Pencocokan 3 Arah untuk Hutang Usaha: Panduan Mendalam

Tim keuangan bisnis melakukan pencocokan 3 arah terhadap faktur vendor sebagai proses hutang usaha yang penting. Dengan pencocokan dokumen pendukung 3 cara, perusahaan dapat mendeteksi pembayaran ganda, salah, atau curang.

Tujuan artikel ini adalah untuk memahami proses pencocokan 3 arah, kelemahan proses pencocokan manual, cara mengotomatiskan proses pencocokan tiga arah, dan manfaat otomatisasi.

Pencocokan 3 arah paling baik dilakukan sebagai alur kerja otomatis yang didukung oleh solusi otomatisasi hutang seperti Nanonets.

Apa itu pertandingan 3 arah?

Semua pembayaran melibatkan semacam verifikasi untuk menghindari penipuan dan memastikan bahwa rincian keuangan dalam dokumen pendukung cocok satu sama lain.

Pencocokan 3 arah merupakan proses pengendalian internal yang membandingkan pesanan pembelian (PO) dengan nota penerimaan barang (GRN) dan faktur pemasok yang bersangkutan.

Sebagai perbandingan, pencocokan 2 arah hanya membandingkan PO dengan invoice. Jumlah yang ditagih (dalam faktur) harus sesuai dengan jumlah yang dipesan (dalam pesanan pembelian). Dan harga faktur harus sesuai dengan harga yang tercantum dalam pesanan pembelian.

Proses pencocokan 2 arah adalah pendekatan default untuk memverifikasi faktur di seluruh organisasi. Namun semakin banyak perusahaan yang mengadopsi pencocokan tiga cara untuk menambahkan lapisan verifikasi tambahan dan mencegah pengeluaran berlebihan.

Pencocokan 3 arah membantu menyetujui pembayaran faktur lebih cepat dan juga menandai segala inkonsistensi, kesalahan, atau potensi penipuan.

Pencocokan tiga cara membandingkan detail dan total item baris di seluruh pesanan pembelian (PO), tanda terima barang (dokumen penerimaan terverifikasi dan slip pengepakan), dan faktur vendor yang dikirim ke pelanggan.

Faktur yang berhasil diverifikasi harus sesuai dengan PO dan tanda terima dalam tingkat toleransi yang dapat diterima. Faktur yang gagal memenuhi toleransi akan ditangguhkan dan dikirim untuk ditinjau dengan tepat.

---

Ingin mengotomatiskan proses pencocokan 3 arah manual Anda? Pesan demo langsung selama 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan secara menyeluruh Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

---

Daftar Isi

Bagaimana cara mencocokkan 3 arah?

Grafik proses hutang dagang sangat bergantung pada rincian pelacakan pada tiga dokumen: pesanan pembelian, tanda terima pesanan, dan faktur.

Sebelum memproses pembayaran vendor, tim AP memeriksa 3 dokumen ini untuk memverifikasi bahwa produk/layanan yang diterima perusahaan sesuai dengan detail yang dipesan/diminta pada awalnya.

Cara 3 pencocokan faktur membantu menyoroti kesalahan atau ketidakkonsistenan dalam salah satu dari 3 dokumen penting yang disebutkan di atas. Kesalahan/masalah dapat mencakup rincian pembayaran yang salah, harga yang melambung/salah, produk yang salah atau rusak, dll.

Jika kesalahan ditandai dalam proses pencocokan 3 cara, faktur ditangguhkan dan pembayaran ditahan. Setelah masalah direkonsiliasi dan kecocokan tiga arah berhasil, faktur dapat diproses dan dibayar.

Contoh pertandingan 3 arah

Sebagai ilustrasi, misalkan seorang pembeli, Pembeli Inc., menerima faktur sebesar $1500 dari vendor/pemasok, Pemasok Inc., untuk seratus pen drive:

• Tim AP pertama-tama membandingkan/mencocokkan faktur dengan PO-nya untuk memeriksa apakah deskripsi (pen drive), jumlah (100), biaya ($15 per buah), harga total ($1500) dan ketentuan (syarat pembayaran) cocok dengan yang ada di awal PO yang disetujui
• Selanjutnya detail invoice dan PO dibandingkan/dicocokkan dengan yang ada di resi pesanan (receiving report). Tanda terima ini disiapkan oleh bagian penerima berdasarkan slip pengepakan yang disertakan dengan pengiriman. Jenis dan jumlah pen drive (100), harga ($15 per buah) dan harga total ($1500) harus sesuai dengan yang dirinci dalam PO asli dan faktur.
  • Departemen penerima juga memeriksa kerusakan dan kualitas pada tahap ini.

