Di dunia di mana waktu adalah uang, bisnis dan pelanggan sama-sama mencari metode pembayaran tanpa kerumitan yang menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to selama 25 hari untuk menyelesaikan pemrosesan satu faktur?
Masukkan otomatisasi pembayaran – solusi yang belakangan ini semakin populer karena pandemi dan lanskap persaingan baru. Dengan mengotomatiskan proses pembayaran, bisnis dan individu dapat menghemat waktu dan meminimalkan risiko kesalahan.
Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi keuntungan otomatisasi pembayaran, cara kerjanya, dan bagaimana hal itu dapat diterapkan untuk menyederhanakan proses pembayaran dan meningkatkan laba untuk bisnis dari semua ukuran. Apakah Anda pemilik usaha kecil atau CFO perusahaan besar, otomatisasi pembayaran bisa menjadi solusi yang Anda butuhkan.
Apa itu Otomasi Pembayaran?
Otomatisasi pembayaran adalah sistem yang memproses data terkait pembayaran dan melakukan tindakan dengan keterlibatan manusia yang minimal.
Kelemahan yang terkait dengan proses pembayaran manual telah menyebabkan perlunya otomatisasi pembayaran. Tantangan umum termasuk kesalahan manusia, tugas yang memakan waktu, kurangnya transparansi, risiko keamanan, dan penurunan produktivitas.
Mengotomatiskan proses pembayaran mengurangi risiko kesalahan, mempercepat waktu pemrosesan pembayaran, meningkatkan transparansi, meningkatkan keamanan, dan meningkatkan produktivitas. Otomatisasi pembayaran tidak lagi hanya menjadi kemewahan bagi perusahaan besar tetapi semakin diperlukan untuk bisnis dari semua ukuran.
Pada tingkat individu, otomatisasi pembayaran mungkin melibatkan pembayaran otomatis tagihan kartu kredit, pembayaran hipotek, pembayaran pinjaman, dan simpanan tabungan.
Di tingkat bisnis, otomatisasi pembayaran melibatkan penggunaan alat perangkat lunak untuk mengelola dan menyelesaikan proses pembayaran vendor. Ini termasuk menyetujui pembayaran, mengirimkannya melalui berbagai metode pembayaran seperti transfer ACH, cek, transfer, dan pembayaran kartu virtual.
Otomasi mempercepat waktu pemrosesan pembayaran, memastikan bahwa pembayaran dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Layanan pembayaran otomatis terbaik mengintegrasikan proses ini dengan mulus, mengurangi risiko kesalahan dan menghemat waktu dan uang bisnis.
Bagaimana cara kerja otomatisasi pembayaran?
Bisnis menerima faktur dari pemasok untuk produk atau layanan yang diterima dari pemasok. Faktur diproses, biasanya di departemen AP, dan setelah disahkan, dibersihkan untuk pembayaran.
Sistem otomasi pembayaran biasanya dibangun ke dalam sistem otomasi AP komprehensif yang mencakup berbagai proses, termasuk pengambilan faktur, pengkodean, peninjauan, persetujuan, otorisasi pembayaran, dan pelaksanaan pembayaran.
Dalam fase otorisasi pembayaran, otomatisasi mungkin memerlukan penetapan aturan penyandian dalam perangkat lunak untuk memulai pembayaran.
Dalam proses manual, manajer AP akan mengirimkan sekumpulan pembayaran untuk ditinjau oleh pemberi otorisasi pembayaran, yang kemudian akan menentukan pembayaran mana yang akan dilepaskan, ditahan, atau ditolak. Namun, jika pemberi kuasa pembayaran tidak ada, proses pelunasan pembayaran mungkin tertunda, sehingga menjadi hambatan yang signifikan untuk pengoperasian manual.
Dengan otomatisasi, pembayaran faktur dapat disetujui atau ditolak dari lokasi mana pun, baik di kantor, di rumah, atau dalam perjalanan. Pada tahap ini, pemberi kuasa pembayaran juga dapat memutuskan kapan menjadwalkan pembayaran, seperti menundanya hingga tanggal jatuh tempo untuk menghemat uang tunai atau membayar lebih awal untuk mendapatkan diskon.
Selama fase eksekusi pembayaran dari proses otomatis, pembayaran yang disetujui dijadwalkan dan dikirim. Setelah pembayaran dilakukan, detailnya disinkronkan kembali ke sistem akuntansi, dan faktur ditandai sebagai telah dibayar. Selain itu, semua catatan persetujuan, salinan faktur, kuitansi, dan catatan pembayaran ditautkan ke faktur, sehingga siapa saja yang perlu menyelidiki transaksi di masa mendatang dapat menemukan semua informasi yang relevan di satu tempat.
