व्यवसाय चलाने की अंतर्निहित प्रकृति की मांग है कि आप अनुपालन को प्रबंधित करने के लिए सबसे सामान्य, रोजमर्रा की कार्रवाइयों को भी प्रक्रिया- या सिस्टम-आधारित ढांचे में बदल दें, धोखाधड़ी को रोकें, और अपने जहाज को सुचारू रूप से चलाते रहें। उस अंत तक, यद्यपि आप घर पर सामान या सेवाएं खरीदने की आवश्यकता होने पर कार्ड स्वाइप करने या नकदी सौंपने के आदी हैं, कॉर्पोरेट संरचना के हिस्से के रूप में इसे प्राप्त करना एक साधारण लेनदेन में बदल जाता है खरीद प्रक्रिया.
लेकिन, हालांकि खरीदारी लंबी है और कार्ड को बिना सोचे-समझे स्वाइप करने की तुलना में अधिक समय और ध्यान की मांग करती है, लेकिन यह मुश्किल या अप्रिय नहीं है। यदि आप समान भूमिकाओं में अनुभवी हैं, विशेष रूप से नौकरशाही कार्यों के प्रबंधन में कुशल हैं, या आज के कई स्वचालित खरीद प्लेटफार्मों का लाभ उठाते हैं, तो आप एक बनने की राह पर हैं। प्रोक्योरमेंट प्रो.
लेकिन सबसे पहले आपको इस बात की ठोस समझ होनी चाहिए कि खरीद प्रक्रिया में क्या शामिल है, खरीद प्रक्रियाएं, खरीद प्रक्रिया के चरण, और खरीद से जुड़े सामान्य नुकसान - साथ ही उनके माध्यम से नेविगेट करने की तकनीकें।
खरीद क्या है?
प्रोक्योरमेंट आपके व्यवसाय की ओर से सामग्री, सामान या सेवाओं का ऑर्डर देने की औपचारिक, संहिताबद्ध और प्रक्रिया-आधारित तकनीक है। खरीद अक्सर गहरे विक्रेता कनेक्शन से जुड़ा वाक्यांश होता है, इसलिए अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ जुड़कर अपनी विक्रेता खरीद प्रक्रिया का प्रबंधन करना सर्वोपरि है।
अतीत में, खरीद एक मैन्युअल प्रक्रिया थी जिसमें बहुत सारी कागजी कार्रवाई और सभी समय की सबसे कीमती कार्यस्थल वस्तु की आवश्यकता होती थी। यहां तक कि डिजिटल स्प्रेडशीट और ईमेल जैसे हालिया विकास भी आज कॉर्पोरेट गति से मेल खाने के लिए बहुत धीमे हैं और यदि खरीद को अनुकूलित नहीं किया गया तो आपके मुनाफे पर इसका महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है।
अंतत: ए गुणवत्तापूर्ण खरीद रणनीति वर्कफ़्लो की एक अनुकूलित श्रृंखला के साथ आपकी आवश्यकताओं (सामग्री, अच्छी, सेवा, आदि) से मेल खाता है जो लागत में कटौती करता है, जल्दी से निष्पादित करता है, और आपकी कंपनी को आपकी विक्रेता टीमों के साथ अच्छे संबंधों में रखता है।
खरीद के प्रकार
खरीद करते समय बारीकियों व्यापक रूप से रेंज, आपकी कंपनी की खरीद संभवतः तीन प्राथमिक छतरियों में से एक के अंतर्गत आएगी:
सीधी खरीद
प्रभावी रूप से यही आपकी आय विवरण है माल की लागत प्रतिबिंबित करता है. प्रत्यक्ष खरीद में किसी भी भौतिक वस्तु की खरीदारी शामिल है जो सीधे आपके शीर्ष-पंक्ति राजस्व और बिक्री में योगदान करती है। आपके उद्योग के आधार पर, यह विनिर्माण के लिए लकड़ी जैसा कच्चा माल या पुनर्विक्रय के लिए थोक सूची हो सकता है।
अप्रत्यक्ष खरीद
ये वस्तुएं आएंगी नीचे एसजी और ए आपके आय विवरण पर व्यय। इनमें फर्म-आंतरिक उपयोग के लिए खरीदी गई, खरीदी गई और प्राप्त की गई कोई भी चीज़ शामिल है। वस्तुओं में सम्मेलन के लिए हवाई किराया, नया कार्यालय फर्नीचर, या पानी और बिजली जैसी रोजमर्रा की उपयोगिताएँ शामिल हो सकती हैं। व्यवसाय के लिए आवश्यक होते हुए भी, अप्रत्यक्ष खरीद वस्तुएँ आपके राजस्व पर सीधे प्रभाव नहीं डालती हैं।
सेवाओं की खरीद
अंतिम खरीद प्रकार में वह सब कुछ शामिल होता है जो आपके कर्मचारी या कंपनी के आउटपुट, दक्षता या कार्य गुणवत्ता में सुधार करता है। इनमें सॉफ़्टवेयर सदस्यताएँ, एकमुश्त परामर्श सेवाएँ, या यहाँ तक कि व्यस्त व्यावसायिक चक्रों को कवर करने के लिए अस्थायी ठेकेदार भी शामिल हैं।
खरीद प्रक्रिया क्या है?
