A számla dokumentumként szolgál az eladótól a vevőnek szállított áruk vagy nyújtott szolgáltatások részletezésére. Az egyszerű naplón túl azonban a számlák számos információt tartalmaznak, amelyek tartalmazzák a fizetési feltételeket, a jogi megállapodásokat és egyebeket. A számlák minden vállalkozás számára kulcsfontosságú dokumentációt jelentenek, és segítenek megvédeni az ellenőrzési és jogi nehézségeket. Ugyanakkor egy holisztikus adatkezelési stratégia részeként gyűjtött hatékony és jól kidolgozott számlázás támogatja a stratégiai döntéshozatalhoz hozzájáruló adatelemzést.
Mi az a számla?
A számla olyan, mint az élelmiszervásárlás vagy az olajcsere után kapott nyugta, de más sorrendben – és sokkal összetettebb. Míg fizetés után kap egy élelmiszervásárlási nyugtát, a számla kifizetése vagy kifizetése előtt számlát küld vagy kap. A nyugtákhoz hasonlóan a számlák is naplóznak egy pénzügyi tranzakciót a vevő és az eladó között.
Tehát mi a számla, és miben különbözik a nyugtától? A számla a fentiek mindegyikét teljesíti, de a következőket is tartalmazza:
- Szigorú jogi védelem, ha helyesen csinálják.
- Hasznos adatpontok a szélesebb körű elemzési stratégia megalapozásához.
- Egy módszer, amellyel ellenőrizhető a vállalkozás.
- Adóbevallás megkönnyítése.
- Fizetési módot részletező feltételek.
- Sokkal több, a vállalkozás körülményeitől függően.
A lényeg – a számla egy hivatalos, jogilag alátámasztott tranzakciós napló a vevő és az eladó között, kimerítő részletességgel, amely biztosítja a felek közötti egyetértést, a jogállást vita esetén, valamint dokumentációként szolgál az analitikai törekvések támogatására, védelmet nyújt az ellen. rossz ellenőrzési eredmények, és a maximális adózási idő egyszerűbb.
Melyek a számlák típusai?
Amikor számlákat kezel, küld vagy fogad, azok általában a négy típus egyike lehet:
- Számla: A leggyakoribb típus, az értékesítési számla, általában az, amire a kifejezés hallatán gondolsz. Az értékesítési bizonylattal ellentétben az értékesítési számla részletes információkat tartalmaz mindkét félről, árinformációkat, fizetési információkat stb. Ráadásul, ha a pénz gazdát cserél és a számlát aláírják, a dokumentum jogi eszközként szolgál vita esetén.
- Proforma számla: A pro forma számla lényegében olyan, mint egy előzetes értékesítési számla – becsült szállítási dátumot és költségajánlatot kínál a vevőnek, mielőtt folytatná a munkát vagy elküldené az árut. A pro forma számla lehetővé teszi a vevő számára, hogy kérdéseket tegyen fel, és megértse a költségeket, mielőtt elkötelezi magát.
- Ismétlődő számla: Ha folyamatos vevő/eladó kapcsolatban áll rendszeresen, de folyamatosan szállított árukkal vagy nyújtott szolgáltatásokkal, a számla manuális generálása és jóváhagyása minden alkalommal pazarló. Ehelyett valószínűleg ismétlődő számlát fog használni. Az ilyen típusú számlákat a következő ciklus teljesítése előtt küldik el (azaz havonta, negyedévente vagy évente), és a tranzakció végrehajtása előtt ki kell fizetni. Ez olyan, mint egy streaming videó előfizetés – ha postai úton kapsz egy számlát a Netflixről december 31-énst január 15-éreth havi megújítással, de nem fizet, elveszti a hozzáférést.
- Munkaidő-nyilvántartási számla: Ha egy szolgáltatásalapú céggel dolgozik, például tanácsadókkal vagy kiszervezett könyvelési szolgáltatásokkal, akkor a szállító minden időszakban naplózza az alkalmazottak idejét, és a végösszeget egy munkaidő-nyilvántartási számlán konszolidálja. Ez a számla tartalmazza a munkavállalónkénti óradíjat, az összes ledolgozott órát, azt, hogy az alkalmazottak mit dolgoztak (általában elegendő egy rövid referencia feljegyzés), és a szerződésben vállalt adminisztrátori díjakat.
