A 10 legjobb dokumentumkezelő szoftver 2022-ben

Az irodák világszerte papírmentessé válnak. Az iratkezelő rendszerek felváltották az üzleti dokumentumokkal teli helyiségeket. Ezen felül olyan előnyökkel jár, mint az intelligens automatizálás, kevesebb hiba, további megtakarítások, fokozott biztonság és még sok más.

És gyorsan növekszik.

A dokumentumkezelő szoftverek piaca jelenleg 5.5-ben 2022 milliárd USD-t tesz ki, és 16.4-re 2029 milliárd USD-ra nő. 16.8% CAGR.

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

Ha időhiányban szenved, íme az 5 legjobb dokumentumkezelő szoftverajánlás 2022-ben, és ezek összehasonlítása:

---

Mi az a dokumentumkezelés?

A dokumentumkezelés a rögzítés, a nyomon követés, a kimásolás, az ellenőrzés, a jóváhagyások és a dokumentumok, például képek, e-mailek, Word-dokumentumok, PDF-ek és más üzleti vonatkozású dokumentumformátumok tárolásának egyszerűsítési folyamata.

A dokumentumkezelés a dokumentum életciklusában mindenre kiterjed – a generációtól a selejtezésig.

---

Mi az a dokumentumkezelő szoftver?

A dokumentumkezelő szoftver (DMS) egy intelligens automatizálási szoftver, amely munkafolyamat-automatizálással automatizálja a dokumentumok életciklusának minden aspektusát, mint például a létrehozás, rögzítés, adatkinyerés, osztályozás, ellenőrzés, jóváhagyások, módosítások, adatbázis-szinkronizálás, tárolás és biztonság.

A dokumentumkezelő rendszer megkönnyíti a fájlok megtalálását és kezelését olyan funkciókkal, mint a dokumentumcímkézés, a teljes szöveges keresés (ez lehetővé teszi a fájlok keresését kulcsszavak alapján) és a szerepalapú hozzáférési tárolóeszközök.

Ez azonban több, mint puszta dokumentumtárolás; rendszerezi az adatbázist, automatizálja a kézi feladatokat, például az adatbevitelt, javítja az alkalmazottak termelékenységét, és tevékenységnaplókat tart fenn az auditokhoz.

---

Jellemzők, amelyeket keresni kell a dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor

Ügyeljen az alábbi szolgáltatásokra, amikor dokumentumkezelő rendszert keres:

• Dokumentumbevitel – Több forrásból is képes automatikusan rögzíteni a dokumentumokat?
• Dokumentumindexelés – Lehet-e automatikusan rendezni a dokumentumokat?
• Dokumentumkeresés – Kereshet-e dokumentumokat kulcsszavak használatával?
• Dokumentumfeldolgozás – Ki tudja kinyerni az adatokat a dokumentumokból OCR segítségével?
• Munkafolyamat automatizálás – Használhat munkafolyamatokat a dokumentumfeldolgozás automatizálására?
• Dokumentumbiztonság – A dokumentumokat biztonságos tárhelyen tárolják? Van szerepkör alapú hozzáférése?
• Testreszabás – Testreszabhatja a munkafolyamatokat és folyamatokat?
• Integrációk – Integrálódik az Ön által használt üzleti eszközökkel?
• Rugalmas tárhely – Választhat helyszíni vagy felhőalapú tárolási lehetőségeket?

---

Az 5 legjobb dokumentumkezelő szoftver 2022-ben

#1. Nanonetek

A Nanonets egy mesterséges intelligencia-alapú dokumentumkezelő szoftver beépített hatékony OCR-rel, kód nélküli munkafolyamatokkal és biztonságos tárolással. A nanonetek automatizálhatják az összes dokumentumfolyamatot, például a dokumentumrögzítést, az adatkinyerést, a dokumentum-ellenőrzést, a dokumentumkeresést, a dokumentumok archiválását és még sok mást. Dokumentumait szerepköralapú hozzáféréssel és rugalmas tárhelyszolgáltatási lehetőségekkel irányíthatja.

A Nanonets leegyszerűsíti a dokumentumkezelést kód nélküli egyéni dokumentum-munkafolyamatokkal, 5000+ integrációval és fejlett OCR-szoftverrel.

Érvek

• Könnyen rögzíthet dokumentumokat olyan adatforrásokból, mint a Gmail, a Drive, az Outlook és egyebek.
• Automatizált munkafolyamatok dokumentumok rögzítésére, digitalizálására, ellenőrzésére és tárolására
• Jóváhagyási munkafolyamatok az összes megjelölt dokumentum jóváhagyásához
• Egyszerű integráció több mint 5000 alkalmazással API-n és Zapieren keresztül
• Előre betanított OCR API modellek információk kinyeréséhez a dokumentumokból
• Adatok kinyerése a rekordokból >95%-os pontossággal
• Könnyen használható interfész – tanulja meg, hogyan kell használni 30 perc alatt
• Sablonok és egyszerű testreszabási lehetőségek
• Szerepalapú hozzáférés-vezérlés
• 24 × 7 támogatás

Hátrányok

• Nincsenek dokumentumgenerálási lehetőségek
• Nem használható dokumentumok elektronikus aláírására

---

#2. Összebújik

A Huddle egy online dokumentumkezelő rendszert kínál a szervezetek számára, amelyek segítségével online központot hozhatnak létre a dokumentumok együttműködésének, felülvizsgálatának, jóváhagyásának és megbeszélésének biztonságos platformon történő kezeléséhez.

