Bagaimana Mengelola Pengendalian Internal untuk Hutang Usaha

Semua bisnis harus secara ahli mengelola pembayaran utangnya kepada orang atau entitas lain. Fungsi ini, disebut sebagai akun hutang, sangat penting untuk operasi bisnis, pengelolaan keuangan, dan pembangunan hubungan jangka panjang di setiap industri. 

Tim hutang harus menemukan keseimbangan antara kecepatan dan akurasi untuk mendapatkan pembayaran yang tepat kepada mitra yang tepat tepat waktu. Kemungkinan kesalahan seputar pembayaran memerlukan beberapa pengendalian utang usaha untuk diterapkan di seluruh proses proses hutang dagang. 

Pengendalian internal utang usaha telah dikembangkan dengan hati-hati, diterapkan secara luas, dan terus disempurnakan untuk melindungi bisnis dari risiko pembayaran di mana pun proses AP berasal. Kami akan memeriksa berbagai jenis pengendalian AP, praktik terbaik pengendalian internal utang usaha, dan cara mengelola pengendalian AP dalam lanskap digital saat ini.

Memahami Pengendalian Internal Hutang Usaha

Dalam hal pencairan dana – baik kepada pelanggan yang melakukan pengembalian, vendor yang mengirimkan bahan mentah, atau lembaga pemerintah yang memungut pajak atau biaya – penting agar kesalahan pemrosesan tidak menghalangi. Bisnis yang berhutang akan mengirimkan invoice, invoice tersebut akan diproses oleh tim AP, kemudian tim AP akan mengirimkan dana ke pemilik invoice. Setelah dana cair, prosesnya akan selesai dan bisnis dapat berjalan seperti biasa. 

Pengendalian internal untuk hutang usaha adalah serangkaian standar dan persyaratan yang menjadikan proses AP lebih efisien, mengurangi risiko bisnis yang terkait dengan fungsi tersebut, dan mengoptimalkan pengelolaan kas jangka panjang. Singkatnya, an tim AP yang efisien dan efektif akan berdampak positif pada setiap fungsi bisnis hilir. 

Risiko Hutang Usaha

Akun hutang risikonya lebih dari sekadar keterlambatan pembayaran dan rusaknya hubungan bisnis; jika cukup parah, kelangsungan bisnis dapat dipertanyakan karena masalah utang usaha. Beberapa risiko terbesar dalam fungsi bisnis ini adalah:

• Penipuan
• Pembayaran Terlambat atau Tidak Lengkap
• Ketidakpatuhan terhadap Persyaratan Audit
• Manajemen Faktur yang Tidak Tepat
• Pembayaran lebih

Fungsi Bisnis Pengendalian Hutang Usaha

Jika diterapkan dengan benar, pengendalian internal utang usaha membagi peran dan tanggung jawab di seluruh proses, memastikan keakuratan faktur dan pembayaran, memitigasi risiko pembayaran ganda, memelihara jejak kertas yang dapat diaudit, dan mengurangi kesalahan manusia dari awal hingga akhir. 

Dengan adanya kontrol AP yang tepat, para pemimpin bisnis, pelanggan, dan vendor lainnya dapat tidur nyenyak karena mengetahui risiko penipuan sangat kecil, transfer dana akan cepat dan akurat, dan pengelolaan keuangan organisasi Anda dapat diandalkan. Ada banyak praktik terbaik pengendalian internal utang usaha yang harus diprioritaskan oleh setiap bisnis; mari kita membahasnya.

Jenis Pengendalian Internal untuk Hutang Usaha

Pengendalian internal utang usaha dibagi menjadi tiga subkategori utama: pengendalian kewajiban membayar, pengendalian entri data, dan pengendalian entri pembayaran. Setiap kategori selaras dengan langkah-langkah utama dalam proses pembayaran: memvalidasi faktur masuk, memastikan data dicatat dengan benar secara internal, dan menyalurkan jumlah dana yang tepat kepada penerima pembayaran. 

Kewajiban Membayar Kontrol

Jenis pengendalian internal pertama untuk hutang usaha berpusat pada kewajiban bisnis untuk membayar. Ketika faktur masuk dikirim ke suatu bisnis, bisnis tersebut harus mengirimkannya memvalidasi setiap faktur. Faktur tersebut harus sesuai dengan barang atau jasa yang diterima dan tidak boleh merupakan duplikat dari faktur yang telah diproses. Pada bagian proses ini, tim AP Anda perlu melakukan uji tuntas menggunakan metode berikut:

1. Persetujuan Faktur

Tergantung pada struktur organisasi Anda, peran pasti yang bertanggung jawab persetujuan faktur bisa bervariasi, namun umumnya, ada satu orang atau sekelompok kecil orang yang meninjau faktur masuk, memverifikasi bahwa jumlah terutang sudah benar, dan menyetujui pembayaran untuk faktur tersebut. 

