Sok cégvezető számára a kintlévőség-ciklust kizárólag készpénzbeszedésnek tekintik, de valójában ennél összetettebb. Létfontosságú szerepet játszik a számviteli ciklus és az általános üzleti funkciókat, a kintlévőségek csoportja felelős a felülvizsgálatért megrendelések, minden ügyfél hitelének ellenőrzése, megfelelő hitelfeltételek biztosítása, számlák küldése, kifizetések beszedése, valamint olyan kulcsfontosságú pénzügyi mutatók kezelése, mint az AR öregedése és a rossz adósságok.
Nem számít, milyen terméket vagy szolgáltatást értékesít a vállalkozása, a teljes ciklusú követelések kulcsfontosságúak az Ön sikere szempontjából. Megfelelő készpénzbeszedés nélkül pénzforgalmi és likviditási problémákkal kell szembenéznie; átgondolt ügyfélszerződések nélkül az ügyfélkapcsolatok szenvedhetnek; és az AR-mutatók szoros figyelemmel kísérése nélkül a vezetői csapat nem tud megfelelő üzleti döntéseket hozni. A követelések folyamatának célja, hogy megköszönje a vállalkozásába bejövő pénzáramlás minden centjét.
Ebben a cikkben bemutatjuk a teljes ciklusú AR-folyamatot, kiemeljük a jól menedzselt AR-ciklus előnyeit, és segítünk megérteni, hogy az automatizálás/technológia miként könnyítheti meg az AR-hez kapcsolódó feladatokat. Minden égető kérdésedre választ kapsz.
Mi az a kintlévőség-folyamat vagy AR-ciklus?
Az AR-feldolgozás több, mint fizetési emlékeztetők küldése az ügyfeleknek és a késedelmes fizetések leküzdése. Ha a szervezete AR-stratégiája itt kezdődik, akkor pénzkidobással jár, és több időt tölt a rendetlenségek feltakarításával, mint üzleteléssel. A teljes ciklusú AR valójában minden megfelelő felülvizsgálatával kezdődik megrendelés vállalkozása egy vásárolni vágyó ügyféltől kap.
A ciklust a legegyszerűbb vizuálisan megnézni, úgyhogy kezdjük ott.
Ahogy a folyamatábra is mutatja, még sok mindenről van szó AR menedzsment mint amilyennek látszik. Igen, szüksége van arra, hogy az AR-csapat jól érezze magát, ha nehéz beszélgetéseket folytathat a kifizetetlen számlákkal rendelkező ügyfelekkel, de emellett proaktívnak kell lennie, kezelnie kell a kockázatokat, és részletes AR-jelentést kell készítenie.
Annak érdekében, hogy jobban bemutassuk a fenti lépések fontosságát, nézzük végig őket egyenként.
A követelések folyamatának lépései: A teljes AR ciklus munkafolyamat
Ha a követelésszámla, amely eszköz, nem válik készpénzzé, akkor pénzt hagy az asztalon, és veszélybe sodorja vállalkozását. Ha a teljes ciklust nézzük, a kintlévőség-optimalizálás minden egyes lépéstől függ. Egyik nem fontosabb, mint a másik, hanem az AR-ciklus minden egyes lépése befolyásolja a szervezet készpénzgyűjtési és haszonkulcsok növelésének képességét.
1. lépés: Az Ügyfél megrendelést ad le
Akár B2B, akár B2C területen dolgozik, az ügyfeleknek rendeléseket kell leadniuk a követelésciklus elindításához. A B2B területen, amikor egy beszerzési megrendelés érkezik, az egyik első csapat, amely meglátja azt, az AR csapat. Megfelelő átvilágítást kell végezniük annak biztosítása érdekében, hogy a vásárlási megrendelés jogszerű legyen, a megfelelő információkat tartalmazza, és hogy ne csalárd. Ebben a szakaszban az értékesítési csapat bevonható az AR tájékoztatásába a bejövő rendelésről.
