Követelések munkafolyamat-sablonja

Fenntarthat egészséges pénzforgalmat az időbeni fizetési emlékeztetőkkel, az egyszerűsített fizetési beszedéssel és a frissített pénzügyi nyilvántartásokkal a Nanonets Követelések munkafolyamat-sablonjával.

A Kinnlevőség munkafolyamat-sablonról

Minden alkalommal frissíti a pénzügyi nyilvántartásait, amikor hitelre értékesít? Rendelkezik egy egyszerűsített folyamattal az összes követelés egy menetben történő rögzítésére?

Ha nem, itt az ideje ezen változtatni. Automatizálja, javítsa a láthatóságot és szüntesse meg a hibákat a kintlévőség folyamatában egy automatizált kintlévőségi munkafolyamat-sablon segítségével percek alatt. Felgyorsítsa a kintlévőségeket az időszakos számlázással és időszerű emlékeztetőkkel. Valós idejű AR-jelentéseket kaphat a számviteli szoftverrel való zökkenőmentes adatcserével. A Nanonets AR munkafolyamat-sablonjával mindig tudja, hol vannak a pénzáramlásai.

A Nanonets Kinnlevőségek munkafolyamat-sablon lépései

A Nanonets követelések munkafolyamat-sablonjának használatához jelentkezzen be Nanonets számlájára vagy hozzon létre egy ingyenes fiókot ha még nem tette.

Számlázás

Automatikusan hozzon létre és küldjön számlákat, ha az ügyfél harmadik féltől származó integrációval vásárol. A munkafolyamatok segítségével határozza meg, hogy a vásárlás ismétlődő, egyszeri, hitelképes vagy kockázatos.

Payment Processing

Alkalmazza a szükséges pénzügyi költségeket, adókat vagy korai fizetési engedményeket a kritériumai alapján. Küldje el a pénzügyi költségszámlát vagy kimutatást az ügyfélnek az összes részlettel.

Frissítse a pénzügyi nyilvántartásokat

A zökkenőmentes integráció segítségével szinkronizálja a fizetési részleteket könyvelő szoftvereivel, mint például a Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite és még sok más.

A Nanonets Számlakövetelés munkafolyamat-sablon használatának előnyei

A függőben lévő követelések tovagyűrűző hatással lehetnek a pénzáramlásokra. Kezelje kintlévőségeit, kövesse nyomon pénzforgalmát, és gyorsítsa fel fizetéseit a Nanonets segítségével. A Nanonets követeléseinek munkafolyamat-sablonjával ezt megteheti

Minimalizálja az emberi hibákat

A zökkenőmentes integrációval automatikusan szinkronizálja az adatokat a számviteli szoftverével. Csökkentse a kézi adatbeviteli hibákat 0-ra.

Automatizált munkafolyamatok

Néhány kattintással beállíthat automatizált munkafolyamatokat. Használjon munkafolyamat-sablonokat, szabja testre munkafolyamatait, vagy hagyja, hogy csapatunk állítsa be azokat.

Spot Cash szűk keresztmetszetek

Teljes áttekintést kaphat a pénzáramlásokról a számviteli szoftver valós idejű adataival, táblázatok és dokumentumok nélkül.

Automatikus emlékeztetők

Gyorsítsa fel a kifizetéseket, jóváhagyásokat és pénzügyi jelentéseket az érintett érdekelt felek automatikus emlékeztetőivel.

Integráljon, automatizáljon, és időben, mindig kapjon fizetést

Intelligens munkafolyamatokkal automatizálhatja a számláról készpénzre váltási ciklus minden lépését. A Nanonets az összes főbb számviteli szoftverrel integrálható, hogy naprakész maradhasson kintlévőségeivel, éles nyomon követéssel, automatikus emlékeztetőkkel és teljes láthatósággal.

Gyorsítsa fel pénzforgalmát az AR-munkafolyamatokkal még ma!

Automatizálja a követelések munkafolyamatait kód nélkül intelligens automatizálási platform. Optimalizálja üzleti teljesítményét, takarítson meg költségeket és lendítse fel a növekedést a Nanonets segítségével.

Vegye fel a kapcsolatot automatizálási szakértőinkkelvagy próbáljon meg saját maga létrehozni egy követelés-munkafolyamatot.

