A legjobb 6 mérendő szállítói KPI

Növelje szervezeti hatékonyságát a megfelelő kulcsfontosságú teljesítménymutatók gyakorlati alkalmazásával! 

Peter Drucker egyszer azt mondta: "Ha nem méred, nem tudod javítani." 

Cége szállítói osztályának teljesítményének nyomon követése sokkal több erőfeszítést igényel, mint az esedékességen túli számlák számának nyomon követése! 

Az AP-csapat kezelésének stratégiai megközelítése jövedelmező lehetőségek forgatagának teheti ki vállalkozását, miközben elkerülheti az olyan problémákat is, mint például – a vállalaton belüli rossz pénzforgalom, a beszállítókkal fenntartott ellentmondásos kapcsolatok és a további bevételek nulla forrása; ma megmutatjuk, hogyan segíthet bizonyos KPI-k alkalmazása végső soron AP csapatának hatékonyságának növelésében.

Mik azok a KPI-k? 

A KPI a kulcsfontosságú teljesítménymutató kifejezés rövidítése. Ahogy a neve is sugallja, a KPI-k számszerűsíthető mutatói bármely konkrét cél teljesítményének egy adott időszakon keresztül. 

Az üzlettulajdonosok és a képzett szakemberek gyakran összetévesztik a kulcsfontosságú teljesítménymutató és a mérőszám kifejezéseket. Íme, miben különbözik a kettő: 

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók pozitív hatással vannak az Ön általános üzleti eredményeire. Kulcsszerepet játszanak az átfogó üzleti stratégia támogatásában, és rávilágítanak arra, hogy mi a fontos a vállalkozás hosszú távú növekedéséhez. Például: A számla jóváhagyásához szükséges átlagos idő és a fennálló fizetendő napok száma. 

A mérőszámok viszont olyan eszközt jelentenek, amellyel mérhetőek a vállalkozásában végzett mindennapi tevékenységek, amelyek támogatják a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat. Önmagukban nem kritikus intézkedések, de kismértékben befolyásolhatják vállalkozását. Példa a mérőszámokra: – Az átutalásos számlák százalékos aránya és a számlaautomatizálási megtérülés. 

A kulcsfontosságú teljesítménymutatóknak számos íze létezik, amelyek gyümölcsözőnek bizonyulhatnak vállalkozása számára. Míg egyes vállalkozások szeretik nyomon követni havi mérhető fejlődésüket, mások inkább hosszú távú jövőképet szeretnek. Íme néhány gyakori KPI-típus, amelyet tudnia kell: 

Működési: Ezek a KPI-k segítenek rövidebb időn belül mérni vállalkozása teljesítményét, miközben főként az üzleti folyamatra összpontosítanak. Példa: Pénzügyi jelentés hibaaránya, alkalmazottonként készített jelentések. 

Vezető és lemaradó: A vezető mutatók segítenek nyomon követni vállalkozása növekedését és a jövőbeni üzleti eredményeket. Míg a lemaradó KPI-k segítenek nyomon követni korábbi üzleti döntéseit. A kettő keveréke kiváló üzleti stratégiát szülhet. Példa: Átlagos bevétel felhasználónként. 

Funkcionális: Néhány kulcsfontosságú teljesítménymutató specifikus funkciókhoz, például számvitelhez, pénzügyekhez stb. társulhat. Példa: Számviteli költségek, Kötelezettségek forgalma. 

Stratégiai: Ezek segítségével hosszú távon nyomon követheti üzleti céljait. Példa: Piaci részesedés és a befektetés megtérülése.

Miért fontosak a KPI-k a számlás AP csapatok számára?

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók kulcsfontosságú mérőszámok lehetnek annak mérésére, hogy a szállítók csapatának előrehaladása összhangban van-e vállalata általános üzleti céljaival. Néhány kritikus ok, amiért a KPI-ket egyre gyakrabban használják az AP-csapatok az üzleti életben, a következők: 