2. lépés: Hitelvizsgálat és jóváhagyás
Törvényes megrendelés esetén a kintlévőségekkel foglalkozó szakértőknek minden egyes ügyfél hitelképességének felmérésével tovább kell védeniük vállalkozását a kockázatoktól. Az új ügyfelek számára alapos hiteligénylési eljárás szükséges soha át kell hagyni. Meglévő ügyfelek esetén tekintse meg fizetési előzményeiket a szervezeténél. Időben fizetnek? Kihagytak valaha fizetést? A részletes ügyfélnyilvántartás vezetése kulcsfontosságú a rossz adósságok és a pénzügyi kockázatok mérséklése szempontjából.
3. lépés: Az AR számlát küld
Miután az ügyfél hitelképességét meghatározták, és az AR csapata kényelmesen folytatja a teljesítési folyamatot, számla elküldik az ügyfélnek. A számlának tartalmaznia kell a fizetési feltételeket, a megvásárolt terméket és mindkét cég elérhetőségét. Ugyanúgy AP automatizálás segít az AP csapatának automatikusan feldolgozni és kifizetni a bejövő számlákat, az AR automatizálás pedig támogatja az adott tranzakció feladói oldalát.
4. lépés: Fizetési emlékeztetők küldése és alapok begyűjtése
A számla elküldése után az óra elindul. Az ügyfeleknek csak a megadott fizetési időszak áll rendelkezésére a kifizetések benyújtására. Ha a fizetési feltételek N30-asak, ami azt jelenti, hogy szerződésben kötelesek kifizetni a számlát a kézhezvételtől számított 30 napon belül, akkor az AR-csapatnak rendszeresen fizetési emlékeztetőt kell küldenie a fizetés beérkezéséig. A dolgok még egyszerűbbé tétele érdekében automatizálja a fizetési emlékeztetőket és más ismétlődő feladatokat számviteli automatizálás szoftver.
5. lépés: Frissítse a rossz adósságot/leírás a be nem gyűjtött alapokat
Bár nem ideális, az üzleti életben az a valóság, hogy mindig lesz egy-két ügyfél, aki nem fizet. Ez komoly pénzügyi csapást okozhat, amikor ez megtörténik, ezért elengedhetetlen a követelésciklus minden lépésének alapos elvégzése. Ha az ügyfél figyelmen kívül hagyja a fizetés behajtására irányuló összes kísérletet, a tartozást behajthatatlan követelésként írják le. A behajthatatlan követelések leírásának ütemezése az ágazattól, az ügyfél fizetési feltételeitől és az adott PO-val kapcsolatos bármilyen különleges körülménytől függ.
6. lépés: Bejövő fizetések fogadása és feldolgozása
Pozitívum, hogy a legtöbb ügyfél fizeti a számláit. Amikor beérkezik a pénz, az AR-csapatnak le kell zárnia a számlát, és frissítenie kell a szervezetében alkalmazott számlakövetelések nyomon követési mechanizmusait. Tegye a lehető legegyszerűbbé az ügyfelek számára a fizetést automatikus fizetés, ACH, elektronikus átutalás vagy egyéb fizetési módok felajánlásával.
7. lépés: Viták kezelése
Ez nem lesz része minden AR-folyamatnak, de ha az ügyfél bármilyen okból vitatja a számlát, akkor itt az ideje kezelni a helyzetet. Talán nem voltak elégedettek a kapott termékkel, vagy azt állítják, hogy soha nem kapták meg. Az AR-nek mindent meg kell tennie a viták megoldása és az alapok beszedése érdekében. Néha az ügyfelek kifizetik a számla egy részét – egy rövid fizetést –, és az AR-n múlik, hogy kiderítse, miért történt ez, és felvázolja a teljes fizetés beszedésének módját.
8. lépés: Az AR-jelentések kezelése
Számos olyan mérőszám van, amelyek kritikusak a teljes ciklusú követelések folyamata során. A AR forgalmi arányAz AR-csapat által kezelt néhány gyakori mérőszám, a Days Sales Outstanding (DSO) és a Gyűjtemények hatékonysági indexe. A hónap végi zárási folyamat során, amely a teljes elszámolási ciklus utolsó lépése, az AR csapat elküldi a szükséges naplóbejegyzéseket, és gondoskodik a főkönyvi AR számlák megfelelő frissítéséről.
