Mi az a beszerzésmenedzsment? – Teljes útmutató

Képzeljen el egy forgalmas éttermet, ahol friss alapanyagokra van szüksége; A beszerzés biztosítja, hogy a salátában lévő paradicsom ropogós legyen, és a hamburgerek húsa kiváló minőségű legyen. Ez nem csak a cuccok vásárlásáról szól; arról van szó, hogy a megfelelő dolgokat, a megfelelő áron és a megfelelő időben szerezzük be. Bármely vállalat számára, legyen az egy kórház, egy építőipari cég vagy egy technológiai óriás, a beszerzés jelenti a különbséget a zavartalan működés és a költséges fennakadások között.

A késedelmes beszerzés a termelés elakadását jelenti, ami viszont pénzügyi veszteségekkel jár. Ez így egyértelmű. A beszerzés nem elbűvölő; kemény tárgyalások, aprólékos tervezés és szigorú költségvetés. De ha jól csinálják, ez a nyereségesség gerince. 

Ez a cikk a beszerzéskezelés gyakorlati szempontjait tárgyalja, lebontja a folyamatot, kiemeli az előnyöket, és alátámasztja az automatizálást. Akár kisvállalkozás tulajdonosa, akár beszerzési szakember, ezeknek az alapoknak a megértése kulcsa lehet a hatékonyabb, költséghatékonyabb működésnek.

Mi az a beszerzésmenedzsment?

A beszerzési menedzsment magában foglalja a vállalat működéséhez szükséges akvizíciós folyamatok felügyeletét. A szállító értékelésétől a beszerzési rendelés létrehozásáig és a számla jóváhagyásáig ezek a feladatok kulcsfontosságúak. Kisebb cégeknél előfordulhat, hogy egy személy kezeli a beszerzést, míg a nagyobb szervezetek dedikált részlegekkel büszkélkedhetnek. A folyamat az emberek, a folyamatok és a papírmunka körül forog. A hatékony beszerzési menedzsment biztosítja az ellenőrzött kiadásokat és a fokozott működési hatékonyságot bármely vállalat számára.

A beszerzések kezelése alapvető fontosságú a vállalkozások számára, biztosítva a hatékonyságot és a megfelelőséget a mai környezetben. A hatékony beszerzésmenedzsment elengedhetetlen egy vállalkozáson belül számos létfontosságú funkcióhoz.

• A beszerzési igénylési folyamat aprólékos figyelmet igényel, biztosítva, hogy minden részletet pontosan rögzítsenek, és betartsák a szabályzatokat. Ez a lépés megalapozza a hatékony beszerzést azáltal, hogy végigvezeti a felhasználókat az igénylési folyamaton, és megfelelő szállítókat javasol. 
• A beszerzési rendelések, ha gondosan kezelik őket, beszerzési tervként szolgálnak, részletezve a termékleírásokat és a feltételeket. Az egyértelmű, jól dokumentált beszerzési rendelések elősegítik a zökkenőmentes kommunikációt a beszállítókkal, minimalizálva a félreértéseket és a késéseket. 
• A számla jóváhagyása, amely a beszerzési ciklus kritikus lépése, alapos vizsgálatot tesz szükségessé a pontosság és a megállapodás szerinti feltételek betartásának ellenőrzése érdekében. A megfelelő számlafeldolgozás megelőzi a pénzügyi eltéréseket és erősíti a beszállítói kapcsolatokat. 
• A hatékony szállítómenedzsment rendszeres értékeléseket foglal magában, amelyek biztosítják, hogy a beszállítók megfeleljenek a minőségi és megbízhatósági szabványoknak. Ez a proaktív megközelítés hosszú távú, gyümölcsöző partnerségeket hoz létre. 
• A szerződések jóváhagyása és vezetése pontosságot követel meg, ahol a szerződések megfelelőségét alaposan megvizsgálják, védve ezzel a vállalkozást a jogi és pénzügyi kockázatoktól.

Az igényléstől kezdve a fizetésig egy erős rendszer precízen irányítja a folyamatot. A beszerzési menedzserek ezért döntő szerepet játszanak a kiváló minőségű anyagok optimális áron, megbízható beszállítóktól való beszerzésében, és hosszú távú kapcsolatokat ápolnak a preferált beszállítókkal. Ők felügyelik a teljes beszerzési folyamatot, koordinálják a beszerzési ügynökök tevékenységét, és biztosítják, hogy az osztályok betartsák a szabályzatokat. A hatáskörükbe tartozó munkakörök közé tartozik a beszerzési elemző, vevő, szakember, beszerzési ügynök, menedzser és beszerzési menedzser.

