Dihipotesiskan bahwa sistem penulisan berkembang di antara manusia untuk mencatat transaksi keuangan; tablet tanah liat paling awal dating kembali ke 3000 SM adalah rekening catatan keuangan - "Hutang Usaha" dari peradaban Mesopotamia dan Mesir, sehingga untuk berbicara.
Sejak saat itu, sistem pelacakan interaksi keuangan antara vendor dan klien telah berkembang melalui Contrugli's sistem akuntansi entri ganda, Pacioli sistem buku besar legendaris, perampingan proses Hutang Usaha di industri transportasi AS pada tahun 1960-an, hingga Proses Hutang Usaha yang ditingkatkan secara digital yang diadopsi di seluruh dunia.
Mari pelajari lebih lanjut tentang Praktik terbaik Hutang Usaha dan Proses Hutang Usaha.
Mencari berbasis AI Solusi Otomatisasi AP? Lihat Nanonets untuk akurasi yang lebih baik, fleksibilitas yang lebih besar, dan serangkaian integrasi yang luas dengan sistem Akuntansi, ERP & lainnya!
Daftar Isi
- Pengantar
- Proses Alur Kerja AP Dasar
- Dokumen Terkait dengan Proses AP
- Pentingnya Manajemen AP
- Luasnya Proses AP
- Tantangan untuk Proses AP
- Memperlancar Siklus Hutang
- Mengotomatiskan Proses Manajemen AP
Otomatiskan pengambilan data, bangun alur kerja, dan merampingkan proses AP dalam hitungan detik. Tidak diperlukan kode.
Pengantar
Semua bisnis berjalan pada siklus pendapatan dan pengeluaran yang saling berhubungan. Piutang Usaha (AR) berada di bawah siklus pendapatan sementara Hutang Usaha berada di bawah siklus pengeluaran dan pembelian terkait.
Hutang Usaha atau Account Payable (AP) adalah sejumlah uang yang harus dibayarkan oleh badan usaha kepada vendor/pemasok untuk menyediakan barang/jasa mereka. Proses Hutang Usaha adalah pengelolaan dan pelaksanaan kewajiban pembayaran jangka pendek perusahaan kepada vendor/pemasok.
Dalam istilah awam, Pemrosesan Hutang Usaha adalah proses yang bertanggung jawab untuk membayar pemasok dan vendor untuk barang dan jasa yang disediakan oleh bisnis apa pun. Tujuan dari proses AP adalah untuk memastikan legitimasi dan akurasi dari setiap pembayaran yang berasal dari bisnis. Ini adalah bagian dari proses P2P (procure-to-pay) yang mencakup semua aktivitas mulai dari pengadaan hingga pemrosesan faktur & pembayaran vendor.
Sebagian besar bisnis memiliki departemen AP terpisah yang menangani tagihan/faktur masuk dan pembayaran yang dilakukan ke vendor. Tanggung jawab departemen dapat bervariasi tergantung pada sifat dan ukuran perusahaan.
Proses Alur Kerja AP Dasar
Skala Pemrosesan Hutang Usaha dari organisasi mana pun bergantung pada:
- jumlah vendor/penyedia layanan yang memenuhi kebutuhannya
- kuantum pembayaran yang diharapkan akan dilakukan dalam waktu singkat
- jenis dokumentasi yang diperlukan untuk memvalidasi proses pembelian
Departemen AP juga dapat berinteraksi dengan departemen lain seperti departemen pembelian dalam operasinya.
Misalnya, toko kecil ibu-dan-pop hanya memerlukan prosedur dasar Hutang. Satu buku besar dapat mencatat tagihan dan faktur, dalam dua kolom โ satu untuk faktur yang diterima dan yang lainnya untuk pembayaran yang dilakukan. Di sini departemen pembelian merangkap sebagai departemen AP.
Departemen Pemrosesan Hutang dari perusahaan yang lebih besar dengan lebih banyak pemangku kepentingan tidak dapat berfungsi pada sistem buku besar tunggal ini. Mereka akan membutuhkan prosedur yang melibatkan beberapa langkah: menerima Pesanan Pembelian (PO) dari departemen pembelian, menerima faktur dari vendor, mencocokkan rincian PO dan faktur, validasi, persetujuan, dan pembayaran tagihan ke vendor.
Dalam kasus seperti itu, alur kerja yang lebih rumit menjadi penting untuk mengelola nilai dan volume transaksi yang tinggi secara efisien.
Alur kerja sederhana dari proses AP mencakup langkah-langkah berikut:
Di akhir proses, jumlah yang โdibayarโ pada langkah pertama, tidak lagi menjadi kewajiban. Mungkin ada intervensi proses yang melibatkan pesanan pembelian, verifikasi, dan persetujuan, tetapi lima langkah dasar penting untuk menghindari kesalahan dan penipuan dalam pengeluaran.
