Panduan Definitif untuk Pengindeksan Dokumen

Banyak perusahaan yang telah beralih dari kertas ke prosedur pengarsipan berbasis komputer telah memahami bahwa file digital dapat menjadi tidak teratur dan berantakan seperti file analog. Namun, mendigitalkan dokumen menghemat banyak tenaga dan waktu dalam jangka panjang; itu hanya berfungsi jika dilakukan dengan benar. Di situlah pengindeksan dokumen tiba.

Pengindeksan dokumen adalah cara terbaik untuk memungkinkan perusahaan Anda mengatur file digital dan menyimpan file di masa depan. Hal ini juga berkaitan dengan file yang terlibat dalam prosedur di seluruh institusi Anda, mulai dari piutang dan hutang hingga pengadaan untuk membayar dan banyak lagi.

---

Apa itu Pengindeksan Dokumen?

Pengindeksan dokumen mengatur dokumen dengan tag atau atribut yang tepat untuk visibilitas yang lebih baik saat mencari atau mengambil dokumen di masa mendatang.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin mengindeks dokumen berdasarkan nomor pelanggan, nama klien, nama karyawan, tanggal, atau ciri-ciri penting lainnya yang mungkin terkait di kemudian hari. Ini adalah bagian penting dari fondasi di mana jaringan manajemen dokumen suatu organisasi dibangun.

Mari kita ambil contoh kamus. Kamus terdiri dari berbagai macam kata dan artinya. Jika Anda harus menemukan karya tertentu dari seluruh kamus, melihat setiap halaman akan memakan waktu berjam-jam.

Namun dengan memanfaatkan indeks, perburuan Anda menyusut menjadi hanya beberapa menit atau detik. Pengindeksan dokumen mengatur hipotesis serupa. Dengan melampirkan tag tertentu ke dokumen digital, Anda dapat memanfaatkan istilah dalam tag tersebut untuk lebih mudah menemukan informasi yang Anda perlukan, daripada menganalisis tumpukan file secara manual.

---

Konsep Pengindeksan Dokumen

Seseorang dapat memahami dan mengetahui tentang pengindeksan dokumen dalam beberapa konsep. Mari kita kunjungi mereka secara singkat:

Database: Basis data adalah kumpulan dokumen elektronik yang disimpan di satu tempat dan dapat diakses oleh banyak pengguna untuk berbagai tujuan. Ini mungkin juga merupakan kumpulan dokumen atau data terorganisir yang disimpan di komputer, yang dapat digunakan oleh suatu program untuk berdiskusi dan memberikan jawaban yang cepat dan fleksibel terhadap pertanyaan.

RDBMS: Istilah “RDBMS” (Relational Database Management System) mengacu pada sistem manajemen basis data di mana data dan hubungan antar data disimpan dalam tabel.

Bidang kunci—juga dikenal sebagai bidang indeks—adalah bidang database yang digunakan untuk mengkategorikan dan menyusun dokumen. Mereka biasanya ditentukan oleh pengguna dan dapat digunakan untuk memindai dan mengambil dokumen. Contohnya termasuk nomor faktur, nama pelanggan, tanggal, dan alamat.

Cocokkan, gabungkan, dan isi pengindeksan area dengan data indeks yang sudah ada di sistem lain, seperti sistem akuntansi. Ini memungkinkan Anda mengindeks satu atau beberapa bidang dan secara otomatis mengisi bidang yang tersisa dengan data dari pencarian tabel atau file teks yang disediakan oleh jaringan lain, seperti sistem akuntansi atau sumber daya manusia, yang cocok.

---

Mengapa Pengindeksan Dokumen Penting?

Pengindeksan dokumen memungkinkan lebih dari sekadar pengambilan dokumen dengan cepat. Ada banyak keuntungan pengindeksan dokumen, antara lain:

Organisasi Dokumen yang Disempurnakan

88% pekerja kantor menyatakan perlunya platform pencarian terpadu dan dapat diandalkan yang akan membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

Karyawan dapat menghemat banyak waktu dalam mencari dokumen yang tepat dengan sistem pengindeksan dokumen yang tepat.

