डेटा कैप्चर: परिभाषा, प्रक्रिया, तरीके और लाभ

डेटा कैप्चर स्वचालित निष्कर्षण, वर्गीकरण और प्रासंगिक डेटा के सत्यापन के माध्यम से व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बढ़ा सकता है; सूचना पुनर्प्राप्ति को तेज और प्रभावी बनाना।

डेटा कैप्चरिंग, इसमें शामिल प्रक्रिया, उपयोग की जाने वाली विभिन्न विधियों और इससे आपके व्यवसाय को होने वाले लाभों के बारे में विस्तार से जानने के लिए आगे पढ़ें।

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डेटा कैप्चर क्या है?

डेटा कैप्चर किसी भी प्रकार के संरचित या असंरचित दस्तावेज़ (कागज या इलेक्ट्रॉनिक) से जानकारी को मशीन-पठनीय डिजिटल प्रारूप में बदलने की प्रक्रिया है।

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) के क्षेत्र में तकनीकी प्रगति ने डेटा कैप्चर को नई ऊंचाइयों पर पहुंचा दिया है।

उपयोग किए जा रहे डेटा कैप्चर का एक उत्कृष्ट उदाहरण अस्पताल की फार्मेसी है। डेटा कैप्चर तकनीक का उपयोग बिक्री में बिल की गई दवाओं या चिकित्सा उपकरणों के लिए डेटा निकालने और इन्वेंट्री प्रबंधन में सूचना के सुचारू प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए उन प्रासंगिक वस्तुओं के लिए बचे हुए स्टॉक की स्वचालित रूप से गणना करने के लिए किया जाता है।

डेटा कैप्चर प्रक्रिया

अधिकांश व्यवसायों के लिए, डेटा कैप्चरिंग प्रक्रिया एक व्यक्ति द्वारा भरे गए फॉर्म से शुरू होती है। एकत्रित जानकारी को डिजिटाइज़ करने से डेटा अधिक सुलभ हो जाता है। डेटा कैप्चर फॉर्म को निर्दिष्ट रिक्त स्थान या बॉक्स के साथ डिज़ाइन किया गया है। यह सटीक डेटा निष्कर्षण, कम डिस्क स्थान की खपत, तेजी से सत्यापन और डेटाबेस पर जानकारी के खोज-समय को कम करने की सुविधा प्रदान करता है।

विभिन्न विधियों या उपकरणों का उपयोग करके डेटा कैप्चर किया जा सकता है। व्यवसाय डेटा कैप्चरिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं जो संगत हैं, कार्यप्रवाह व्यवस्थित करते हैं, और आवश्यक गंतव्यों के लिए डेटा की तीव्र गति की अनुमति देते हैं। ये उपकरण संग्रह प्रक्रिया को सरल, सटीक, तेज, पारदर्शी और प्रभावी बनाते हैं।

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डेटा कैप्चर के तरीके

डेटा कैप्चर का उपयोग दशकों से किसी न किसी रूप में किया जाता रहा है। उपयोग किए गए डेटा कैप्चर की विधि व्यवसाय के प्रकार और आवश्यक जानकारी पर निर्भर करती है। सही प्रकार की तकनीक का उपयोग करके लिखित रूपों, ईमेल, पीडीएफ फाइलों आदि से डेटा कैप्चर करना संभव है।

आइए आज डेटा कैप्चर करने के लिए उपयोग की जाने वाली विभिन्न विधियों के बारे में विस्तार से जानें।