1. A kockázati tényezők csökkentése: A KPI-k döntő szerepet játszhatnak a szervezet egészségi állapotának jelzésében. Hosszú távon segíthetnek csökkenteni a pénzügyi kockázati tényezőket, és nyereségessé tehetik vállalkozását. 
2. Állítsd össze csapataidat: Győződjön meg róla, hogy Ön és AP csapatai mindig a hónap végi könyvzárás felé haladnak, és vezetőként értékelheti, hogy szükség van-e erőforrások hozzáadására – akár emberekre, akár szoftverekre a teljesítmény fokozása érdekében. 
3. Haladás nyomon követése: A KPI-k biztosítják, hogy az AP csapat minden alkalmazottja elszámoltatható legyen a fejlődéséért. Ez abban is segíti a csapatmenedzsereket, hogy szisztematikusabban mozgassák a dolgokat. 
4. Állítsa be stratégiáit: Egyértelmű nyilvántartásával arról, hogy mi működik a vállalkozás számára és mi nem, a megfelelő irányba terelheti üzleti stratégiáit, és ennek megfelelően dolgozhat.

Melyek azok a fájdalompontok, amelyeket a KPI-k megoldhatnak az AP-csapat számára?

Ha Ön AP menedzser, tudja, milyen nehéz lehet a szállítói kapcsolatok kezelése, a számlák nyomon követése és a likviditás kezelése. A legtöbb vállalat az AP-csapatot alapvető bevételi forrásnak tekinti. 

A számlák osztálya minden üzleti terület kritikus eleme. A részleg által kezelt üzleti funkciók legkisebb hibája is komoly visszaesést okozhat a cégnek. 

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók mélyebb betekintést nyújthatnak az üzleti működésbe, és ezáltal segíthetnek átfogó megoldásokat találni a problémákra. 

Például egy magas KPI, például az „Átlagos fizetési idő” azt jelezheti, hogy az üzleti beszállítók felé teljesítendő kifizetések késnek, mert nincs elegendő pénzforgalom a vállalatnál. Ezért ez azt jelzi, hogy probléma van a vállalkozás bevételtermelésével. 

Egy másik példa, amely segít megérteni a KPI-k fontosságát az AP-csapatok számára, a vállalat által feldolgozott számlák száma. Ha cégének több számlája van, mint versenytársainak, akkor ez azt jelenti, hogy túl sok beszállítóval dolgozik. Ezért Ön elképesztő kedvezményekről esik le az üzletág konszolidációjából. 

Hasonlóképpen, sok fizetési mutató arra utalhat, hogy az Ön vállalkozása rosszindulatú AP-gyakorlatokat folytat. Például, ha nyomon szeretné követni, hogy csapatának mennyibe kerül egyetlen számla feldolgozása, nyomon követheti a – számlánkénti költséget. 

Tudta, hogy az AP csapatának csaknem 25 napba telik a papír alapú számlák feldolgozása? Ha nem akar ebbe a követési tartományba kerülni, akkor nyomon követheti az átfutási időt!

Melyek a nyomon követendő fontos KPI-k? 

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók segítségével érje el a belső üzleti célokat, és mérje össze üzleti versenytársaival szemben! 

1. Fizetési kötelezettségek számlánkénti költsége 

Ha meg van győződve arról, hogy az AP csapata előrehaladását a KPI-k segítségével összehasonlítja, akkor az első KPI, amely eszébe jut, a következő lenne: Számlánkénti fizetési kötelezettség. 

Most ez egy kulcsfontosságú teljesítménymutató, amely vállalkozásonként és iparágonként változhat. Ezért érdemes minden másodpercét megmérni. Amint azt a nevéből is láthatja, a Cost Per Invoice arra szolgál, hogy kiszámítsa, mennyi pénzbe kerül az AP osztálynak egyetlen számla feldolgozása. 

Ennek mérése úgy történik, hogy az osztály által viselt teljes költséget elosztjuk az adott idő alatt feldolgozott számlák számával. Ahhoz, hogy pontosabb KPI-számot kapjunk, fontos, hogy számításaink során mind a közvetlen, mind a közvetett költségeket figyelembe vegyük. 

A számítások során beszámítandó költségek: informatikai infrastruktúra és szoftvertámogatás költsége, az AP részlegben érintett összes alkalmazott költsége, a jóváhagyó ideje, valamint a késedelmi díj formájában felmerülő további költségek stb. 

A magas számlánkénti költség az AP osztályon belüli elégtelenségből (főleg a manuális feladatokból), a szállítóval a számlákkal kapcsolatos gyakori nézeteltérésekből vagy az alacsonyabb szintű képzésből eredhet. 