Egyéb számlatípusok a számvitelben:
- Késedelmes számla
- Összevont számla
- Tartalék- és időközi számlák
- Jóváírási és terhelési emlékeztetők
- Kereskedelmi számla (határokon átnyúló vámügyleteknél használatos)
Hogyan néz ki egy számla?
Számos számlasablon áll rendelkezésre, és mindegyik személyre szabható az Ön egyedi igényei szerint. Íme egy példa arra, hogyan néznek ki a számlák – részletezi a dátumot, a tranzakció feleit, a nyújtott árukat/szolgáltatásokat, a fizetési információkat és a szükséges további részleteket.
Mi a számla célja?
A számla lényegében a nyugta összes szabványos funkcióját teljesíti, de további előnyöket kínál mind a vevők, mind az eladók számára.
Irat- és iratkezelés
Amikor vállalkozásként hajt végre tranzakciókat, törvényi kötelezettsége, hogy szigorú könyvelést tartson fenn minden vásárlásról és eladásról. A hatékony számlázás azt jelenti, hogy védve van a könyvvizsgálattól vagy a jogi eljárásoktól, a minőségi nyilvántartások kezelése pedig évről évre sokkal egyszerűbbé teszi az adóbevallást.
Nem csak a számlázás része kötelező iratkezelés, de a dokumentáció ellenőrzése az általános üzleti egészség jele. Ha nem tudja jól megcsinálni a kis dolgokat, a nagy dolgokat soha nem fogja helyesen megcsinálni – a számlázás pedig azon apróságok közé tartozik, amelyek általános szervezeti hatékonyságát tükrözik.
Fizetéskövetés és adatelemzés
Alapvető funkciója számlaegyeztetés magában foglalja a számlakezelést – számlázás nélkül nem tudja hatékonyan párosítani a tranzakciókat a beszerzési rendelések és az áruátvételi visszaigazolás között. A számla egyben a 3-utas egyeztetés harmadik szakasza, és a számviteli gyakorlatok alapvető funkciója, mint pl számlaegyeztetés.
Ugyanakkor, ha sok szállítóval és beszállítóval zsonglőrködik, figyelemmel kell kísérnie a pénzkiáramlást és azt, hogy kinek mennyivel tartozik. A jól szervezett számlázás segít megőrizni az egyensúlyt a fizetési környezetben, így biztosítva a minőségi kapcsolat fenntartását vállalkozása és szállítói között.
Ha megfelelő számlázási mélységet alakított ki, a dokumentáció hatékony feeder-információként is szolgálhat az adatelemzéshez, különösen, ha Ön a szállítói oldalon áll. A számlázás segít meghatározni a vásárlási trendeket, az üzleti ciklusokat és sok minden mást, ami segít megalapozni marketingstratégiáját. A beszerzési oldalról a hatékony számlaelemzés segít a költségek csökkentésében és a pazarlás vagy a hatékonyság hiányának azonosításában is.
Jogi védelem
Míg a hatékony számlák segítenek megvédeni a könyvvizsgálati vagy adózási aggályokat, a jogi arzenál eszközei is. Mivel az aláírt számlák a szerződéses megállapodások és eljárások részét képezik, a számlázás segítségével biztosíthatja, hogy kifizesse a megállapodás szerinti árat az árukért vagy szolgáltatásokért, vagy megfelelő fizetést kapjon eladóként. Ez segíthet megvédeni a komolytalan perekkel szemben, vagy kiállítási tárgyként szolgálhat, ha a bírósági rendszerbe kényszerítik a fizetést.
Milyen részleteket tartalmaz a számla?
