A találmány egy 2020-as jelentés a foglalkozási csalásról és visszaélésről szóló tanulmányról A Certified Fraud Examiners (ACFE) szövetsége szerint a foglalkozási csalások miatt évente elveszített pénzmennyiség megdöbbentő mértékben megterheli a világgazdaságot, és közvetlenül befolyásolja a szervezetek azon képességét, hogy munkahelyeket teremtsenek, árukat és szolgáltatásokat termeljenek, valamint közszolgáltatásokat nyújtsanak. . A tanulmány szerint az iparág leggyakoribb foglalkozási csalási rendszerei közé tartoznak a számlázási rendszerek. A számlázási konstrukció olyan csalárd folyósítási rendszer, amelyben egy személy fiktív árukról vagy szolgáltatásokról szóló számlák, felfújt számlák vagy személyes vásárlások számláinak benyújtásával készteti munkáltatóját fizetési kötelezettségre.
Az ilyen csalásoknál érdemesebb megóvni, mint megijedni. Ebben a blogban elmélyülünk abban, hogy mit jelentenek a számlaellenőrzések, és miért kulcsfontosságúak a vállalkozások pénzügyi integritása szempontjából.
Mi az a számlák könyvvizsgálata?
A számla-ellenőrzés egy olyan folyamat, amelynek során egy könyvvizsgáló megvizsgálja a szállítói tartozások osztályának pénzügyi nyilvántartásait. Ennek során a könyvvizsgálók megvizsgálják a tranzakciók pontosságát, teljességét, az Általánosan Elfogadott Számviteli Alapelveknek (GAAP) való megfelelését és érvényességét.
Minden vállalkozást auditálni kell?
A 2002-es Sarbanes-Oxley törvény előírja, hogy a nyilvánosan működő vállalatok minden nyilvántartásukat átadják egy független könyvvizsgálathoz. A könyvvizsgáló az eljárások és nyilvántartások megvizsgálása után véleményt ad a pénzügyi kimutatásokról. A külső könyvvizsgáló teszteli a vállalat számviteli eljárásait és belső kontrolljait, megosztva véleményét arról, hogy azok mennyire jól működnek. Ez azt jelenti, hogy a nyilvánosan működő társaságok nem kerülhetik el a könyvvizsgálatot.
Bár a kisvállalkozások számára a törvény nem kötelezi az ellenőrzést, az ő érdekükben áll, hogy legalább a számláikat megfelelően ellenőrizzék.
Mi az a számlaellenőrzés?
A számlaellenőrzés magában foglalja a pénzügyi dokumentumok alapos vizsgálatát, hogy ellenőrizze azok pontosságát, a vállalati szabályzatok betartását, valamint az iparági szabványoknak és előírásoknak való megfelelést. Ezek az ellenőrzések kulcsszerepet játszanak a pénzügyi átláthatóság fenntartásában és az eltérések megelőzésében.
A számla-auditálás révén a vállalkozások hatékonyan minimalizálhatják a csalás és lopás kockázatát, mind az ügyfelek, mind az alkalmazottak részéről.
Ki végez számlavizsgálatot?
A számla auditálást és a számla-ellenőrzést az alkalmazottak belsőleg vagy külső külső auditorokon keresztül is elvégezhetik.
Belső auditorok
A belső ellenőrök bizonyos előnyökkel rendelkeznek, mint például a létesítmény sajátos igényeinek megértése a külső ellenőrökhöz képest. Szolgáltatásaik olcsóbbak. Előfordulhat azonban, hogy a belső ellenőrök nem objektívek az értékelés során, és általában előítéleteik vannak.
Külső ellenőrök
A külső auditorok objektívek és függetlenek az értékelés során, szélesebb körű ismeretekkel rendelkeznek a vállalkozások pénzügyi rendszereinek működéséről. Emellett jobb és gyakorlatiasabb törvényi és rendeleti ismeretekkel is rendelkeznek. Ezért a külső ellenőrök előnyt élveznek a belső ellenőrökkel szemben az ellenőrzés általános eredményében.
