Pemrosesan pesanan otomatis: Meningkatkan efisiensi

Baik menjalankan bisnis B2B atau B2C, menyederhanakan proses order-to-cash (O2C) dapat menjadi penentu antara kesuksesan dan stagnasi. Sebuah penelitian McKinsey baru-baru ini mengungkapkan hal yang mengejutkan 3-5% dari EBITDA sering lolos dari celah dalam proses O2C. Itu uang tunai yang bisa Anda kantongi! Selain itu, metode manual tidak dapat mengimbangi pengalaman yang diharapkan oleh pelanggan modern.

Pemrosesan pesanan otomatis adalah solusinya. Ini memanfaatkan AI, OCR, dan alur kerja otomatis untuk menangani pesanan secara akurat dan efisien. Dengan mengotomatisasi, Anda memastikan pembaruan waktu nyata dan transaksi bebas kesalahan, memenuhi permintaan saat ini akan layanan yang cepat dan andal.

Panduan ini akan membantu Anda menerapkan otomatisasi untuk meningkatkan keuntungan Anda dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Baca terus selagi kami menjelajahi apa saja yang termasuk dalam pemrosesan pesanan otomatis, perbedaannya dengan metode tradisional, dan berikan tips praktis untuk penerapannya.

Apa itu pemrosesan pesanan otomatis?

Pemrosesan pesanan otomatis (AOP) mengubah cara pemrosesan pesanan pelanggan—menggantikan tugas manual dengan sistem digital yang meningkatkan kecepatan dan presisi. Sistem cerdas ini menyederhanakan seluruh proses, mulai dari menangkap detail pesanan dan memverifikasi keakuratannya hingga memeriksa inventaris dan mengelola pengiriman, sekaligus mengurangi kebutuhan akan campur tangan manusia.

Teknologi canggih mendorong AOP, memastikan pelaksanaan tugas yang lancar. OCR mendigitalkan informasi dari pesanan berbasis kertas atau elektronik, sehingga dapat ditindaklanjuti. AI dan ML menganalisis data ini untuk mengenali pola, belajar dari tindakan sebelumnya, dan membuat pilihan cerdas seperti mengarahkan pesanan ke pemberi persetujuan yang tepat atau mengidentifikasi potensi penipuan.

Alur kerja otomatis dan integrasi sistem menyatukan berbagai platform, memungkinkan data berpindah dengan mudah melalui setiap tahap pemrosesan pesanan. Hal ini sangat kontras dengan metode manual yang sudah ketinggalan zaman seperti panggilan telepon, catatan kertas, dan entri data yang membosankan, yang rentan terhadap kesalahan dan penundaan. Dengan AOP, bisnis dapat menangani lebih banyak pesanan, mengurangi kesalahan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. 

Bagaimana cara kerja pemrosesan pesanan otomatis?

Rata-rata, organisasi telah memperoleh $6 sebagai imbalan untuk setiap $1 yang diinvestasikan dalam mengotomatisasi proses O2C mereka. Biasanya, prosesnya dimulai dengan pemesanan yang dilakukan secara digital dan diakhiri dengan keberhasilan pengiriman dan pembayaran untuk produk atau layanan.

Ada dua pendekatan terhadap otomatisasi. Salah satunya adalah dengan mengadopsi alat komprehensif yang mengelola seluruh perjalanan, dan yang lainnya adalah membangun kumpulan teknologi perangkat lunak khusus untuk berbagai fase. Keduanya bertujuan untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan pemrosesan pesanan, mentransformasikan manajemen pesanan.

Sekarang, mari kita jelajahi perjalanan langkah demi langkah pemrosesan pesanan otomatis dan bagaimana setiap pendekatan meningkatkan tahapan mulai dari pengambilan awal hingga pengiriman akhir.