• मैनुअल डेटा कैप्चर: यह विधि डिजीटल एक्सेस के लिए कंप्यूटर में लिखित रूपों से आवश्यक डेटा की मैन्युअल कुंजीयन का उपयोग करती है। यह उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त है जहां डेटा की मात्रा कम और परिवर्तनशील है। मैनुअल डेटा कैप्चर मानव श्रम पर निर्भर करता है जो इसे त्रुटियों या डेटा चूक के लिए अतिसंवेदनशील बनाता है, यही कारण है कि स्वचालित डेटा कैप्चर तकनीक एक आदर्श समाधान बन रही है।
• स्वचालित डेटा कैप्चर: स्वचालित डेटा कैप्चर यह सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय न केवल डेटा का प्रबंधन करके, बल्कि लागत और श्रम अक्षमता को कम करके भी सुचारू रूप से कार्य कर सकें। विभिन्न व्यवसायों की आवश्यकताओं के अनुरूप डेटा कैप्चर के विभिन्न रूप उपलब्ध हैं, जिनके प्रकारों का विवरण नीचे दिया गया है।
  • ओसीआर: ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन तकनीक संपादन के लिए स्कैन किए गए दस्तावेज़ों, पीडीएफ फाइलों आदि से टेक्स्ट निकालने के लिए मशीन से उत्पन्न वर्णों और टाइपफेस की पहचान करती है। ओसीआर का व्यापक रूप से स्वास्थ्य देखभाल, बीमा और वित्त में उपयोग किया जाता है जहां समान प्रकृति के साथ उच्च मात्रा में डेटा होता है।
  • आईसीआर: इंटेलिजेंट कैरेक्टर रिकग्निशन ओसीआर की अगली पीढ़ी की तकनीक है। यह प्रपत्रों से किसी भी फ़ॉन्ट के हस्तलिखित वर्णों को पढ़ने और उन्हें आगे उपयोग के लिए सार्थक डेटा में परिवर्तित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। बैंक और वित्त संगठन अपने व्यवसायों के लिए आईसीआर प्रौद्योगिकी समाधान अपनाते हैं।
  • आईडीआर: इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट रिकग्निशन एआई प्रौद्योगिकियों जैसे प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी), ओसीआर, कंप्यूटर विजन इत्यादि को जोड़ती है ताकि पैटर्न को पहचाना जा सके, उन्हें सामग्री प्रकार पर अनुक्रमित किया जा सके और सटीकता के लिए लुकअप टेबल के खिलाफ सत्यापित किया जा सके। IDR का उपयोग मुख्य रूप से फ़ॉर्म या इनवॉइस प्रोसेसिंग, ग्राहक सेवा इंटरैक्शन, मेलरूम और बहुत कुछ के लिए किया जाता है।
• बारकोड और क्यूआर कोड: बारकोड तकनीक में 1D बारकोड के रूप में एन्क्रिप्टेड जानकारी होती है जिसे बारकोड स्कैनर का उपयोग करके पढ़ा जाता है। तकनीक सटीक है और दुकान के फर्श पर इन्वेंट्री या कर्मचारी लॉग को ट्रैक करने, अस्पतालों में रोगी के विवरण की जांच करने, बैंक पासबुक प्रिंट करने आदि के लिए उपयोग किया जाता है। त्वरित प्रतिक्रिया (क्यूआर) कोड, जिन्हें 2डी बारकोड भी कहा जाता है, अधिक जटिल होते हैं। वे विभिन्न उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों, वेबपेजों आदि को पकड़ने के लिए उपयोगी हैं। क्यूआर कोड लोकप्रिय रूप से दुकान प्रतिष्ठानों, कूरियर सेवाओं, विज्ञापन, उत्पाद पैकेजिंग आदि में उपयोग किए जाते हैं।
• OMR: ऑप्टिकल मार्क रीडिंग तकनीक एक इलेक्ट्रॉनिक डेटा कैप्चर विधि है जो किसी दस्तावेज़ में मानव-भरे हुए डेटा जैसे कि गहरे रंग के फ़ील्ड या चेकबॉक्स की पहचान करती है। इसकी उच्च सटीकता इसे सर्वेक्षण रूपों, मतपत्रों या वस्तुनिष्ठ प्रकार की परीक्षाओं में उपयोग के लिए एक आदर्श उपकरण बनाती है
• डिजिटल रूप: यह विधि वेब या मोबाइल एप्लिकेशन के माध्यम से डेटा कैप्चर करने की सुविधा प्रदान करती है। यह अनुकूलन योग्य है और कागज-आधारित रूपों की आवश्यकता को समाप्त करता है. ऑनलाइन किया गया, डेटा को सुरक्षा और त्वरित पहुंच के लिए बैक-एंड सिस्टम के साथ आसानी से एकीकृत किया जा सकता है।
• डिजिटल हस्ताक्षर: हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर माने जाने वाले डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग कम्प्यूटरीकृत संदेशों या दस्तावेजों में अनुमोदन और अनुमतियों को अधिकृत करने के लिए किया जाता है। वे कानूनी, छेड़छाड़-सबूत हैं, और प्रतिरूपण के खिलाफ उच्च सुरक्षा प्रदान करते हैं।
• वेब स्क्रैपिंग: इस प्रकार का डेटा कैप्चर वर्ल्ड वाइड वेब से विशिष्ट डेटा को खोजने और एकत्र करने के लिए वेब बॉट या वेब क्रॉलर नामक टूल का उपयोग करता है और इसे उपयोग के लिए प्रासंगिक डेटाबेस में स्थानांतरित करता है। वेब स्क्रैपिंग बदलते डेटा जैसे समाचार अपडेट, नीति या मूल्य परिवर्तन, विदेशी मुद्रा, मौसम, शेयर बाजार और बहुत कुछ एकत्र कर सकता है।
• चुंबकीय पट्टी कार्ड: इन कार्डों में चुंबकीय पट्टियों के माध्यम से एन्कोडेड डेटा होता है जिसे रीडर उपकरणों का उपयोग करके डिकोड किया जाता है। वे काफी सुरक्षित हैं और क्रेडिट/डेबिट कार्ड, आईडी कार्ड, होटल के कमरों में एक्सेस कार्ड और परिवहन कार्ड में उपयोग किए जाते हैं।
• MICR: मैग्नेटिक इंक कैरेक्टर रिकग्निशन MICR रीडर का उपयोग करके मैग्नेटिक इंक-प्रिंटेड मशीन कैरेक्टर में एन्कोडेड डेटा को पहचानता है। भुगतान के लिए चेकों को शीघ्रता से संसाधित करने और साफ़ करने के लिए बैंक इस अत्यंत सटीक तकनीक का उपयोग करते हैं।
• स्मार्ट कार्ड: पहचान उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, स्मार्ट कार्ड अतिरिक्त सुरक्षा के लिए माइक्रोप्रोसेसर चिप पर एन्क्रिप्टेड जानकारी संग्रहीत करते हैं। कर्मचारी पहचान के लिए संगठन स्मार्ट कार्ड का उपयोग करते हैं और चिप-आधारित स्मार्ट डेबिट कार्ड सुरक्षित वित्तीय लेनदेन को सक्षम करते हैं।
• वॉयस कैप्चर: इस प्रकार की डेटा कैप्चरिंग डेटा को प्रोसेस करने के लिए स्पीच रिकग्निशन टेक्नोलॉजी का उपयोग करती है। इसे शब्दों या बोले गए आदेशों को समझने और व्याख्या करने के लिए प्रोग्राम किया गया है और इसका उपयोग वॉयस-आधारित एक्सेस, रिमाइंडर सेट करने, मौसम या संगीत अनुरोध आदि के लिए किया जा सकता है। अमेज़ॅन का एलेक्सा, माइक्रोसॉफ्ट का कॉर्टाना और ऐप्पल का सिरी वॉयस कैप्चर तकनीक के उत्कृष्ट उदाहरण हैं।
• वीडियो / इमेज कैप्चर: इमेज या वीडियो कैप्चर व्यक्तियों के संबंध में सटीक डेटा की पहचान करने और निकालने के लिए एआई तकनीक का उपयोग करता है। डेटा के वास्तविक समय के विश्लेषण के लिए उपयोगी, यह कार्यस्थल सुरक्षा, डेटाबेस मिलान, हवाई अड्डों पर सुरक्षा स्कैनिंग, बायोमेट्रिक पहचान और चोरी की रोकथाम में व्यापक अनुप्रयोग पाता है।