A kintlevőségek ciklusának automatizálásának előnyei
Ugyanígy gyártási szoftver felhasználható a gyártási folyamat nagy részének automatizálására, az automatizálási szoftvert be lehet (és kell is!) bevetni az AR ciklus során. Az AR-feldolgozás fárasztó, összetett, és sok részletes nyomon követést igényel, hogy „jó legyen”. Még a legjobb AR-csapatok számára is nehéz lehet lépést tartani a fizetési emlékeztetőkkel, a hitelellenőrzéssel, a hónap végi jelentésekkel és a szerepkörükből adódó sok egyéb követelménysel.
A megfelelő automatizálási eszközökkel és a megfelelő megvalósítással AR-csapata megnövekedett termelékenységet, jobb jelentéskészítést és számos egyéb előnyt fog tapasztalni.
Csökkentett feldolgozási idő
Az AR-feldolgozás semmi, ha nem időigényes. Minél több beszerzési megrendelés érkezik – ami nagyszerű üzleti szempontból –, annál megterhelőbb az AR-csapat. Az automatizálással, e-számlák automatikusan létrehozható és elküldhető az ügyfeleknek, a kifizetések emberi beavatkozás nélkül fogadhatók, sőt a hitelellenőrzés is kezdeményezhető számítógéppel. Az AR-csapat által megspórolt időn keresztül minden nap több értéknövelő tevékenységre koncentrálhatnak.
Üzleti méretezhetőség
Ha növelni szeretné vállalkozását, az AR-nek lépést kell tudnia tartani ezzel a növekedéssel. Ugyanaz a, mondjuk 3 főből álló csapat nem tud 30 ügyfél teljes AR-feldolgozásának kezelésétől 3,000 ügyfél teljes AR-feldolgozásának kezeléséig. Ennek a méretaránynak az eléréséhez elengedhetetlenek az automatizálási eszközök.
Automatizált emlékeztetők és gyűjtések
Az előlegek hajszolása önmagában is teljes munkaidős munka lehet. Az automatikus emlékeztetők, az automatizált fizetésfeldolgozás és az automatizált rendszerfrissítések révén az AR-csapatok az előzetes átvilágításra, az ügyfélkapcsolatokra és a funkcionális KPI-kre összpontosíthatnak. Az automatikus emlékeztetők önmagukban javíthatják a helyzetet AR forgalmi arány, növeli a pénzáramlást, és végső soron befolyásolja az eredményt.
Kevesebb adathiba
Ha eljött a hónap végi zárás ideje, és ha a hónap során bármilyen adatot hibásan rögzítettek, hosszú időbe telhet, amíg kibomlik a szál, és megértjük, hol történt a hiba. De az automatizálás révén a számítógépek zökkenőmentesen másolják az adatokat, és nagyon ritkán követnek el adatbeviteli hibákat, mint emberi társaik.
Költségmegtakarítás
A beszedési hatékonysági index javításán túl a kintlévőség-ciklus automatizálásával nagyon is valós költségmegtakarítások várnak realizálásra. Kevesebb ember több tranzakciót tud feldolgozni, szervezete pénzforgalmi szintje egészségesebb lesz, és kevesebb behajthatatlan követelést ír le, mint valaha.
Továbbfejlesztett betekintési és jelentési képességek
A pénzügyi jelentések és az adatközpontú betekintések segítenek az üzleti döntések meghozatalában. Korábban az AR-csapatok nem rendelkeztek elegendő sávszélességgel a kiváló jelentéskészítéshez, mivel minden idejüket beszedési hívásokkal és hitelellenőrzéssel töltötték. Most az automatizálással ez az idő felszabadult, de ez nem áll meg. A legjobb szoftvermegoldások integrált irányítópult-képességekkel és jelentéskészítési funkciókkal érkeznek, amelyek valós idejű frissítéseket biztosítanak a legfontosabb mutatókról, amelyekre a vezetői csapat támaszkodik.
