Számla képalkotás: Hogyan automatizálhatja az AP-folyamatot

A számlázási képalkotás már nem egy futurisztikus technológia, amely közvetlenül a Star Warsból származik. Legtöbben beolvastunk QR-kódot vagy használtuk a Google Lens OCR funkcióit az utcatáblák valós idejű lefordításához. A közelmúltban az AI és az ML fejlődése történt számla képalkotó szoftver sokkal robusztusabb, lehetővé téve az AP-csapatok számára, hogy automatizálják a fizetési kötelezettségek folyamatának legfárasztóbb aspektusait.

Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan és hogyan segítheti a számlák képalkotása a számlák feldolgozásának automatizálását Nanonets AP automatizálási szoftver automatizálhatja a teljes folyamatot, hogy időt, pénzt és erőforrásokat takarítson meg.

Mi az a számla képalkotás?

A számlaképalkotás a számlák digitalizálásának és az adatok kinyerésének folyamata. Ez egy módja annak, hogy a papíralapú számlákat digitális fájlokká alakítsák, amelyek könnyebben tárolhatók, hozzáférhetők és további feldolgozásra használhatók.

A számlaképesítési funkció már be van építve a számlaautomatizálási eszközökbe. Ezek az eszközök nemcsak szövegeket, számokat és egyéb információkat észlelnek és felismernek a számlákról, hanem elküldhetik a kinyert adatokat a könyvelési rendszereknek, ill. ERP szoftver további feldolgozásra.

A számlák képalkotása segíthet a teljes fizetendő számlák munkafolyamatának egyszerűsítésében, csökkentheti a kézi erőfeszítést, valamint értékes időt és erőforrásokat takaríthat meg. Az AP csapatai gyorsabban és pontosabban tudják feldolgozni a számlákat, és Ön nagyobb valószínűséggel kap kedvezményeket a szállítóktól az időben történő fizetésért.

Hogyan működik a számlaképalkotás?

Legyünk őszinték – senki sem szereti a számlák kézi feldolgozását. Ez időigényes, ismétlődő, és gyakran a legkevésbé kedvelt része az AP-hivatalnok munkájának. Most képzelje el, hogy havonta 600-800 számlát kell feldolgoznia. A kézi adatbevitel önmagában a csapat idejének nagy részét lefoglalná, és kevés hely maradna a kritikusabb feladatoknak.

Ebben segít a számlafeldolgozó szoftver. A szoftver általában egy háromlépéses folyamatot követ a feladat végrehajtásához.

• A fizikai számlát a rendszer beszkenneli a dokumentum digitális változatának létrehozásához.
• A számlaadatok értelmezése meghatározott üzleti szabályok alapján történik.
• Győződjön meg arról, hogy az adatok pontosak és teljesek, és küldje el azokat az érintett feleknek a szükséges jóváhagyás érdekében
• Bármely vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerbe bekerül a további feldolgozás és elemzés céljából.

Jelenleg kétféle számlafeldolgozó eszköz létezik: szabályalapú és mesterséges intelligencia alapú. A szabályalapú rendszerek előre meghatározott szabályokra támaszkodnak, amelyek a számlán várhatóan meghatározott kulcsszavakon vagy mintákon alapulnak. A mesterséges intelligencia alapú eszközök az ML segítségével megtanulják, hogyan és milyen adatokat kell kinyerni és feldolgozni a számlákból.

Egy szabályalapú rendszer programozható úgy, hogy megkeresse a „összesen” szót, majd egy dolláros összeget, hogy megkapja a számla teljes költségét. A szabályalapú rendszerek hatékonyak lehetnek az egyszerű számlafeldolgozási feladatoknál, de nehézségekbe ütközhetnek az összetettebb számlákkal, vagy azokkal, amelyek nem követik a várt formátumot.

Egy intelligens eszköz különféle számlaformátumokat ismerhet fel, és ennek megfelelően állíthatja be a feldolgozását. Az intelligens eszközök rugalmasabbak és pontosabbak lehetnek, mint a szabályalapú rendszerek, de létrehozásukhoz több képzési adatra és szakértelemre lehet szükség.

[Beágyazott tartalmat]

Nanonets AP automatizálási szoftver beépített számla képalkotással érkezik. A számlákat tömegesen szkennelheti és feltöltheti, teljesen automatizálhatja az adatkinyerést, a számlákat a megfelelő jóváhagyásokhoz irányíthatja, csoporttagokhoz rendelheti, és néhány kattintással fizethet a szállítóknak.

Íme egy lépésenkénti áttekintés arról, hogyan működik a számlaképalkotás AP automatizálási szoftverünkön belül:

1. Töltsön fel számlákat a rendszerbe bármilyen formátumban, beleértve a PDF- és képfájlokat is.
2. A kritikus információkat automatikusan kivonhatja a számlákból OCR és AI-alapú technológiák segítségével.
3. Párosítsa a számlákat a beszerzési rendelésekkel és az árubizonylatokkal.
4. A számlákat a megfelelő jóváhagyásokhoz irányítsa.
5. Automatikus fizetés a szállítóknak a beállított szabályok alapján.

