉफ़्टवेयर समाधानों ने प्रक्रिया के कुछ हिस्सों को सुव्यवस्थित करते हुए बुनियादी डिजिटल बही-खाता क्षमताएँ प्रदान कीं।

2000 का दशक: इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग अनलॉक

इंटरनेट ने इलेक्ट्रॉनिक चालान, ऑनलाइन लेनदेन और ईमेल संचार की शुरुआत करके देय खातों में क्रांति ला दी। इस युग में कागज-आधारित प्रक्रियाओं में उल्लेखनीय कमी देखी गई।

2010 का दशक: उपयोग में आसान क्लाउड समाधान

क्लाउड-आधारित समाधान अधिक स्केलेबल, लचीले और सुलभ वित्तीय संचालन की अनुमति देते हैं, जबकि मोबाइल तकनीक ऑन-द-गो चालान प्रबंधन और अनुमोदन सक्षम करती है।

2010 के अंत से वर्तमान तक: स्वचालित देय खाते समाधान

नवीनतम विकास में संपूर्ण प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए स्वचालन और कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग शामिल है -

• लेखांकन और एपी इंटेलिजेंस: एआई-आधारित लेखांकन प्रणालियों के आगमन ने दक्षता के एक नए युग की शुरुआत की है। डेटा प्रविष्टि, चालान मिलान और लेनदेन प्रसंस्करण जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को करने में सक्षम, ये सिस्टम मानवीय क्षमताओं से परे गति और सटीकता के साथ काम करते हैं।
• सभी ऐप्स से कनेक्टेड वर्कफ़्लो: आज के परस्पर जुड़े डिजिटल परिदृश्य में, अनुप्रयोगों के बीच निर्बाध संचार महत्वपूर्ण है। ईमेल, एपी उपकरण, लेखांकन सॉफ्टवेयर, ईआरपी और अन्य डेटाबेस अब एक साथ काम करते हैं, डेटा कैप्चर को स्वचालित करते हैं और सभी प्लेटफार्मों पर सिंक्रनाइज़ेशन करते हैं।
• बुद्धिमान डेटा कैप्चर: प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण और ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) जैसी एआई प्रौद्योगिकियों का लाभ उठाते हुए, आज के सिस्टम विभिन्न इनवॉइस प्रारूपों से डेटा के निष्कर्षण और व्याख्या को स्वचालित करते हैं। इसमें अभूतपूर्व दक्षता के साथ असंरचित और स्कैन किए गए डेटा को संभालना शामिल है, जिससे खातों की भुगतान प्रक्रिया पहले से कहीं अधिक सुचारू और सटीक हो जाती है।

चालान स्कैनिंग के लिए ओसीआर प्रौद्योगिकी

OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन) यह सरल बनाता है कि व्यवसाय दस्तावेज़ों को कैसे संभालते हैं। हमारे उपयोग के मामले में, ओसीआर चालान और अन्य कागजी दस्तावेजों को स्कैन करता है, उन्हें डिजिटल टेक्स्ट में बदल देता है। एआई का उपयोग करके डिजिटल पाठ की व्याख्या की जाती है और चालान विवरण निकाले जाते हैं -

• फ़ील्ड (चालान तिथि, चालान संख्या, राशि, विक्रेता विवरण, खरीदार विवरण, आदि)
• लाइन आइटम (बेची गई वस्तुओं और सेवाओं का विवरण और लागत)।
• जीएल कोड (पिछले डेटा के आधार पर एआई द्वारा स्वचालित रूप से असाइन किया गया)।
• संदर्भ के आधार पर अन्य आयाम (व्यय वर्गीकरण, आदि)

OCR और इनवॉइस स्कैनिंग सॉफ़्टवेयर का क्या प्रभाव पड़ता है?

विभिन्न रिपोर्ट किए गए आँकड़े स्वचालन सॉफ़्टवेयर के प्रभाव को रेखांकित करते हैं। ये संख्याएँ उस प्रकार की सफलता की कहानी दर्शाती हैं जिसे आप और आपकी टीम अनुभव करने की उम्मीद कर सकते हैं।

प्रसंस्करण में नाटकीय लागत में कमी

आइए आपके विभाग की वित्तीय स्थिति से शुरुआत करें। एपी ऑटोमेशन से प्रसंस्करण लागत में आश्चर्यजनक रूप से 70% की कमी देखी गई है। यह केवल पैसे बचाने के बारे में नहीं है; यह आपके बजट को विकास, प्रशिक्षण और शायद उस कार्यालय एस्प्रेसो मशीन पर भी पुनः आवंटित करने के बारे में है जिस पर हर किसी की नजर है। इसे अपनी टीम की दक्षता और उनकी भलाई दोनों में एक निवेश के रूप में सोचें।