Ne hagyjon pénzt az asztalon
Egyszerű tény, hogy minél hatékonyabb egy szervezet AR-folyamata, annál jobban fog teljesíteni a szervezet. Nem folytathatja üzleti tevékenységét, ha nincs elegendő pénzáramlása a működéséhez, és nem lesz pénzforgalma a követelések folyamata nélkül.
A követelések folyamata mindig is kulcsfontosságú üzleti funkció volt, és mindig is az lesz, de ma már robot folyamatok automatizálása képességeit, még nagyobb hatással lehet vállalkozására. Az AR automatizálásába való befektetés pénzbe kerül, de ha nem fektet be az AR automatizálásába, az hosszú távon többe fog kerülni. Ne hagyjon pénzt az asztalon.
- SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
- PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
- PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
- Forrás: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-cycle/
- :van
- :is
- :nem
- :ahol
- $ UP
- 000
- 000 vásárló
- 1
- 30
- 7
- 8
- a
- képesség
- Képes
- Rólunk
- felett
- Fiók
- számvitel
- Fiókok
- inden
- Elérése
- tevékenységek
- tulajdonképpen
- Öregedés
- Minden termék
- kizárólag
- Is
- mindig
- an
- és a
- Másik
- bármilyen
- Alkalmazás
- megfelelő
- AR
- VANNAK
- cikkben
- AS
- értékelése
- vagyontárgy
- At
- Kísérletek
- automatizált
- Automatizált
- Automatikus
- automatikusan
- automatizálás
- Automatizálás
- B2B
- B2C
- Rossz
- Sávszélesség
- BE
- mert
- óta
- előtt
- hogy
- Előnyök
- BEST
- legjobb szoftver
- Jobb
- nagyobb
- Bankjegyek
- fellendítésére
- mindkét
- Alsó
- égő
- üzleti
- üzleti funkciók
- Üzleti vezetők
- de
- by
- kéri
- TUD
- képességek
- Készpénz
- pénzforgalom
- cent
- kihívások
- Táblázatos
- ellenőrzése
- Ellenőrzések
- körülmények
- követelés
- Takarításra
- óra
- közel
- gyűjt
- Gyűjtő
- gyűjtemény
- gyűjtemény
- hogyan
- jön
- kényelmes
- érkező
- Közös
- Companies
- teljes
- bonyolult
- számítógép
- számítógépek
- Magatartás
- vezető
- kapcsolat
- tartalmaz
- folytatódik
- folyamatos
- szerződések
- beszélgetések
- kijavítására
- Költség
- költségmegtakarítás
- tudott
- társaik
- készítette
- hitel
- kritikai
- vevő
- Ügyfelek
- ciklus
- műszerfal
- dátum
- adatbevitel
- adatalapú
- Nap
- üzlet
- Adósság
- határozatok
- igények
- függ
- függ
- telepített
- részletes
- eltökélt
- nehéz
- szorgalom
- viták
- do
- Nem
- Ennek
- ne
- le-
- hajtás
- két
- alatt
- minden
- könnyebb
- legegyszerűbb
- könnyű
- Hatékony
- hatékonyság
- végén
- fokozott
- elég
- biztosítására
- belépés
- alapvető
- Még
- EVER
- Minden
- létező
- tapasztalat
- Tapasztalatok
- szakértők
- szem
- tény
- Jellemzők
- érez
- úgy érzi,
- kevés
- kevesebb
- pénzügyi
- Találjon
- vezetéknév
- áramlási
- Összpontosít
- A
- csaló
- ból ből
- Tele
- funkció
- funkcionális
- funkciók
- alapok
- további
- általános
- kap
- Ad
- Go
- megy
- nyújtó
- nagy
- Nő
- Növekedés
- kéz
- fogantyú
- történt
- megtörténik
- Kemény
- Legyen
- tekintettel
- egészségesebb
- segít
- segít
- Kiemel
- történelem
- Találat
- HTTPS
- emberi
- ideális
- if
- illusztrálja
- Hatás
- Hatások
- parancsoló
- végrehajtás
- fontosság
- fontos
- javul
- javuló
- in
- tartalmaz
- Bejövő
- tévesen
- index
- ipar
- információ
- kezdeményez
- kezdeményezett
- meglátások
- integrált
- beavatkozás
- bele
- befektetés
- számla
- számlák
- részt
- IT
- ITS
- maga
- Munka
- folyóirat
- Tart
- tartás
- Kulcs
- keresztnév
- Késő
- vezetők
- Vezetés
- Szabadság
- kilépő
- Főkönyv
- jogos
- kevesebb
- szint
- szintek
- mint
- vonal
- fizetőképesség
- Hosszú
- hosszú idő
- néz
- keres
- Sok
- leeresztés
- fontos
- csinál
- Gyártás
- kezelése
- sikerült
- kezelése
- gyártási
- sok
- margók
- megvalósul
- Anyag
- Lehet..