Dokumen Terkait dengan Proses AP
Bergantung pada skala operasi, prosedur hutang usaha perusahaan dapat mencakup banyak atau semua dokumen berikut:
Purchase Order โ PO: PO adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada vendor, menginformasikan jenis produk/layanan yang dipesan dan jumlah serta harga yang disepakati. Untuk perusahaan besar, banyak entitas yang terlibat dalam proses PO, termasuk, orang/departemen yang meminta barang/jasa, departemen pembelian, departemen hutang, departemen penerimaan, dan vendor.
Laporan penerimaan: Laporan penerimaan barang/jasa merupakan konfirmasi perolehan produk/jasa yang dipesan dari vendor. Rincian pada laporan penerimaan harus sesuai dengan yang ada pada PO yang dikeluarkan sebelumnya.
Faktur Vendor: Bersamaan dengan atau setelah penerimaan barang pesanan, bisnis akan menerima faktur/tagihan produk dari pemasok barang/jasa. Pada akhir bisnis, itu disebut faktur vendor. Pemrosesan faktur vendor adalah tanggung jawab departemen AP, yang memverifikasi rincian faktur dengan kecocokan tiga arah antara PO, laporan penerimaan dan faktur vendor dan menjadwalkan pembayaran setelah persetujuan.
Voucher: Voucher terkadang digunakan untuk "menjamin" kelengkapan proses persetujuan โ seperti indeks ke dokumen pendukung seperti PO, Laporan tanda terima, faktur vendor, dll. Dan berisi informasi tentang persetujuan, nomor kasus, dan informasi lain yang terkait dengan pembelian tertentu itu.
Dokumen-dokumen ini disimpan pada file "terbuka" sampai pembayaran diproses sepenuhnya, setelah itu diberi label "ditutup".
Sebagai ilustrasi, misalkan pembeli, Buyer Inc., membutuhkan 10 pen drive untuk perusahaan. Perusahaan mengeluarkan pesanan pembelian kepada pemasoknya, Supplier Inc., untuk sepuluh item, dengan harga, katakanlah, $15 per pen drive, yang akan dikirimkan dalam lima hari. PO dihasilkan oleh departemen pembelian, satu salinan dikirim ke Supplier Inc., satu ke departemen AP, satu ke departemen penerima dan satu lagi untuk disimpan oleh departemen pembelian. Ketika Supplier Inc. memasok pen drive, laporan penerimaan (atau laporan penerimaan) disiapkan oleh ABC Inc., oleh departemen pembelian dan faktur vendor diajukan oleh departemen AP. Pada titik ini, departemen AP melakukan pencocokan tiga arah antara PO, laporan penerimaan, dan faktur pembelian untuk memeriksa apakah deskripsi, kuantitas, biaya, dan persyaratan cocok di ketiga dokumen tersebut. Setelah kecocokan diverifikasi oleh departemen AP, pembayaran dimulai. Tidak semua perusahaan mungkin memiliki kecocokan tiga arah, tetapi kecocokan dua arah antara PO dan faktur diperlukan untuk mencegah salah urus dana.
Pentingnya Manajemen AP dan alur kerja hutang usaha
Pengelolaan proses utang usaha sangat penting untuk fungsi yang efisien dan bebas kesalahan dari suatu pendirian bisnis. Pentingnya muncul karena:
- Ini membantu pembayaran tagihan yang cepat, yang penting untuk kelayakan kredit perusahaan dan membantu membangun hubungan yang sehat antara vendor dan perusahaan.
- Pembayaran segera juga mencegah tagihan jatuh tempo, denda, atau biaya keterlambatan.
- Pemrosesan Hutang Usaha terus mengawasi pengeluaran yang berlebihan, dan mencegah pembayaran ganda/ganda untuk produk/layanan yang sama.
- Itu melacak kebutuhan dan pembelian perusahaan, yang membantu menghindari penundaan dan gangguan dalam fungsi sehari-hari perusahaan.
- Ini mengkonsolidasikan semua tindakan pembelian untuk pengambilan mudah.
- Pemrosesan AP menghilangkan penipuan melalui tindak lanjut dan pemeriksaan yang ketat di setiap tahap proses.
- Ini membantu pengelolaan arus kas yang lebih baik dengan memungkinkan pembayaran hanya saat jatuh tempo, menggunakan fasilitas kredit yang ditawarkan oleh vendor, dll.
