Hogyan készítsünk üzleti példát a fizetési források automatizálására, 4. rész (Jussi Karjalainen)

Hogyan építsünk fel alulról felfelé építkező, értékvezérelt üzleti megoldást a forrás-fizetési folyamatok automatizálására, amelyeket jóváhagynak. 4. rész 

Legutóbbi cikkem a megfelelő technológia azonosításának és egy reális átalakítási ütemterv megtervezésének import lépéseivel foglalkozott. Ez a cikk az üzleti ügy felépítésének folyamatát mutatja be nem pénzügyi szempontból. A következő darabom úgy néz ki
a pénzügyeknél. Fontos emlékezni arra, hogy egy olyan üzleti eset, amely kizárólag a magas szintű pénzügyekre összpontosít, valószínűleg nem kerül aláírásra és jóváhagyásra. Másrészt egy üzleti eset, amely lefedi a javasolt változtatások minden aspektusát és
alulról felfelé építkező értékbecslést nyújt, sokkal valószínűbb. Valószínűleg egy alapos értékelés is segít abban, hogy a transzformációs projektet a megvalósítás során végigvigye.

Az üzleti ügy felépítése

A folyamat ezen a pontján tudni fogja, hogy mit akar csinálni, kivel és milyen időn belül. A folyamat következő lépése az, hogy mindent, amit tud, össze kell gyűjtenie egy üzleti ügy dokumentumában, majd engedélyt kell kérnie a projektbe történő befektetéshez.
vezetői csapat és/vagy igazgatósági tagok. Érdekes módon ezt a lépést gyakran az egész folyamat legstresszesebb részének tekintik. hol kezded? Milyen dokumentumokat kell elkészíteni? Hogyan fogadják? Milyen további kérdéseket fognak feltenni a végrehajtói
kérdez? Van elég meggyőző történeted? Jóváhagyják-e az Ön által javasolt változtatásokat?

Annak ellenére, hogy az üzleti esetdokumentum középpontjában és fontosságában áll, általában ez az a lépés, amely túlságosan leegyszerűsödik, és végül a számokra összpontosít – ahelyett, hogy az őszinte értékelést végzők lennének, akiket általában keresnek. Az Ön üzleti esete nem egy táblázat.
A pénzügyek fontos elemei az üzleti ügynek, de nem az egyetlen összetevő.

Az üzleti esetnek három átfogó szempontot kell figyelembe vennie a jóváhagyáshoz, és segítenie kell az átalakítási projekt végrehajtásában:   

• Bízz – a tiéd Az üzleti esetnek elég robusztusnak kell lennie ahhoz, hogy a vezetők bízzanak abban, hogy tudja, miről beszél 
• Őszinteség - ennek a javasolt projekt őszinte értékelésének kell lennie. Azon összetevők meghatározása, amelyek felgyorsíthatják vagy lelassíthatják a projektet, és meghatározza a pénzügyi és projektteljesítési feltételezéseket 
• kormányzási – világos pályát kell kijelölnie robusztus nyomon követési és értékelési pontokkal, amelyek biztosítják, hogy a projekt beváltsa ígéreteit. Olyan robusztus terv, amely felvázolja a kulcsfontosságú „átalakítási” mutatókat, amelyeket el kell érni, és
  korrekciós intézkedést lehet alkalmazni. 

Az üzleti esetnek a következő elemeket kell tartalmaznia: 

Változásmenedzsment értékelés 

Minden üzleti esetnek tartalmaznia kell egy részletes értékelést arról, hogy a projekt milyen hatást gyakorolhat a csapatára. Fel kell vázolni azokat az „emberi tényezőket”, amelyek támogatják és akadályozzák projektje megvalósítását. Ehhez
Tekintsük a következő: 

• Jelenlegi kultúrája és értékrendje 
• Vállalkozásának változási képessége, beleértve azt is, hogy mekkora változás már folyamatban van vagy tervezett 
• A szervezeten belüli vezetési stílusok és hatalomelosztás 
• A korábbi átalakulási és változási projektek felfogása 
• Az Ön középvezetésének hozzáállása a javasolt változtatásokhoz, mivel ezek kulcsfontosságúak lesznek a végfelhasználói elfogadásban 
• A vezetői szponzoráció szükséges ahhoz, hogy a változást az egész szervezetben előmozdítsák 