Entri pesanan digital:

Inisiasi pesanan melibatkan pengambilan detail pesanan, yang biasanya memerlukan entri data manual dan menimbulkan risiko kesalahan manusia. Namun, perangkat lunak OCR dapat mengekstrak detail pesanan langsung dari platform e-niaga dan saluran lainnya. Ini dengan cepat mendigitalkan data dari berbagai media dan mencatat pesanan ke dalam sistem tanpa input manual apa pun, mengurangi kemungkinan kesalahan dan mempercepat keseluruhan proses.

Alat otomatisasi menggunakan OCR untuk memindai dan menafsirkan informasi dari email, PDF, atau formulir online, secara akurat mengekstraksi detail yang diperlukan tanpa intervensi manual. Pengambilan data langsung ini semakin menyederhanakan fase masuk. Selain itu, API dan integrasi memungkinkan Anda mengimpor data pesanan dari email secara langsung, Google Drive, Dropbox, atau layanan penyimpanan cloud lainnya ke sistem manajemen pesanan (OMS) Anda.

Validasi dan persetujuan pesanan:

Detail pesanan yang diambil divalidasi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan seperti harga, diskon, ketersediaan inventaris, dan batas kredit pelanggan. Alat berbasis AI dapat dengan cepat membandingkan informasi pesanan dengan database Anda untuk mengonfirmasi keakuratan dan memeriksa perbedaan. Jika terjadi perbedaan, sistem akan menandainya untuk ditinjau oleh manusia atau mengembalikannya ke pelanggan untuk dikonfirmasi.

Sistem otomatis sering kali dilengkapi dengan alur kerja persetujuan yang dapat dikonfigurasi. Anda dapat mengatur hierarki khusus dan aturan perutean untuk meneruskan pesanan secara otomatis ke personel yang tepat. Dengan status langsung, notifikasi otomatis, dan pengingat, pemberi persetujuan dapat terus mengetahui tugas yang tertunda, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk memindahkan pesanan ke tahap berikutnya. Alur kerja ini membantu mempertahankan kontrol dan pengawasan tanpa memperlambat proses.

Pemeriksaan inventaris dan pembuatan pesanan pembelian:

Sistem otomatis akan mengonfirmasi apakah tingkat inventaris cukup untuk memenuhi pesanan. Ini memeriksa ulang barang yang diminta dengan stok saat ini. Hal ini penting untuk mencegah pemesanan di awal atau penundaan yang berdampak negatif pada kepuasan pelanggan. Setelah berhasil, sistem secara otomatis membuat pesanan pembelian atau dokumentasi apa pun yang diperlukan untuk memulai proses pemenuhan.

Perangkat lunak manajemen inventaris dan sistem pemrosesan pesanan otomatis bekerja sama untuk memantau dan memperbarui tingkat stok. Ini mencegah penjualan barang yang tidak tersedia dan mendukung perencanaan dan perkiraan inventaris yang lebih baik. Peringatan untuk tingkat stok yang rendah memfasilitasi pengisian ulang secara proaktif. Selain itu, integrasi yang erat di seluruh platform memastikan pesanan berjalan lancar hingga terpenuhi tanpa hambatan apa pun, membantu Anda memenuhi jadwal pengiriman yang dijanjikan.

Pemenuhan dan pengiriman:

Setelah pesanan pembelian dibuat, sistem AOP berinteraksi dengan layanan pemenuhan untuk mengambil, mengemas, dan menyiapkan pesanan untuk pengiriman. Sistem memilih metode pengiriman terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti jangka waktu pengiriman dan biaya terendah. Ini kemudian menghasilkan label pengiriman dan catatan pengiriman serta memperbarui inventaris yang sesuai.

Informasi pelacakan waktu nyata tersedia untuk bisnis dan pelanggan, memungkinkan transparansi dan layanan pelanggan yang lebih baik. Sistem mengotomatiskan pembaruan status pengiriman dan mengirimkan peringatan atau pembaruan langsung ke saluran komunikasi pilihan pelanggan.