Jika faktur, PO, dan tanda terima pesanan sama persis (atau dalam tingkat toleransi yang dapat diterima), maka Anda memiliki pencocokan 3 arah yang berhasil. Faktur sekarang dapat dibayar oleh tim AP.

Jika 3 dokumen tidak cocok – di atas tingkat toleransi pencocokan tiga arah – maka invoice akan ditangguhkan hingga kesalahan/masalah terselesaikan.

Mari kita lihat secara singkat masing-masing dokumen ini dan lihat bagaimana kaitannya dengan proses pencocokan 3 arah utang usaha:

Pesanan pembelian

Pesanan pembelian atau PO adalah formulir standar perusahaan yang diberi nomor urut yang mencantumkan produk atau layanan yang dibutuhkan. Pesanan pembelian digunakan untuk mengotorisasi pembelian.

PO menjadi kontrak ketika dikirim dan diterima oleh vendor yang bermaksud mengirimkan barang atau jasa. Grafik Departemen pembelian menghasilkan pesanan pembelian berdasarkan ditandatangani dan disetujui permintaan pembelian setelah pemilihan vendor.

Grafik proses pesanan pembelian menangkap nama dan logo perusahaan, nama vendor dan informasi kontak, ketentuan hukum dan pembayaran, diskon yang ditawarkan, nomor pesanan pembelian, penagihan perusahaan dan alamat pengiriman, item baris dengan deskripsi, harga, jumlah yang dipesan, jumlah yang diperpanjang, subtotal, pajak penjualan jika ada, dan jumlah total.

Penerimaan

Kwitansi adalah dokumen fisik atau elektronik yang mencerminkan penerimaan barang/jasa yang sebenarnya. Penerimaan diverifikasi oleh departemen penerima perusahaan terhadap slip pengepakan vendor yang disertakan dengan produk yang dikirim.

Tanda terima merujuk pada metode pembayaran serta nomor pesanan pembelian – memfasilitasi pencocokan dokumen.

Penerimaan barang dapat berupa pengiriman seluruh pesanan pembelian atau pengiriman sebagian jika ada produk yang dipesan kembali untuk pengiriman kemudian atau dikirim dari lokasi yang berbeda.

Faktur Vendor

Faktur vendor adalah dokumen yang menagih pelanggan atas barang yang dikirim atau jasa yang diberikan. Faktur adalah permintaan pembayaran.

Bidang faktur pada dasarnya sama dengan bidang pesanan pembelian.

Faktur juga menyebutkan nomor faktur, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, alamat pengiriman uang, syarat pembayaran, diskon pembayaran awal, subtotal, pajak penjualan, dan jumlah total terutang.

---

Otomatiskan pengambilan data, bangun alur kerja, dan merampingkan proses pencocokan 3 arah dalam hitungan detik. Tidak diperlukan kode. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Poin nyeri dalam pencocokan manual

Pencocokan manual 2 arah atau 3 arah bisa sangat lambat, mahal, dan rawan kesalahan. Mengotomatiskan pencocokan 3 cara dan alur kerja persetujuan hutang dagang pasti akan membantu tim AP fokus pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi dan menyelamatkan mereka dari tumpukan dokumen manual.

Pencocokan ribuan dokumen pendukung secara manual dapat memakan waktu, mahal, dan padat karya. Tim AP akhirnya menghabiskan banyak jam kerja secara manual untuk mencari setiap faktur, PO, dan tanda terima!

Keterlambatan dan kesalahan memaksa tim hutang dagang untuk bekerja lembur dan juga dapat menimbulkan denda atas keterlambatan pembayaran kepada vendor.

Berikut adalah beberapa masalah utama dalam proses pencocokan tiga arah manual yang akhirnya menyebabkan penundaan dan pembengkakan biaya:

---

Pesan demo langsung 30 menit ini untuk menjadikannya yang terakhir kalinya Anda harus memasukkan data secara manual dari faktur atau kwitansi ke dalam perangkat lunak ERP.

