Proses Pesanan Pembelian Dijelaskan: Panduan Komprehensif

Mencari solusi otomatisasi pesanan pembelian? Tingkatkan alur kerja AP Anda & sederhanakan persetujuan pembelian Anda dari hari ke jam dengan Nanonets.

Jadwalkan Demo

---

Pesanan pembelian adalah salah satu bagian dari bisnis yang terkadang bisa terkubur di bawah tugas lain. Menyempurnakan pesanan pembelian proses dapat memakan waktu dan dengan demikian sering tidak diprioritaskan. Namun, memiliki proses pesanan pembelian yang efisien sangat membantu dalam menjaga efisiensi AP. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan ulang pesanan pembelian dapat secara signifikan memperlambat aktivitas produksi lainnya, yang menyebabkan penundaan.

Pada artikel ini, kami membahas apa itu proses pesanan pembelian dan berbagai langkah yang terlibat dalam menjalankan pesanan pembelian.

Daftar Isi

Apa itu Proses Pesanan Pembelian?

Sebelum melihat proses pesanan pembelian, mari kita pahami apa sebenarnya pesanan pembelian itu. Pesanan pembelian adalah dokumen yang secara resmi mengkonfirmasi pembelian barang dan jasa antara pembeli dan penjual. Itu dibuat oleh pembeli untuk mengotorisasi transaksi yang mungkin belum dikonfirmasi secara tertulis sebelumnya. Karena merupakan dokumen resmi, maka secara hukum mengikat kedua belah pihak.

Pembelian melewati beberapa tahap antara saat dibuat dan diterima oleh vendor. Tahapan ini membentuk proses pesanan pembelian.

Informasi Apa yang Perlu Disertakan dalam Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian penting karena memberikan serangkaian pedoman dan instruksi yang jelas kepada vendor. Hal ini juga memberikan pembeli dengan bukti hukum dari rincian yang tepat yang telah disepakati. Ini membantu menghindari miskomunikasi.

Pesanan pembelian mencakup setiap informasi tentang transaksi seperti:

1. Spesifikasi dan jumlah barang yang dibutuhkan
2. Kontak informasi
3. Harga barang atau jasa yang akan dibeli
4. Tanggal pemesanan
5. Jadwal dan detail pengiriman
6. Syarat dan ketentuan pembayaran
7. Nomor pesanan pembelian untuk pelacakan

Unduh panduan ahli ke panduan AP Automation.

Siap untuk mengotomatisasi pesanan pembelian tetapi tidak tahu harus mulai dari mana? Unduh panduan kami sekarang!

Unduh Panduan Pembeli untuk Otomatisasi AP

Mengapa Perusahaan Menggunakan Pesanan Pembelian

Seperti disebutkan sebelumnya, proses pesanan pembelian mungkin agak lama tetapi menguntungkan penjual dan pembeli dalam jangka panjang. Berikut adalah beberapa alasan bisnis menggunakan pesanan pembelian:

• Untuk vendor, ada baiknya memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan sehingga pesanan dapat dipenuhi tanpa ada ruang untuk miskomunikasi
• Untuk pembeli, ini memberikan konfirmasi resmi dari semua barang dan jasa sehingga mereka dapat diverifikasi silang di samping pengiriman yang sebenarnya untuk mengetahui apakah telah terpenuhi seperti yang diharapkan.
• Pembeli juga dapat menggunakan dokumen tersebut jika mereka perlu menempuh jalur hukum karena dokumen resmi dapat ditahan di pengadilan sebagai lawan dari perjanjian lisan atau tidak resmi.
• Bisnis juga diuntungkan dengan memiliki catatan yang jelas dari semua pembelian sehingga penganggaran dan manajemen persediaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat.

6 Langkah Membuat Pesanan Pembelian

Daftar permintaan

Sebelum pembelian dilakukan, permintaan internal perlu dibuat dan disetujui sebelum pesanan pembelian bahkan dapat dibuat. Setelah persetujuan diterima pada tahap ini dari tim terkait, maka proses pembuatan pesanan pembelian dapat dimulai.

Penciptaan

Setelah daftar permintaan disetujui pembeli memulai komunikasi dengan vendor dan menyetujui spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan, harga, dan persyaratan pengiriman lainnya. Pesanan pembelian kemudian dibuat yang menyebutkan semua detail yang disepakati.

Konfirmasi / Persetujuan

Saat proses pesanan pembelian sedang berlangsung, vendor meninjau pesanan untuk memastikan semua detail telah didiskusikan. Jika semuanya sudah siap, vendor menerima pesanan. Mereka juga dapat menolak pesanan jika ada perbedaan, atau menandai masalah apa pun.

Perekaman / Pengajuan

Karena salah satu tujuan mengikuti proses pesanan pembelian adalah untuk merampingkan pembelian, itu selalu merupakan praktik yang baik bagi pembeli untuk mencatat atau mengajukan pesanan pembelian untuk referensi di masa mendatang.