Menyelesaikan pemesanan dan layanan purna jual:

Setelah pengiriman, sistem AOP melacak pesanan dan meminta umpan balik. Ini juga menangani pengembalian dan penukaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Proses ini penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Sistem secara efisien menutup siklus pesanan dengan memproses pembayaran, menerbitkan faktur, dan merekonsiliasi transaksi. Ini menangkap data yang dapat dianalisis untuk meningkatkan pemrosesan pesanan dan strategi layanan pelanggan. Wawasan ini memungkinkan perusahaan menjadi lebih dinamis dan responsif terhadap perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan.

Menentukan titik-titik kelemahan: di mana otomatisasi cocok

Setiap langkah dalam proses order-to-cash mempunyai potensi hambatan yang dapat menunda pemenuhan dan berdampak pada kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi hambatan ini penting untuk mengembangkan strategi otomasi yang ditargetkan.

Mari kita lihat kemungkinan hambatan dan bagaimana otomatisasi dapat mengatasinya:

Tantangan dalam pemrosesan pesanan tradisional	Bagaimana otomatisasi berkontribusi terhadap solusi
Entri pesanan yang di-backlog	Otomatisasi dengan teknologi OCR canggih menyederhanakan pengambilan data pesanan, mengurangi waktu masuk dan simpanan.
Perbedaan tingkat stok	Sistem inventaris otomatis menyediakan pembaruan stok secara real-time, memastikan manajemen inventaris akurat.
Validasi pesanan yang rawan kesalahan	Validasi berbasis AI meningkatkan akurasi dalam detail pesanan, meminimalkan kesalahan pemenuhan.
Kesalahan pengiriman dan pengiriman	Algoritme perutean yang cerdas meningkatkan efisiensi pengiriman, mengurangi kesalahan dalam pengiriman.
Faktur yang menghabiskan banyak waktu	Faktur otomatis mempercepat proses penagihan, meningkatkan arus kas.
Pemrosesan pembayaran manual	Gerbang pembayaran otomatis memfasilitasi pemrosesan transaksi yang lebih cepat dan akurat.
Penanganan pengembalian yang melelahkan	Otomatisasi menyederhanakan proses pengembalian, menjadikannya lebih efisien dan ramah pelanggan.
Kesenjangan dalam pembaruan pelanggan	Notifikasi otomatis dan real-time membuat pelanggan mendapat informasi lengkap tentang status pesanan mereka.

Menyiapkan pemrosesan pesanan otomatis dengan Nanonets

Nanonets adalah platform yang menawarkan sistem pemrosesan pesanan otomatis berbasis AI yang efisien secara operasional. Penyiapannya sederhana dan tidak memerlukan kode apa pun, sehingga dapat diakses oleh semua ukuran bisnis.

Pertama, mari kita pahami apa yang ditawarkan Nanonets:

Manfaat pemrosesan pesanan dengan Nanonets

Tahap	Sebelum Nanonet	Dengan Nanonet	Keuntungan Nanonet
impor	Menyortir email dan lampiran secara manual.	Meneruskan email pelanggan untuk menangkap pesanan.	Menyederhanakan proses pengambilan, menghemat waktu dan mengurangi pekerjaan manual.
Ekstrak	Entri data manual dengan risiko kesalahan tinggi.	Menggunakan OCR untuk mengekstrak data secara akurat.	Menghilangkan entri manual dan meningkatkan akurasi data.
Menganalisa	Tinjauan data manual yang memakan waktu.	Mengotomatiskan analisis data dengan aturan bisnis khusus.	Meningkatkan efisiensi dan menangani pengecualian dengan cerdas.
Dorong	Input manual ke dalam sistem ERP atau CRM.	Memformat secara otomatis dan memasukkan data ke dalam sistem.	Mempercepat integrasi data dan mengurangi kesalahan entri.
Mengintegrasikan	Integrasi alat yang kompleks.	Sinkronisasi yang mulus dengan alat bisnis.	Menyederhanakan integrasi, menyelaraskan dengan alur kerja yang ada.