Kepatuhan audit yang lebih mudah

Anda dapat dengan mudah menghilangkan kesulitan untuk mengumpulkan makalah tepat waktu untuk audit jika dokumen tersebut sudah diindeks dan disusun menurut tahun fiskal dan metrik terkait lainnya.

Menghemat waktu

50% profesional menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari file daripada di tempat kerja.

Namun, jika Anda dan tim Anda memiliki protokol pengindeksan dokumen yang tepat, Anda dapat menggunakan waktu yang Anda habiskan untuk mencari pekerjaan produktif.

---

Jenis Pengindeksan Dokumen

Selain banyak manfaat pengindeksan dokumen, ada banyak pendekatan pengindeksan yang berbeda, sehingga Anda dapat memilih salah satu (atau kombinasi cara) yang paling sesuai dengan alur kerja Anda. Strategi tersebut terdiri dari:

Pengindeksan Teks Lengkap

Dengan pengindeksan teks lengkap, seluruh konten dokumen dipindai, memungkinkan Anda mencari frasa atau kata kunci di mana pun dalam teks.

Ini identik dengan alat "Temukan" (Ctrl+F atau Command+F) yang disertakan di sebagian besar pengolah kata dan browser web. Sifat ramah pengguna dari jenis pengindeksan ini membuatnya paling mudah, tetapi membutuhkan banyak ruang penyimpanan.

sumber

Pengindeksan Otomatis

Pengindeksan otomatis, juga dikenal sebagai pengindeksan pencarian variabel, secara selektif mengindeks bagian-bagian penting dari dokumen yang cocok dengan database, seperti nomor atau nama pelanggan, alih-alih mengindeks seluruh halaman.

Ini adalah prosedur yang lebih rumit yang menggunakan perangkat lunak pengindeksan dokumen, namun mungkin cukup bermanfaat bagi bisnis yang mengindeks dokumen seperti tagihan yang selalu menyertakan bidang yang cocok dengan data dalam database.

Pengindeksan Metadata

“Data tentang data” adalah istilah yang sering digunakan untuk merujuk ke metadata, tetapi sangat mendetail. Contohnya bisa saat mengambil gambar untuk membuat file pdf; itu menangkap waktu ketika diambil.

Selain itu, ini juga memungkinkan Anda menambahkan “tag” tambahan yang dikenal sebagai metadata PDF. Metadata, seperti tag dan informasi lain yang ingin Anda gunakan untuk pencarian nanti, dapat digunakan saat mendigitalkan atau memindai dokumen. Kemudian, ketika ingin mendapatkan dokumen, ia memindai metadata daripada menggunakan program pengambilan dokumen Anda untuk memindai seluruh dokumen.

Pengindeksan Otomatis Menggunakan Data Bidang

Pengindeksan berbasis bidang mengacu pada berbagai sumber data dalam database, yang juga dikenal sebagai bidang. Ini secara konseptual identik dengan pengindeksan metadata. Anda dapat menggunakan pengindeksan berbasis bidang, misalnya, untuk mencari rekaman database dengan nama yang sama di kolom pelanggan.

---

Bagaimana cara kerja Pengindeksan Dokumen?

Pengindeksan dokumen mana yang terbaik untuk Anda akan bergantung pada bagaimana masing-masing pihak yang terlibat bermaksud menggunakan dokumen yang Anda indeks. Informasi yang kemungkinan besar dicari karyawan secara online dan istilah pencarian yang paling mungkin mereka gunakan untuk menemukannya harus diketahui oleh Anda. Memahami kebutuhan karyawan adalah satu-satunya cara untuk memastikan Anda mengindeks dengan cara yang memungkinkan pengambilan dokumen dengan cepat.

Sangat mudah untuk mengindeks dokumen setelah Anda memahami bagaimana kertas yang diindeks akan digunakan dan jenis pengindeksan mana yang paling masuk akal untuk organisasi Anda. Proses pengindeksan memerlukan pemindaian dan pengkategorian materi yang didigitalkan dan dipindai untuk menemukan frase kunci yang telah ditentukan sebelumnya secara manual atau otomatis. Penjelasan tentang proses pengindeksan secara lebih mendalam diberikan di bawah ini:

Memahami Kasus Penggunaan Pengindeksan Dokumen

Jenis pengindeksan yang harus Anda gunakan akan bergantung pada dokumen yang Anda indeks, apakah itu catatan personel, faktur, atau yang lainnya; mengetahui siapa yang akan mengambil dokumen-dokumen ini dan mengapa juga penting.