Olvasson további számviteli cikkeket:

Automatizálja a könyvelést ingyenes könyvelési sablonokkal

Keresse meg vállalkozása számára a legjobb szoftvert

Mi az a kintlévőség?

Az AR, más néven vevőállomány, az a pénz, amelyet a vállalat az ügyfeleitől kap a szolgáltatásaik után. A könnyebb érthetőség kedvéért vegyünk egy példát a való életből. Képzelje el, hogy pénzt kért kölcsön a kollégájától, hogy kifizesse a rendelést, mert akkor nem volt pénze. Ezt nevezhetjük kintlévőségnek, mivel később visszafizeti. Visszatérve az üzleti élethez, a kintlévőség a cég által adott hitel, amely néhány naptól akár egy évig is terjedhet, és ez az „IOU”.

Ha a cégnek még nem kapta meg a pénzt az ügyféltől, akkor azt a cég követeléseinek nevezzük, miután megtette vagy a szolgáltatást nyújtja. Sok cég kínálja ezt a szolgáltatást az ügyfelek kényelme érdekében, hogy később kifizessék őket. Például egy edénygyártó szállítja az evőeszközöket a kiskereskedelmi üzletbe. Miután kiszámlázták az üzletnek a dolgokat, a fizetés közvetlenül a kintlévőségbe kerül. És amikor a kiskereskedelmi üzlet megkapja a cikkeket, fizetni fog értük.

Az AR folyamatok bonyolultak lehetnek, ha manuálisan kezelik őket, ezért a vállalatnak rendelkeznie kell egy automatikus AR folyamattal. Segíti a vállalatot a bevételek hatékony kezelésében, és lehetővé teszi a vállalat növekedését. Emellett a beérkezett és a hátralévő befizetések is jól láthatóak a számlán, így a dolgozók számára könnyen nyomon követhető lesz az összeg.

Mi az a vevőkövetelési folyamat?

A legtöbb cégnek van vevőkövetelési eljárása. Ez segít nekik a fizetés egyszerű kezelésében és nyomon követésében. Ezért egy automatikus könyvelési megoldás létrehozása és használata a kintlévőség folyamatának kezelésére és nyomon követésére lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a tranzakciók zökkenőmentesen működjenek. A számlakövetelés folyamat lépései a következők:

A hitelezési gyakorlat kialakítása

A hiteligénylési eljárás létrehozása a vállalatnál a követelések folyamatának első lépése. Bármely szervezet vagy egyéni vásárló hírneve alapján a cég dönti el, hogy hitelre szállítja-e áruit. Ezenkívül a vállalatnak meg kell határoznia a hitelnyújtás feltételeit az ügyfelek igényei és követelményei alapján. A dokumentum egyértelműen és részletesen tartalmazza a kamatlábakat és a hitelfeltételeket, hogy ne legyen eltérés.

A következő lépés a hitelezési folyamatban az az időszak, amelyre egy szervezet hitelt nyújt az ügyfélnek. A nagyvállalatok hosszabb futamidőre is hitelezhetnek, míg a kis cégeknek több készpénzre van szükségük.

Ügyfelek számlázása

A követelések folyamatának következő lépése a számla küldése az ügyfeleknek. A számla egy dokumentum, amely tartalmazza a termék adatait, a költségeket, a fizetés dátumát és egyéb banki adatokat. Az áru feladása után azonnal elküldhető, hogy a fizetés mielőbb megtörténhessen.

Követelések követése

A kintlévőségekkel foglalkozó tiszt követi a megrendelés kifizetését. Az AR-tiszt feladata a bankszámlán elhelyezett összeg ellenőrzése, az adatok AR rendszerbe történő betáplálása és számlán történő kiosztása. Ezenkívül össze kell egyeztetnie a kintlévőség-könyvet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes kifizetést helyesen könyvelték el, és havi kimutatásokat kell kiadnia az ügyfeleknek.