Hal ini mungkin lebih sulit dilakukan daripada yang Anda kira. Pemberi persetujuan perlu mengetahui berapa banyak produk yang dibeli, berapa harga jual yang disepakati, dan apakah produk tersebut telah diterima. Dengan faktur, pesanan pembelian asli, dan tanda terima pengiriman, mereka dapat memeriksa ulang informasi untuk memastikan keakuratannya.

2. Persetujuan Pesanan Pembelian

Ketika sebuah bisnis memutuskan untuk melakukan pembelian, tim pengadaan harus menerbitkan dan menyetujuinya pesanan pembelian. Setelah pesanan pembelian disetujui, pesanan tersebut diberikan nomor pesanan dan dibagikan kepada vendor. Hal ini memberikan pengecekan sederhana kepada pemberi persetujuan faktur sebelum menyetujui pembayaran setiap faktur. Ini adalah cara terbaik untuk mengurangi pengeluaran berlebihan dan mengelola perkiraan pengeluaran. 

3. Pencocokan Tiga Arah

Proses membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan menerima informasi disebut pencocokan tiga arah. Ini memastikan bahwa barang yang dibayar telah diterima. Pencocokan harus dilakukan sebelum mengotorisasi pembayaran. 

4. Duplikat Faktur atau Audit Pembayaran

Yang terakhir adalah memverifikasi bahwa pembayaran belum dikirim ke vendor untuk item baris pada faktur. Dulunya bersifat manual, namun sekarang, sebagian besar bisnis bergantung pada perangkat lunak seperti Nanonets untuk menyisir sistem mereka, mencari nomor faktur dan nomor pesanan terkait, dan menandai setiap pembayaran duplikat.  

Kontrol Entri Data

Kontrol entri data — terutama dengan solusi digital yang paling banyak digunakan fungsi akuntansi dan FP&A – adalah pengendalian internal utama untuk tim utang usaha saat ini. Setelah menentukan kewajiban Anda untuk membayar, kontrol entri data diterapkan untuk memasukkan data yang benar ke dalam perangkat lunak hutang usaha Anda. Baik Anda menggunakan ERP, platform otomatisasi, atau kombinasi alat, entri data yang akurat harus diprioritaskan. Ada dua cara untuk menavigasi pengendalian internal untuk hutang usaha:

1. Catat Faktur Sebelum Persetujuan

Dengan pendekatan ini, invoice dan masing-masing debitnya dicatat segera setelah tim AP menerimanya dari pengirim. Dana tersebut kemudian dikirim melalui proses persetujuan, yang seringkali menghasilkan proses dan pencairan dana yang lebih cepat.

2. Rekam Faktur Setelah Persetujuan

Jika Anda khawatir tentang pembayaran ganda, pilih untuk mencatat faktur di sistem Anda setelah disetujui oleh otoritas yang berwenang secara internal. Jika Anda berhati-hati, ini adalah pendekatan yang disarankan. 

3. Kontrol Entri Pembayaran

Jenis pengendalian internal utama terakhir untuk proses hutang adalah semua pengendalian entri pembayaran. Ini fokus pada pengiriman pembayaran yang terkait dengan faktur yang telah disetujui dan diunggah ke sistem Anda. Pengendalian utang usaha dalam kategori ini adalah:

4. Pemisahan tugas

Jangan menugaskan orang yang sama untuk menyiapkan dan menandatangani cek; pisahkan keduanya untuk menciptakan lapisan keamanan tambahan. Ini juga memastikan bahwa orang kedua memeriksa ulang semuanya sebelum pembayaran dilakukan. Hal ini mungkin tampak sederhana, namun memainkan peran utama dalam pengendalian internal utang usaha secara keseluruhan. 

5. Penandatanganan Pemeriksaan Manual

Jauhi stempel tanda tangan dan perintahkan penandatanganan cek manual kuno untuk semua pembayaran vendor. Prangko dapat digunakan oleh orang yang tidak berwenang, meningkatkan risiko penipuan, dan menyebabkan pembayaran ganda yang tidak disengaja.