Míg a forma ágazatonként és vállalkozásonként eltérő lehet, a funkció nem. Általában megadja az alábbi alapvető részletek nagy részét, ha nem az összeset:
- Számlaszám a számlák és kifizetések hatékony nyilvántartásához és nyomon követéséhez az egész vállalaton belül.
- A szolgáltatás nyújtásának vagy az áruk leszállításának dátuma (pro forma számla esetén előrejelzés), valamint a számla elkészítésének és elküldésének dátuma.
- Vevő és eladó elérhetőségei.
- Bármely vonatkozó szerződési feltétel, azaz a nettó 30-as feltételekkel történő fizetés, a vitás záradékok stb.
- Részletes információ minden egyes leszállított áruról vagy nyújtott szolgáltatásról az adott sor árai mellett, akár egységárként, akár közösen felszámított formában.
- Minden vonatkozó adó.
- A teljes tartozás és a pénznem információ, ha ez egy nemzetközi ügylet.
- Bármilyen további emlékeztető, megjegyzés vagy személyre szabott üzenet a címzettnek.
Mikor érdemes számlát küldeni?
Nincs „legjobb idő” a számla küldésére, de egy jó ökölszabály igen korán és gyakran. A kommunikáció kulcsfontosságú az élet minden területén, de különösen akkor, ha olyan B2B vagy B2C szolgáltatásokban veszünk részt, amelyeknek komoly jogi következményei vannak.
Míg az Ön konkrét üzleti igényei határozzák meg az időzítést, bevált gyakorlat, ha pro forma számlát küld az ügyfél követelményeinek kidolgozása után, hogy ugyanazon az oldalon legyen, és gyorsan elküldje az értékesítési számlát a kézhezvétel visszaigazolásakor vagy a szolgáltatások teljes teljesítése után. Az utólagos számlázást hívják számlázás szállításkor.
Ha új ügyféllel dolgozik, vagy a szerződés különösen nagy, érdemes előzetes számlát is küldenie a munka megkezdése előtt, hogy biztosítsa az előleget. Ezt nevezik előrehaladott számlázás. Hasonlóképpen, ha a szerződés hosszadalmas, egy időszakközi számla vagy egy meghatározott, előre meghatározott mérföldkövek szerinti számla segíthet abban, hogy a számlázási idő és a költségkeret tekintetében egyaránt jó úton haladjon.
Számlák és belső ellenőrzések
A számlák a háromirányú egyeztetés alapvető részét képezik, ezért kritikusak a hatékonyság szempontjából szállítói kötelezettségek belső ellenőrzése. A számlafolyam nyomon követése az út mentén segít abban, hogy időben megkapja a megrendelt árukat a megállapodott költségeknek megfelelően, miközben megvédi az alkalmazottakat a csalástól vagy a trükkös költekezéstől.
Belül tartozás vagy követelésvevőként vagy szállítóként betöltött szerepétől függően a számla a hitelszámlája kezelésében is segít, mivel azt a fizetés előtt kapták meg. Értékesítési szempontból a számlázás segít nyomon követni a készletszintet vagy a személyzeti igényeket, ha szolgáltatásalapú vállalkozásról van szó.
Következtetés
A számlázás önmagában nem bonyolult, de vállalata méretétől és hatókörétől függően gyorsan megterhelheti, hogy sok számlával zsonglőrködik, és gondoskodik arról, hogy a fizetés időben és helyesen kerüljön elküldésre (vagy fogadásra).
Napjainkban a számlázás gyors változáson megy keresztül, mivel a digitalizálás és a határokon átnyúló tranzakciók normává válnak. A sokaság automatizált AP és a számlázó szoftver segíti a felhasználókat a számlafolyamat automatizálásában, beleértve a testreszabott sablonokat a számlák gyors kézbesítéséhez a vevőkhöz, valamint a számlák egyszerűsítéséhez számla-jóváhagyási munkafolyamatok számlaegyeztetés végrehajtásakor ill beszerzési folyamatok.