Az automatizálás felszabadítja a számlákkal foglalkozó csapatokat, hogy olyan kulcsfontosságú feladatokra összpontosítsanak, mint a költési minták, a szállítói kapcsolatok, a megfelelőség és a díjtárgyalások elemzése. Ez növeli a hatékonyságot és a termelékenységet.

Okok a számlaképalkotás és az automatizálás beépítésére az AP munkafolyamatába

A vállalatok nagy hasznot húztak a számlaképalkotási technológia legújabb innovációiból. Könnyebbé és hatékonyabbá tette az adatkinyerést, mint valaha, olyannyira, hogy a számlaautomatizálás általánossá válik azoknak a vállalatoknak, amelyek javítani kívánják AP munkafolyamataikat.

A szállítók számára ez gyorsabb fizetést és kisebb számlahibák kockázatát jelenti. Az automatizált útválasztási és jóváhagyási munkafolyamatok szükségtelenné teszik a fizetések nyomon követését vagy a késedelmes tranzakciók kezelését, ami megnövekedett bizalomhoz és kevesebb fizetéssel kapcsolatos vitához vezet.

Ezek az előnyök nem korlátozódnak kizárólag a szállítókra. AP-csapata profitál az automatizált adatbevitelből és az egyszerű AP-feladatokból, így értékes idejük szabadul fel a stratégiai feladatokra való összpontosításhoz, ami jobb szállítói kapcsolatokhoz, jobb készpénzkezeléshez és a fizetési feltételek hatékonyabb egyeztetéséhez vezet.

További információ arról, hogy a számlaképesítési automatizálás miként segíti az AP csapatait és a szállítókat:

1. A csalás megelőzése

Mivel minden számla átmegy 2-utas, 3-utas vagy 4-utas a beszerzési rendelések és az értékesítési bizonylatok számlákhoz való illesztése (az OCR technológia segítségével), a csaló szállítók nem tudják kihasználni az Ön vállalkozását. Ezenkívül megakadályozza a csalárd fizetések feldolgozását, beleértve a hibás adatbevitelből, hamis számlázásból vagy csalárd csekkekből származóakat is.

Ezenkívül automatizált számlák jóváhagyása, valamint a könyvelői csoport és a könyvvizsgálók ellenőrzési nyomvonala is beállítható, hogy további védelmet biztosítson a csaló tevékenységek ellen.

2. Csökkentse az emberi hibákat

A kézi adatbevitel hajlamos a hibákra, ami helytelen kifizetésekhez, kötbérekhez és a szállítókkal fennálló feszült kapcsolatokhoz vezethet. A számlaképalkotás és az automatizálás révén ezek a hibák jelentősen csökkennek, mivel a szoftver pontosan rögzíti és feldolgozza a számlaadatokat.

Ez azt is biztosítja, hogy ne vesszenek el vagy felejtsenek el számlákat, tovább javítva az AP folyamat megbízhatóságát és hatékonyságát. Helyesen megbecsülheti pénzforgalmát, és megteheti a szükséges lépéseket az egészséges pénzforgalmi egyensúly fenntartása érdekében.

3. Biztosítsa a megfelelést

Az ellenőrzések kevésbé ijesztőek, mivel minden szükséges dokumentáció könnyen elérhető, központi helyen elérhető és nyomon követhető. Ezenkívül az ERP rendszerrel való integráció biztosítja, hogy minden tranzakció valós időben rögzítésre és nyomon követésre kerüljön.

A felülvizsgálati és jóváhagyási útválasztási folyamatok biztosítják, hogy minden számlát a vállalati és szabályozási irányelveknek megfelelően ellenőrizzünk. Ezenkívül beállíthat adózási szabályokat és előírásokat a szoftverben, hogy automatikusan kiszámítsa és alkalmazza a megfelelő adókulcsokat a számlákra, biztosítva a helyi és nemzetközi adótörvények betartását.

4. Fenntartani a jobb szállítói kapcsolatokat

A szállítók nagyra értékelik a gyors válaszokat és a pontos fizetést. Az automatizált számlafeldolgozás pedig biztosítja, hogy minden számla időben kifizetésre kerüljön. Sőt, mivel a rendszer az automatikus értesítésekkel folyamatosan naprakészen tartja őket, nagyobb biztonságban érzik magukat az Ön vállalkozásával folytatott tranzakcióik során – és ez csökkenti a nyomon követés szükségességét.

Az ilyen szintű átláthatóság jobb tárgyalásokat eredményezhet a feltételekről, kedvezményekről és esetleg exkluzív ajánlatokról. Ez megkönnyíti az esetlegesen felmerülő viták vagy problémák megoldását is, ami erősebb, együttműködőbb kapcsolatokhoz vezet.