Salah satu metode sistem pembayaran otomatis yang paling umum adalah transfer ACH. Proses pembayaran menggunakan transfer ACH melibatkan penerima pembayaran yang membuat perintah pembayaran yang diterima oleh bank asal. Bank originator mengkompilasi semua PO dan mengirimkannya ke ACH untuk diproses. Operator ACH kemudian menyetujui dan melepaskan jumlah PO ke bank penerima. Proses ini memungkinkan layanan otomatisasi pembayaran memproses pembayaran dengan cepat dan akurat tanpa keterlibatan manusia yang signifikan, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi proses pembayaran secara keseluruhan.
Jenis Otomasi Pembayaran
Otomasi Pembayaran dapat hadir dalam berbagai bentuk, masing-masing dengan manfaat uniknya. Berikut adalah beberapa jenis otomatisasi pembayaran yang paling umum:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Manfaat Otomasi Pembayaran
Berikut adalah beberapa manfaat utama otomatisasi pembayaran:
Pembayaran segera
Solusi pembayaran otomatis dapat mempromosikan pembayaran cepat untuk bisnis dengan semua tingkat volume transaksi. Dalam kasus perusahaan volume faktur rendah, sistem otomatis adalah ditunjukkan memiliki pembayaran tepat waktu 33% dari waktu, dibandingkan dengan 24% tanpa otomatisasi. Demikian pula, bisnis dengan volume faktur sedang mengalami tren serupa, dengan 42% faktur PO dibayar tepat waktu dengan otomatisasi, dibandingkan 25% tanpa otomatisasi.
Tingkat akurasi yang lebih besar
Mengotomatiskan pemrosesan pembayaran meningkatkan akurasi dengan memvalidasi data faktur terhadap ERP atau sistem akuntansi, menghilangkan proses manual dan serah terima kertas yang menyebabkan kesalahan, dan menandai faktur duplikat.
Kolaborasi antara pemasok dan pemangku kepentingan internal difasilitasi, dan intelijen bisnis digunakan untuk mengidentifikasi pemasok bermasalah. Beberapa penyedia teknologi menjamin akurasi. Kolaborasi elektronik memungkinkan penyelesaian kesalahan yang efisien dibandingkan dengan metode manual yang mengandalkan email dan panggilan telepon yang tidak terlacak. Berdasarkan "Bagaimana, Mengapa & ROI AP Automation” laporan, 23% perusahaan mengalami pengurangan duplikat faktur sebagai akibat penerapan otomatisasi.
Pengurangan biaya
Sistem pembayaran otomatis menawarkan manfaat biaya yang signifikan bagi bisnis dengan meningkatkan tingkat pengambilan diskon pembayaran awal dan mengurangi denda keterlambatan pembayaran. tolok ukur IOFM menunjukkan bahwa sebagian besar departemen hutang memperoleh kurang dari 21 persen dari semua diskon pembayaran awal, tetapi otomatisasi membantu membuka jalan bagi bisnis untuk membayar lebih banyak tagihan mereka dalam periode diskon dengan merampingkan siklus persetujuan faktur. Laporan IOFM juga menunjukkan bahwa departemen hutang dagang yang memproses 5,000 faktur per bulan dapat menghemat $55,650 per bulan dengan menggunakan otomatisasi.
Peningkatan produktivitas
Otomatisasi pembayaran memungkinkan profesional akuntansi untuk fokus pada tugas-tugas strategis seperti perencanaan likuiditas. Ini juga mengurangi kebutuhan karyawan penuh waktu, meningkatkan produktivitas dan profitabilitas. Kolaborasi waktu nyata pada dokumen bersama merampingkan proses dan menghilangkan penundaan yang tidak perlu, membuat pekerjaan lebih mudah bagi pekerja jarak jauh. Ini menghasilkan peningkatan kenyamanan, lebih sedikit frustrasi dan perselisihan, dan lingkungan kerja yang lebih damai. Karyawan dapat berkontribusi pada peningkatan berkelanjutan dari proses hutang dagang, membantu pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Mengurangi peluang penipuan
Proses pembayaran manual yang terdesentralisasi menimbulkan kerentanan yang signifikan terhadap penipuan, karena ada beberapa titik masuk untuk faktur palsu yang harus dibayar, dan visibilitas yang terbatas tentang siapa yang dibayar untuk apa. Namun, otomasi merampingkan proses, memungkinkan semua faktur untuk melakukan perjalanan melalui satu sistem online untuk visibilitas lengkap dan identifikasi pembayaran yang mencurigakan dengan mudah. Solusi Otomasi AP menetapkan kontrol pembayaran otomatis, termasuk Pemisahan Tugas, Otentikasi Faktor Ganda, dan File Pembayaran Positif, yang mencegah penipuan internal dan melindungi dari pengambilalihan akun. File Pembayaran Positif mengirimkan file cek yang dikeluarkan ke bank terkait setiap hari, memungkinkan verifikasi pembayaran resmi.
