Hutang usaha tanpa kertas: Panduan penerapan

Beralih ke tanpa kertas akun hutang mengintimidasi. Hal ini sering kali berarti mendigitalkan data bertahun-tahun, melatih staf Anda, dan mengubah alur kerja Anda. Namun, perubahan ini dapat memberikan manfaat yang signifikan.

Pertimbangkan ini: Penelitian Levvel menemukan bahwa 50% bisnis bergulat dengan keterlambatan pembayaran dan kehilangan diskon karena siklus persetujuan yang berlarut-larut. Yang mengejutkan, 79% UKM dan 68% perusahaan pasar menengah menyebutkan input data manual dan prosedur yang tidak efisien sebagai permasalahan utama mereka. Bagi perusahaan besar, permasalahan utamanya adalah sebagian besar faktur datang dalam bentuk kertas, dan 60% diantaranya mengalami kesulitan ini.

Angka-angka ini menggarisbawahi perlunya cara penanganan yang lebih efisien dan efisien faktur, order pembelian, dan pembayaran. Apakah penerapan proses utang usaha tanpa kertas bisa menjadi solusinya? Pada artikel ini, kita akan menyelidiki mengapa hal itu mungkin terjadi. Kami juga akan memandu Anda dalam melakukan transisi ke sistem tanpa kertas dan berbagi tips berharga untuk peralihan yang lancar.

Apa yang dimaksud dengan hutang usaha tanpa kertas?

Istilah hutang dagang tanpa kertas mengacu pada proses AP yang sepenuhnya digital, sehingga menghilangkan kebutuhan akan faktur kertas. Ini melibatkan Departemen AP memanfaatkan teknologi untuk mendigitalkan faktur dan dokumen terkait, mengotomatiskan proses persetujuan, dan melakukan pembayaran melalui sarana elektronik.

Anda dapat membuat kumpulan teknologi alat khusus atau perangkat lunak hutang dagang tanpa kertas yang komprehensif untuk mengelola semua aspek di satu tempat. Apa pun pilihannya, tujuannya adalah untuk menghilangkan langkah-langkah manual, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan meningkatkan kecepatan dan efisiensi.

Setiap bisnis ingin dapat membayar vendornya tepat waktu dan mendapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal. Namun dokumen dan birokrasi seringkali menjadi penghalang. Tambahkan Excel dan email ke dalam campuran, dan faktur, pembayaran terlewat, atau laporan tertunda akan mudah hilang.

Di sinilah penerapan paperless bisa membawa perubahan besar. Ini membantu bisnis mengelola lebih banyak faktur tanpa menambah staf atau menambah jam kerja. Ceri di atasnya? Sebuah standar Alur kerja AP yang dapat Anda sesuaikan untuk efisiensi yang lebih baik dari waktu ke waktu.

Mengapa Anda perlu mengurangi hutang usaha tanpa kertas?

Memproses faktur dapat dikenakan biaya antara $15 hingga $40. Namun inilah hikmahnya: an laporan AIIM mengungkapkan faktur otomatis dapat memangkas biaya sebesar 29.2%. Katakanlah Anda memproses 10,000 faktur setiap bulan dengan harga $10 per faktur. Itu berarti penghematan sekitar $300,000 setiap tahunnya.

Sekarang pertimbangkan hal ini: sekitar sepertiga bisnis yang disurvei mampu mengurangi biaya pemrosesan faktur lebih banyak lagi: sebesar 50%. Itu berarti penghematan tahunan sebesar $600,000. Mengesankan, bukan? Namun, manfaat dari tidak menggunakan kertas lebih dari sekadar menghemat uang.

Peralihan ke sistem tanpa kertas memungkinkan tim Anda memprioritaskan tugas-tugas strategis. Hal ini meminimalkan kesalahan manusia dan mendukung kepatuhan. Ini memperlancar hubungan vendor melalui pembayaran cepat. Belum lagi dampaknya terhadap lingkungan. Dengan mengurangi penggunaan kertas, Anda dapat mengurangi jejak karbon perusahaan Anda secara signifikan.

Bagaimana cara kerja sistem hutang tanpa kertas?