समय का सार है

अभी, अपने चालान प्रसंस्करण समय को 384% कम करने की कल्पना करें। इस नाटकीय कमी का मतलब है कि आपकी टीम पहले से कहीं अधिक तेजी से चालान संसाधित कर सकती है, जिससे रणनीतिक पहलों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय मिल जाएगा जो वास्तव में मायने रखती हैं। एपी ऑटोमेशन के साथ, "मेरे पास इसके लिए समय नहीं है" बन जाता है "एजेंडे में आगे क्या है?"

मन की शांति के लिए त्रुटि में कमी

हम जानते हैं कि त्रुटियाँ कष्टप्रद से कहीं अधिक हो सकती हैं—वे महँगी भी हो सकती हैं। चालान प्रसंस्करण त्रुटियों में 37% की कमी के साथ, एपी ऑटोमेशन आपके कार्यों में मानसिक शांति लाता है। कम त्रुटियों का मतलब है सुधार चक्र में कम घंटे खर्च करना और आपके डेटा अखंडता में अधिक आत्मविश्वास। इससे विक्रेताओं और हितधारकों के साथ मनमुटाव कम होता है, जिससे रिश्तों और संचालन में सहजता का मार्ग प्रशस्त होता है।

विक्रेता संबंध विकसित करना

रिश्तों की बात करें तो, आइए उन 76% संगठनों के बारे में बात करें जो विक्रेता संतुष्टि में वृद्धि की रिपोर्ट कर रहे हैं। यह कुंजी है. खुश विक्रेताओं का मतलब एक विश्वसनीय आपूर्ति श्रृंखला और भविष्य में बातचीत और छूट के अवसर हैं। एपी ऑटोमेशन को धन्यवाद, आपके विक्रेता आपके भुगतान की समय की पाबंदी और सटीकता को देखेंगे और उसकी सराहना करेंगे।

शीघ्र भुगतान छूट के माध्यम से नकदी प्रवाह अनुकूलन

शीघ्र भुगतान छूट के माध्यम से 3% की बचत यह आपके संगठन को वित्तीय रूप प्रदान करता है, आपके नकदी प्रवाह को बढ़ाता है, और आपको आपके वित्तीय संचालन में अधिक उत्तोलन और लचीलापन प्रदान करता है।

जटिलताओं के बिना अनुपालन

अंत में, एपी ऑटोमेशन का मुकुट रत्न: 100% तनाव-मुक्त अनुपालन। ऐसे युग में जहां नियामक मांगें लगातार बढ़ रही हैं, तनाव के बिना पूर्ण अनुपालन प्राप्त करना चमत्कार से कम नहीं है।

सेज में ओसीआर और इनवॉइस स्कैनिंग के लिए नैनोनेट

अपनी लेखांकन आवश्यकताओं के लिए सेज का उपयोग करने वाली कंपनियों के लिए, चालान को संभालने की मैन्युअल प्रक्रिया न केवल धैर्य की परीक्षा है, बल्कि संसाधनों पर एक महत्वपूर्ण व्यय भी है। सेज के लिए एक ओसीआर और इनवॉइस स्कैनिंग सॉफ्टवेयर इस महत्वपूर्ण लेकिन बोझिल प्रक्रिया को एक सुव्यवस्थित, कुशल वर्कफ़्लो में बदल देता है।

आइए देखें कि अकाउंटिंग टीमें नैनोनेट्स जैसे ओसीआर-आधारित एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे कर सकती हैं और अपने अकाउंटिंग वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने के लिए इसे सेज के साथ एकीकृत कर सकती हैं।

सेज में मैनुअल एपी वर्कफ़्लो

आइए सेज का उपयोग करने वाली कंपनी के लिए विशिष्ट मैनुअल एपी प्रक्रिया पर चलें:

चालान की रसीद: चालान कागज और डिजिटल सहित विभिन्न स्वरूपों में आते हैं। कर्मचारियों को इन दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से एकत्र और व्यवस्थित करना होगा।