Mivel a következő generációs számlázási platformok teljesen digitálisak, pénzt is megtakaríthat, ha csökkenti a személyzeti szükségleteket, és hagyja, hogy az alkalmazottak az üzleti pozíció javítására összpontosítsanak, ahelyett, hogy kézi adathalmazokat halmoznának fel. Ha fizikai számlákat küld vagy fogad, sok platform is kínál optikai karakter felismerés (OCR), egy olyan technológia, amely automatikusan feltölti a digitális szöveget és a fizikai dokumentumokból beolvasott információkat.
Ne feledje, hogy a kis dolgok helyes elvégzése a hatékony irányítás alapja – és a számlázási folyamat feszes fedelének megőrzése egyike azoknak a könnyű nyereményeknek, amelyek sikeressé teszik szervezetét.
- SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
- PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
- PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
- Forrás: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :is
- :nem
- $ UP
- a
- Képes
- Rólunk
- felett
- hozzáférés
- Szerint
- Fiók
- számvitel
- Fiókok
- fizetendő számlák
- át
- További
- admin
- Után
- ellen
- egyeztetett
- megállapodások
- Minden termék
- lehetővé teszi, hogy
- mentén
- mellett
- Is
- an
- elemzés
- Analitikus
- analitika
- és a
- Évente
- bármilyen
- alkalmazható
- jóváhagyás
- VANNAK
- fegyverraktár
- AS
- kérdez
- szempontok
- At
- könyvvizsgálat
- automatizált
- automatikusan
- elérhető
- B2B
- B2C
- alap
- BE
- válik
- előtt
- Kezdet
- Előnyök
- között
- Túl
- Nagy
- Számla
- számlázás
- mindkét
- Mindkét fél
- tágabb
- költségvetés
- üzleti
- vállalkozások
- de
- VEVŐ..
- vásárlók
- Vásárlás
- by
- hívott
- TUD
- eset
- Készpénz
- változik
- Változások
- változó
- karakter
- töltött
- körülmények
- vásárló
- együttesen
- elkövetése
- Közös
- közlés
- Társaságé
- bonyolult
- aggodalmak
- következtetés
- Körülmények
- megerősítés
- megszilárdítása
- tanácsadók
- tartalmaz
- szerződés
- contribuer
- ellenőrzés
- Mag
- kijavítására
- helyesen
- Költség
- kiadások
- Bíróság
- hitel
- kritikai
- határokon átnyúló
- Valuta
- szabható
- szabott
- vámhatóság
- vágás
- csökkenti a kiadásokat
- ciklusok
- dátum
- Adatelemzés
- adatkezelés
- adat pontok
- találka
- tartozás
- december
- Döntéshozatal
- szállít
- szállított
- kézbesítés
- attól
- mélység
- részlet
- részletes
- részletezve
- részletek
- Határozzuk meg
- fejlett
- különbözik
- különböző
- nehézségek
- digitális
- digitalizálás
- Vita
- do
- dokumentum
- dokumentáció
- dokumentumok
- nem
- Nem
- Ennek
- csinált
- ne
- le-
- hajtás
- e
- minden
- könnyű
- Hatékony
- hatékonyan
- hatékonyság
- munkavállaló
- alkalmazottak
- törekvéseket
- elkötelezett
- biztosítására
- biztosítja
- biztosítása
- Vállalkozás
- Egyensúlyi
- lényegében
- becsült
- stb.
- esemény
- példa
- végrehajtja
- végrehajtó
- kiállít
- tény
- díjak
- filé
- Benyújtás
- pénzügyi
- Cég
- áramlási
- Összpontosít
- A
- forma
- Alapítvány
- négy
- csalás
- ból ből
- teljesen
- funkció
- funkciók
- generáló
- kap
- szerzés
- jó
- áruk
- kezek
- Legyen
- Egészség
- hall
- segít
- segít
- tart
- holisztikus
- vendéglátó
- NYITVATARTÁS
- Hogyan
- HTTPS
- i
- azonosítani
- if
- javuló
- in
- tartalmaz
- magában foglalja a
- Beleértve
- elégtelenségek
- info
- tájékoztat
- információ
- helyette
- eljáró
- belső
- bele
- leltár
- számla
- Számlakezelés
- számlák
- számlázás
- IT
- ITS
- maga
- január
- éppen
- Tart
- tartás
- Kulcs
- Kedves
- táj
- nagy
- perek
- Jogi
- jogilag
- bérbeadása
- szintek
- élet
- mint
- Valószínű
- vonal
- kis
- log
- néz
- hasonló
- veszít
- fenntartása
- KÉSZÍT
- kezelése
- vezetés
- kezelése
- mód
- kézikönyv
- kézzel
- sok
- Marketing
- Mérkőzés
- egyező
- szabadúszó
- max
- Lehet..