Meg kell jegyezni, hogy a törvényileg előírt könyvvizsgálatot csak külső könyvvizsgálónak kell elvégeznie. A vállalkozás a külső könyvvizsgáló által végzett ellenőrzés mellett belső ellenőrzést is végezhet.
A számla-ellenőrzési ellenőrzőlista
- Nyugta és dokumentáció: A számlákat beszállítóktól és beszállítóktól kapják. Minden releváns dokumentumot, beleértve a beszerzési rendeléseket, szerződéseket és nyugtákat, összegyűjtjük és a számlákhoz társítjuk.
- Adatbevitel és ellenőrzés: A számlaadatok, például az összegek, dátumok és cikkleírások bekerülnek a számviteli rendszerbe. A bevitt adatok hitelesítése az igazoló dokumentumokhoz képest történik a pontosság biztosítása érdekében.
- Kódolás és osztályozás: A számlák kódolása a költség vagy szolgáltatás jellege alapján történik. Az osztályozás biztosítja a megfelelő hozzárendelést a megfelelő költséghelyekhez vagy számlákhoz.
- Megfelelőségi ellenőrzés: A számlákat a vállalat irányelvei, beszerzési rendelései és szerződéses megállapodásai alapján ellenőrzik a megfelelőség biztosítása érdekében. Az esetleges eltéréseket vagy eltéréseket további vizsgálat céljából megjelöljük.
- Pontosság értékelése: A számlaszámítások matematikai pontossága ellenőrzött. A mennyiségeket, az egységárakat és az esetleges adókat vagy engedményeket összevetjük.
- Belső ellenőrzés értékelése: Felmérik a társaság számlafeldolgozással kapcsolatos belső ellenőrzési eljárásait. Ez magában foglalja az engedélyezési folyamatok felülvizsgálatát, a feladatok elkülönítését és a jóváhagyási munkafolyamatokat.
- Optimalizálási elemzés: A szakértők elemezhetik a számlákat, hogy azonosítsák a költségmegtakarítást vagy a hatékonyságnövelési lehetőségeket. Ez magában foglalhatja az eladókkal való tárgyalásokat a jobb feltételek vagy kedvezmények érdekében.
- Kommunikáció az érintettekkel: Ha eltéréseket találnak, kommunikációt kezdeményeznek az érintett érdekelt felekkel, például a szállítókkal vagy a belső részlegekkel a tisztázás érdekében. Az eltérések feloldhatók tárgyalással vagy a számviteli nyilvántartások frissítésével.
- Ellenőrzési nyomvonal dokumentációja: A rendszer átfogó ellenőrzési nyomvonalat tart fenn, amely dokumentálja az ellenőrzési folyamat minden lépését. Ez a dokumentáció az audit bizonyítéka, és kulcsfontosságú a megfelelés és a jelentéstétel szempontjából.
- Jelentéskészítés és elemzés: Az összefoglaló jelentés kiemeli az ellenőrzés megállapításait és a megtett korrekciós intézkedéseket. A trendek vagy az ismétlődő problémák elemezhetők a jövőbeni számlafeldolgozás hatékonyságának növelése érdekében.
A számlaellenőrzés legfontosabb része
A számla pontosságának ellenőrzése a számla-auditálási folyamat sarkalatos része, és három elsődleges módszer létezik a kézi ellenőrzésre:
- Kétirányú egyeztetés
Ennél a módszernél a számla adatait a szállítási elismervénnyel hasonlítják össze. A cél annak megerősítése, hogy a számlán szereplő sorok pontosan tükrözik a leszállított tételt. Ez biztosítja, hogy a számlán feltüntetett áruk vagy szolgáltatások igazodjanak a tételek tényleges átvételéhez.
- Háromutas egyezés
Ez a megközelítés magában foglalja a számla adatainak nem csak a szállítási nyugtával való összehasonlítását, hanem a vásárlási rendeléssel is. A háromirányú egyeztetési folyamat ellenőrzi, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat egyaránt megrendelték és megkapták. Biztosítja a számlán, a beszerzési rendelésen és a szállítási bizonylaton szereplő adatok összehangolását, átfogóbb ellenőrzési folyamatot biztosítva.