मैनुअल सॉर्टिंग और जीएल कोडिंग: प्रत्येक चालान को विक्रेता, राशि, या देय तिथि जैसे मानदंडों के आधार पर क्रमबद्ध किया जाता है, जिसके लिए महत्वपूर्ण समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। फिर प्रत्येक चालान को उपयुक्त सामान्य लेजर खातों में कोडित किया जाना चाहिए।

आंकड़ा प्रविष्टि: प्रत्येक चालान से महत्वपूर्ण जानकारी, जैसे विक्रेता विवरण, मात्रा और तिथियां, मैन्युअल रूप से सेज में दर्ज की जाती हैं।

चालान सत्यापन: कंपनी की नीतियों के आधार पर, चालान दो-तरफ़ा (चालान और पीओ), तीन-तरफ़ा (चालान, पीओ, और रिपोर्ट प्राप्त करना), या चार-तरफ़ा (चालान, पीओ, प्राप्त रिपोर्ट और निरीक्षण रिपोर्ट) से मेल खा सकते हैं। लेन-देन सत्यापित करें.

अनुमोदन: एक बार सत्यापित होने के बाद, चालान अनुमोदन के लिए भेजे जाते हैं, जिसमें अक्सर कई विभाग या प्राधिकरण के स्तर शामिल होते हैं।

भुगतान संसाधन: स्वीकृत चालान शर्तों और नकदी प्रवाह विचारों के आधार पर भुगतान के लिए निर्धारित हैं।

सुलह: अंत में, भुगतानों का मिलान सेज में किया जाता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि सभी लेनदेन वित्तीय रिकॉर्ड में सटीक रूप से प्रतिबिंबित होते हैं।

नैनोनेट्स के साथ स्वचालित एपी वर्कफ़्लो

अब, आइए सेज में एकीकृत नैनोनेट्स के साथ इस वर्कफ़्लो की फिर से कल्पना करें:

चालान की रसीद: इसे चित्रित करें- आपके व्यवसाय को प्राप्त होने वाला प्रत्येक चालान, उसके स्रोत की परवाह किए बिना, एक डिजिटल स्थान पर बड़े करीने से आता है। चालान आते ही ईमेल, ड्राइव और डेटाबेस की गड़बड़ी से स्वचालित रूप से आयात किए जाते हैं, जिससे आपका समय बचता है और गलतियाँ कम होती हैं।

नैनोनेट्स स्वचालित रूप से ईमेल बॉडी और अनुलग्नकों से ईमेल किए गए चालान पढ़ता है।

सभी हस्तलिखित और मुद्रित चालान को स्मार्टफोन का उपयोग करके आसानी से स्कैन किया जा सकता है या सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड किया जा सकता है।

डिजिटल रसीदें या तो सीधे नैनोनेट्स प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके बनाई और मुद्रित की जा सकती हैं, या आपके मेल, ऐप्स और डेटाबेस से नैनोनेट्स में आयात की जा सकती हैं।

यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि डेटा का प्रत्येक टुकड़ा, चाहे उसका मूल कुछ भी हो, एक केंद्रीकृत, डिजिटल भंडार में अपना स्थान पा ले, जो आगे की कार्रवाई के लिए तैयार हो।

स्वचालित डेटा प्रविष्टि: नैनोनेट्स एआई 99% से अधिक सटीकता के साथ चालान पढ़ता है, घंटों को घटाकर मात्र कुछ क्षण कर देता है। इस बदलाव का मतलब है कि आपकी टीम कड़ी मेहनत को छोड़कर उस काम में लग सकती है जो वास्तव में मायने रखता है। फिर डेटा निकाला जाता है और सीधे सेज में इनपुट किया जाता है, जिसमें मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं होती है।

स्वचालित सॉर्टिंग और जीएल कोडिंग: नैनोनेट्स विक्रेता, तिथि, राशि और अन्य प्रासंगिक मानदंडों के आधार पर चालानों को स्वचालित रूप से पहचानने और वर्गीकृत करने के लिए ओसीआर का उपयोग करता है। जीएल कोड असाइनमेंट को स्वचालित किया जा सकता है -

• पिछले डेटा पर प्रशिक्षण: इसमें ऐतिहासिक वित्तीय दस्तावेज़ और ऐतिहासिक रूप से सही जीएल कोड के साथ टैग किए गए लेनदेन अपलोड करना शामिल है। मॉडल इन उदाहरणों से नए लेनदेन के लिए जीएल कोड की सटीक भविष्यवाणी करना सीखता है।