Különbség van a nagy és kis szervezetek nyomon követési folyamata között. A nagy szervezetek AR-tisztekből álló csapatot alkalmaznak, akik fejlett nyomkövető szoftverrendszert használnak. Ez csökkenti az időt és az erőfeszítést, és pontos eredményeket biztosít. Másrészt a kis szervezeteknek általában fejlett rendszerre van szükségük, ezért manuálisan hajtják végre a követési folyamatot. Ezt egy hivatásos könyvelő vagy egy csoportja végezheti el.

Követelések elszámolása

A következő lépésben a beszedési tisztviselő rögzíti a fizetési határidőt. Ezután naplót kell vezetniük a megbízások rögzítésére a kifizetetlen tartozások adatainak rendszerezése után. Ez a folyamat a kifizetetlen tartozás könyvelésére és a korai fizetési engedmények azonosítására szolgál.

Miért olyan fontosak a követelések?

A pénz visszaküldésének szokásos eljárása csak mítosz. Az embereknek az ideális eljárást kell követniük, ezért válik elengedhetetlenné a követelések folyamata. Ha a fizetés késik, az a szervezet bukásához vezethet, és az egész pénzforgalmi rendszer leállhat. Ezenkívül a további termeléshez és a részvényesek kifizetéséhez szükséges készpénz szűköséhez vezethet. Így a kintlévőség-eljárás elengedhetetlen minden szervezet zavartalan működéséhez. Megmutatja, hogy mennyi készpénzt kell kapnia, és az idővonalat az egészséges pénzáramlás fenntartásához.

Hogyan automatizálhatjuk a követeléseket?

Beszerzés

A beszerzési részleg megteszi az első lépést az automatizálási folyamatban. Feladja a rendelést, és a beszerzési megrendelés másolatát elküldi a követelések osztályának. Ezután a szervezet a megrendelés kézhezvétele után számlát küld a fizetésről és egyéb adatokról.

Számla feldolgozása

A számlafeldolgozás történhet manuálisan és elektronikusan is. A kézi feldolgozás azonban rendkívül időigényes eljárás, ezért ajánlatos az automatikus adatfeldolgozást választani. Ez segít csökkenteni a hibákat és pontosságot biztosít, ami viszont elősegíti az egész folyamat zökkenőmentes lefutását.

Számla jóváhagyása

A számlafeldolgozáshoz hasonlóan a számla jóváhagyása manuálisan és elektronikusan is történhet. Ez magában foglalja az adatok és a vásárlási rendeléssel való egyeztetést, hogy a kapott fizetés pontosan illeszkedjen a megrendeléshez. Ezután dokumentumok készülnek a költségekről, a szállítás idejéről, az alkalmak számáról és egyéb lényeges részletekről.

Fizetés

Ezután jön a fizetés, amit készpénzben lehetett fogadni, és egy csekket lehetett automatikusan feldolgozni. A kintlévőség-kezelőnek jóvá kell hagynia a kifizetést, és el kell végeznie az összes alakiságot annak érdekében, hogy a kifizetés zökkenőmentesen megtörténhessen.

Kereskedő menedzsment

Szükséges az ügyféllel egyeztetni, ha a fizetéssel kapcsolatos problémával szembesül. A kintlévőség osztály feladata annak ellenőrzése, hogy a számla még jóváhagyási folyamatban van-e, vagy a kifizetés beérkezett-e.

Rendszerfrissítések

A követelések folyamatának automatizálása érdekében elengedhetetlen az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszer frissítése a csapat által megkövetelt új szoftververziók telepítésével a fizetési folyamat zökkenőmentes lebonyolításához.

Jelentéskészítés és elemzés

A kintlévőségek automatizálási folyamatának utolsó lépése az AP osztály által elküldött megrendelések és beérkezett kifizetések elkészített lapjainak jelentése. Ezt követően elemezze a tranzakciókat, és mérje fel az osztály teljesítményét, hogy módosíthassák, ha van mögöttük valami. Ez ismét segíti a szervezet zökkenőmentes működését.

Tippek a követelések javításához

Részletes fogyasztói adatok karbantartása

Tegyük fel, hogy egy szervezet kézi adatbevitelt használ; ez a számlázási eljárást befolyásoló hibákhoz vezethet. Így az automatikus kintlévőségi rendszernek minden lényeges adatot be kell töltenie, különösen a fizetési és hitelfeltételeket. Az automatizált AR-folyamat segít megőrizni a pontosságot az adatbázis rendszeres ellenőrzésében, a határidők tájékoztatásában, valamint a személyzet képzésében a részletek helyes kezelésében, így a pénzáramlás zökkenőmentes.