Képlet = Az AP osztály összes kiadása/Sz. feldolgozott számlákból 

A teljes költségnek tartalmaznia kell minden olyan személyi és infrastrukturális költséget, amelyre a többi általános költséggel együtt valószínűleg gondolhat. A nem. A számlák számának tartalmaznia kell az összes ütemezett, feldolgozott és kifizetett számlát a meghatározott időtartam alatt. 

Ipari benchmark: Egyetlen számla kézi feldolgozása egy átlagos 12-30 dollár között. Egyes szervezeteknél ez akár 40 dollárig is emelkedhet. 

2. Átlagos fizetési idő 

Ha a számlánkénti költséget méri, akkor szánjon egy kis időt az AP csapatának átlagos fizetési idejére is! 

Ennek a KPI-nek a méréséhez először ki kell számítania az AP csapata által a számlák feldolgozására fordított teljes időt. A mérőszám kiszámításához használt óra ketyegni kezd, amint az osztály megkapja a számlát, egészen addig, amíg a kijelölt szállító meg nem kapja a fizetést. 

Minél több időbe telik az AP csapatának egy számla feldolgozása, annál magasabb lesz a Cost Per Invoice KPI. 

Közelebbről szólva: minél gyorsabban kezeli az AP csapata a múltbeli számlákat, annál kevésbé lesznek visszafogottak, amikor új számlák érkeznek. A megcélzott átlagos fizetési idő vállalatonként eltérő lehet, főként a készpénztartással kapcsolatos politikáiktól függően. Itt az a döntő, hogy megértsük, ez a mérőszám betekintést nyújt a vállalat pénzforgalmába. 

Képlet = A számlák feldolgozása közben eltöltött összes idő/ Feldolgozott számlák száma 

Ipari benchmark: Ez egy változó mérőszám, és átlagosan 3.7 és 12.2 nap között lehet. 

3. Átlagos idő számlánként

Amint azt Ön is tudja, előfordulhat, hogy vállalkozása pénzt veszít ahelyett, hogy azt keresné, ha lassan dolgozza fel a számláit. A magas átlagos számlánkénti feldolgozási idő mögött a következő főbb okok állnak: 

Túl kimerítő munkafolyamatok: A túlságosan bonyolult munkafolyamat nem csak az AP-csapat számára jelent gondot, hanem az összes, szerteágazó részleget is. 

Késleltetett számlaellenőrzés: Annak ellenére, hogy a számlák a megfelelő időben kerülnek a megfelelő üzleti asztalokra, legtöbbjük napokig jóváhagyatlanul ül az asztalon. 

Időigényes kódolás: A számlafeldolgozás késleltetése megnövekszik a régebbi szoftverek használata vagy a számlán szereplő minden hivatkozás kétszeri ellenőrzése miatt. 

A számlánkénti átlagos feldolgozási idő a vállalkozás méretétől és ipari területétől is függ. Ahogyan azt már sejteni lehetett, ha egy számla feldolgozásának átlagos ideje magas, akkor csapata egy ördögi körbe ragad: magas átlagos fizetési idő és számlánkénti költség. 

Képlet = Kulcsozásra + újrakulcsolásra + anyagok áttekintésére + útvonal-ellenőrző pontok azonosítására + jóváhagyásokra + átutalásra + egyeztetésre + kommunikációs frissítésekre fordított idő. 

Iparági viszonyítási alap: Egy kis- és középvállalkozásnak körülbelül 25 napig tarthat egyetlen számla manuális feldolgozása. 

4. Naponta feldolgozott számlák száma AP alkalmazottonként 

Egy másik kritikus KPI az Ön és az AP csapata teljesítményének mérésére a naponta feldolgozott számlák száma alkalmazottonként. Ez segít megérteni AP csapatának erősségeit és azokat a szürke területeket, amelyeken javítaniuk kell. 

A számla feldolgozásához szükséges idő, ameddig az AP csapatának alkalmazottja más üzleti részlegeket is jelentős mértékben érint. Amíg a munkavállaló be nem iktat egy számlát az ERP rendszerbe, más részleg nem tudja értékelni a fejlesztéseket. 

További jelentős problémák, amelyek ebből a késedelemből fakadhatnak, a következők: elmulasztott szállítói engedmények, rossz pénzforgalom, megszakadt üzleti és beszállítói kapcsolatok stb. 