5. Kövesse jobban a szállító teljesítményét

Az összes szállítói információ központosításával könnyebben kezelhetővé válik a teljesítményük nyomon követése és az adatvezérelt döntések meghozatala. A készletfeltöltés váratlan késései elkerülhetők, mivel a rendszer a szállító múltbeli adatai alapján képes előre jelezni és értesíteni, ha készletre van szükség.

Az ilyen szintű előrelátás nemcsak a zökkenőmentes ellátási láncot biztosítja, hanem csökkenti a túl- vagy alulkészletezés kockázatát is, így optimalizálja a készletgazdálkodást.

6. Növelje az AP csapat morálját és termelékenységét

Képzelje el, hogy azt mondja egy AP csapattagnak, hogy nem kell üldöznie más részlegekről dolgozó kollégáit vagy csapattársait jóváhagyásért. Vagy hogy soha többé nem kell manuálisan feldolgozniuk a számlákat. Pontosan ezt tudja biztosítani a számlakiállítás és az automatizálás.

Az unalmas és ismétlődő feladatok kiküszöbölése növelheti a munkával való elégedettséget és magasabb termelékenységi szintet. Ráadásul a számlák gyors és pontos feldolgozásával a csapat elkerülheti az utolsó pillanatban járó rohanás okozta stresszt, és jobb egyensúlyt érhet el a munka és a magánélet között.

7. Továbbfejlesztett pénzügyi előrejelzés

A számlafizetés valós idejű frissítésével az AP csapatai tiszta képet kaphatnak a vállalat pénzforgalmáról. Ez jobb pénzügyi előrejelzést és tervezést tesz lehetővé. Például egy nagy összegű fizetés esedékességének ismerete segíthet a költségvetés kiigazításában, és elkerülheti az esetleges pénzforgalmi problémákat.

8. A jövedelmezőség javítása

A számlafolyamat automatizálásával a cégek jelentősen csökkenthetik az egyes számlák feldolgozásának költségeit. Ez a korai fizetési kedvezmények igénybevételével és a késedelmi pénzbírságok vagy a megfelelési büntetések elkerülésével párosulva észrevehető javuláshoz vezethet a vállalat eredményében.

Ezenkívül a pénzáramlás és a költségvetés hatékony előrejelzésének képessége szintén hozzájárulhat a jövedelmezőség növekedéséhez. A vállalat pénzügyi helyzetének világos megértésével jobb döntések hozhatók, amelyek pozitívan befolyásolhatják a vállalkozás jövedelmezőségét. 

A számlaképalkotás automatizálása növeli az AP hatékonyságát

A számlaképalkotás és -feldolgozás automatizálása döntőnek bizonyult ügyfeleink számára, jelentős költség- és időmegtakarítást eredményezve.

[Beágyazott tartalmat]

Maryland-i székhelyű, teljes körű szolgáltatást nyújtó környezetvédelmi kármentesítési vállalkozó, ACM szolgáltatások, ennek az átalakulásnak a kiváló példája. Működésükbe integrálták a Nanonets OCR megoldást, és az eredmények zseniálisak voltak – 90%-kal csökkentették a számlafeldolgozási idejüket.

A korábban heti 20 órás házimunka olyan feladattá változott, amelyet egyetlen nap alatt el lehetett végezni. Ez nemcsak felgyorsította a számlakivonatolási folyamatot, hanem boldogabb munkakörnyezetet is eredményezett. A számlák feldolgozásának költsége nagyot csökkent az ACM Services esetében. Ráadásul a számláik azonnali kiegyenlítésével korai fizetési kedvezményeket kaphattak eladóiktól.

[Beágyazott tartalmat]

Ascend Properties, egy brit székhelyű ingatlankezelő cég 80%-ot tudott megtakarítani a számlafeldolgozási költségeken, miután bevezette az automatizált számlakiképező rendszert. 5 főállású alkalmazottjuk volt a kézi számlafeldolgozással. Az automatizálás után már csak egyre volt szükségük, így a csapat többi tagja felszabadult, hogy stratégiaibb feladatokra koncentrálhasson.

Záró gondolatok

Ha egy automatizált számlakiképező rendszer bevezetését fontolgatja, elengedhetetlen az üzleti igényeinek megfelelő megoldás kiválasztása. Keressen olyan rendszert, amely valós idejű nyomon követést, az ERP-rendszerrel való integrációt és testreszabható jóváhagyási munkafolyamatokat kínál.

Ne feledje, hogy a cél az AP folyamat egyszerűsítése, a kézi feladatok csökkentése és az eredmény javítása. A megfelelő megoldással elérheti ezeket a célokat és még sok mást.

Nézze meg Nanonets OCR és AP automatizálási megoldás átfogó, könnyen használható és hatékony módja a számlakiállítási folyamat automatizálásának. Fejlett mesterséges intelligencia technológiánkkal drasztikusan csökkentheti a számlafeldolgozási időt, javíthatja a pontosságot és növelheti csapata termelékenységét.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Autóipar / elektromos járművek, Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• BlockOffsets. A környezetvédelmi ellentételezési tulajdon korszerűsítése. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/