Kínáljon pozitív és negatív ösztönzőket

Az ösztönzők csodákat tehetnek a teljes pénzforgalmi eljárással. Ez ugyanaz, mint az áruvásárlás valós példája; amikor kedvezményeket kínálnak, az eladások emelkednek. Ugyanígy pozitív és negatív ösztönzők működnek a vállalkozásoktól és magánszemélyektől érkező készpénz visszautasítására. Pozitív ösztönző példa lehet az ajándékozás felkínálása, ha a fizetés korán megérkezik. A negatív ösztönző példája lehet, ha fizetési késedelem esetén többletköltséggel büntetik őket. Ez némi félelmet kelthet, és elkezdik komolyan venni a kifizetéseket, ami a szervezet hasznára válhat.

Győződjön meg róla, hogy hitelpolitikája világos és tömör

Mielőtt bármilyen árura vagy szolgáltatásra pénzt adna kölcsön, győződjön meg arról, hogy szervezete rendelkezik egy szilárd hitelpolitikával. Ez azért fontos, hogy a hiteláramlást megfelelően fenn kell tartani. Ez a pénzügyi és értékesítési csapat feladata, hogy hitelkereteket és kötbéreket állapítson meg, ha az időpont meghosszabbodik. A személyzetnek megbeszéléseket is ütemeznie kell annak biztosítása érdekében, hogy a politikák megfeleljenek a változó gazdasági feltételeknek.

Maradjon kapcsolatban ügyfeleivel

Sokszor előfordul, hogy az ügyfeleknek emlékezniük kell a rendelés kifizetésére, mivel ez egy általános emberi ösztön. Máskor pedig valódi oka lehet, hogy nem fizetik ki időben a számlákat. Bármi legyen is az ok, egészséges kommunikációval megoldható. A kintlévőség folyamat segítségével ez megoldható volt. Emlékeztetőket küldhet, hogy emlékezzenek a fizetésre, vagy közvetlenül hívja őket, hogy megtalálják a megoldást.

Szabványos számlák helyett használjon rendszeres havi díjakat

Mindig tanácsos havi számlát küldeni, ha hatalmas a megrendelés, vagy rendszeres tranzakciók zajlanak a vállalkozások között. A szabálytalan számlákkal ellentétben a havi számlák minden szervezet számára hatékonyabbak. Segíti a vállalatot a cash flow szabályozásában, javítja a termelési folyamatot és segíti a vállalat növekedését. Ezenkívül a havi számlák azt jelentik, hogy az ügyfelek csoportos beszedési megbízással is fizethetnek, ami leegyszerűsíti a teljes fizetési eljárást.

Egyszerűsítse a számlázási munkafolyamatot

A kintlévőségek folyamatának gördülékenyebbé tételéhez elengedhetetlen, hogy hibamentesek legyünk. A hibák a helyesírási hibáktól a teljesen helytelen részletekig terjedhetnek. Ezért tanácsos olyan számlasablonokat használni, amelyek tartalmaznak egy formátumot, hogy emlékezzen, mit kell tartalmaznia és mit nem. Ez viszont felgyorsítja a teljes kintlévőségi folyamatot, és elősegíti bármely szervezet zökkenőmentes működését.

Fizetési lehetőségeket kínál ügyfeleinek

A szervezetnek fizetési lehetőségeket kell kínálnia ügyfelei számára a készpénz időben történő kézhezvétele érdekében. Kényelmessé teszi őket abban, hogy a kívánt módon fizessenek a pénz időben történő kifizetése előtt. A szabadalmi lehetőségek közé tartozik a csekk, készpénz, betéti kártya, hitelkártya, csoportos beszedési megbízás és banki átutalás. Ezen lehetőségek közül a csoportos beszedési megbízás a leghatékonyabb, mivel ez egy lehívásos fizetés a push fizetés helyett. Ez azt jelenti, hogy előzetesen jóváhagyták, és az ügyfélnek nem kell végrehajtania a fizetés megerősítését.