A beszerzési folyamat lépései

A beszerzésmenedzsment folyamata egy folyamatos ciklust alkot, amely az erőforrások kiválasztásával kezdődik, és az erőforrások átvételével és kifizetésével ér véget. Ebben a ciklusban elengedhetetlen az átfogó dokumentáció, amely biztosítja a zökkenőmentes koordinációt a csapattagok között. A beszerzésmenedzsment legfontosabb szempontjai a következők:

1. Meghatározás és tervezés:

• Igények megállapítása: Határozza meg az üzleti tevékenységhez szükséges termékeket vagy szolgáltatásokat, figyelembe véve a meglévő adatokat és a jövőbeli előrejelzéseket.
• Beállítási specifikációk: Világosan határozza meg a termékek specifikációit, biztosítva, hogy a beszállítók megértsék a pontos követelményeket.
• Stratégiai előrejelzés: Tervezze meg a rendelési és újrarendelési folyamatokat, igazodva az igény-előrejelzésekhez és a működési ütemtervekhez.

Ebben a fázisban az aprólékos tervezés a sarokkő, amely egyértelmű ütemtervet biztosít a beszerzési tevékenységekhez és az erőforrások elosztásához.

2. Szállítók azonosítása és kiválasztása:

• Kutatás és értékelés: Végezzen átfogó kutatást a potenciális beszállítók azonosítására olyan kritériumok alapján, mint a minőség, a megbízhatóság és a költséghatékonyság.
• Eladó kiválasztása: Válasszon beszállítókat versenytárgyaláson vagy kialakult kapcsolatokon keresztül, biztosítva a sokféle lehetőséget a rugalmas ellátási lánchoz.
• RFx folyamat: Indítsa el az Információkérés/Ajánlatkérés/Ajánlatkérés folyamatot a beszállítói képességek és ajánlatok felmérésére.

Ez a lépés magában foglalja a kritikus döntéshozatalt, biztosítva a szervezet igényeit hatékonyan kielégíteni képes beszállítók kiválasztását.

3. Tárgyalás és szerződéskötés:

• Ár és feltételek egyeztetés: Vegyen részt tárgyalásokban a legjobb ár és szerződési feltételek biztosítása érdekében, egyensúlyban tartva a minőséget és a költséghatékonyságot.
• Tiszta kommunikáció: Átláthatóan kommunikálja a követelményeket, biztosítva, hogy mindkét fél közösen értse az elvárásokat.
• A szerződések véglegesítése: Dokumentálja az összes megállapodott feltételt, és véglegesítse a szerződést a partnerség hivatalossá tétele érdekében.

A hatékony tárgyalás megteremti a sikeres partnerség alapjait, tisztázva mindkét érintett fél szerepét és felelősségét.

4. Megrendelés feladása:

•  Részletek meghatározása: Adja meg a termék részleteit, az árat és a feltételeket a beszerzési rendelésben, biztosítva az egyértelműséget mind a szállító, mind a vevő számára.
•  Az igazság forrása: A PO referenciapontként működik, érvényesíti a beszerzendő termékeket és szolgáltatásokat, és irányít minden további lépést.

A PO hivatalos megállapodásként szolgál, ésszerűsíti a beszerzési folyamatot és fenntartja a tranzakciók következetességét.

5. Gyorsítás:

• Időben történő kézbesítés: Gondoskodjon a termékek azonnali leszállításáról, kezelve minden olyan előre nem látható körülményt, mint például a termék elavulása vagy az ütemezési változások.
•  A probléma megoldása: Kezelje a késéseket vagy eltéréseket, tisztán tartva a fizetési dátumokat, a szállítási ütemterveket és a munka befejezését.

A gyorsítás garantálja az időben történő szállítást, az esetleges fennakadások elhárítását és a beszerzési folyamat hatékonyságának fenntartását.