Itt figyelembe kell vennie azt a feldolgozási feladatot is, amelyet minden AP alkalmazott kezel. 

Iparági viszonyítási alap: Egy átlagos AP alkalmazott óránként körülbelül 5 számlát dolgoz fel. Ez napi 42 számlát tesz ki! 

5. Számla kivételi arány 

A számlaadatok és a beszerzési rendelések eltérései, vagy a számla-jóváhagyási folyamat szűk keresztmetszete kivételekhez vezethet. A számla kivételének tipikus példája az, amikor a számlafeldolgozás során útválasztási hibák vannak, vagy egy jóváhagyásra vár. Ez késleltetheti a számlafizetési folyamatot, és akár rosszindulatú AP gyakorlatokhoz is vezethet, mint például a duplikált fizetések. 

Képlet = Számlák kivételi mértéke/ Feldolgozott számlák száma * 100 

Iparági viszonyítási alap: A számlakivételi arány ipari átlaga 24.6% körül van. 

6. Fizetési feltételeken belül feldolgozott számlák százalékos aránya (pénzforgalom-optimalizálás) 

Ez a mérőszám kiszámítja a szállítói számlák számát, amelyeket a vállalat időben kifizetett. Nyomon követi azon számlák számát, amelyeket a felsorolt ​​időpontban a számlafeltételeken belül vagy azt megelőzően fizettek ki. Ennek a mutatónak az alacsony értéke hibára hajlamos kézi számlafeldolgozásra, nem egyértelmű szállítói számlákkal kapcsolatos irányelvekre és az AP személyzetének alacsonyabb szintű képzésére utalhat. 

Annak érdekében, hogy könnyedén nyomon követhesse a fent említett KPI-ket, összeállítottunk egy irányelvlistát. A következőképpen követheti nyomon AP-csapata fő teljesítménymutatóit: 

Határozza meg rövid és hosszú távú üzleti céljait annak nyomon követésére, hogy a vállalat bevétele növekszik-e vagy stagnál. 

Ahhoz, hogy hatékony betekintést nyerjen a KPI-figyelésbe, teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie a korábbi és valós idejű adatokhoz. 

Válassza ki a megfelelő vizualizációt minden kijelölt mutatóhoz. Az üzleti adatok megjelenítéséhez többféle diagramot, grafikont és irányítópultot használhat. A KPI-k nyomon követésére szolgáló megfelelő innovációkba való befektetés segít jövedelmező üzleti döntéseket hozni. 

Válasszon összefüggő KPI-ket a vizualizációk kiegészítésére, és állítsa be a megfelelő referenciaértékeket. A választott KPI-referenciaértékekkel lehetővé teszi az érdekelt felek számára a mutatók tesztelését.

Hogyan követheti nyomon a KPI-ket? 

Annak érdekében, hogy könnyedén nyomon követhesse a fent említett KPI-ket, összeállítottunk egy irányelvlistát. A következőképpen követheti nyomon AP-csapata fő teljesítménymutatóit: 

Határozza meg rövid és hosszú távú üzleti céljait annak nyomon követésére, hogy a vállalat bevétele növekszik-e vagy stagnál. 

Ahhoz, hogy hatékony betekintést nyerjen a KPI-figyelésbe, teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie a korábbi és valós idejű adatokhoz. 

Válassza ki a megfelelő vizualizációt minden kijelölt mutatóhoz. Az üzleti adatok megjelenítéséhez többféle diagramot, grafikont és irányítópultot használhat. A KPI-k nyomon követésére szolgáló megfelelő innovációkba való befektetés segít jövedelmező üzleti döntéseket hozni. 

Válasszon összefüggő KPI-ket a vizualizációk kiegészítésére, és állítsa be a megfelelő referenciaértékeket. A választott KPI-referenciaértékekkel lehetővé teszi az érdekelt felek számára a mutatók tesztelését.

Hogyan javítja az automatizálás a KPI-t? 

Fedezze fel vállalata belső sikerét, és fedezze fel a legmodernebb technológiákat, amelyek segítenek megszilárdítani vállalkozását! 

A könyvelés több vállalkozás számára ijesztő feladat. Még a kézi adatfeldolgozás után is valahogy mindig több céges adat marad a rendezéshez! Ez az oka annak, hogy a vállalkozások az automatizálás korszaka felé tartanak. 