- Megrendelés nélküli ellenőrzés
Azokban az esetekben, amikor a beszerzési megrendelés nem került kiállításra, a szállítói osztály továbbra is ellenőrizheti a számlát. Ez magában foglalhatja a beszerzési részleggel, a feladóval való közvetlen megerősítést, vagy hivatkozhat más tranzakciós dokumentumokra, például a fuvarszámlára. Ez a módszer a hagyományos kétirányú egyeztetés alternatívája, amikor a formális beszerzési megrendelés nem volt része a tranzakciónak.
Ha az ellenőrzési folyamat során eltéréseket észlelnek, az általános gyakorlat a számla elutasítása és visszaküldése a szállítónak javításra. Ez biztosítja, hogy a pénzügyi nyilvántartásokban pontos és érvényes információk szerepeljenek. Azokban az esetekben, amikor csalásra vagy gyanús tevékenységre utaló jelek vannak, a megjelölt számlát általában félreteszik a probléma természetének és mértékének megállapítása érdekében további vizsgálat céljából.
Miután a számlák (AP) csapata sikeresen érvényesítette a számlát, megerősítve annak pontosságát és a vonatkozó dokumentumoknak való megfelelőségét, továbbküldhetik azt jóváhagyásra, és kezdeményezhetik a fizetés feldolgozását. Ez a lépés jelenti a számlavizsgálat utolsó szakaszát, amely biztosítja, hogy csak jogos és pontos számlák kerüljenek jóváhagyásra a kifizetésre, hozzájárulva a pénzügyi integritáshoz és a szervezeten belüli megfeleléshez.
Hogyan javítja az AP Automation a számlaellenőrzést?
A számlák (AP) automatizálása kulcsfontosságú szerepet játszik a számla-auditálási folyamat hatékonyságának és pontosságának javításában. Az egyik jelentős előny a számlafeldolgozás felgyorsítása olyan funkciók révén, mint az optikai karakterfelismerés (OCR), így nincs szükség kézi adatbevitelre. Ez a sebesség nemcsak felgyorsítja az egész folyamatot, hanem gyakoribb és időszerűbb ellenőrzéseket is lehetővé tesz.
Ezenkívül az AP automatizálása csökkenti a kézi adatbeviteli és -feldolgozási hibák kockázatát. Az adatok kinyerésének és érvényesítésének automatizálása biztosítja a releváns információk pontos rögzítését, minimalizálva az eltérések valószínűségét az audit során. Ez a pontosság kritikus fontosságú a pénzügyi nyilvántartások integritásának megőrzésében.
Az AP automatizálásának megfelelő képességei egy másik figyelemre méltó előny. A rendszer zökkenőmentesen párosítja a számlákat az igazoló dokumentumokkal, például a beszerzési megrendelésekkel és a szállítási bizonylatokkal, biztosítva, hogy minden részlet igazodjon. Ez az átfogó egyeztetési képesség növeli a pontosságot, és minimálisra csökkenti annak esélyét, hogy az ellenőrzési folyamat során figyelmen kívül hagyják az eltéréseket.
A valós idejű láthatóságot és az átláthatóságot az AP automatizálása segíti elő. Az érdekeltek nyomon követhetik a számlák, jóváhagyások és kifizetések állapotát, betekintést nyújtva a munkafolyamatba. Ez az átláthatóság elengedhetetlen a szűk keresztmetszetek azonosításához, a problémák azonnali kezeléséhez és a megállapított irányelveknek való megfelelés biztosításához.
Ezenkívül az AP automatizálás stratégiai elemzéseket kínál, amelyek betekintést nyújtanak a költési szokásokba és a szállítók teljesítményébe. Ezek az elemzések lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az ellenőrzési folyamat során, azonosítva azokat a területeket, ahol a költségoptimalizálás és a hatékonyság javítása szükséges.
Ezenkívül az AP automatizálás kikényszeríti a vállalati irányelveknek és a szabályozási követelményeknek való megfelelést. Az automatizált munkafolyamatok úgy konfigurálhatók, hogy kövessék az előre meghatározott szabályokat és jóváhagyási hierarchiákat, csökkentve ezzel a meg nem felelés kockázatát. Ez biztosítja a számlák következetes és a megállapított irányelveknek megfelelő auditálását.