- jelenti
- mechanizmusok
- Megfelel
- Metrics
- megszakított
- hiba
- hibákat
- enyhítő
- pénz
- Hónap
- több
- a legtöbb
- sok
- kell
- elengedhetetlen
- Szükség
- igények
- soha
- Új
- nem
- semmi
- Most
- of
- kedvezmény
- felajánlás
- on
- ONE
- csak
- Művelet
- optimalizálás
- or
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- Más
- ki
- kiemelkedő
- átfogó
- rész
- múlt
- ösvény
- Fizet
- fizetés
- fizetésfeldolgozás
- kifizetések
- Emberek (People)
- Teljesít
- talán
- Hely
- Helyek
- Plató
- Platón adatintelligencia
- PlatoData
- játék
- plusz
- PO
- porció
- lehetséges
- proaktív
- folyamat
- feldolgozás
- Termékek
- termelékenység
- Nyereség
- megfelelő
- megfelelően
- ad
- Vásárlás
- megrendelés
- vásárolt
- elhelyezés
- Kérdések
- ritkán
- Inkább
- igazi
- real-time
- Valóság
- realizált
- ok
- Kapott
- kap
- kapott
- kap
- rekord
- feljegyzett
- Kapcsolatok
- ismétlő
- Jelentő
- megköveteli,
- megoldása
- felelős
- Kritika
- felülvizsgálata
- jobb
- Kockázat
- Szerep
- szerepek
- futás
- értékesítés
- azonos
- elégedett
- elégedett valamivel
- Megtakarítás
- azt mondják
- Skála
- zökkenőmentesen
- lát
- Eladási
- küld
- feladó
- elküldés
- küld
- küldött
- szolgáltatás
- rövid
- kellene
- előadás
- kirakat
- oldal
- Egyszerű
- helyzet
- So
- szoftver
- Kizárólag
- Megoldások
- néha
- Hely
- speciális
- különleges
- meghatározott
- költ
- költött
- Színpad
- kezdet
- kezdődik
- Lépés
- Lépései
- megáll
- Stratégia
- áramvonal
- beküldése
- siker
- ilyen
- Támogatja
- rendszer
- táblázat
- Vesz
- feladatok
- csapat
- csapat
- feltételek
- mint
- köszönet
- hogy
- A
- azok
- Őket
- Ott.
- ők
- dolgok
- ezt
- alaposan
- gondoltam
- Keresztül
- egész
- idő
- időigényes
- időrendben
- nak nek
- mai
- szerszámok
- Csomagkövetés
- tranzakció
- Tranzakciók
- transzferek
- forgalom
- kettő
- Végül
- képtelen
- megért
- kibontani
- -ig
- Frissítések
- frissítve
- Frissítés
- használt
- segítségével
- hozzáadott érték
- nagyon
- előző
- fontos
- Várakozás
- akar
- volt
- Út..
- módon
- Mit
- Mi
- amikor
- ami
- WHO
- miért
- lesz
- ablak
- Huzal
- val vel
- belül
- nélkül
- Munka
- ír
- írás
- írott
- Igen
- te
- A te
- zephyrnet