Praktik Terbaik Otomasi Pembayaran
Menyiapkan dan menerapkan layanan pembayaran otomatis tidak secara otomatis memastikan bahwa perusahaan akan menuai keuntungannya. Untuk benar-benar mendapatkan manfaat dari otomatisasi pembayaran, penting untuk mengikuti praktik terbaik untuk penerapan dan pengelolaannya. Praktik-praktik ini tidak hanya membantu menghindari kesalahan yang merugikan, tetapi juga memastikan kesuksesan jangka panjang dan keberlanjutan keuntungan perusahaan. Dengan mengikuti beberapa praktik terbaik yang tercantum di bawah ini, perusahaan dapat mengotomatiskan pembayaran dengan efisiensi yang lebih besar dan mengurangi biaya.
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan: Bisnis harus memastikan bahwa proses otomatisasi pembayaran mereka mematuhi semua peraturan yang relevan, seperti Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS), Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), dan peraturan Anti Pencucian Uang (AML) . Kepatuhan terhadap peraturan ini dapat membantu melindungi bisnis dari risiko hukum dan keuangan.
- Memverifikasi informasi pembayaran: Sebelum melakukan pembayaran, bisnis harus memverifikasi keakuratan informasi pembayaran, seperti nama penerima, nomor rekening bank, dan nomor perutean. Ini dapat membantu mencegah kesalahan dan menghindari pengiriman pembayaran ke penerima yang salah.
- Mempertahankan keamanan dan privasi data: Proses otomatisasi pembayaran harus dirancang dengan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi dari penipuan, peretasan, dan pelanggaran data. Ini termasuk mengimplementasikan enkripsi, autentikasi multi-faktor, dan pemantauan rutin log akses. Bisnis juga harus memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan privasi data dan melindungi informasi sensitif, seperti detail rekening bank dan data pribadi.
- Meninjau dan memperbarui proses secara berkala: Proses otomasi pembayaran harus ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk memastikan bahwa proses tersebut tetap efektif dan efisien. Ini termasuk memantau kesalahan atau masalah apa pun, meninjau alur kerja dan proses persetujuan, dan memasukkan umpan balik dari pemangku kepentingan. Dengan meninjau dan memperbarui proses otomatisasi pembayaran secara rutin, bisnis dapat terus meningkatkan operasinya dan mencapai hasil yang lebih baik.
Nanonet sebagai bagian dari perjalanan otomatisasi pembayaran Anda
Nanonets memiliki penawaran internal yang disebut Aliran yang mengotomatiskan hutang end-to-end. Ini adalah platform yang ideal untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin mengotomatiskan proses AP mereka dengan cara yang dapat disesuaikan sepenuhnya namun dapat diskalakan.
Dengan impor otomatis, ekstraksi data terbaik di kelasnya, persetujuan fleksibel, dan semua opsi pembayaran yang didukung, Flow sangat ideal untuk perusahaan berkembang yang ingin meresmikan fungsi keuangan mereka.
Nanonets juga dapat membantu dalam mengotomatisasi proses Account Payable dengan:
- Mengimpor dan menggabungkan data dari berbagai sumber – email, dokumen yang dipindai, file/gambar digital, penyimpanan cloud, ERP, API, dll.
- Menangkap dan mengekstrak data secara cerdas dari faktur, kuitansi, tagihan, dan dokumen keuangan lainnya.
- Mengkategorikan dan mengkodekan transaksi berdasarkan aturan bisnis.
- Menyiapkan alur kerja persetujuan otomatis untuk mendapatkan persetujuan internal dan mengelola pengecualian.
- Melakukan pembayaran dalam 45+ mata uang secara global, menggunakan ACH, kartu, atau kabel.