Tanyakan kepada pegawai AP apa tugas yang paling tidak mereka sukai, dan kemungkinan besar mereka akan memberi tahu Anda: entri data manual. Itu ada dimana-mana. Dari memasukkan data faktur hingga melacak pembayaran dan merekonsiliasi akun, daftarnya terus bertambah. Dengan sistem hutang tanpa kertas, sebagian besar permasalahan ini dapat dihilangkan.

Tapi bukan itu saja. Mari kita lihat bagaimana sistem hutang usaha tanpa kertas beroperasi dan bagaimana sistem ini dapat menyederhanakan berbagai aspek alur kerja AP Anda.

1. Menangkap informasi dan mendigitalkan dokumen

Anda mungkin menerima pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur dari berbagai saluran — email, Dropbox, Google Drive, pos, atau bahkan faks. Biasanya, Anda perlu memasukkan data ini secara manual atau memindai dokumen kertas ke dalam sistem Anda. Proses ini memakan waktu, rawan kesalahan, dan menunda pembayaran vendor.

Sistem hutang tanpa kertas seperti Nanonets memiliki fitur seperti AI-OCR (Pengenalan Karakter Optik), aturan yang telah ditetapkan, dan alur kerja otomatis. Anda dapat mengambil data dokumen dari saluran mana pun dengan mudah. Sistem memindai, mengekstrak, dan memvalidasi data segera setelah data tiba dan kemudian mendigitalkannya.

Terstruktur atau tidak terstruktur, mata uang, peraturan perpajakan, dan bahasa berbeda — tidak masalah. Sistem dapat menangani semuanya. Tim Anda tidak akan menatap lembar Excel, memeriksa silang angka secara manual. Sebaliknya, data akan tersedia, akurat, dan mudah dicari.

2. Mengotomatiskan alur kerja persetujuan dan pencocokan

Langkah selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan dokumen. Hal ini sering kali melibatkan mengarahkannya secara fisik atau melalui email ke pihak yang bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan dalam pengaturan tradisional. Pegawai AP sering kali harus melakukan tindak lanjut berulang kali untuk memastikan persetujuan tepat waktu.

Selain itu, faktur harus dicocokkan dengan pesanan pembelian dan tanda terima barang yang sesuai untuk menghindari duplikat faktur, penipuan, dan kesalahan. Seringkali ini melibatkan penarikan setiap dokumen secara manual, mencetaknya, dan membandingkannya baris demi baris. Ini bukanlah pekerjaan yang paling menyenangkan di dunia, dan tentu saja bukan yang paling efisien.

Saat Anda beralih ke sistem hutang tanpa kertas, seluruh proses ini dilakukan secara otomatis. Sistem mengarahkan dokumen ke individu yang tepat berdasarkan aturan persetujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan Nanonets, Anda dapat mengatur pengingat dan peringatan otomatis kepada pemberi persetujuan, memastikan mereka keluar tepat waktu. Pembaruan status otomatis memfasilitasi proses komunikasi yang lebih transparan dan efisien bagi semua pihak yang terlibat dalam proses persetujuan. Pembaruan ini memungkinkan pelacakan kemajuan dengan mudah dan memastikan bahwa setiap orang mengetahui status terkini dokumen.

Sistem juga secara otomatis mencocokkan invoice dengan pesanan pembelian dan kwitansi barang. Jika terjadi ketidakcocokan atau perbedaan, ini akan memunculkan peringatan, memungkinkan Anda mengetahui kesalahan lebih awal dan menghindari penundaan atau perselisihan pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi tenaga kerja manual dan secara signifikan mengurangi kemungkinan kesalahan, aktivitas penipuan, dan potensi kerugian finansial.

3. Memproses pembayaran secara elektronik

Memproses pembayaran biasanya melibatkan banyak dokumen dan dokumen. Cek, wesel, wesel bank — sebut saja. Metode tradisional ini memerlukan sumber daya, menambah waktu pemrosesan, dan menunda pembayaran vendor.