Luasnya Proses AP
Proses Hutang Usaha mencakup hampir semua pembayaran yang dilakukan oleh bisnis untuk barang dan jasa; penggajian, bagaimanapun, bukan bagian dari proses AP, tetapi berada di bawah kelas manajemen SDM. AP menyimpan catatan semua aspek keuangan dari pembelian yang dilakukan oleh perusahaan, yang sangat penting untuk tujuan audit dan pajak.
Tujuan utama dari AP adalah:
- Untuk memastikan bahwa pembayaran sah dan akurat
- Untuk memanfaatkan pembayaran awal atau diskon dinamis.
Integrasi kontrol internal dalam proses AP, terutama dalam proses otomatis menghilangkan pembayaran yang curang atau tidak akurat sambil memastikan bahwa semua faktur diperhitungkan.
Tantangan untuk Proses AP
Beberapa tantangan umum untuk pemrosesan AP adalah:
- Penundaan waktu: Hal ini terutama berlaku dengan pemrosesan AP manual karena dokumen kertas harus dipindahkan melintasi tabel dan departemen. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam memproses faktur dan membayar vendor. Penundaan sepanjang siklus hutang usaha dapat menjadi bola salju menjadi keterlambatan penerimaan barang pesanan, peringkat kredit yang buruk, hubungan yang buruk dengan vendor dan biaya/denda.
- Kesalahan pencocokan: Pencocokan tiga arah diperlukan untuk memastikan bahwa semua faktur vendor dibayar dengan benar. Perbedaan dapat terjadi bila ada kesalahan entri data atau informasi penagihan yang salah, yang mungkin memerlukan waktu untuk mengidentifikasi atau memperbaikinya.
- Manajemen pengecualian: Departemen hutang usaha harus menangani pengecualian seperti informasi yang tidak lengkap dan tidak cocok dalam faktur, yang dapat menyebabkan penundaan yang mahal.
- Pembelian yang tidak perlu: Tidak adanya kontrol dan pos pemeriksaan yang memadai dalam siklus hutang dapat mengakibatkan pembelian yang tidak perlu atau tidak sah.
- Penipuan dan pencurian: Tim AP harus selalu waspada terhadap penipuan dan pencurian, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
- Dokumen yang hilang: Dokumen dapat menyebabkan kesalahan penempatan dan hilangnya dokumen penting seperti faktur. Hal ini dapat menyebabkan sejumlah besar masalah di seluruh siklus hutang akuntansi, dimulai dengan gesekan dengan vendor hingga operasi yang tertunda.
- Pembayaran ganda: Inkonsistensi dan inefisiensi dalam dokumentasi dapat menyebabkan satu faktur dibayar dua kali. Pembayaran ganda juga dapat terjadi jika beberapa perangkat lunak keuangan digunakan, alih-alih satu sistem terintegrasi.
- Titik buta: Kertas dan proses manual dikaitkan dengan opacity yang mencegah tim AP melacak arus kas perusahaan secara real time.
- Hutang usaha outsourcing aktivitas vs Mengotomatiskan tanggung jawab AP
Memperlancar Siklus Hutang
Pemrosesan Hutang Usaha dapat disederhanakan dengan memusatkan semua dokumen AP yang relevan dan mengajukannya untuk akses yang mudah. Perampingan tersebut dapat diaktifkan dengan otomatisasi. Mengotomatisasi melayani tujuan berikut:
- Menghilangkan kekacauan kertas, sehingga mengurangi waktu pemrosesan dan tingkat kesalahan
- Menghubungkan PO dan faktur dengan pembayaran elektronik, yang menyajikan gambaran lengkap tentang siklus utang usaha
- Membantu manajemen vendor yang lebih baik & mencegah penipuan vendor
- Memungkinkan pencocokan tiga arah tanpa kerumitan
- Memungkinkan integrasi proses Hutang dengan sistem bisnis inti lainnya seperti ERP dan CRM
- Memungkinkan pengaturan beberapa pos pemeriksaan dalam siklus hutang akuntansi untuk menghindari pengeluaran berlebihan atau pembelian yang tidak perlu
- Peringatan dan alarm dapat diatur ketika perbedaan terdeteksi pada setiap tahap alur kerja hutang usaha
- Memungkinkan untuk mengatur tenggat waktu pembayaran
- Memungkinkan pembuatan laporan berkala untuk memahami pola pengeluaran perusahaan dan mempersiapkan audit dan perpajakan
Mengotomatiskan Proses Manajemen AP
Alur kerja hutang usaha yang ditingkatkan secara digital diyakini telah dimulai pada tahun 1978, dengan Visical, perangkat lunak spreadsheet pertama yang dapat digunakan untuk manajemen akun. Ini diikuti oleh perangkat lunak serupa yang dapat membantu perusahaan mengkomputerisasi akuntansi mereka. Saat ini, Proses Hutang Usaha digital mencakup pengambilan data faktur, pengkodean faktur dengan akun dan pusat biaya yang benar, menyetujui faktur, mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian, dan mempostingnya untuk pembayaran.