6. Penyimpanan Periksa Aman

Simpan cek di tempat penyimpanan terkunci yang terpisah dari stempel tanda tangan yang digunakan organisasi Anda.

7. Nomor Pemeriksaan Pelacakan

Dengan mengawasi semua cek yang telah dikirim menggunakan proses pemeriksaan, tim AP dapat mengidentifikasi jika ada cek yang hilang dan menandai masalah tersebut melalui saluran yang tepat.

8. Penandatanganan Ganda

Pengendalian utang usaha tidak akan lengkap tanpa kebijakan penandatanganan ganda untuk pembayaran apa pun dalam jumlah tertentu. Seorang manajer atau eksekutif tingkat tinggi dapat bertindak sebagai pelindung yang efektif ketika banyak uang yang dipertaruhkan.

Praktik Terbaik Pengendalian Internal Hutang Usaha

Semua kategori kontrol AP dilengkapi dengan rekomendasi praktik terbaik. Penting untuk terus mengetahui praktik terbaik pengendalian internal utang usaha saat ini, terutama karena teknologi baru mengubah proses AP secara internal dan eksternal. 

Praktik Terbaik: Kewajiban Membayar Kontrol

Untuk mendapatkan perlindungan maksimal dari kewajiban membayar kontrol, pastikan untuk menggunakan solusi penyimpanan dokumen yang kohesif. Jika bisnis Anda menerima faktur kertas, menyimpan semuanya di tempat yang berbeda, dan tidak memiliki proses standar ke mana faktur tersebut dikirim, semuanya akan hilang.

Sebaliknya, berinvestasilah perangkat lunak AP seperti Nanonets, yang dapat menyimpan salinan digital setiap faktur, melacak alur persetujuan, dan mencocokkan data faktur dengan sistem lain dalam organisasi Anda. Solusi perangkat lunak juga dapat menandai duplikat atau memberi tahu individu ketika pembayaran telah dikirim. Bahkan dengan alat digital, pastikan untuk menghindari konflik kepentingan dan libatkan banyak orang dalam proses persetujuan dan pembayaran untuk membantu memisahkan peran dan tanggung jawab. 

Praktik Terbaik: Kontrol Entri Data

Entri data adalah kemungkinan besar terjadinya kesalahan manusia. Daripada mengandalkan salah satu anggota staf AP Anda untuk memasukkan informasi dari setiap faktur atau pesanan pembelian dengan tangan, pindai dokumen tersebut ke dalam alat pembaca dokumen yang secara otomatis dapat mengekstrak informasi dan mendistribusikannya melalui sistem bisnis yang Anda gunakan. Aliran oleh Nanonets disesuaikan menghilangkan entri data manual dan berkomunikasi secara lancar dengan semua orang ERP teratas, CRM, dan alat bisnis lainnya. 

Praktik Terbaik: Kontrol Entri Pembayaran

Sejalan dengan kontrol entri pembayaran itu sendiri, pastikan untuk menjaga pemisahan tugas dalam prosesnya. Anda tidak ingin orang yang menyetujui faktur tersebut menjadi orang yang menulis dan menandatangani cek; sepasang mata lain harus memeriksa semuanya sebelum pembayaran dilakukan. Lebih baik lagi, pertimbangkan untuk beralih ke pembayaran ACH atau transfer kawat daripada cek cetak. Segala sesuatunya tidak akan hilang, jejak kertasnya tidak dapat dihancurkan, dan pembayaran dapat diterima dengan segera. 

Kontrol Internal untuk Hutang Usaha Melindungi Bisnis, Vendor, dan Pelanggan Anda

Jika Anda ingin menerapkan kontrol AP baru tetapi tidak yakin harus mulai dari mana. Duduk dan audit prosesnya dari awal hingga akhir. Siapa yang terlibat? Apa saja langkah-langkah sebenarnya yang dilakukan mulai dari faktur diterima hingga dibayar? Apa saja kendala dalam proses saat ini? Bagaimana pengaruh teknologi

Setelah Anda memiliki jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini sebagai dasar, Anda dapat mulai mengidentifikasi dampak yang mungkin timbul dan perubahan yang lebih kompleks sebelum terjun ke dalamnya. Anda memerlukan orang-orang yang memahami fungsi tersebut dengan sangat baik untuk membantu menerapkan kontrol baru atau proses yang diperbarui. namun setelah selesai, kontrol ini akan melindungi bisnis Anda dan setiap orang atau organisasi yang terlibat di dalamnya.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/