Petugas AP Anda harus mencatat setiap pembayaran secara manual, memastikan bahwa jumlah yang benar dikirim ke vendor yang tepat. Mereka harus melacak pembayaran-pembayaran ini, memeriksa ulang laporan bank dan menyelesaikan perbedaan yang muncul. Akhirnya, mereka harus dengan susah payah merekonsiliasi pembayaran ini dengan faktur asli dan buku besar. Proses ini memakan waktu dan rawan kesalahan.

Namun dengan sistem utang usaha tanpa kertas, aliran data yang lancar, dan alur kerja otomatis memastikan tantangan-tantangan ini dapat diatasi secara efektif. Ini dapat berintegrasi dengan bank atau pemroses pembayaran Anda yang ada untuk memfasilitasi pembayaran yang lancar dan aman. Anda dapat memilih metode pembayaran yang sesuai untuk Anda — ACH, kartu kredit, transfer kawat, atau bahkan kartu virtual.

Misalnya, Nanonets terintegrasi dengan Stripe dan QuickBooks, memfasilitasi pembayaran yang efisien sekaligus menjaga catatan keuangan Anda tetap terkini. Anda dapat menjadwalkan pembayaran sesuai dengan arus kas dan ketentuan vendor Anda.

Sistem tanpa kertas juga dapat secara otomatis mencatat setiap pembayaran beserta faktur dan detail vendornya. Artinya, tidak ada lagi pencatatan manual dan tidak ada lagi pemeriksaan silang terhadap laporan bank. Perbedaan, jika ada, ditandai oleh sistem secara real-time, sehingga tim Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat dan efisien. Sistem ini juga memastikan bahwa semua pembayaran direkonsiliasi secara akurat dengan faktur asli dan buku besar.

4. Mengotomatiskan pelaporan dan jalur audit

Dengan sistem berbasis kertas, tugas-tugas ini seringkali memerlukan lebih banyak waktu dan usaha. Anda harus menyaring tumpukan faktur, kuitansi, dan dokumen lainnya, memasukkan dan melakukan referensi silang data secara manual untuk menghasilkan laporan. Mempertahankan jejak audit yang jelas juga merupakan suatu tantangan, karena dokumen kertas mudah hilang.

Dengan sistem tanpa kertas, data Anda secara otomatis disimpan dan dikelola di repositori pusat. Hal ini membuat pengambilan data dan pembuatan laporan menjadi mudah. Baik itu penutupan akhir bulan, audit, atau perkiraan keuangan, Anda dapat langsung mengakses data yang Anda perlukan.

Pelaporan otomatis dan real-time mengurangi waktu yang dihabiskan untuk konsolidasi data manual. Ini juga memberikan wawasan berharga tentang operasi keuangan Anda, membantu Anda mengidentifikasi tren, mendeteksi anomali, dan membuat keputusan berdasarkan data.

Sedangkan untuk jejak audit, sistem mencatat semua aktivitas, mulai dari penerimaan faktur hingga pembayaran, termasuk semua persetujuan dan perubahan yang dilakukan. Tingkat transparansi ini memastikan akuntabilitas, menyederhanakan kepatuhan, dan mempermudah penyelidikan potensi masalah atau perselisihan. Selain itu, integrasi dengan ERP atau perangkat lunak akuntansi Anda memastikan bahwa semua data keuangan tersinkronisasi dan terkini, sehingga mengurangi risiko ketidakakuratan dan duplikasi.

5. Selalu memperbarui vendor dan menjaga transparansi

Dalam pengaturan tradisional, manajemen hubungan pemasok bisa jadi cukup menantang. Keterlambatan pembayaran, hilangnya faktur, dan miskomunikasi dapat mengganggu hubungan Anda dengan vendor. Selain itu, memantau persyaratan dan preferensi setiap pemasok dapat menjadi hal yang sulit.

Namun, sistem hutang tanpa kertas menyederhanakan proses ini. Pemrosesan dan persetujuan faktur yang lebih cepat berarti pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga meningkatkan kepuasan vendor. Sistem ini juga menyimpan semua informasi vendor Anda secara terpusat, sehingga mudah diakses dan dikelola.