Az átfogó ellenőrzési nyomvonal fenntartása az AP automatizálásának kulcsfontosságú jellemzője. A végrehajtott intézkedések, jóváhagyások és módosítások részletes története megbízható dokumentációs nyomvonalat biztosít, megkönnyítve a belső és külső auditokat. Az automatizált rendszer biztosítja, hogy a számlafeldolgozással kapcsolatos minden tevékenység rögzítésre kerüljön az elszámoltathatóság és az átláthatóság érdekében.
Forradalmasítsa vállalkozását a Nanonets AP automatizálási megoldással
A pénzügyek rohanó világában az egyszerűsített és hibamentes számlafizetési folyamatok iránti igény kritikusabb, mint valaha. A Nanonets egy fejlett hozzáférési pont automatizálási megoldást kínál, amelynek célja, hogy átalakítsa számla-auditálási tapasztalatait és növelje szervezete hatékonyságát.
- Hatékonyság feloldása az OCR technológiával: A Nanonets a legmodernebb optikai karakterfelismerő (OCR) technológiát használja a kézi adatbeviteli nehézségek kiküszöbölésére. Rendszerünk zökkenőmentesen kinyeri és érvényesíti a számlákból a legfontosabb információkat, felgyorsítva a feldolgozási sebességet és csökkentve az emberi hibák kockázatát. Tapasztalja meg a gyorsabb és pontosabb auditokat a Nanonetekkel az élen.
- Átfogó illesztési képességek: AP automatizálási megoldásunk átfogó egyeztetési képességekkel büszkélkedhet, biztosítva, hogy a számla részletei zökkenőmentesen illeszkedjenek az igazoló dokumentumokhoz, például a beszerzési megrendelésekhez és a szállítási bizonylatokhoz. Ez az aprólékos egyeztetési folyamat növeli a pontosságot, és nem hagy teret az eltéréseknek az ellenőrzés során.
- Valós idejű láthatóság és átláthatóság: A Nanonets valós idejű betekintést nyújt a számlafeldolgozási munkafolyamatba. Könnyen nyomon követheti a számlák, jóváhagyások és kifizetések állapotát, így csapata betekintést nyerhet a megalapozott döntések meghozatalához. Mondjon búcsút a szűk keresztmetszeteknek, és üdvözölje az átláthatóság új korszakát pénzügyi folyamataiban.
- Stratégiai elemzés a tájékozott döntéshozatalhoz: Megértjük a stratégiai döntéshozatal fontosságát a pénzügyekben. A Nanonets hatékony elemzést kínál, amely betekintést nyújt a költési szokásokba és a szállítói teljesítménybe. Azonosítsa a költségoptimalizálási lehetőségeket, és fokozza a hatékonyságot az auditálási folyamat során intelligens elemzésünkkel.
- Az automatizált munkafolyamatoknak való megfelelés érvényesítése: A Nanonets AP automatizálása biztosítja a vállalati irányelvek és szabályozási követelmények szigorú betartását. Automatizált munkafolyamataink előre meghatározott szabályokat és jóváhagyási hierarchiákat követnek, csökkentve a meg nem felelés kockázatát. Nyugodjon meg, tudva, hogy számláit a megállapított irányelveknek megfelelően folyamatosan auditáljuk.
- Átfogó ellenőrzési nyomvonal az elszámoltathatósághoz: A Nanonets segítségével átfogó ellenőrzési nyomvonalat kap a számlafeldolgozással kapcsolatos összes tevékenységről. A műveletek, jóváhagyások és módosítások részletes előzményei robusztus dokumentációs nyomvonalat biztosítanak mind a belső, mind a külső auditokhoz. Biztosítsa az elszámoltathatóságot és az átláthatóságot pénzügyi műveleteinek minden lépésében.
- SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
- PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
- PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
- Forrás: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/
- :van
- :is
- :nem
- :ahol
- 2024
- a
- képességek
- Rólunk
- gyorsuló
- elfogadott
- összhangban
- Szerint
- Fiók
- felelősségre vonhatóság
- számvitel
- Fiókok
- fizetendő számlák
- pontosság
- pontos
- pontosan
- át
- törvény
- cselekvések
- tevékenységek
- tevékenység
- tényleges
- mellett
- címzés
- tapadás
- fejlett
- Előny
- előnyei
- Után
- ellen
- megállapodások
- AI
- összehangolása
- igazítás
- Minden termék
- kiosztás
- lehetővé teszi, hogy
- Is
- alternatív
- között
- összeg
- Összegek
- an
- elemzés
- analitika
- elemez
- elemzett
- és a
- Másik
- bármilyen
- ap automatizálás
- alkalmazható
- megközelítés
- jóváhagyás
- jóváhagyások
- jóváhagyott
- VANNAK
- területek
- AS
- félre
- megjelenés
- értékelni
- értékelés
- társult
- Egyesület
- At
- könyvvizsgálat
- ellenőrzött
- könyvvizsgálat
- könyvvizsgálók
- ellenőrzések
- meghatalmazás
- Automatizált
- automatizálás
- Automatizálás
- elkerülése érdekében
- vissza
- alapján
- BE
- haszon
- BEST
- Jobb
- Számla
- számlázás
- Blog
- dicsekszik
- mindkét
- szűk
- Bring
- üzleti
- vállalkozások
- de
- by
- számítások
- TUD
- nem tud
- képességek
- képesség
- rögzített
- esetek
- okai
- Centers
- bizonyos
- Vizsgázott
- esély
- karakter
- karakter felismerés
- ellenőrizze
- ellenőrzött
- követelések
- besorolás
- kódolt
- Közös
- közlés
- Companies
- vállalat
- képest
- összehasonlítva
- teljesítés
- átfogó
- magatartások
- konfigurálva
- megerősít
- megerősítés
- következetesen
- szerződések
- szerződéses
- hozzájáruló
- ellenőrzés
- ellenőrzések
- kijavítására
- Költség
- költségmegtakarítás
- teremt
- kritikai
- kritikus
- Ügyfelek
- élvonalbeli
- dátum
- adatbevitel
- Időpontok
- Döntéshozatal
- határozatok
- szállított
- ás
- osztály
- osztályok
- tervezett
- részletes
- részletek
- Határozzuk meg
- közvetlen
- közvetlenül
- kedvezmények
- dokumentáció
- dokumentumok
- nem
- csatorna
- hajtás
- alatt
- minden
- könnyen
- könnyű
- gazdaság
- él
- hatékonyan
- hatékonyság
- megszüntetése
- megszüntetése
- alkalmazottak
- képessé
- képessé
- növelése
- Javítja
- fokozása
- biztosítására
- biztosítja
- biztosítása
- lépett
- belépés
- felszerelt
- Ez volt
- hibák
- alapvető
- megalapozott
- intézmény
- értékelés
- EVER
- Minden
- bizonyíték
- megvizsgálni
- vizsgálva
- felgyorsítja
- drága
- tapasztalat
- szakértők
- mérték
- külső
- kitermelés
- kivonatok
- megkönnyítette
- megkönnyítését
- pörgős
- gyorsabb
- Funkció
- Jellemzők
- utolsó
- finanszíroz
- pénzügyi
- pénzügyi rendszerek
- pénzügyi átláthatóság
- megállapítások
- megjelölve
- következik
- A
- hivatalos
- talált
- csalás
- csaló
- gyakori
- ból ből
- további
- jövő
- GAAP
- általában
- gif
- ad
- Globális
- Világgazdaság
- cél
- áruk
- útmutató
- irányelvek
- Legyen
- tekintettel
- egészségügyi
- hős
- kiemeli
- történelem
- Hogyan
- azonban
- HTTPS
- emberi
- azonosított
- azonosítani
- azonosító
- Hatások
- fontosság
- javul
- javulás
- in
- tartalmaz
- magában foglalja a
- Beleértve
- független
- ipar
- ipari szabványok
- információ
- tájékoztatták
- kezdeményez
- kezdeményezett
- meglátások
- sértetlenség
- Intelligens
- kamat
- belső
- belsőleg
- bele
- vizsgálat
- számla
- számlafeldolgozás
- számlák
- vonja
- kérdés
- Kiadott
- kérdések
- IT
- tételek
- ITS
- Állások
- Kulcs
- Ismerve
- tudás
- Törvény
- törvények
- Törvények és rendeletek
- kilépő
- jogos
- kevesebb
- kihasználja
- mint
- valószínűség
- vonal
- Listázott
- ll
- elveszett
- fenntartása
- csinál
- KÉSZÍT
- kézikönyv
- gyufa
- egyező
- Lehet..