खरीद प्रक्रिया विक्रेता खरीद को क्रियान्वित करने के लिए आपकी फर्म की विशिष्ट मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) का वर्णन करती है। नकदी इधर-उधर फेंकने या हर कर्मचारी को चार्ज कार्ड देने की तुलना में औपचारिक खरीद प्रक्रिया को संहिताबद्ध करने के कुछ विशिष्ट और मात्रात्मक लाभ हैं:
- यह धोखाधड़ी, बर्बादी और दुरुपयोग को रोकता है।
- यह विनियामक अनुपालन के लिए एक पेपर ट्रेल बनाए रखने में मदद करता है।
- समय के साथ, खरीद प्रक्रियाओं को बारीकी से देखने से अक्षमताओं या संगठनात्मक बर्बादी का पता चलता है, जिससे अंततः आपकी निचली रेखा में सुधार होता है।
फिर, आपकी विशिष्ट विक्रेता खरीद प्रक्रिया एसओपी, आपकी भूमिका और आपकी कंपनी के उद्योग के अनुसार अलग-अलग होगी। हालाँकि, यदि आप सफल हैं, तो एक बढ़िया खरीद प्रक्रिया:
- आपकी कंपनी और आपूर्तिकर्ताओं के बीच एक साझा समझ बनाता है, जहां प्रत्येक पक्ष पारस्परिक रूप से सहमत नियमों और प्रणालियों का पालन करता है।
- कर्मचारियों और प्रबंधन के साथ पर्याप्त संपर्क बिंदु हैं ताकि बर्बादी के बिना गुणवत्तापूर्ण खरीदारी सुनिश्चित की जा सके, साथ ही कार्यप्रवाह को कुशल और त्वरित बनाए रखा जा सके।
- इसमें फाइलिंग और भंडारण पैरामीटर हैं जो प्रक्रिया के चरणों से दस्तावेज़ीकरण को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित और बनाए रखते हैं।
खरीद प्रक्रिया के चरण: यह कैसे काम करता है?
चूँकि हम यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि हमारी खरीद प्रक्रिया में शामिल चरणों का दस्तावेज़ीकरण बना रहे, इसलिए हमें उन्हें भी शामिल करना होगा। याद रखें - आपके विशिष्ट खरीद चरण भिन्न हो सकते हैं, लेकिन संभवतः एक समान ढांचे का पालन करेंगे:
- आवश्यकता को पहचानें: कंपनी के भीतर, एक कर्मचारी या प्रबंधक एक आवश्यकता की पहचान करता है और खरीद शुरू करता है मांग.