Selesaikan jenis pengindeksan dokumen yang ingin Anda gunakan

Ada kemungkinan bahwa beberapa jenis makalah dapat dengan mudah ditemukan tanpa memerlukan banyak informasi untuk diindeks. Misalnya, Anda hanya memerlukan informasi dasar dari faktur seperti nomor rekening atau nama vendor.

Indeks data yang berlaku

Anda dapat mengindeks data secara manual atau, sebaiknya, bergantung pada perangkat lunak yang dapat mengindeks data setelah menentukan bentuk pengindeksan yang masuk akal.

Metode kunci ganda merupakan teknik pengindeksan yang paling efektif bila dilakukan secara manual. Dua orang menandai setiap dokumen yang dipindai menggunakan metode ini dengan frasa pengindeksan yang diperlukan dengan memasukkan informasi yang mereka lihat ke dalam bidang metadata yang sesuai untuk file tersebut. Hal ini memungkinkan perbandingan silang untuk menemukan kesalahan apa pun. Kunci ganda menghemat banyak waktu tetapi juga mengurangi kesalahan secara drastis.

Anda harus menentukan pedoman bagian mana dari dokumen yang harus diambil oleh perangkat lunak jika Anda mengandalkan perangkat lunak. Misalnya, perangkat lunak yang tepat berkolaborasi dengan teknologi OCR untuk memungkinkan komputer membaca teks dari gambar, yang sangat penting untuk mengindeks data terkait dan mendigitalkan salinan fisik dokumen.

---

Nanonet untuk Pengindeksan Dokumen

[Embedded content]

Nanonet adalah sebuah Sistem manajemen dokumen berbasis AI yang memungkinkan pengguna dengan platform tanpa kode untuk manajemen dokumen end-to-end. Nanonet mengotomatiskan semua proses dokumen seperti

Dan banyak lagi. Nanonets memiliki perangkat lunak OCR bawaan yang menggunakan ekstraksi kata kunci untuk mengidentifikasi dokumen dan mengindeksnya sesuai dengan database masing-masing. Algoritme Nanonets AI belajar seiring waktu dan pegangan tidak terstruktur, semi terstruktur, atau dokumen khusus dengan mudah.

Nanonets dipercaya oleh 30,000+ profesional dari 500+ perusahaan untuk mengelola dokumen secara efisien.

Penggunaan Nanonets dapat memberikan sejumlah manfaat yang mencakup penghematan biaya, peningkatan kepatuhan, dan peningkatan produktivitas. Berikut beberapa manfaat unik yang membedakan Nanonets adalah:

• Tidak diperlukan pengkodean
• Bekerja dengan semua jenis dokumen
• Model AI khusus
• Tidak diperlukan pasca-pemrosesan atau pra-pemrosesan.
• Menangani dokumen multibahasa
• Mengenali 200+ bahasa
• penyiapan 1 hari
• 5000+ integrasi dengan API dan Zapier
• Dukungan langsung 24×7
• Opsi Harga Transparan
• Solusi label putih
• Hosting Lokal & Awan

Bagaimana cara menggunakan Nanonets untuk pengindeksan dokumen?

Langkah 1: Buat sebuah akun pada Nanonet (Mulai gratis sekarang) dan masuk.

Langkah 2: Pilih model klasifikasi dokumen dari layar utama.

Langkah 3: Pilih tag dokumen yang ingin Anda sertakan.

Langkah 4: Algoritme AI Nanonets hanya membutuhkan 25 dokumen untuk melatih model AI untuk mengenali jenis dokumen Anda. Unggah 25 dokumen untuk setiap tag dokumen dan biarkan model berlatih.

Langkah 5: Setelah selesai, Anda dapat menggunakan alur kerja dokumen untuk mengirim dokumen secara otomatis, mengindeksnya, dan mengirimkannya ke database sesuai kebutuhan. Anda dapat menggunakan alur kerja dokumen untuk mengekstrak data dari dokumen, memproses dokumen, atau mengirimkannya melalui proses persetujuan. Imajinasi Anda adalah batasannya.