Portal pemasok otomatis memungkinkan vendor mengirimkan faktur mereka, melacak status pembayaran, dan berkomunikasi secara real-time, sehingga mengurangi kebutuhan bolak-balik email atau panggilan telepon. Pemberitahuan, peringatan, dan pengingat otomatis dikirimkan ke kedua belah pihak jika terjadi penundaan atau perbedaan, sehingga memastikan transparansi dan mengurangi kesalahpahaman.

Selain itu, sistem dapat mengakomodasi ketentuan pembayaran, diskon, atau preferensi lain yang berbeda untuk setiap pemasok, sehingga dapat mengelola variabel-variabel ini dengan lancar. Hal ini memastikan kepatuhan terhadap persyaratan vendor Anda dan memungkinkan Anda memanfaatkan diskon pembayaran awal atau insentif lainnya, mengoptimalkan arus kas dan memperkuat hubungan pemasok Anda.

Pada akhirnya, peralihan ke sistem utang usaha tanpa kertas bukan hanya soal penghematan biaya dan waktu. Ini tentang mengubah proses AP Anda menjadi fungsi bisnis strategis yang mendorong efisiensi, transparansi, dan kontrol.

Bagaimana Anda menerapkan sistem hutang tanpa kertas?

Oke, jadi Anda yakin tentang manfaat sistem hutang tanpa kertas. Anda dapat melihat bagaimana hal ini dapat mengubah operasi keuangan Anda, menyederhanakan proses, dan meningkatkan kontrol. Namun bagaimana cara Anda menerapkannya?

Berikut panduan penerapan langkah demi langkah untuk memberi Anda jalur yang jelas menuju transisi Anda:

Langkah 1: Evaluasi proses Anda saat ini

Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan tantangan yang Anda hadapi. Apakah ada keterlambatan pembayaran? Apakah menurut Anda rekonsiliasi itu sulit? Apakah kesalahan sering terjadi, dan di mana kesalahan ini paling sering terjadi?

Bicaralah dengan tim Anda dan kumpulkan masukan mereka. Apa masalah utama mereka? Untuk apa mereka menghabiskan sebagian besar waktunya? Bagian proses manakah yang menurut mereka paling menantang atau membuat frustrasi? Umpan balik ini dapat membantu Anda memahami apa yang Anda perlukan dari sistem hutang usaha tanpa kertas.

Langkah 2: Tentukan kebutuhan dan tujuan Anda

Setelah Anda memahami situasi dan tantangan Anda saat ini, identifikasi apa yang ingin Anda capai dengan sistem baru Anda. Apakah Anda ingin mempercepat pemrosesan faktur? Meningkatkan akurasi? Tingkatkan transparansi? Mengurangi biaya?

Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur. Misalnya, Anda mungkin ingin mengurangi waktu pemrosesan faktur sebesar 50% atau mencapai akurasi 100% dalam rekonsiliasi pembayaran. Kemudian, identifikasi kebutuhan fungsional Anda. Apakah Anda memerlukan alur kerja persetujuan? Bagaimana dengan integrasi dengan ERP atau perangkat lunak akuntansi Anda yang sudah ada? Apakah Anda ingin pelaporan dan analisis waktu nyata? Portal pemasok?

Pertimbangkan juga kebutuhan masa depan. Seiring berkembangnya bisnis Anda, Anda mungkin perlu merekrut lebih banyak vendor, menangani faktur dengan volume lebih besar, atau mematuhi peraturan tambahan. Pastikan sistem yang Anda pilih dapat berkembang dan beradaptasi dengan perubahan ini.

Langkah 3: Teliti dan evaluasi solusi potensial

Mulailah meneliti sistem hutang usaha tanpa kertas yang tersedia. Lihat deskripsi produk, postingan blog, ulasan pelanggan, studi kasus, dan video demo. Hadiri webinar atau demonstrasi produk jika memungkinkan.

Ada banyak sistem hutang tanpa kertas yang tersedia di pasar. Beberapa merupakan sistem yang berdiri sendiri, sementara yang lain dapat diintegrasikan dengan ERP atau perangkat lunak akuntansi Anda. Pertimbangkan berbagai faktor seperti fitur sistem, kemudahan penggunaan, skalabilitas, keamanan, dukungan pelanggan, dan biaya.