A technológia megjelenésével ma egyszerre lehet pénzt megtakarítani és javítani az üzleti hatékonyságot. Nemcsak bizonyos adminisztratív vállalati feladatok alól mentesítheti, hanem fontos üzleti adatokat is biztosíthat strukturáltabb formátumban. 

Íme hat nyomós ok, amiért fel kell vennie a lépést ezzel a trenddel! 

Takarítson meg időt: Ha Ön AP-menedzser, akkor tisztában van azzal, hogy a lassú kézi feldolgozás milyen fájdalmasan befolyásolhatja az AP KPI-it. A számlák folyamatának automatizálása segít abban, hogy az olyan hétköznapi feladatokat, mint például az adatok bevitele és a vásárlási űrlapok ellenőrzése nagyobb pontossággal és rövidebb idő alatt elvégezzék. 

Hibamentes számlafeldolgozás: Mi, emberek hajlamosak vagyunk a hibákra, míg a mesterséges intelligencia nem. Az automatizált AP-folyamatok az AP-feladatok végtelen megismétléséhez vezetnek, hiba nélkül. 

Hozzáférés a digitalizált dokumentumokhoz: Az automatizált AP folyamat használatának másik kulcsfontosságú előnye, hogy nem kell aggódnia a fontos papírmunkák kitöltése miatt. Az automatizálás révén azonnal létrehozhat digitalizált dokumentumokat a kezdetektől, és búcsút inthet a megrendelések követésének, szkennelésének és e-mailben történő elküldésének fáradságainak.

Adatok érvényesítése: A KPI-követő rendszerek lehetővé teszik a szükséges üzleti változtatások végrehajtását a grafikonok és egyéb statisztikák figyelésével. Vállalkozása előrehaladását az adatok ellenőrzésével is feltérképezheti. 

Fokozott termelékenység: Az AP folyamatok automatizálásának egyik legnagyobb előnye, hogy megkímélheti magát a fárasztó kézi feladatoktól, és a fontosabb üzleti feladatokra koncentrálhat. 

Továbbfejlesztett hozzáférhetőség: A digitalizálás révén az AP-folyamatokat a felhőbe helyezheti, és többé nem kell aggódnia amiatt, hogy a megfelelő szekrényekbe iktassa a papírokat!

Az automatizálás egyszerű az olyan szoftverekkel, mint a Flow Nanonets, amely képes kezelni a végponttól végpontig terjedő fizetési kötelezettségeket, és segít tízszeresére növelni a hatékonyságot. Automatizálhatja számláit, jóváhagyását és fizetési folyamatát. Valós időben szinkronizálja az adatokat az ERP-vel, például a Quickbooks-szal az egyeztetéshez, a megfigyeléshez és a hozzáférési pont folyamatának elemzéséhez.

Ütemezzen be egy bemutatót a Flow by Nanonets segítségével még ma:

Számlák automatizálása

Következtetés: Banki átutalás Paypallal

Tanulja meg, hogyan érheti el a fizetési kötelezettséggel kapcsolatos céljait stratégiailag

Nem lehet aláásni az automatizálás fontosságát az AP csapata AP folyamatainak digitalizálásában. 

Tapasztalja meg az automatizálás erejét azáltal, hogy növeli csapata hatékonyságát az unalmas kézi feladatok kezelésével és a fontos papírmunkák digitalizálásával! 

A Nanonets segítségével hatékonyan kezelheti a Kötelezettségek csapatát, így az idejét vállalkozása elölről irányíthatja! A mély tanulás képességeinek köszönhetően könnyedén rögzíthet bármilyen ipari adatot bármilyen dokumentumból, amelyet szeretne! 

Automatizálja a hétköznapi kézi feladatokat, mint például a számlák szekrényekben történő iktatása, a beszerzési rendelések szkennelése és még sok más! 

Rögzítsen adatokat több forrásból, és használja fel őket az AP-csapat előrehaladására! 

Exkluzív hozzáférést kaphat az agnosztikus sablonmegoldásokhoz, amelyek segítenek összekapcsolni a pontokat a különféle információk között. 

Csökkentse a számlák keresésére fordított időt, és automatizálja fizetési beszedését! 

Csökkentse a késedelmes számlafizetések számát, és javítsa készpénzforgalmát

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/