Hogyan hathat az oktatókra a robotizált folyamatautomatizálás az e-mail-kezelésben?

A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) lehetővé teszi az emberek számára, hogy felhagyjanak bizonyos típusú ismétlődő feladatok elvégzésével, amelyeket gyakran kézzel hajtanak végre. Mivel mostanában nagyon sok ember tölti az értékes időt az e-mail-kezelési igények kezelésével, nem meglepő, hogy megvizsgálták, hogyan segíthet az RPA a beérkező leveleiken. Íme néhány példa arra, hogyan javíthatná az oktatási szektor működését, és hogyan segíthet a keményen dolgozó tanároknak idejük felszabadításában.

Csökkenő gépelési feladatok

Egyes RPA-eszközök képesek kezelni a bejövő és kimenő e-maileket, még mielőtt az oktatók látnák őket. Megszünteti a zsúfolt munka nagy részét, amely gyakran a tipikus munkanapjaikból áll.

Az ilyen megoldások általában az e-mail tartalmát értékelik első lépésként. Ezután megbízhatósági pontszámot hoznak létre az e-mailben leírtak alapján. Ha az RPA rendszer magas megbízhatóságú, akkor a tanárok vagy az e-mail kezelésben részt vevő más személyek hozzájárulása nélkül küld választ. Az oktatók csak akkor kapcsolódnak be, ha az RPA eszköz nem bízik az e-mail tartalmában, és útmutatásra van szüksége.

Az ilyen beállítások különösen akkor hasznosak, ha a szülők könnyen megválaszolható e-maileket küldenek. Egy oktató beállíthat konkrét sablonokat egy RPA-eszköz használatához. Ezután csak részletesebb válaszokat kell beírniuk, ha az e-mail tartalma összetettebb.

Vegyünk egy példát, amikor a tanulók e-mailben küldik el a házi feladatot. Az oktató RPA segítségével megerősítheti a munka kézhezvételét, vagy jelezheti, hogy a tanuló elfelejtette csatolni a szükséges mellékletet.

Az RPA olyan időszakokban is értékes, mint a tanévkezdés, amikor egy oktatónak üdvözlő e-mailt kell küldenie több tucat új diáknak és szüleiknek. A tanároknak továbbra is személyes vonásokkal kell kiegészíteniük a levelezést, de kiküszöbölhetik vagy csökkenthetik az e-mailek tartalmát, amelyeknek minden üzenetben szerepelniük kell.

„Az RPA a tanárok hozzájárulása nélkül tud e-mailben válaszolni.” 

Időt takaríthat meg az alapvető feladatok során

Sok oktatói munkakörben az ismétlés és az individualizálás elemei egyaránt megtalálhatók. Az óratervezés kiváló példa erre. A tanárok általában meghatározott kereteket követnek annak biztosítására, hogy az óra tartalma megfeleljen az állami vagy nemzeti szabványoknak. A terveket azonban minden tanulóhoz igazítják, a tanuló erősségeitől és szükségleteitől függően.

Skóciában az Aberdeen Városi Tanács volt az első az országban, amely az RPA-t használta óratervek készítéséhez. Ez az RPA alkalmazás pozitív változásokat okozott 14 további tanár felvételének felel meg mert annyi időt takarított meg.

Egyes óratervek még az e-mailek küldésének megtanítását is tartalmazzák. Ez a tartalom különösen előnyös a fiatalabb tanulók vagy az angolt második nyelvként tanulók számára.

Az e-mailek sokak számára a mindennapi élet szerves részét képezik, de egyszer mindenkinek meg kellett tanulnia elküldeni őket. Képzeljen el egy RPA-megoldást, amely segítheti a tanárokat, hogy gyorsabban készítsenek óraterveket, majd a tematikus tartalmakat közvetlenül a tanulók postafiókjába terjeszthessék.

„Egy Skóciában használt RPA-alkalmazás annyi időt takarított meg, hogy 14 új oktató felvételével egyenértékű volt.” 