Carilah fitur yang secara khusus memenuhi kebutuhan Anda. Misalnya, pilih sistem dengan pengingat otomatis dan alur kerja persetujuan jika Anda kesulitan dengan keterlambatan pembayaran. Jika kesalahan entri data menjadi masalah, pilihlah sistem dengan teknologi OCR canggih untuk ekstraksi data otomatis dan akurat.

Langkah 4: Rencanakan dan laksanakan proses implementasi

Penerapan sebenarnya dari sistem hutang usaha pilihan Anda merupakan langkah penting. Ini melibatkan instalasi atau pengaturan perangkat lunak, migrasi data yang ada, pengaturan alur kerja, dan pelatihan staf Anda.

Berikut daftar hal-hal yang perlu dipertimbangkan selama proses implementasi:

• Migrasi data: Pastikan semua data Anda yang ada ditransfer secara akurat dan aman ke sistem baru. Ini termasuk informasi vendor, data faktur, riwayat pembayaran, dan data relevan lainnya.
• Pengaturan alur kerja: Konfigurasikan sistem untuk mencerminkan alur kerja dan proses persetujuan yang Anda inginkan. Pastikan sistem diatur untuk menangani kebutuhan dan persyaratan spesifik Anda.
• Integrasi: Jika sistem baru Anda perlu diintegrasikan dengan perangkat lunak lain (seperti ERP atau sistem akuntansi), pastikan integrasi ini dikonfigurasi dengan benar dan diuji secara menyeluruh.
• Latihan: Berikan pelatihan komprehensif kepada tim Anda untuk memastikan mereka memahami cara menggunakan sistem baru secara efektif. Ini dapat mencakup sesi tatap muka, lokakarya kelompok, atau bahkan tutorial online mandiri.
• Pengujian: Sebelum diluncurkan, uji sistem secara menyeluruh untuk mengidentifikasi dan memperbaiki potensi masalah apa pun. Hal ini termasuk memeriksa keakuratan migrasi data, menguji alur kerja, memverifikasi integrasi, dan memastikan sistem ramah pengguna dan berfungsi.
• Dukungan: Pastikan Anda memiliki sistem pendukung yang andal. Hal ini dapat berasal dari tim dukungan pelanggan vendor atau tim TI internal. Akan lebih baik jika memiliki seseorang yang dapat dengan cepat menyelesaikan masalah apa pun selama masa implementasi atau pasca implementasi.

Langkah 5: Pantau dan optimalkan kinerja

Setelah sistem hutang tanpa kertas Anda aktif dan berjalan, penting untuk terus memantau kinerjanya dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan atau dioptimalkan.

Berikut daftar KPI yang mungkin ingin Anda lacak:

Waktu Pemrosesan Faktur: Ini mengukur waktu yang dibutuhkan mulai dari penerimaan faktur hingga pembayarannya. Waktu pemrosesan yang lebih singkat menunjukkan proses yang lebih efisien.

Biaya per Faktur: Ini menghitung total biaya pemrosesan faktur. Biaya yang lebih rendah menunjukkan sistem yang lebih efisien dan hemat biaya.

Tingkat Akurasi Faktur: KPI ini mengukur persentase invoice yang diproses tanpa kesalahan. Tingkat akurasi yang lebih tinggi menandakan pengurangan kesalahan yang merugikan.

Tingkat Pengecualian Faktur: Ini melacak persentase faktur yang memerlukan intervensi manual karena perbedaan atau kesalahan. Tingkat pengecualian yang lebih rendah menunjukkan proses yang lebih efisien dan otomatis.

Waktu Siklus Persetujuan: Ini mengukur waktu yang dibutuhkan sejak faktur diterima hingga disetujui. Mengurangi waktu ini dapat mempercepat seluruh proses hutang usaha Anda.

Selain itu, lakukan tinjauan rutin terhadap sistem dan dampaknya terhadap bisnis Anda. Cari tahu apakah tim Anda mencapai tujuannya? Apakah ada masalah atau hambatan? Apakah ada pelatihan tambahan yang diperlukan untuk tim Anda? Apakah sistem telah membantu meningkatkan hubungan mereka dengan vendor karena pembayaran tepat waktu dan komunikasi yang lebih baik?