6. A vásárlás átvétele és ellenőrzése:

•  Minőségi felülvizsgálat: A beérkezett termékeket értékelje a megállapított specifikációk és minőségi szabványok alapján, biztosítva, hogy megfelelnek a meghatározott kritériumoknak.
•  Háromesélyes mérkőzés: Ellenőrizze a megrendelés, a számla és a szállítólevél/átvevő bizonylat közötti igazodást, kiemelve az eltéréseket, ha vannak.

Ez a lépés biztosítja, hogy a kapott áru megfeleljen az elvárt minőségnek és specifikációknak, megőrizve a beszerzési folyamat integritását.

7. Számla elszámolása és kifizetése:

• Dokumentum ellenőrzése: Ellenőrizze a megrendelést, a számlát és a fogadott dokumentumokat, hogy minden adat pontosan megegyezzen.
• Fizetés feldolgozása: A vásárlás összehangolása és fizetendő számlák, a fizetési folyamat befejezése a dokumentum igazításának megerősítése után.

A számla elszámolása és kifizetése lezárja a beszerzési ciklust, biztosítva a pontos pénzügyi tranzakciókat és a szállítói kompenzációt.

8. Nyilvántartások és kapcsolatok vezetése:

• Nyilvántartás: Gondoskodjon a könyvvizsgálatról, az adózásról, a garancia érvényesítéséről és a jövőbeni újrarendelési referenciákról.
• Szállítói visszajelzés: Adatok és visszajelzések biztosítása a beszállítóknak a fő teljesítménymutatók alapján, elősegítve a folyamatos fejlődést és a kölcsönösen előnyös kapcsolatokat.

A hatékony nyilvántartás biztosítja az elszámoltathatóságot és az átláthatóságot, míg a beszállítói visszajelzések megkönnyítik az együttműködést és a fejlesztéseket, javítva a jövőbeni beszerzési törekvéseket.

A szabványosított beszerzéskezelési politikák révén a belső csapatok megbízhatóbbá és következetesebbé válnak a beszerzési felelősség megosztásában, növelve a bizalmat és a megbízhatóságot. Az egyszerűsített megközelítés nemcsak a csapaton belüli termelékenységet erősíti, lehetővé téve az egyes feladatokra való élesebb összpontosítást, hanem erősebb üzleti kapcsolatokat is ápol. Azáltal, hogy egyértelmű elvárásokat fogalmaz meg a beszállítókkal, a beszerzési menedzsment nem csak finomítja a belső folyamatokat, hanem elősegíti a kölcsönösen előnyös partnerkapcsolatokat, végső soron növelve a szervezet általános hatékonyságát és eredményességét.

 

A beszerzéskezelés előnyei

A beszerzések kezelése kézzelfogható előnyöket kínál. Ez a folyamat garantálja az erőforrások állandó áramlását, megakadályozva a költséges last minute beszerzéseket. A műveletek átláthatósága növeli a hatékonyságot, megkönnyíti a fejlesztéseket és a méretarányt. A hatékony beszerzés csökkenti a beszállítói kockázatokat és megerősíti az ellátási láncokat, felkészítve a vállalkozásokat az előre nem látható kihívásokra. Ezenkívül elősegíti az innovációt azáltal, hogy felszabadítja a korábban rövid távú problémákhoz kötött erőforrásokat, lehetővé téve a hosszú távú stratégiai fókuszt és a növekedést. Néhány konkrét előny a következőket tartalmazza:

Költségcsökkentés:

• Stratégiai tervezés: Az átgondolt beszerzési tervezés magában foglalja a piaci trendek, a kereslet-ingadozások és a szállítók viselkedésének elemzését. A vásárlások stratégiai időzítésével a vállalkozások kedvező tömeges ügyleteket köthetnek, hatékonyan csökkentve ezzel az összköltséget.
• Tárgyalóerő: A részletes tervezéssel és megfelelő idővel felvértezett beszerzési csapatok erősebb tárgyalási befolyással rendelkeznek. Ez a stratégiai előny lehetővé teszi számukra, hogy kedvezőbb feltételekkel köthessenek szerződéseket, jelentős költségmegtakarítást biztosítva.
• Szállítói kapcsolatok kezelése: A beszállítókkal, különösen a hosszú távú szerződésekkel kötött pozitív kapcsolatok fenntartása kedvezményes árakhoz és kedvezményekhez vezethet, tovább csökkentve a beszerzési költségeket.