Pengiriman dan Pengiriman

Sebagai langkah selanjutnya dari proses pemesanan pembelian, vendor mengirimkan barang atau penyedia layanan dari ujungnya dan pembeli memverifikasi apakah kualitas dan spesifikasinya sesuai dengan yang dibahas. Pemeriksaan kualitas ini membantu mengidentifikasi kekurangan apa pun sehingga vendor dapat segera diberi tahu.

Penutupan

Ini adalah langkah terakhir dalam proses pemesanan pembelian. Setelah pembeli puas dengan pesanan, pesanan pembelian dikirim untuk ditutup. Vendor mengajukan faktur yang disetujui oleh tim keuangan pembeli. Setelah pembayaran diproses, pesanan ditutup, mengakhiri proses pesanan pembelian.

Solusi Manual vs Otomatis dalam Proses Pesanan Pembelian

Proses pemesanan pembelian manual melibatkan penggunaan sistem/alat lama seperti email, dokumen fisik, dan spreadsheet. Ini biasanya merupakan proses yang panjang dan membutuhkan masukan manusia yang konstan. Beberapa kekurangan dari proses pesanan pembelian manual adalah:

• Output lebih lambat karena semua data harus dimasukkan dan divalidasi secara manual.
• Kemungkinan kesalahan manusia, ketika sistem yang berbeda terlibat dalam satu pesanan pembelian.
• Upaya manual membutuhkan kebutuhan tenaga kerja yang konstan di setiap langkah.
• Memverifikasi informasi membutuhkan waktu lebih lama dengan catatan manual.

Otomatisasi dapat mengoptimalkan semua jika tidak beberapa langkah yang terlibat dalam proses pesanan pembelian. Beberapa manfaat dari proses pesanan pembelian otomatis adalah sebagai berikut:

• Input manual dapat dihindari pada setiap langkah. Misalnya, saat inventaris mencapai di bawah tingkat tertentu, permintaan pengadaan dapat secara otomatis dibuat oleh sistem dan dikirim ke daftar vendor setelah persetujuan yang memadai.
• Lebih sedikit input manual berarti lebih sedikit kemungkinan kesalahan manual dalam pesanan pembelian.
• Server berbasis cloud membuat proses pesanan pembelian mudah dipantau sehingga persetujuan dapat diberikan dari mana saja tanpa harus berada di kantor.
• Seluruh proses menjadi lebih cepat dan efisien.
• Selain membuat segalanya lebih cepat, otomatisasi membantu melindungi dari kecurangan dan penipuan selama proses pesanan pembelian karena sistem referensi silang faktur dan permintaan terhadap pesanan pembelian asli.

Otomatisasi membantu merampingkan proses pesanan pembelian sehingga semua informasi selalu tersedia dan mudah diakses tanpa perlu secara manual melalui beberapa pembukuan. Pada akhirnya, kemudahan mentransfer dan memverifikasi data ini mengarah pada kepercayaan dan pembangunan hubungan yang lebih baik antara pembeli dan vendor.

Alur Proses Pesanan Pembelian

Seperti yang dapat kita lihat, seluruh proses pesanan pembelian dapat dipecah menjadi banyak langkah kecil yang mengarah satu sama lain. Alur proses pesanan pembelian melacak seluruh siklus hidup proses ini dari permintaan hingga pengiriman. Jika alur pesanan pembelian dibahas dan dikonsolidasikan sebelum PO dikirim, prosesnya menjadi jauh lebih cepat.

Berikut adalah langkah-langkah khas yang terlibat dalam alur proses pesanan pembelian:

1. Pembuatan pesanan pembelian adalah langkah pertama pembelian pesanan pembelian setelah permintaan
2. Mengundang kutipan dari beberapa vendor
3. Pemilihan vendor yang paling tepat
4. Memulai komunikasi dan mengirimkan pesanan pembelian yang telah diselesaikan
5. Pengiriman dan penerimaan barang
6. Cek kualitas
7. Menaikkan faktur dan pemrosesan pembayaran
8. Merekam atau mengajukan pesanan untuk referensi di masa mendatang
9. Penutupan pesanan pembelian untuk mengakhiri proses pesanan pembelian

Kesimpulan

Pesanan pembelian membuat proses pembelian menjadi lebih sederhana dan lebih mudah dilacak baik bagi pembeli maupun vendor. Prosedur pesanan pembelian melibatkan beberapa langkah yang perlu diikuti untuk memastikan pengiriman yang lancar. Setiap ketidakcocokan data antara pengajuan permintaan ke tahap pengiriman dapat menunda sebagian besar prosedur pesanan pembelian. Jika ada perbedaan, catatan harus diperiksa secara manual untuk setiap langkah prosedur pesanan pembelian.

Penyedia layanan otomatisasi seperti Nanonet membantu mengklasifikasikan dokumen, ambil data dari dokumen yang ada dan kurangi waktu penyelesaian untuk proses pesanan pembelian biasa. Risiko kesalahan, ketidakcocokan informasi, dan miskomunikasi sangat berkurang karena input manual dikurangi seminimal mungkin selama prosedur pesanan pembelian.

Sementara proses pesanan pembelian mungkin tampak lama, mereka sangat penting untuk manajemen rantai pasokan bisnis. Dan otomatisasi proses pesanan pembelian dapat membuat inventaris pembelian menjadi efisien dan cepat.