Jadwalkan Demo

---

Manfaat mengotomatiskan proses

Mengotomatiskan proses pencocokan 3 arah membahas sebagian besar jika tidak semua masalah pencocokan manual yang dibahas di atas. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa bisnis semakin mengotomatiskan pencocokan tiga arah dan proses AP yang lebih besar:

Menyediakan jejak audit

Pendekatan digital-first otomatis memastikan bahwa semua rekaman konsisten dan memberikan satu sumber kebenaran. Ketika data mudah diakses setiap saat, bisnis dapat mengakses jejak audit yang jelas dan menunjukkan ketidakkonsistenan keuangan dengan cepat.

Mengurangi tingkat kesalahan & penipuan

Perangkat lunak pencocokan 3 arah otomatis beroperasi berdasarkan aturan/alur kerja yang telah ditetapkan berdasarkan tingkat toleransi dan persetujuan. Alur kerja otomatis seperti itu cepat dan sangat akurat. Mereka dengan cepat menandai kesalahan dan potensi kasus penipuan sehingga tim AP dapat segera mengambil tindakan.

Meningkatkan hubungan pemasok

Alur kerja AP pencocokan 3 arah supercharged memastikan pembayaran vendor tepat waktu. Vendor menghargai pembayaran lebih awal dan dapat menawarkan diskon sebagai imbalannya. Dengan demikian otomatisasi dapat membantu menghemat biaya sambil membangun rantai pasokan yang stabil.

Meningkatkan garis bawah

Mengotomatiskan pencocokan tiga arah dan proses AP lainnya menghemat waktu, mengurangi biaya tenaga kerja, mencegah penipuan/kesalahan, dan memberikan diskon vendor dalam jangka panjang. Hal ini memainkan peran penting pada keuntungan perusahaan.

Sinkronisasi yang mulus

Tutup pembukuan Anda lebih cepat dengan menyinkronkan pencocokan 3 arah Anda langsung ke ERP atau perangkat lunak akuntansi Anda.

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Cara mengotomatiskan pencocokan 3 arah dan alur kerja AP

jembatan Perangkat lunak otomatisasi AP, seperti Nanonets, dapat membantu organisasi beralih dari pencocokan 3 cara manual ke alur kerja otomatis yang sepenuhnya tanpa sentuhan. Tim AP di seluruh perusahaan menggunakan Nanonets untuk membuat alur kerja akun payable otomatis end-to-end.

Otomatisasi AP & alur kerja pencocokan 3 arah yang diatur di Nanonets dapat mengurangi 80% beban kerja departemen AP tanpa mempekerjakan staf tambahan.

Dengan Nanonets Anda dapat menyiapkan alur kerja pencocokan AP 3 arah otomatis yang secara otomatis:

• Menarik dokumen dan file dari berbagai sumber – email, dokumen yang dipindai, file/gambar digital, penyimpanan cloud, ERP, dll.
  • Mengklasifikasikan dan menyortir dokumen dengan benar seperti faktur, PO, dan tanda terima
• Membaca & menangkap data dari semua faktur, PO, dan tanda terima secara akurat
• Rekonsiliasi bidang, pengeluaran, saldo, dan informasi tingkat SKU di seluruh faktur, PO, dan tanda terima terkait dengan pencocokan 3 arah
  • Menandai kesalahan pencocokan 3 arah yang melanggar tingkat toleransi atau mengirim faktur untuk persetujuan lebih lanjut atas pencocokan 3 arah yang berhasil.
• Tangani semua alur kerja pengeluaran mulai dari membuat laporan pengeluaran hingga mendapatkan persetujuan manajer
• Dan sinkronkan/integrasikan semua hal di atas dengan ERP, perangkat lunak akuntansi, atau alat bisnis pilihan Anda
  • Kami siap berintegrasi dengan Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks, dan lainnya

Selamatkan tim AP Anda dari tugas yang melibatkan tumpukan kertas kerja. Pesan demo untuk melihat bagaimana Nanonets dapat mengotomatiskan semua proses AP Anda.

Jadwalkan Demo

---