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स्वचालित डेटा कैप्चर का उपयोग क्यों करें?

स्वचालित डेटा कैप्चर संगठनों को मानवीय निर्भरता को कम करने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सुचारू प्रवाह को बढ़ावा देने में मदद कर सकता है। डेटा कैप्चरिंग तकनीक किसी से भी डेटा को आसानी से उपलब्ध कराती है दस्तावेज़ कार्यप्रवाह, प्रक्रिया में लागत और मानव प्रयास को कम करना।

एआई तकनीक ने डेटा प्राप्त करने और संसाधित करने के तरीके में अभूतपूर्व वृद्धि की है। यह प्रदर्शन करने के लिए मानव बुद्धि की नकल करता है संज्ञानात्मक कब्जा सटीकता और गति के साथ डेटा की। सही समय पर सही जगह पर सामग्री की उपलब्धता, ग्राहकों/ग्राहकों को बेहतर प्रतिक्रिया देने और सेवा दक्षता में सुधार करने के लिए व्यवसाय के लिए आदर्श बनाती है।

स्वचालित डेटा कैप्चर का उपयोग करने के लाभ

स्वचालित डेटा कैप्चर संगठनों को डेटा प्रवाह को सुगम बनाने और अपने व्यवसाय के शीर्ष पर बने रहने के लिए उत्तोलन प्रदान करता है। आइए कुछ प्रमुख लाभों को देखें जो स्वचालित डेटा कैप्चर व्यावसायिक दक्षता में सुधार के लिए प्रदान कर सकते हैं।

• त्रुटियों की घटना को कम करता है: त्रुटि के जोखिम को समाप्त करके मैन्युअल डेटा कैप्चर पर स्वचालित डेटा कैप्चर स्कोर। चूंकि मानव प्रयास कम हो जाता है, डेटा की सटीकता बढ़ जाती है और किसी त्रुटि को ठीक करने की लागत लगभग शून्य होती है। बेहतर दक्षता के लिए डेटा निकालना आसान हो जाता है

• कर्मचारी संतुष्टि को बढ़ाता है: मैन्युअल डेटा कैप्चर मानव प्रयास पर भारी पड़ सकता है क्योंकि यह समय लेने वाली और नीरस है। इससे उत्पादकता कम हो सकती है और मनोबल कम हो सकता है। स्वचालित डेटा कैप्चर तकनीक कार्यभार और एकरसता को कम कर सकती है जिससे अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर बेहतर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है। उत्पादकता और कर्मचारियों की संतुष्टि में वृद्धि के परिणामस्वरूप लोग भी अधिक खुश होते हैं।