Fokozott erőforrás-folytonosság:

• Hosszú távú tervezés: A hatékony beszerzéskezelés magában foglalja a hosszú távú erőforrásigény előrejelzését. Az igények jó előrejelzésével a vállalkozások megbízható ellátási láncokat alakíthatnak ki, megelőzve a megszakításokat és biztosítva a következetes működést.
• Szállítói diverzifikáció: A beszállítók sokféleségére támaszkodva mérsékli az adott szállítóktól való függőségből eredő kockázatokat. Hiány vagy fennakadás esetén alternatív beszállítók léphetnek közbe, jelentős fennakadások nélkül fenntartva az erőforrások áramlását.

Egyszerűsített műveletek és átláthatóság:

• Az érintettek együttműködése: Az átlátható beszerzési folyamatok ösztönzik az érdekelt felek közötti nyílt kommunikációt, elősegítik az együttműködést és a hatékony problémamegoldást. A világos kommunikációs csatornák biztosítják, hogy minden érintett fél jól tájékozott legyen, minimalizálva a félreértéseket és a késéseket.
• Adatközpontú döntéshozatal: Az adatelemzés és a beszerzési szoftverek felhasználásával a vállalkozások betekintést nyerhetnek beszerzési folyamataikba. Ezen adatok elemzése megalapozott döntéshozatalt tesz lehetővé, lehetővé téve a folyamatok optimalizálását, a szűk keresztmetszetek azonosítását és az általános hatékonyság növelését.

Kockázatcsökkentési keretrendszer:

• Átfogó kockázatértékelés: A robusztus beszerzéskezelés magában foglalja a pénzügyi, működési, jogi és stratégiai szempontokat is magában foglaló alapos kockázatelemzést. A potenciális kockázatok azonosítása proaktív intézkedéseket tesz lehetővé, minimalizálva azok beszerzési tevékenységre gyakorolt ​​hatását.
• Vészhelyzeti intézkedési tervek: Az azonosított kockázatokra vonatkozó készenléti tervek kidolgozása biztosítja a gyors reagálást zavarok esetén. A különféle forgatókönyvekre előre meghatározott stratégiák lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy hatékonyan kezeljék a kihívásokat, fenntartsák a beszállítói kapcsolatokat és a működési folytonosságot.

Az ellátási lánc rugalmassága:

• Proaktív megközelítés: A reaktív „just-in-time” megközelítésről a proaktív „just-in-case” mentalitásra való áttérés magában foglalja a kritikus erőforrások felhalmozását az előre nem látható zavarok gyors kezelése érdekében. Ez a megközelítés puffert biztosít, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy zökkenőmentesen folytassák tevékenységüket vészhelyzetekben.
• Rugalmasság és alkalmazkodóképesség: A rugalmas ellátási lánc rugalmasságot igényel. A vállalkozásoknak készen kell állniuk arra, hogy alkalmazkodjanak a változó piaci feltételekhez, az ellátási lánc dinamikájához és a felmerülő kihívásokhoz. Az agilis tartás révén a szervezetek gyorsan módosíthatják beszerzési stratégiájukat, biztosítva az erőforrások folyamatos áramlását.

Erősített innovációs fókusz:

• Hosszú távú befektetés: A hatékony beszerzéskezelés felszabadítja a pénzügyi és emberi erőforrásokat, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy kutatásba és fejlesztésbe fektessenek be. Az innovációba való hosszú távú befektetések fenntartható növekedést eredményeznek, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy új piacokat, termékeket és technológiákat fedezzenek fel.
• Stratégiai partnerségek: Az erőforrások stratégiai partnerségekhez és együttműködésekhez való hozzárendelése elősegíti az innovációt. Az innovatív beszállítókkal való együttműködés révén a vállalkozások élvonalbeli termékekhez és szolgáltatásokhoz juthatnak hozzá, növelve ezzel piaci versenyelőnyüket.

A beszerzés automatizálása 

Tekintettel a beszerzésmenedzsment fontosságára bármely vállalkozás működésében, az automatizálás nem opció, hanem stratégiai szükséglet. A jelentést A Verified Market Research előrejelzése szerint a beszerzési szoftverek globális piaca 9.5-ra világszerte eléri a 2028 milliárd dollárt. Itt vannak azok a lényeges szempontok, amelyeket a beszerzési csapatok digitalizálhatnak, hogy átalakítsák beszerzéskezelési tevékenységeiket, javítva a hatékonyságot, az ellenőrzést és az együttműködést.