Inilah cara Anda membuat pemrosesan pesanan otomatis dengan Nanonets:

Langkah 1: Integrasikan sistem Anda

Baik Anda mengumpulkan pesanan melalui Gmail, Google Drive, Typeform, atau situs web berbasis Webflow atau menggunakan sistem yang lebih kompleks seperti SAP atau Oracle, Nanonets dapat diintegrasikan dengan lancar. Anda dapat mengatur impor otomatis pesanan dari platform pengumpulan pesanan Anda ke Nanonets melalui API, integrasi Zapier, atau integrasi langsung.

Langkah 2: Latih model Anda

Unggah beberapa pesanan sebelumnya untuk melatih sistem. Nanonets menggunakan teknologi OCR, ML, dan AI untuk memahami formulir pemesanan Anda dan mengekstrak data secara akurat. Anda dapat menyempurnakan dan melatih ulang model Anda dengan data baru untuk meningkatkan akurasi dan beradaptasi dengan perubahan format pesanan.

Langkah 3: Konfigurasikan alur kerja Anda

Anda dapat menyesuaikan alur kerja berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Tentukan urutan tugas dan aturan untuk perutean dan persetujuan. Konfigurasikan pemicu untuk kejadian tertentu, seperti jika data yang diekstraksi dari formulir pemesanan memiliki perbedaan atau jika tingkat inventaris tidak mencukupi.

Langkah 4: Ekspor data Anda

Setelah sistem mengekstrak dan memvalidasi data dari pesanan Anda, Anda dapat mengekspor data ke tujuan pilihan Anda. Nanonets mendukung berbagai format keluaran, termasuk JSON, XML, CSV, dan panggilan API langsung ke sistem lain. Anda dapat mengotomatiskan ekspor data ke sistem manajemen inventaris, CRM, atau sistem lain yang Anda gunakan.

Langkah 5: Pantau dan optimalkan

Dengan analitik bawaan, Anda dapat memantau kinerja pemrosesan pesanan otomatis Anda. Lacak metrik utama, identifikasi hambatan, dan buat keputusan berdasarkan data untuk terus mengoptimalkan proses Anda. Meninjau dan memperbarui alur kerja Anda secara teratur akan membantu Anda menjaga efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan yang tinggi.

Praktik terbaik pemrosesan pesanan otomatis

Menerapkan praktik terbaik dalam pemrosesan pesanan otomatis dapat mengarahkan bisnis Anda menuju efisiensi luar biasa dan kepuasan pelanggan. Menerapkan metode ini memastikan operasi Anda berjalan lancar dan adaptif di pasar yang bergerak cepat saat ini.

1. Menerapkan otomatisasi ujung ke ujung

Meskipun otomasi parsial dapat mengatasi hambatan tertentu, otomasi menyeluruhlah yang benar-benar mengubah operasi. Mulai dari penerimaan pesanan hingga pemenuhan, setiap langkah dapat memperoleh manfaat dari pengurangan intervensi manual, yang pada gilirannya meminimalkan kesalahan, mempercepat siklus pesanan-ke-tunai, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

Daftar periksa untuk otomatisasi ujung ke ujung:

• Otomatiskan penerimaan dan input pesanan dari semua sumber.
• Gunakan ekstraksi dan verifikasi data otomatis.
• Siapkan perutean otomatis untuk persetujuan dan pemrosesan.
• Integrasikan sistem pengiriman otomatis dan pembaruan inventaris.
• Gunakan peringatan sistem untuk mengelola tingkat stok dan menghindari pemesanan di awal secara proaktif.

2. Memanfaatkan analitik yang didukung AI

Memanfaatkan kecerdasan buatan dalam menganalisis data pesanan dapat menghasilkan wawasan berharga yang mendorong keputusan bisnis yang lebih cerdas. Dengan menggunakan AI, Anda dapat memprediksi tren, memahami perilaku pelanggan, dan mengoptimalkan inventaris, sehingga menghasilkan perkiraan permintaan yang lebih baik dan mengurangi situasi kehabisan stok atau kelebihan stok.