- परचेज़ रेक्विज़ीशन: आरंभ करने वाला कर्मचारी इसे पूरा करेगा परचेज़ रेक्विज़ीशन इसे समीक्षा और अनुमोदन के लिए श्रृंखला में भेजने से पहले।
- आग्रह: एक बार अनुमोदन प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होने के बाद, कंपनी की अनुबंध टीम खरीद आग्रह शुरू कर देती है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आवश्यकता कितनी जटिल है, हो सकता है कि आपको एक बोली के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) बहुत ही सरल, सरल खरीद मामलों या प्रस्ताव के लिए पूर्ण अनुरोध (आरएफपी) के मामले में यदि आप एक बड़ी प्रणाली या जटिल सेवा खरीद रहे हैं।
- मूल्यांकन और अनुबंध किकऑफ़: एक बार जब आपकी टीम सभी प्रस्तावों और बोलियों का मूल्यांकन कर लेगी, तो आप ऐसा करेंगे एक विक्रेता का चयन करें, सभी आवेदकों को सूचित करें, और आपूर्तिकर्ता को शामिल करना शुरू करें। यह तब भी होता है जब अनुबंध और कानूनी दस्तावेज समाप्त हो जाते हैं। चरण तब समाप्त होता है जब आपूर्तिकर्ता उन्हें प्राप्त करता है और उन पर हस्ताक्षर करता है आदेश खरीद (पीओ).
- आदेश चक्र: फिर, आपकी कंपनी एसओपी के आधार पर, आपको रूटिंग से पहले आइटम और चालान प्राप्त होगा चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह और पूरा भुगतान कर रहा हूँ। यह चरण खरीदी गई वस्तुओं और आपकी कंपनी द्वारा प्रबंधित किए जाने वाले तरीके के आधार पर जटिलता में भिन्न होता है देय खाते लेन-देन।
- दस्तावेज़ीकरण और रिकॉर्ड प्रबंधन: फिर आप सुनिश्चित करेंगे कि भंडारण से पहले सभी कागजी कार्रवाई सही ढंग से और क्रम में पूरी हो गई है - हालाँकि, हम दशकों पुराने खरीद डेटा को बैंकर बक्से में रखने के बजाय एक गुणवत्तापूर्ण डिजिटल भंडारण प्लेटफ़ॉर्म खोजने की सलाह देते हैं!
व्यवसायों को खरीद के दौरान सामना करने वाली सामान्य चुनौतियाँ
दो से अधिक लोगों को शामिल करने वाली किसी भी चीज़ की तरह, खरीद आपके उद्यम के लिए कुछ अनूठी चुनौतियाँ पेश करती है - खासकर यदि आप संभावित नुकसानों के प्रति सचेत नहीं हैं और उन्हें संबोधित करने के लिए सक्रिय रूप से योजना नहीं बनाते हैं।
अनसिंक्रनाइज़्ड विक्रेता और आपूर्तिकर्ता संबंध
कॉर्पोरेट जगत में एक अच्छी तेल वाली मशीन की पहचान आपके विक्रेताओं के साथ व्यापक और उपयोगी संबंध हैं। आपकी कंपनी का आपूर्तिकर्ता के साथ हर संपर्क बिंदु - ऑनबोर्डिंग, इनवॉइस प्रबंधन, और बहुत कुछ - उस रिश्ते को सुधारने या ख़राब करने का एक मौका है।
अंततः, गुणवत्ता खरीद प्रबंधन रिश्ते की गुणवत्ता को उच्च बनाए रखने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करता है। प्रारंभिक आग्रह और ऑनबोर्डिंग के बाद, आपका खरीद वर्कफ़्लो आपके ऑपरेशन का सबसे लगातार हिस्सा हो सकता है जिसे विक्रेता देखता है। क्या आप चाहते हैं कि आपका आपूर्तिकर्ता उत्साहित हो जब वे अपने प्लेटफ़ॉर्म पर खरीद ऑर्डर फ़िल्टर देखें, या क्या आप कल्पना करेंगे कि वे हताशा में आहें भर रहे हैं क्योंकि वे एक और अनावश्यक रूप से जटिल और पेचीदा खरीद चक्र का सामना कर रहे हैं?