Praktik terbaik sistem hutang tanpa kertas

Menjadikan paperless memerlukan disiplin dan konsistensi agar benar-benar efektif. Anda mungkin sudah memiliki praktik standar yang ditetapkan untuk menangani utang usaha berbasis kertas — merutekan faktur di atas ambang batas tertentu untuk persetujuan manajer, semua faktur disimpan dalam lemari arsip tertentu, dll.

Demikian pula, ketika melakukan transisi ke sistem tanpa kertas, Anda harus menetapkan praktik terbaik tertentu untuk memaksimalkan sistem digital baru Anda.

1. Mengotomatiskan impor data

Akan merepotkan jika tim Anda mengunggah semua faktur secara manual ke sistem tanpa kertas Anda. Menyegarkan kotak masuk email Anda secara terus-menerus dan memindai lampiran hampir tidak efisien.

Sebaliknya, memiliki fitur impor data otomatis akan menghemat waktu Anda dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Hal ini juga akan memastikan kelancaran aliran faktur ke dalam sistem tanpa hambatan atau penundaan.

Nanonets menawarkan sejumlah opsi impor otomatis, termasuk email, integrasi API, OneDrive, Google Drive, Dropbox, dan Zapier. Dari mana pun faktur Anda berasal, Anda dapat dengan mudah mengimpornya ke sistem secara otomatis.

2. Gunakan pengambilan dan ekstraksi data yang cerdas

Anda mungkin menerima faktur dalam berbagai format, gaya, mata uang, dan bahasa saat bisnis Anda berkembang. Anda tidak dapat mengandalkan OCR sederhana dan entri data manual untuk menangani kerumitannya.

Departemen AP memerlukan sistem pengambilan dan ekstraksi data yang cerdas untuk memahami kompleksitas dan beradaptasi. Dengan cara ini, Anda dapat memproses berbagai invoice dengan cepat dan akurat.

Nanonets menggabungkan AI dan OCR terbaik di kelasnya untuk mengekstrak informasi penting dari faktur secara akurat, apa pun format atau bahasanya. Data terstruktur, semi-terstruktur, atau tidak terstruktur — Nanonet dapat menangani semuanya. Hal ini memastikan bahwa Anda dapat bekerja dengan beragam pemasok tanpa kesenjangan data atau ketidakakuratan.

3. Menerapkan alur kerja persetujuan otomatis

Pesanan pembelian, faktur, dan dokumen keuangan lainnya sering kali memerlukan beberapa persetujuan sebelum diproses. Alur kerja persetujuan manual bisa jadi lambat, tidak jelas, rentan terhadap penipuan, dan dapat menyebabkan tenggat waktu pembayaran terlewat.

Mengotomatiskan alur kerja persetujuan Anda dapat mempercepat proses ini sekaligus meningkatkan transparansi. Anda dapat mengatur urutan persetujuan khusus berdasarkan jumlah faktur, departemen, proyek, atau kriteria lainnya.

Dengan Nanonets, Anda dapat menyesuaikan alur kerja persetujuan berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat menyiapkan aturan untuk perutean otomatis dan hierarki persetujuan untuk memastikan faktur yang tepat sampai ke pemberi persetujuan yang tepat pada waktu yang tepat. Dengan pembaruan status langsung, peringatan otomatis, dan pengingat, Anda dapat dengan jelas melacak kemajuan setiap faktur, menjaga transparansi, dan mencegah penundaan atau pembayaran yang terlewat.

4. Siapkan integrasi untuk menghilangkan silo data

Bayangkan menghabiskan waktu berjam-jam mentransfer data secara manual dari sistem AP Anda ke sistem pembayaran, sistem akuntansi, atau ERP Anda. Ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan. Bagaimana jika tambahan angka nol ditambahkan ke jumlah faktur atau titik desimal terlewatkan?