Contoh penerapan analitik yang didukung AI:

• Analisis data pesanan masa lalu untuk memprediksi pola permintaan di masa depan.
• Terapkan analitik real-time untuk menyesuaikan tingkat inventaris secara dinamis.

3. Prioritaskan otomatisasi yang berpusat pada pelanggan

Menggabungkan otomatisasi yang berfokus pada kebutuhan pelanggan menghasilkan pengalaman pembelian yang lebih personal dan memuaskan. Hal ini mencakup penerapan sistem yang memberikan pembaruan status pesanan secara tepat waktu dan rekomendasi yang disesuaikan berdasarkan riwayat pembelian, memperkuat loyalitas pelanggan, dan mendorong bisnis yang berulang.

Item tindakan untuk otomatisasi yang berpusat pada pelanggan:

• Perkenalkan chatbots untuk pelacakan dan pertanyaan pesanan secara real-time.
• Instal mesin rekomendasi menggunakan AI untuk mempersonalisasi saran up-sell dan cross-sell berdasarkan profil pelanggan dan riwayat pembelian.
• Gunakan mekanisme umpan balik otomatis pasca pengiriman untuk mengumpulkan wawasan pelanggan dan meningkatkan layanan.

4. Pilih alat otomatisasi yang tepat untuk bisnis Anda

Secara kontekstual, langkah pertama dalam transisi ke pemrosesan pesanan otomatis adalah memilih alat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ini harus cukup fleksibel untuk menangani format dan sistem pesanan yang berbeda dan cukup adaptif untuk mengakomodasi perubahan dan ekspansi bisnis.

Misalnya, dengan Nanonets, Anda memilih alat yang menawarkan integrasi lancar dengan berbagai sistem manajemen operasi — baik itu Gmail atau alat canggih seperti SAP atau Oracle. Fungsi pembelajaran mesinnya memungkinkan pembelajaran format pesanan secara berkelanjutan, sehingga tetap relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

5. Terus latih model pembelajaran mesin Anda

Pengawasan umum dalam otomatisasi pemrosesan pesanan adalah pola pikir “atur dan lupakan”. Bisnis harus terus memberikan data baru pada model pembelajaran mesin mereka untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi, beradaptasi dengan kebutuhan pemrosesan pesanan yang terus berkembang.

Misalnya, dengan memanfaatkan kemampuan pembelajaran berkelanjutan dari Nanonets, bisnis dapat menyumbangkan data pesanan anonim untuk meningkatkan model mereka. Sisi praktis dari hal ini terlihat pada lebih sedikit kesalahan pemrosesan pesanan dan pengenalan yang lebih berbeda terhadap format pesanan spesifik Anda, yang berarti peningkatan pengalaman pelanggan.

6. Meningkatkan keamanan dan kepatuhan data

Mengotomatiskan pemrosesan pesanan juga berarti memastikan data aman dan sistem mematuhi peraturan terkait. Hal ini sangat penting karena pelanggaran atau ketidakpatuhan data dapat mengakibatkan sanksi finansial yang signifikan dan hilangnya kepercayaan pelanggan.

Pedoman untuk meningkatkan keamanan dan kepatuhan:

• Pastikan sistem otomatis mematuhi undang-undang perlindungan data seperti GDPR, HIPAA, dll.
• Melakukan audit berkala dan penilaian risiko terhadap sistem pemrosesan pesanan otomatis.
• Mendidik staf tentang praktik terbaik keamanan data dalam konteks sistem otomatis.
• Terapkan enkripsi yang kuat untuk data saat diam dan dalam perjalanan.

7. Menyederhanakan pemrosesan pengembalian

Proses pengembalian yang efisien sama pentingnya dengan pemenuhan pesanan awal. Pemrosesan pengembalian otomatis dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan dengan menyederhanakan upaya pelanggan untuk mengembalikan barang dagangan dan memastikan kredit atau pertukaran yang cepat.