---

Bagaimana Cara Membantu Anda Menemukan Dokumen?

Pengindeksan dokumen adalah elemen mendasar dari setiap teknik manajemen dokumen bisnis dan merupakan cara luar biasa untuk membangun alur kerja yang lebih efisien. Dengan pengindeksan yang memadai, dokumen apa pun yang dibutuhkan pekerja Anda mudah dicari dan diambil hanya dengan menekan tombol terbatas. Namun menerapkan pengindeksan dokumen yang kuat bisa menjadi rumit jika Anda tidak memiliki alat yang memadai.

Kesimpulan

Pengindeksan dokumen adalah pendekatan yang ampuh untuk membantu pengambilan dokumen nanti dari arsip besar, termasuk ribuan dokumen. Dokumen dapat diindeks berdasarkan konten teks lengkapnya (seperti kata apa pun dalam data yang dapat diakses) atau berdasarkan informasi yang terkait dengan dokumen, seperti hari produksi, pengidentifikasi unik, atau tema utama dokumen.

FAQ

Apa Data yang digunakan untuk Mengindeks Dokumen?

Satu keputusan penting untuk mendapatkan hasil maksimal dari file digital baru adalah memilih standar pengindeksan yang akan digunakan. Beberapa contoh data yang digunakan untuk pengindeksan meliputi:

• NOMORPESANAN
• Alamat
• Tanggal
• Nama depan dan belakang
• Nomor telepon
• Nomor faktur
• Nomor pelanggan
• Nomor akun
• Deskriptor kata kunci

Apa Tujuan Pengindeksan?

Tujuan mendasar dari pengindeksan adalah memiliki kemampuan untuk memindai dan mengambil informasi dengan cepat yang termasuk dalam kertas pindaian Anda. Itu juga dapat meningkatkan efisiensi kantor Anda dengan memungkinkan pekerja Anda untuk mencari info tanpa secara manual menelusuri kotak file.

Apa Kualitas Pengindeksan yang Baik?

Tujuan akhir dari proyek pengindeksan adalah membangun sistem di mana pengguna dapat mengambil data secara efisien. Ini dicapai melalui:

• Berafiliasi dengan pengguna akhir (kepala departemen, manajer, karyawan) untuk mendapatkan pendapat mereka.
• Sistem mudah yang mudah digunakan.
• Termasuk pilihan untuk mencari bidang tertentu pada dokumen dan teks lengkap.
• Keterlibatan profesional pengindeksan yang terampil untuk membantu memandu dan memberi saran kepada Anda melalui proses tersebut.

Bagaimana Perbedaannya dari Satu Industri ke Industri Lainnya?

Salah satu faktor penting dalam memilih istilah pengindeksan adalah bagaimana dokumen akan disurvei. Misalnya, dalam serangkaian file personel, terutama nama depan dan belakang serta tanggal kerja akan menjadi sarana pencarian yang populer

Sebaliknya, sertifikat medis dapat merujuk pada penguraian tanggal lahir atau nomor polis asuransi. Termasuk istilah pencarian yang umum digunakan selama pengindeksan dokumen akan memberikan hasil yang lebih baik.

Bagaimana Fungsi Pengindeksan Dokumen?

Pengindeksan dokumen berfungsi dengan mengatribusikan informasi tertentu ke dokumen yang dipindai, memungkinkan pengambilan informasi yang efisien dan cepat. Ada berbagai metode pengindeksan dokumen, masing-masing memiliki manfaat uniknya sendiri.

Apa Opsi Pengindeksan Dokumen Terbaik Anda?

Pengindeksan dokumen menciptakan pencarian dan pengambilan dokumen dalam jumlah besar dengan lancar bila diterapkan dengan tepat. Meskipun demikian, prosedur pengindeksan yang tepat tidak dapat dilakukan secara universal. Baik dokumen diindeks berdasarkan keseluruhan teksnya, disusun berdasarkan area, atau dilengkapi dengan metadata yang baik, opsi ini mendorong keberhasilan keseluruhan sistem. Mitra yang terampil dapat memungkinkan tim Anda memilih teknik pengindeksan yang tepat dan sesuai dengan latihan unik tim Anda.