Berbagai perangkat lunak alur kerja hutang dagang menggunakan fitur seperti: Pengenalan karakter optis (OCR) dan pengambilan data cerdas (IDC) untuk secara otomatis menangkap bit data penting seperti nomor PO, jumlah, dan tanggal. Mereka juga menggunakan templat yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengubah semua dokumen yang terkait dengan manajemen AP menjadi versi digital.
Baru-baru ini, semua tugas akuntansi, termasuk Hutang Usaha, diotomatisasi menggunakan teknologi berbasis AI. Machine Learning memungkinkan sistem AP untuk belajar dari elemen proses yang biasa dan membuat saran yang berarti tentang cara menangani elemen ini di masa mendatang. Otomatisasi AI dari proses AP dapat memberi tim AP lebih banyak waktu untuk mengabdikan diri pada fungsi analitis dan administratif yang menguntungkan perusahaan.
Artikel terkait
- &
- 10
- Tentang Kami
- mengakses
- Akun
- akuntansi
- perolehan
- di seluruh
- tindakan
- kegiatan
- Persetujuan
- AI
- Semua
- antara
- jumlah
- Analytical
- AR
- Otomatis
- mengotomatisasi
- Otomatisasi
- latar belakang
- makhluk
- manfaat
- TERBAIK
- tagihan
- penagihan
- Uang kertas
- batas
- membangun
- bisnis
- bisnis
- menangkap
- kasus
- Uang tunai
- arus kas
- Menyebabkan
- tantangan
- beban
- Cek
- kelas
- klien
- kode
- Pengkodean
- Umum
- Perusahaan
- perusahaan
- mengandung
- Core
- bisa
- kredit
- kritis
- sangat penting
- terbaru
- data
- kencan
- transaksi
- keterlambatan
- disampaikan
- Tergantung
- terdeteksi
- digital
- digital
- dokumen
- dua kali lipat
- mendorong
- dinamis
- Awal
- efisien
- efisien
- Rumit
- Elektronik
- elemen
- memungkinkan
- memastikan
- Enterprise
- entitas
- terutama
- penting
- menetapkan
- contoh
- eksekusi
- diharapkan
- Fasilitas
- Fitur
- Biaya
- keuangan
- Pertama
- Memperbaiki
- keluwesan
- aliran
- berikut
- penipuan
- penuh
- fungsi
- berfungsi
- dana-dana
- masa depan
- generasi
- tujuan
- Anda
- barang
- lebih besar
- membantu
- membantu
- di sini
- High
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- How To
- hr
- HTTPS
- Manusia
- mengenali
- pentingnya
- penting
- Inc
- memasukkan
- termasuk
- Termasuk
- indeks
- informasi
- terpadu
- integrasi
- integrasi
- Cerdas
- Antarmuka
- terlibat
- masalah
- IT
- kunci
- besar
- lebih besar
- memimpin
- BELAJAR
- pengetahuan
- Buku besar
- legitimasi
- Leverage
- kewajiban
- mesin
- Mesin belajar
- terbuat
- mengelola
- pengelolaan
- panduan
- Cocok
- sesuai
- uang
- lebih
- beberapa
- Alam
- perlu
- jumlah
- nomor
- obligasi
- Operasi
- urutan
- perintah
- organisasi
- Lainnya
- p2p
- dibayar
- kertas
- khususnya
- pembayaran
- pembayaran
- gambar
- Titik
- miskin
- PoS
- harga pompa cor beton mini
- proses
- proses
- pengolahan
- Produk
- membeli
- pembelian
- tujuan
- Kuantum
- penilaian
- menerima
- diterima
- catatan
- arsip
- mengurangi
- Hubungan
- relevan
- melaporkan
- laporan
- membutuhkan
- wajib
- tanggung jawab
- tanggung jawab
- pendapatan
- Run
- Skala
- detik
- Layanan
- set
- pengaturan
- Pendek
- jangka pendek
- mirip
- Sederhana
- Ukuran
- kecil
- So
- Perangkat lunak
- Pengeluaran
- Tahap
- mulai
- menyimpan
- efisien
- pemasok
- pendukung
- sistem
- sistem
- tugas
- pajak
- tim
- Teknologi
- pencurian
- Melalui
- waktu
- hari ini
- jalur
- Pelacakan
- Transaksi
- angkutan
- memahami
- us
- menggunakan
- pengesahan
- nilai
- variasi
- vendor
- volume
- sementara
- dalam
- tanpa
- industri udang di seluruh dunia.
- akan
- penulisan