Integrasi antara berbagai sistem sangat penting untuk memastikan transfer data lancar dan menghindari kesalahan. Tidak hanya membantu menghemat waktu, namun dengan pencocokan dan rekonsiliasi 3 arah otomatis, hal ini juga meningkatkan keakuratan dan keandalan data.

Nanonets dibuat agar dapat berfungsi dengan baik dengan sistem lain. Ini mendukung integrasi dengan sistem akuntansi, ERP, dan pembayaran populer, termasuk QuickBooks, SAP, Oracle, dll. Data dari Nanonets dapat dengan mudah disinkronkan dengan sistem ini secara real time, menghilangkan silo data dan memastikan transfer data lancar dan bebas kesalahan. Dengan cara ini, Anda bisa lebih fokus pada strategi dan mengurangi entri data manual.

5. Audit dan optimalkan sistem Anda secara berkala

Untuk memastikan sistem tanpa kertas Anda berfungsi secara optimal, perlu dilakukan audit dan peninjauan kinerja sistem secara rutin. Akan membantu jika Anda melacak metrik utama seperti akurasi, waktu pemrosesan, dan tingkat kesalahan serta memperhatikan masukan pengguna.

Audit rutin tidak hanya akan membantu Anda mengidentifikasi masalah dan hambatan, namun juga mengungkap peluang perbaikan. Mengoptimalkan sistem Anda berdasarkan wawasan ini akan memastikan bahwa sistem tersebut terus memenuhi kebutuhan Anda seiring dengan berkembang dan berkembangnya bisnis Anda.

Nanonets menyediakan analisis dan kemampuan pelaporan real-time yang kuat untuk memantau proses AP Anda. Dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat terus meningkatkan kinerja sistem, mengurangi kesalahan, meningkatkan kecepatan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

5. Mengutamakan keamanan dan kepatuhan

Menjaga keamanan data keuangan Anda merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditawar. Demikian pula, memastikan kepatuhan terhadap berbagai undang-undang dan peraturan sangat penting untuk menghindari hukuman dan masalah hukum.

Sistem AP tanpa kertas Anda harus memiliki langkah-langkah keamanan data yang kuat seperti enkripsi, penyimpanan data yang aman, dan otentikasi pengguna. Hal ini juga harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan persyaratan peraturan.

Nanonets memberikan keamanan tingkat tinggi untuk menjaga keamanan data sensitif Anda. Ini mematuhi standar privasi global, termasuk GDPR dan CCPA. Ini menggunakan langkah-langkah keamanan tingkat lanjut seperti enkripsi data dan penyimpanan cloud yang aman. Jejak audit Nanonets juga menyimpan catatan jelas dari setiap tindakan, membantu Anda memastikan akuntabilitas dan kepatuhan terhadap peraturan.

Pesan terakhir

Beralih ke proses AP tanpa kertas bukanlah tugas yang mudah. Ini melibatkan perencanaan, penyusunan strategi, dan implementasi yang cermat. Namun, manfaatnya lebih besar daripada tantangannya jika menggunakan alat yang tepat dan strategi yang efektif. Dari peningkatan efisiensi dan transparansi hingga penghematan biaya dan peningkatan keamanan, keunggulan sistem AP tanpa kertas tidak dapat disangkal.

Dengan memanfaatkan kekuatan Nanonet, bisnis dapat menyederhanakan proses AP mereka, mencapai tujuan operasional, dan mempersiapkan diri untuk pertumbuhan di masa depan. Hal ini mengurangi tenaga kerja manual dan kesalahan terkait, mempercepat proses persetujuan faktur, meningkatkan akurasi data, dan memfasilitasi integrasi sistem yang lancar. Dengan fokus kuat pada keamanan dan kepatuhan, Nanonets menawarkan solusi andal bagi bisnis untuk bertransisi dengan percaya diri ke lingkungan tanpa kertas.

Jalan menuju AP tanpa kertas mungkin rumit, namun dengan Nanonets, hal ini layak untuk dimulai. Peluang yang ada di depan — peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, transparansi, dan keamanan data — menjadikan perjalanan ini penting bagi bisnis yang ingin tetap kompetitif di dunia yang mengutamakan digital.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/