Igazítsa tervét szélesebb körű stratégiai célokhoz 

Minden üzleti esetnek nagyon világos és nyilvánvaló vonalat kell húznia a javasolt projekttől a szervezet egy vagy több stratégiai célja felé. Ezután kapcsolja vissza azt az átalakításhoz, amelyet a javasolt változtatások végrehajtanak. Ez létfontosságú a nyeréshez
vezetői támogatást nyújt a projekthez, és megkapja a jóváhagyást minden kiadáshoz. Ennek részletesebbnek kell lennie, mint az „X
összhangban van a digitális átalakulással kapcsolatos Y céllal, mivel ez egy digitális projekt. Tehát hogyan demonstrálja a szükséges részletességi szintet? 

• Tekintse át vállalati és részleg stratégiai terveit. Ha nem léteznek, találkozzon felsővezetői csapatával, és kérdezze meg őket a legfontosabb stratégiai prioritásaikról. 
• Ezután határozza meg projektje azon konkrét eredményeit, amelyek támogatják ezeket a prioritásokat.
• Állítsa összhangba sikermutatóit és a projekt idővonalát a szélesebb vállalati és/vagy részlegstratégiai tervvel. 

Tesztelje megállapításait néhány kulcsfontosságú érdekelt féllel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy értelmesek – ez is segít a projekt ötletének megismertetésében az érintett féllel.  

Megbirkózni a kockázattal 

A kockázat rendkívül fontos része minden üzleti eset döntéshozatali folyamatának, ezért bizonyítania kell, hogy elvégezte a házi feladatát, és meg kell értenie a projekttel kapcsolatos kockázatokat három kulcsfontosságú területen: 

• A projekt kockázatai – milyen kockázatokkal jár a projekt megvalósítása 
• A tétlenség kockázatai – melyek azok a vállalati kockázatok, amelyekkel a vállalkozás továbbra is szembesül, miközben nem hajtja végre a projektet 
• ROI kockázatok – milyen kockázatai vannak annak, ha a befektetés nem éri el a várt megtérülést. 

Minden egyes kockázat esetében meg kell határoznia a valószínűséget, a hatást, a kockázatértékelési és -csökkentési stratégiát, valamint a tulajdonost. A projektkockázatokat a projekttervezési folyamatból kell levezetni, általában ezek azok a kockázatok, amelyek az üzleti ügyben kiemeltek.
Azok a területek, amelyeket általában kihagynak, a tétlenség és a megtérülési kockázatok. 

A tétlenség kockázata 

A tétlenség kockázata azokra a nagyon valós vállalati kockázatokra utal, amelyekkel egy vállalkozás szembesül, amikor megváltoztatja beszerzési és szállítói folyamatát. Ezekkel a kockázatokkal minden vállalkozás szembesül, a kérdés az, hogy a rendszerek alapján milyen magasak ezek a kockázatok
és a már bevezetett folyamatokat. Általában 10 vállalati kockázat létezik a vállalkozások beszerzési és szállítói folyamatai során, amelyekkel tisztában kell lennie: 