- eszközök
- Emlékeztető
- üzenet
- Módszertan
- esetleg
- mérföldkövek
- pénz
- havi
- több
- a legtöbb
- sok
- sokaság
- Szükség
- igények
- Netflix
- soha
- Új
- következő
- nem
- megjegyezni
- szám
- OCR
- of
- Ajánlatok
- hivatalos
- gyakran
- Olaj
- on
- egyszer
- ONE
- folyamatban lévő
- csak
- or
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- szervezeti
- eredmények
- átfogó
- túlterheltek
- oldal
- fizetett
- rész
- különösen
- fél
- ösvény
- Fizet
- fizet
- fizetés
- kifizetések
- mert
- időszak
- időszakos
- Személyre
- perspektíva
- fizikai
- darab
- Platformok
- Plató
- Platón adatintelligencia
- PlatoData
- plusz
- pont
- szegény
- helymeghatározás
- gyakorlat
- gyakorlat
- előzetes
- előkészített
- ár
- árazás
- Előzetes
- per
- Eljárás
- folyamat
- beszerzés
- előrejelzések
- megfelelően
- védelme
- védett
- védelme
- védelem
- Vásárlás
- vásárlások
- cél
- törekvés
- világítás
- negyedévenként
- Kérdések
- gyorsan
- idézet
- elágazások
- gyors
- Arány
- Inkább
- bevételek
- kap
- kapott
- fogadó
- egyeztetés
- rekord
- nyilvántartások
- ismétlődő
- csökkentő
- referencia
- tekintettel
- kapcsolat
- kiolvasztott
- képvisel
- kötelező
- követelmények
- jobb
- Szerep
- Szabály
- értékesítés
- azonos
- Megtakarítás
- hatálya
- ágazatok
- biztonság
- látás
- Sellers
- küld
- elküldés
- küldött
- szolgál
- szolgálja
- szolgáltatás
- Szolgáltatások
- készlet
- Szettek
- Shield
- kellene
- oldal
- <p></p>
- aláírt
- Egyszerű
- egyszerűbb
- óta
- Méret
- kicsi
- különleges
- Költési
- személyzeti
- standard
- álló
- Stratégiai
- Stratégia
- folyó
- áramvonal
- Szigorú
- előfizetés
- siker
- elegendő
- szállítók
- támogatás
- Támogatja
- rendszer
- adó
- Adók
- Technológia
- sablonok
- kifejezés
- feltételek
- Felhasználási feltételeket
- szöveg
- mint
- hogy
- A
- azok
- Ezek
- dolgok
- Szerintem
- Harmadik
- ezt
- azok
- bár?
- Keresztül
- egész
- Így
- idő
- időszerű
- időzítés
- nak nek
- szerszám
- Végösszeg
- vágány
- Csomagkövetés
- tranzakció
- tranzakció
- Tranzakciók
- Trends
- típus
- típusok
- jellemzően
- megért
- megértés
- egyedi
- nem úgy mint
- upon
- használ
- használt
- Felhasználók
- rendszerint
- eladó
- gyártók
- videó
- akar
- volt
- Hulladék
- Út..
- JÓL
- voltak
- Mit
- Mi
- bármi
- amikor
- mivel
- vajon
- míg
- teljesen
- lesz
- Győzelem
- val vel
- belül
- nélkül
- Munka
- dolgozott
- dolgozó
- év
- te
- A te
- zephyrnet