• आउट ऑफ़ द बॉक्स जनरल एआई: नैनोनेट्स जेनएआई का उपयोग करके, हमारा सॉफ्टवेयर वित्तीय दस्तावेजों पर पाठ की व्याख्या इस तरह से कर सकता है जो मानवीय समझ की नकल करता है। यह इसे जीएल कोड को सटीक रूप से निर्दिष्ट करने के लिए जटिल तर्क लागू करने के लिए प्रासंगिक जानकारी, संदर्भ और शब्दार्थ निकालने की अनुमति देता है, यहां तक ​​कि उन मामलों में भी जहां लेनदेन विवरण अस्पष्ट या विरल हैं।

बुद्धिमान चालान सत्यापन: एआई का लाभ उठाते हुए, नैनोनेट स्वचालित रूप से सेज में मौजूद खरीद ऑर्डर, रिपोर्ट प्राप्त करने और निरीक्षण रिपोर्ट के साथ निकाले गए इनवॉइस डेटा को पढ़ने और क्रॉस-रेफरेंस करके दो-तरफा, तीन-तरफा या चार-तरफा मिलान करता है।

मान्यकरण: सिस्टम मानव समीक्षा के लिए किसी भी विसंगति को चिह्नित करता है, लेकिन अन्यथा, कंपनी के मानदंडों से मेल खाने वाले चालान स्वचालित रूप से अनुमोदन के लिए भेजे जाते हैं या पूर्व-निर्धारित नियमों के आधार पर सीधे अनुमोदित किए जाते हैं।

अनुमोदन: नैनोनेट्स के साथ अनुमोदन अब कोई बाधा नहीं है। वे लचीले हो जाते हैं और वहीं रहते हैं जहां आपका संगठन रहता है—चाहे वह ईमेल पर हो, स्लैक पर, या टीमों पर। इससे विघटनकारी फोन कॉल और अनुस्मारक की सर्व-परिचित बौछार की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

भुगतान संसाधन: स्वीकृत चालान नकदी प्रवाह प्रबंधन को अनुकूलित करते हुए, उनकी शर्तों के अनुसार भुगतान के लिए स्वचालित रूप से कतारबद्ध हो जाते हैं।

सुलह: आप अपने बैंक विवरण आयात कर सकते हैं, और नैनोनेट्स स्वचालित रूप से सेज में भुगतानों का मिलान करता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि वित्तीय विवरण अद्यतित और सटीक हैं, और आपकी किताबें 90% तेजी से बंद हो जाती हैं।

हमने पहले सेज के लिए ओसीआर और इनवॉइस स्कैनिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के वास्तविक लाभों पर चर्चा की थी। लेकिन इसके अलावा, एक मैनुअल से स्वचालित एपी प्रक्रिया में परिवर्तन न केवल कार्यों को करने के तरीके में बदलाव का प्रतिनिधित्व करता है बल्कि वित्त विभाग की भूमिका में एक मौलिक परिवर्तन का प्रतिनिधित्व करता है। नैनोनेट्स जैसे टूल के साथ, वित्त टीमें बैक-ऑफ़िस कार्यों से रणनीतिक योगदानकर्ताओं की ओर बढ़ती हैं, और व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए वास्तविक समय के डेटा और विश्लेषण का लाभ उठाती हैं। यह वित्त का भविष्य है, और यह अब नैनोनेट्स के साथ स्वचालन की शक्ति के माध्यम से सेज उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है।

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जैसा कि हमने पता लगाया है, सेज अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ नैनोनेट्स का एकीकरण मैन्युअल इनवॉइस प्रोसेसिंग की अक्षमताओं से जूझ रहे व्यवसायों के लिए एक गेम-चेंजर है। मैन्युअल से स्वचालित खातों की देय प्रक्रियाओं तक का विकास केवल एक कदम आगे नहीं है; यह एक ऐसे भविष्य की ओर छलांग है जहां वित्तीय संचालन को सुव्यवस्थित किया जाता है, त्रुटि दर कम हो जाती है, और रणनीतिक निर्णय लेने को वास्तविक समय डेटा विश्लेषण द्वारा सशक्त बनाया जाता है। मैन्युअल कठिन परिश्रम से रणनीतिक अंतर्दृष्टि की ओर बढ़ते हुए, सही स्वचालन उपकरणों से लैस वित्त टीमें डिजिटल युग में अपनी कंपनियों को अधिक लाभप्रदता, चपलता और प्रतिस्पर्धी लाभ की ओर ले जा सकती हैं।

• एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
• प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
• प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
• प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
• प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
• स्रोत: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/