• परिचालन लागत को कम करता है: प्रत्येक व्यवसाय में परिचालन लागत होती है और इसमें इन्वेंट्री, किराया, पेरोल आदि शामिल होते हैं। इनके लिए मैनुअल डेटा के रखरखाव में मानवीय त्रुटि की संभावना के अलावा भारी लागत शामिल है। स्वचालित डेटा कैप्चर, जहां आवश्यक हो, स्वचालित रूप से डेटा अपडेट करके अतिरिक्त लागतों को समाप्त करने में मदद करता है, त्रुटियों के लिए कोई जगह नहीं छोड़ता है।

• सुरक्षा और डेटा संग्रहण को बढ़ाता है: कागजी दस्तावेजों के क्षतिग्रस्त होने का खतरा होता है और फाइलों और फ़ोल्डरों में भौतिक भंडारण के माध्यम से जगह घेर लेते हैं। गोपनीय कागजात या दस्तावेजों को भी प्रतिबंधित पहुंच के लिए अलग से संग्रहीत करने की आवश्यकता है। डेटा कैप्चर के साथ, ये सभी प्रतिबंध हटा दिए जाते हैं। एन्क्रिप्शन डेटा को अनधिकृत पहुंच से बचाता है, कम डिस्क स्थान का उपयोग करता है, और बैकअप डेटा के नुकसान को रोकता है।

• केंद्रीकृत पहुंच: कई संगठनों को केंद्रीकृत स्थानों में डेटा की आवश्यकता होती है। मैनुअल डेटा के साथ यह असंभव के करीब है क्योंकि इसका मतलब है कि इसे पूरा करने के लिए संसाधनों में निरंतर निवेश। स्वचालित डेटा कैप्चर एक-स्टॉप समाधान के रूप में क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करके केंद्रीकृत पहुंच प्रदान करता है। इसलिए, एक्सेस अनुमति वाले विभिन्न लोग/विभाग बिना किसी देरी के व्यावसायिक लेनदेन को पूरा करने के लिए आवश्यक डेटा प्राप्त कर सकते हैं।

• 24 / 7 उपलब्धता: जिन व्यवसायों का वैश्विक संचालन होता है, उन्हें समय क्षेत्रों में ग्राहकों के लिए उनकी उपलब्धता सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है। इसी तरह, स्वास्थ्य देखभाल, आतिथ्य, शिपिंग जैसे उद्योगों को व्यावसायिक दक्षता सुनिश्चित करने के लिए किसी भी समय अपना डेटा उपलब्ध कराने की आवश्यकता होती है। एआई-सक्षम स्वचालित डेटा कैप्चरिंग ऐसे व्यवसायों को गैर-कार्य घंटों के दौरान और भौगोलिक प्रतिबंधों के बिना डेटा उपलब्धता प्राप्त करने में मदद करती है।

• बेहतर ग्राहक सेवा: त्रुटि रहित डेटा कैप्चर ग्राहकों और क्लाइंट आवश्यकताओं की बेहतर समझ को सक्षम करने के लिए उच्च गुणवत्ता वाले डेटा को सुनिश्चित करता है। व्यवसाय बेहतर पेशकश कर सकते हैं, अधिक ग्राहकों को आकर्षित कर सकते हैं, और बेहतर राजस्व सुनिश्चित करते हुए ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि कर सकते हैं।

• बेहतर निर्णय लेने: डेटा कैप्चर से निर्णय लेने में काफी हद तक फायदा हो सकता है। उपलब्ध डेटा कैप्चर के विभिन्न रूपों के लिए धन्यवाद, व्यवसाय तेजी से और लाभदायक निर्णय लेने को सुनिश्चित करने के लिए विस्तृत डेटा विश्लेषण को लागू करने के लिए अधिक और नई जानकारी एकत्र कर सकते हैं।

निष्कर्ष

व्यवसायों को बेहतर कामकाज और उत्पादकता की ओर ले जाने के लिए डेटा कैप्चर एक अनिवार्य उपकरण बन गया है। एआई के आगमन ने नई संभावनाएं पैदा करने के लिए डेटा कैप्चर करने के तरीके को बढ़ाया है। डेटा अत्यधिक सटीक, अत्यधिक सुलभ है, और व्यवसायों के लिए नए द्वार खोल दिए हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे शीर्ष पर बने रहें। यह कहना सुरक्षित है कि स्वचालित डेटा कैप्चर प्रौद्योगिकियां आज वास्तव में व्यवसायों के लिए गेम चेंजर बन गई हैं!