जबकि विक्रेता प्रबंधन सिर्फ एक अच्छा व्यवसाय है, खरीद की गुणवत्ता ऊंची रखने से छूट भी मिलती है, मूल्य बिक्री का पहला मौका मिलता है और जब अनुबंध नवीनीकरण के लिए आते हैं तो बातचीत की बेहतर स्थिति बनती है।
धोखाधड़ी, बर्बादी और दुरुपयोग
यद्यपि एक औपचारिक खरीद प्रक्रिया कार्यस्थल के भीतर अधिकांश स्पष्ट धोखाधड़ी को नकारती है, मानव स्वभाव (और मानवीय त्रुटि) कभी-कभी बर्बादी या अनावश्यक खर्च पैदा करती है। इसे कभी-कभी मनमौजी खर्च भी कहा जाता है, जो तब प्रचलित होता है जब खरीददारों और उनके द्वारा ऑर्डर की गई वस्तुओं पर कम जांच होती है।
मनमौजी खर्च, अपनी प्रकृति से, खराब खरीद प्रथाओं का परिणाम है। जब कई कर्मचारियों के पास अनियंत्रित खर्च करने की शक्ति होती है और वे मापदंडों के एक सेट के बाहर काम करते हैं, तो वे आसानी से आपके उद्यम को मूल्य प्रदान करने से असंबंधित वस्तुओं को खर्च करना या खर्च करना शुरू कर सकते हैं - यहां तक कि सबसे अच्छे इरादों के साथ भी।
दृश्यता और ट्रैकिंग
हम यह नहीं समझ सकते कि हम क्या नहीं मापते हैं, लेकिन मैन्युअल खरीद प्रक्रियाओं का उपयोग करने वाली कंपनियां दक्षता में सुधार के लिए डेटा एकत्र करने और उसका आकलन करने के अवसरों को खोने का जोखिम उठाती हैं। इसी तरह, अधिकारियों और प्रबंधन के पास जितनी कम जानकारी होगी, वे जहाज को ठीक से चलाने में उतने ही कम सक्षम होंगे।
साथ ही, खराब ट्रैक की गई प्रक्रियाएं या सीमित-दृश्यता वाली खरीद विनियामक और अनुपालन जोखिम पैदा करती है जो ऑडिट के दौरान बहुत सारे सिरदर्द और परेशानी पैदा कर सकती है।
निष्कर्ष
हालाँकि खरीद कठिन हो सकती है, अगली पीढ़ी वित्त स्वचालन टेक सबसे जटिल खरीद वर्कफ़्लो को भी तेजी से सुव्यवस्थित कर रहा है। यदि आप खरीद स्वचालन की सोर्सिंग कर रहे हैं या देखना चाहते हैं कि कौन से अवसर उपलब्ध हैं, तो उन महान खरीद प्लेटफार्मों को याद रखें:
- अधिकतम दृश्यता के लिए कर्मचारियों, विक्रेताओं, हितधारकों और प्रबंधन को एक ही वर्कफ़्लो में केंद्रीकृत करें।
- डेटा एकत्रीकरण और एआई-संचालित विश्लेषण को कचरे को कम करने, रिपोर्ट तैयार करने और रणनीतिक निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने की अनुमति दें।
- ये इतने अनुकूलन योग्य हैं कि आप सिस्टम को अपने विशिष्ट उद्योग या विनियामक आवश्यकताओं के अनुरूप बना सकते हैं, जबकि सभी कर्मचारियों के लिए आसानी से सीखने के लिए पर्याप्त उपयोगकर्ता-अनुकूल हैं।
- निष्पादन करते समय अपने पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर और, उतना ही महत्वपूर्ण रूप से, अपने विक्रेताओं के ढेर के साथ एकीकृत करें प्रारंभिक विक्रेता ऑनबोर्डिंग.
- अपने खरीद कार्यप्रवाह और वित्तीय स्थिति में सुधार के लिए पुनरावृत्त फीडबैक लूप बनाएं।
जबकि, हाँ, आप कर सकते हैं खरीद कार्यप्रवाह को मैन्युअल रूप से चालू रखें, आपको ऐसा नहीं करना चाहिए - विशेष रूप से इसमें शामिल जोखिम और नए प्लेटफार्मों को अपनाने में आसानी के मद्देनजर जो खरीद प्रक्रिया को आसान बनाते हैं।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/procurement-process/
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- प्रक्रिया
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- प्रस्ताव
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- नियामक
- विनियामक अनुपालन
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- याद
- रिपोर्ट
- का अनुरोध
- आवश्यकताएँ
- राजस्व
- की समीक्षा
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- जोखिम
- जोखिम
- भूमिका
- भूमिकाओं
- नियम
- दौड़ना
- विक्रय
- वही
- देखना
- देखता है
- भेजना
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- सेवा
- सेवाएँ
- सेट
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- रास्ते पर लाना
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- कदम
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- भंडारण
- सरल
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