Az online Google Drive-tárhelyhez hasonlóan a biztonság fokozása érdekében zökkenőmentesen megoszthatja, korlátozott hozzáférést biztosíthat vagy biztonságossá teheti fájljait. A Huddle fizetős csomagokat is kínál, amelyek további tárhelyet biztosítanak, kiegészítőket, például mobilalkalmazásokat, videokonferencia-lehetőségeket stb.

Érvek

• Könnyen használható és tanulható
• Dokumentum verzió
• Biztonságos felhőalapú dokumentumtárolás
• Egyszerű fájlmegosztási lehetőségek külső felhasználók számára
• Könnyű beépítési folyamat
• Egyszerű integráció a Microsoft Office Suite programmal

Hátrányok

• Az együttműködési funkciók javíthatók
• Hiányoznak a magas szintű biztonsági funkciók, például a kéttényezős hitelesítés.

---

#3. Alfresco One

Az Alfresco One dokumentumkezelő szoftvert erre tervezték vállalati tartalomkezelés. Felhőalapú szolgáltatásként vagy helyszíni telepítésként is használható. A szoftver lehetővé teszi a vállalati tartalom hatékony kezelését vállalati dokumentumkereséssel, biztonságos tárolással, OCR dokumentumfeldolgozással és intelligens dokumentumelemzéssel.

Érvek

• Kiváló dokumentumtárolási és -megosztási funkciók
• Sok testreszabási lehetőség
• Összetett és széles körű felhasználási esetek.

Hátrányok

• A felhasználói felület nem túl intuitív.
• Nehéz beállítani
• A munkafolyamatokat bonyolult kitalálni.

---

#4. OpenKM

Az OpenKM egy minden az egyben dokumentumkezelő rendszer, amely a dokumentumkezelés, az együttműködés, a terjesztés és a tárolás minden aspektusát egyesíti egy platformon. A vállalati dokumentumkezelő szoftver lehetővé teszi a vállalati tartalom teljes körű ellenőrzését, részletes tevékenységnaplókkal növeli a biztonságot, és automatizáltan karbantartja a dokumentumáramlást.

Érvek

• Funkciókban gazdag DMS platform
• Jó a nem technológiai embereknek
• Egyszerű integráció
• Kiváló üzemidő
• Víruskeresést végez az összes frissített dokumentumon

Hátrányok

• A felhasználói felület dátuma
• Az OCR nem mindig pontos

---

eFileCabinet

Az eFileCabinet egy vállalati szintű, felhő alapú dokumentumkezelő szoftver kis- és középvállalkozások számára. Az eFileCabinet lehetővé teszi, hogy egy helyen kezelje az összes papíralapú dokumentumot, e-mailt, számlát, szerződést és egyéb fontos információt.

Érvek

• Sablonok a mappaszerkezethez
• Fogd és vidd munkafolyamat-készítő
• Biztonságos fájltárolás

Hátrányok

• Hosszadalmas beépítési folyamat
• Nem támogatja a tömeges módosításokat
• Néha késik

---

Íme néhány további dokumentumkezelő rendszer, amelyek külön említést igényelnek:

Google dokumentumok

A Google Dokumentumok egy ingyenes dokumentumkezelő szoftver, amely bárhonnan elérhető, így ideális választás szabadúszók és kisvállalkozások számára, akik távolról dolgoznak ügyfeleikkel a világ más részein. Bónuszként Google Dokumentumok OCR a képeket szerkeszthető szöveggé alakíthatja.

Microsoft SharePoint

A SharePoint segít a szervezeteknek dokumentumok megosztásában, emberek kapcsolattartásában és a dokumentumfolyamatok egyszerűsítésében. A SharePoint hasonló a Google Drive-hoz, ahol az alkalmazottak együttműködhetnek, és belső dokumentumlistát tarthatnak fenn a könnyű hozzáférés érdekében. A Microsoft Sharepointot kombinálhatja a Microsoft Power Automate És használni automatizált dokumentum munkafolyamatok.

Nézőpont Csapat

A Viewpoint Team egy hatékony dokumentumkezelő rendszer építőipari szakemberek számára. Ez az egyetlen megoldás, amely biztosítja a szükséges eszközöket ügykezelő az elejétől a végéig, beleértve az ügyfelekkel folytatott együttműködési munkafolyamatokat, a biztonságos felülvizsgálatot és jóváhagyást folyamatok a dokumentumokhozés hozzáférési jogok ellenőrzése.