Langkah-langkah untuk mengotomatiskan pemrosesan pengembalian secara efektif:

• Siapkan portal layanan mandiri untuk inisiasi pengembalian tanpa kerumitan oleh pelanggan.
• Gunakan sistem otomatis untuk menyortir, memeriksa, dan menyetok ulang barang yang dikembalikan.
• Terapkan perangkat lunak untuk memproses pengembalian dana atau memproses penukaran dengan cepat.

8. Memanfaatkan sistem pemrosesan pesanan berbasis cloud

Peralihan ke sistem pemesanan berbasis cloud memberikan fleksibilitas dan skalabilitas, yang penting untuk pertumbuhan. Dengan cloud, bisnis dapat dengan mudah mengelola lonjakan pesanan selama musim puncak tanpa mengorbankan kinerja atau pengalaman pelanggan.

Untuk mendapatkan manfaat maksimal:

• Pilih solusi cloud dengan catatan uptime yang kuat.
• Pastikan solusi tersebut dapat meningkatkan sumber daya selama lonjakan permintaan.
• Pilihlah penyedia yang menawarkan langkah keamanan dan perlindungan data yang kuat.
• Carilah solusi cloud dengan analitik terintegrasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Pilih sistem yang memungkinkan integrasi mudah dengan alat dan platform lain.

9. Tinjau dan optimalkan alur kerja secara berkala

Perbaikan berkelanjutan sangat penting untuk mempertahankan strategi otomatisasi yang efektif. Menganalisis dan menyempurnakan alur kerja otomatis secara berkala membantu mengidentifikasi dan mengatasi inefisiensi, menjaga sistem tetap selaras dengan lanskap bisnis yang terus berubah.

Jika Anda adalah pengguna Nanonets, Anda dapat mengatur alur kerja berikut untuk memaksimalkan sistem:

• Otomatiskan entri data ke QuickBooks.
• Ubah pengiriman formulir Webflow menjadi entri pesanan.
• Buat pemicu peristiwa di Slack atau Microsoft Teams untuk pencapaian atau masalah pemrosesan pesanan tertentu.
• Gunakan Zapier untuk menghubungkan Nanonets dengan aplikasi lain untuk otomatisasi alur kerja yang diperluas.
• Integrasikan dengan CRM untuk memastikan semua informasi pelanggan tersinkronisasi dan terkini.

Mempertahankan sistem pemrosesan pesanan yang efisien dan otomatis bukan hanya tentang mengadopsi teknologi baru; hal ini juga melibatkan penyederhanaan proses yang ada dan memastikan staf terlatih untuk menangani aplikasi baru.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, bisnis dapat menikmati berbagai manfaat otomatisasi dan memposisikan diri mereka untuk sukses di pasar yang bergerak cepat saat ini.

Pesan terakhir

Masa depan pemrosesan pesanan tidak diragukan lagi terkait dengan penerapan otomatisasi yang strategis. Perusahaan yang memanfaatkan kemajuan teknologi ini siap untuk mencapai efisiensi, akurasi, dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Seiring berkembangnya lanskap digital, menjadi yang terdepan dalam otomatisasi bukan hanya akan menjadi sebuah aset namun juga sebuah kebutuhan bagi bisnis yang ingin tetap kompetitif dan memenuhi ekspektasi konsumen akan layanan yang cepat dan lancar.

Prinsip utama dalam bisnis apa pun sudah jelas: Berinvestasilah dalam otomatisasi, namun lakukan hal tersebut dengan penuh kesadaran dan terus kembangkan agar sesuai dengan perubahan permintaan pasar dan pelanggan Anda. Dengan pendekatan yang berpusat pada pelanggan dan kemauan untuk beradaptasi, bisnis Anda dapat mengubah pemrosesan pesanan menjadi aset yang kuat untuk pertumbuhan.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/