• Hamis számlák – annak a kockázata, hogy olyan számlát fog kifizetni, amelyet nem kellene 
• Szállítói meg nem felelés – ez magában foglalja a beszállítói oldali nem-megfelelőségi kockázatok egész sorát azokkal a dokumentumokkal/folyamatokkal kapcsolatban, amelyeket Ön megkövetel tőlük. Itt fennáll annak a kockázata, hogy olyan beszállítóval kezd dolgozni, aki nem rendelkezik ezzel
  a szükséges dokumentáció a helyén van, vagy egy meglévő szállítói dokumentáció érvényét veszti. Ez magában foglalhatja a következők betartását: 
  • Környezeti, társadalmi és irányítási követelmények (ESG) 
  • Modern rabszolgaság 
  • Biztosítás 
  • Iparági akkreditációk 
  • Iparági értékelések  
• Ismétlődő számla - annak kockázata, hogy ugyanazt a számlát kétszer fizeti ki egy szállítónál. 
• Adózási kötelezettség – annak kockázata, hogy adataival vagy folyamataival kapcsolatos problémák miatt nem tud megfelelni a vonatkozó adóbeadványoknak/törvényeknek. 
• Maverick kiadások – annak a kockázata, hogy jogosulatlanul költenek el árukra/szolgáltatásokra. 
• Töltsön jóváhagyást – annak kockázata, hogy nem tudja igazolni, hogy jóváhagyta az árukra/szolgáltatásokra fordított vállalati kiadásokat az Ön pénzügyi szabályzatának és eljárásainak megfelelően. 
• Hibás számlaadatok rögzítése – annak kockázata, hogy hibásan rögzíti a számlaadatokat, ami problémákat okoz a szállítói fizetésekkel kapcsolatban  
• Összeférhetetlenség - annak kockázata, hogy a vállalati kiadási döntéseket az összeférhetetlenség egyértelmű felmérése nélkül hozzák meg (pl. a szerződést a munkavállaló barátjának vagy más üzleti érdeknek ítélik oda). 
• Szerződés életciklusának kockázata – ez a kockázat a szerződéssel kapcsolatos kockázatok egész sorát foglalja magában, beleértve az olyan területeket, mint: 
  • Kedvezőtlen és/vagy potenciálisan káros szerződési feltételek elfogadása megfelelő szerződéses kockázatértékelés nélkül 
  • A szerződés dokumentációja hiányzik 
  • Szerződések jóváhagyása illetéktelen alkalmazottak által 
  • A szerződések tudtán kívül véget érnek 
• A beszállítói kapcsolatok károsodása – ez a kockázat azokhoz a problémákhoz kapcsolódik, amelyek a beszerzési és fizetési folyamat során felmerülhetnek, és károsíthatják a beszállítóival fennálló kapcsolatot. Ez olyan tényezőket tartalmazhat, mint például: 
  • Késedelmes, késedelmes vagy elmulasztott számlafizetések 
  • Magas szervizköltség a kézi nyomon követési folyamatok miatt 
  • A kézi rendelési folyamatok miatt elmulasztott vagy hibás rendelések 
• Üzleti zavar - ez a kockázat azzal a lehetőséggel kapcsolatos, hogy a fizetési célú üzleti tevékenysége megszakad a kulcsfontosságú, manuális folyamatismerettel rendelkező kulcsszemélyzet távozása miatt. 

A ROI kockázata

Ha eddig a pontig képes volt követni a folyamatot, világos elképzelése van arról, hogy a javasolt projektje hogyan és mikor éri el az értéket, és mindezt egy sor feltételezés határozza meg. A ROI kockázatai a következők kockázatai
ezek a feltételezések nem teljesülnek.

Például, ha úgy számolta, hogy a számlafeldolgozási költségek csökkentése az automatizáltabb számlázási csatornák beszállítói általi átvétele miatt történik, mi történik, ha az elfogadás lassabb a vártnál? Milyen mérséklési stratégiákat tud bevezetni
hogy a feltételezések közel álljanak a valósághoz?

Azt javaslom, hogy tekintse át a várható előnyök összes területét:

• A számlázási folyamat előnyei
• A PO feldolgozás előnyei
• Beszerzéshez kapcsolódó juttatások
• Emberekkel kapcsolatos juttatások
• Hatékonysághoz kapcsolódó előnyök

Ezután kockázatértékelést kell végezni ezeken a területeken a valószínűség, a hatás és a mérséklési stratégia azonosítása érdekében.

Tapasztalataink szerint az üzleti ügy nem pénzügyi vonatkozásainak megfogalmazása nagymértékben hozzájárul a bizalom kiépítéséhez, a szakértelmének bemutatásához és az ügyvezetőnek az üzleti ügy pénzügyi oldalára való felkészüléséhez. Következő írásomban ezeket a kulcsfontosságú pénzügyi adatokat fogom hozzáadni
üzleti ügyéhez.