Odoo

Az Odoo egy nyílt forráskódú ERP- és CRM-szoftver ingyenes dokumentumkezelő rendszermodullal pénzügyi szakemberek számára. Az Odoo lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy papírmentes könyvelési részleget alakítsanak ki a dokumentumok digitalizálásával, a dokumentumfolyamatok automatizálásával és a többi Odoo-alkalmazással való zökkenőmentes integrációval.

Dokmee

A Dokmee egy dokumentumkezelő szoftver, amely lehetővé teszi a dokumentumok, e-mailek és egyéb fontos fájlok tárolását, rendszerezését és megosztását.

---

Melyik a legjobb dokumentumkezelő rendszer az Ön vállalkozása számára 2023-ban?

Feltérképeztük a fenti cikkben említett öt legjobb dokumentumkezelő szoftver legfontosabb jellemzőit, hogy megkönnyítsük a vállalkozásának és követelményeinek megfelelő dokumentumkezelő szoftver kiválasztását. Tekintse meg a pillanatképet, próbálja ki az ingyenes próbaverziót, térképezze fel igényeit, és válassza ki a legjobb eszközt.

A pillanatkép szerint a Nanonets a legjobb dokumentumkezelő szoftver. Noha a Nanonets nem rendelkezik dokumentumgenerálási lehetőségekkel, a Google Suite egyszerű integrációival gyorsan hozhat létre dokumentumokat. A Nanonets ingyenes próbaverziót és ingyenes fiókbeállítást is kínál migrációs segítséggel.

A Nanonets után az OpenKM a következő legjobb dokumentumkezelő rendszer. Ez egy nyílt forráskódú ERM szoftver. A dokumentumkezelés felhasználása a pénzügyi szakemberekre korlátozódik, és 15 napig ingyenes próbaverziót kínál.

---

Nanonets, mint a dokumentumkezelő rendszer

[Beágyazott tartalmat]

A Nanonets egy könnyen használható szoftver, amelynek használatának megkezdéséhez nincs szükség intenzív edzésre vagy beállításra. Itt felsoroljuk, miért érdemes a Nanoneteket tekintenie dokumentumkezelő szoftverének.

Intelligens Adatrögzítés:

A vállalkozásoknak sok dokumentumuk van, például űrlapok, számlák, nyugták, rendelések stb. A nanohálók segítségével a vállalkozások digitalizálhatják és kivonhatják a releváns információkat ezekből a dokumentumokból intelligens OCR API.

Automatizált munkafolyamatok:

Gyorsítsa fel az üzleti folyamatok ütemét az összes kézi lépés automatizálásával, például a dokumentumgyűjtés, okmányellenőrzés, 3 irányú egyeztetés, jóváhagyások és egyebek.

Valós idejű irányítópultok:

A kiadási irányítópultok használatával nyomon követheti kiadásait, megjelölt kiadásait, és megértheti a valós idejű trendeket. Figyelemmel kísérheti a releváns KPI-ket, például az %STP számlákat, a %kifizetett számlákat stb. a Nanonets adataival.

Felhő és helyszíni tárhelyszolgáltatási lehetőségek:

Válassza ki az igényeinek megfelelő hosting lehetőséget.

Integráció:

Könnyű integráció elengedhetetlen. Nem változtathatja meg a technológiai készletét egyetlen szoftverhez. A Nanonets könnyedén integrálható az összes szoftverrel Zapier és API integrációk. A nanonetek integrálhatók a Xero, Quickbooks, SAP stb.

Sablonok és egyedi modellek:

A Nanonets segítségével előre meghatározott munkafolyamatokat, például számlákat, fuvarleveleket, beszerzési rendeléseket vagy fizetendő számlákat használhat, vagy létrehozhat saját egyéni AI-módot.

Átlátszó árképzés:

A Nanonets átlátható árpolitikája 499 USD/hó és 0.1 USD/dokumentum szkennelés. Nincsenek rejtett költségek az ügyfelek számára.

Következtetés

A digitális átalakulás növekedésével itt az ideje, hogy befektessen egy dokumentumkezelő rendszerbe vállalkozása számára. Többet tesz, mint a fájlok digitalizálását. A dokumentumkezelő rendszer leegyszerűsíti a dokumentumok áramlását a szervezeten belül, és további biztonsági réteget biztosít az üzleti dokumentumok számára. A dokumentumkezelés előnyei lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy versenyképesek és termelékenyek maradjanak.

Ennek ellenére a legjobb dokumentumkezelő szoftver vállalkozása számára alapos ismerete szükséges, hogy mire van szüksége a vállalatának, és milyen típusú DMS felel meg neki. Ezért mindenképpen vizsgálja meg a lehetőségeit, és próbálja ki őket saját maga.

GYIK