- eszközök
- módszer
- mód
- aprólékos
- minimalizálja
- minimalizálása
- Módosítások
- pénz
- Elveszett pénz
- több
- a legtöbb
- Természet
- elengedhetetlen
- Szükség
- igények
- Új
- nem
- neves
- figyelemre méltó
- célkitűzés
- foglalkozási
- OCR
- of
- Ajánlatok
- on
- ONE
- csak
- működés
- Művelet
- Vélemény
- Lehetőségek
- optikai karakter felismerés
- optimalizálás
- or
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- szervezetek
- Más
- mi
- Eredmény
- felett
- átfogó
- rész
- minták
- fizetés
- fizetésfeldolgozás
- kifizetések
- különös
- teljesítmény
- teljesített
- person
- személyes
- döntő
- Plató
- Platón adatintelligencia
- PlatoData
- játszani
- játszik
- Politikák
- erős
- Gyakorlati
- gyakorlat
- előre meghatározott
- előítéletek
- megakadályozása
- Áraink
- elsődleges
- elvek
- eljárások
- folytassa
- folyamat
- Folyamatok
- feldolgozás
- gyárt
- megfelelő
- megfelelően
- ad
- biztosít
- amely
- nyilvános
- nyilvánosan
- Vásárlás
- megrendelés
- vásárlások
- beszerzési
- célokra
- real-time
- bevételek
- kapott
- elismerés
- feljegyzett
- nyilvántartások
- ismétlődő
- csökkenti
- csökkentő
- referencia
- előírások
- szabályozók
- összefüggő
- jelentést
- Jelentő
- képvisel
- jelentése
- kötelező
- követelmények
- megoldódott
- REST
- felülvizsgálata
- Kockázat
- erős
- Szerep
- Szoba
- szabályok
- s
- biztonságos
- Megtakarítás
- azt mondják
- csalások
- rendszer
- rendszerek
- zökkenőmentesen
- lát
- küld
- értelemben
- szolgáltatás
- Szolgáltatások
- készlet
- megosztás
- Szállítás
- jelentős
- kicsi
- kisvállalkozások
- megoldások
- sebesség
- Költési
- Színpad
- tántorgó
- érdekeltek
- standard
- szabványok
- nyilatkozatok
- Állapot
- Lépés
- Még mindig
- Stratégiai
- áramvonalas
- Szigorú
- Tanulmány
- sikeresen
- ilyen
- ÖSSZEFOGLALÓ
- szállító
- szállítók
- Támogató
- gyanús
- rendszer
- Systems
- meghozott
- Adók
- csapat
- Technológia
- Inkább
- feltételek
- tesztek
- mint
- hogy
- A
- A vonal
- lopás
- azok
- Ott.
- ebből adódóan
- Ezek
- ők
- harmadik fél
- ezt
- három
- Keresztül
- időszerű
- nak nek
- vágány
- hagyományos
- nyom
- tranzakció
- Tranzakciók
- Átalakítás
- Átláthatóság
- Trends
- jellemzően
- megért
- megértés
- vállal
- egység
- frissítése
- érvényes
- érvényesített
- érvényesítés
- eladó
- gyártók
- Igazolás
- ellenőrzött
- ellenőrzése
- láthatóság
- volt
- we
- fogadtatás
- JÓL
- voltak
- Mit
- amikor
- ami
- miért
- szélesebb
- val vel
- belül
- nélkül
- Munka
- munkafolyamat
- munkafolyamatok
- világ
- év
- te
- A te
- zephyrnet