Annak biztosítása, hogy az oktatók prioritási szinten lássák az e-maileket

Az e-mail kényelmes kommunikációs módszer, de gyorsan túlterheltté válhat. Ennek az az oka, hogy a legtöbb ember beérkező levelei úgy vannak beállítva, hogy az összes e-mailt megkapják. Azonban, legjobb gyakorlat az e-mail kezeléshez az üzenetek kezelésének módja és ideje. Szinte biztosan azt fogja tapasztalni, hogy néhányan azonnali figyelmet igényelnek, mások pedig egyáltalán nem igényelnek választ.

Az RPA a háttérben működhet az e-mailek prioritása érdekében. Egyes rendszerek idővel megtanulják, mely e-mailek többé-kevésbé fontosak. Az emberek a beállításokat is módosíthatják, így az e-maileket előre beállított időpontokban kötegekben látják. Így a felhasználókat nem zavarják meg, amikor új üzenet érkezik.

Egyes RPA-rendszerek bizonyos kulcsszavakat is megtanulnak felismerni. Ezek lehetnek „beteg gyerek”, „késői házi feladat” vagy „elmulasztott feladat”. Ezek mind olyan kérdések, amelyek gyors figyelmet igényelhetnek a tanártól.

Sok pedagógus rendkívüli kihívásokkal szembesült az elmúlt évek során, és néhányan szembesülnek most a kiégéssel foglalkozik ennek eredményeként. Az egyik probléma az, hogy gyakran olyan sok idejüket mással kell tölteniük, mint a tanítással. Az RPA meg tudja oldani ezt a problémát, különösen ami az e-mail kezeléssel kapcsolatos.

„Egyes RPA-rendszerek előnyben részesíthetik az e-maileket, és az idő múlásával történő tanulást, ami többé-kevésbé fontos.” 

A feldolgozási idők és eljárások javítása

Sok oktatási rendszer korai figyelmeztető rendszerként használja az e-mail tartalmat. Például bizonyos kifejezések veszélyeztetett tanulót vagy szélsőséges nézeteket valló tanulót jelezhetnek, amely veszélybe sodorhatja magát vagy másokat.

Az Egyesült Királyságban az Oktatási Minisztérium bevezetett egy RPA-eszközt, amely az Automated Robot Negating the Oneerous Logging of Data – vagy ARNOLD néven ismert. Az ARNOLD használata előtt a dolgozók kezelték körülbelül 120,000 XNUMX e-mail a nyilvánosságtól minden évben manuálisan rendszerbe helyezve az adatokat. Ez jelentős időt vett igénybe, és valakinek el kellett olvasnia egy üzenetet és megértenie a szövegkörnyezetében, majd kategorizálnia kellett, mielőtt a megfelelő személyhez eljutna.

Most az ARNOLD minden egyes e-mailt átnéz, kockázati szint szerint kategorizálja, és elvégzi a szükséges adatbevitelt az oktatási osztály rendszerébe. Az RPA eszköz az egyes e-mailekhez társított változók százait vizsgálja meg, hogy eldöntse, hogyan osztályozza azokat. Ez a beállítás megszüntette a bejövő e-mailekhez kapcsolódó kézi adatbevitelt.

A munkatársak szerint ez a változás segített abban, hogy az adminisztráció helyett a szolgáltatásnyújtásra összpontosítsanak. Ezenkívül megkönnyíti számukra a leggyorsabb intézkedést igénylő e-mailek észlelését, például a veszélyeztetett tanulókról vagy a gyengén teljesítő iskolákról szóló e-maileket.

A robotizált folyamatautomatizálás egyszerűbbé teszi az e-mailek kezelését

A mai pedagógusok nem kerülhetik el az e-mailek írását és megválaszolását. Amint azonban ezek a példák mutatják, egy robotizált folyamatautomatizálási eszköz segíthet nekik időt megtakarítani, és kifizetődőbb és relevánsabb munkát végezni.

Egyes oktatási osztályok döntéshozói haboznak másként tenni, különösen, ha az új folyamatok pénzügyi forrásokat igényelnek. Ez azt jelenti, hogy a tanároknak konkrétan beszélniük kell arról, hogy jelenleg mennyi időt és energiát fordítanak az e-mailek írására, és hogy az RPA hogyan változtatna a játékon, lehetővé téve számukra, hogy több időt fordítsanak arra, amit a legjobban értenek.