• Automatizált folyamatok és papírmentes jóváhagyások: A fejlett beszerzési rendszerek használata automatizálja a meglévő beszerzési tevékenységeket, lehetővé téve a papírmentes jóváhagyást és a digitális engedélyezést. A valós idejű kommunikáció a szállítókkal ezeken a rendszereken belül gyorsan megoldja a problémákat, biztosítva a zökkenőmentes folyamatfolyamatot.
• Továbbfejlesztett szállítókezelés: A digitális beszerzési megoldások központosítják a szállítói interakciókat, leegyszerűsítve a szűrést, a beépítést, a teljesítményfigyelést és a problémák megoldását. Minden, ami a beszállítókkal kapcsolatos, egységes digitális platformon történik, elősegítve a hatékony együttműködést és csökkentve a bonyolultságot. 
• Pénzügyi ellenőrzés és jelentéstétel: Mondjon búcsút a nehézkes táblázatoknak. Az online beszerzési menedzsment rendszerek precíz költségvetési ellenőrzést tesznek lehetővé. A felhasználók nyomon követhetik a kiadásokat, korlátokat állíthatnak be, és átfogó jelentésekhez férhetnek hozzá a stratégiai betekintéshez. Az online katalógusok megőrzik a pontosságot, csökkentik az alkalmazottak leterheltségét és biztosítják a konzisztenciát. 
• Robusztus megfelelőség és bizalom: A beszerzési szoftver a létfontosságú adatokat intuitív műszerfalakon állítja össze, így 360 fokos képet ad a beszerzési teljesítményről. Ez magában foglalja a határidők betartását, a minőségi előírásokat, valamint a szabályzatoknak, előírásoknak és jogi követelményeknek való megfelelést. Az átlátható jelentéstétel csökkenti a szerződésen kívüli vásárlások és a csaló tevékenységek kockázatát, bizalmat ébresztve a beszerzési folyamatokban.
• Áttekintő jelentéskészítés és értékelés: A beszerzéskezelő szoftver mélyreható adatelemzést tesz lehetővé, lehetővé téve a vállalkozások számára a szállítói teljesítmény felmérését, a kockázatok azonosítását és a fejlesztésre szoruló területek pontos meghatározását. Felhatalmazza a tájékozott döntéshozatalt és javítja a stratégiai tervezést.

A megfelelő beszerzési szoftver kiválasztása kulcsfontosságú. Keressen olyan funkciókat, mint a kifinomult szállítókezelés, a testreszabható munkafolyamatok és a papírmentes automatizálás. A robusztus jelentéskészítési képességek átfogó elemzést tesznek lehetővé, lehetővé téve a megfelelőség betartatását és a stratégiai költségvetési ellenőrzést.

A digitális beszerzés nem csupán az automatizálásról szól; a hatékonyságról, a megfelelésről és a stratégiai felhatalmazásról szól. A modern beszerzési megoldások alkalmazása révén a vállalkozások csökkentik a feldolgozási időt, minimalizálják a hibákat, és fokozzák az alkalmazottak értékközpontú tevékenységre való összpontosítását. Emelje fel beszerzési folyamatait olyan technológiával, amely nemcsak egyszerűsíti a műveleteket, hanem a jövőbeli sikerek szempontjából is pozicionálja szervezetét.

Következtetés

 Napjaink vezető vállalatai felismerik a beszerzés kulcsfontosságú szerepét a folyamatok javításában, a költségcsökkentésben és a vevői elégedettség növelésében. A hatékony beszerzéskezelési stratégiákba való befektetéssel és az automatizálással a vállalkozások nemcsak a költségeket csökkentik és javítják a beszállítói kapcsolatokat, hanem utat nyitnak a fenntartható növekedés és versenyképesség felé is. A beszerzés már nem csupán szükséglet; ez a stratégiai üzleti siker sarokköve, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy eligazodjanak az összetett ellátási láncokban, optimalizálják a cash flow-t, és biztosítsák a fenntartható értékszállítást a vállalkozás és az érdekelt felek számára.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/procurement-management/