- Rekonsiliasi semua transaksi.
- Mengintegrasikan secara mulus dengan ERP atau perangkat lunak akuntansi seperti Quickbooks, Sage, Xero, dan lainnya.
Bawa pulang
Otomatisasi proses pembayaran dapat sangat menguntungkan bisnis dan pelanggan mereka. Ini merampingkan pemrosesan pembayaran, mengurangi kesalahan, dan menawarkan pilihan pembayaran yang lebih luas kepada pelanggan. Dengan mengadopsi teknologi otomatisasi pembayaran seperti sistem pembayaran bertenaga AI, perangkat lunak akuntansi cerdas, dan opsi pembayaran seluler, bisnis dapat meningkatkan kesehatan keuangan mereka, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan berinvestasi dalam otomatisasi pembayaran, bisnis dapat menjadi yang terdepan, membebaskan sumber daya yang berharga, dan fokus pada kompetensi inti mereka.
Karena pemrosesan pembayaran otomatis terus berkembang, tidak diragukan lagi ini akan memainkan peran yang semakin penting dalam keberhasilan bisnis di semua industri.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- Platoblockchain. Intelijen Metaverse Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :adalah
- $NAIK
- 000
- 7
- a
- mempercepat
- mengakses
- Menurut
- Akun
- akuntansi
- Akun
- akun hutang
- ketepatan
- akurat
- sakit
- Mencapai
- di seluruh
- tindakan
- Mengadopsi
- keuntungan
- terhadap
- di depan
- Bertenaga AI
- Semua
- Semua Transaksi
- Membiarkan
- memungkinkan
- AML
- jumlah
- dan
- anti pencucian Uang
- siapapun
- otomatisasi aplikasi
- api
- persetujuan
- disetujui
- ADALAH
- artikel
- AS
- terkait
- At
- Otentikasi
- otorisasi
- mengotomatisasikan
- Otomatis
- mengotomatiskan
- secara otomatis
- secara otomatis
- mengotomatisasi
- Otomatisasi
- kembali
- Bank
- akun bank
- akun bank
- Bank
- berdasarkan
- BE
- menjadi
- sebelum
- di bawah
- manfaat
- Manfaat
- TERBAIK
- Praktik Terbaik
- Lebih baik
- antara
- Uang kertas
- mendorong
- Bawah
- pelanggaran
- dibangun di
- bisnis
- intelijen bisnis
- bisnis
- by
- bernama
- Panggilan
- CAN
- menangkap
- kartu
- pembayaran kartu
- kasus
- Uang tunai
- arus kas
- Menyebabkan
- CFO
- tantangan
- Cek
- jelas
- Pembukaan hutan
- awan
- Cloud Storage
- Pengkodean
- kolaborasi
- COM
- bagaimana
- Umum
- menyampaikan
- Perusahaan
- perusahaan
- dibandingkan
- kompetitif
- lengkap
- pemenuhan
- luas
- konsolidasi
- Konten
- terus
- terus
- terus menerus
- menyumbang
- kontrol
- kenyamanan
- Core
- PERUSAHAAN
- Perusahaan
- Sesuai
- Biaya
- hemat biaya
- Biaya
- bisa
- membuat
- kredit
- kartu kredit
- kritis
- Mata Uang
- melengkung
- pelanggan
- Kepuasan pelanggan
- pelanggan
- disesuaikan
- siklus
- harian
- data
- Pelanggaran Data
- privasi data
- perlindungan data
- keamanan data
- Tanggal
- Terdesentralisasi
- memutuskan
- terlambat
- keterlambatan
- Departemen
- departemen
- deposito
- dirancang
- rincian
- Menentukan
- berbeda
- digital
- Diskon
- diskon
- perselisihan
- dokumen
- kekurangannya
- setiap
- Awal
- mudah
- Efektif
- efisiensi
- efisien
- efisien
- Elektronik
- secara elektronik
- menghilangkan
- menghilangkan
- tertanam
- karyawan
- memungkinkan
- memungkinkan
- meliputi
- enkripsi
- ujung ke ujung
- Meningkatkan
- memastikan
- memastikan
- masuk
- Lingkungan Hidup
- ERP
- kesalahan
- kesalahan
- penting
- menetapkan
- membangun
- dll
- berkembang
- eksekusi
- mahal
- berpengalaman
- menyelidiki
- difasilitasi
- gadungan
- FAST
- umpan balik
- beberapa
- File
- File
- keuangan
- keuangan
- Menemukan
- fleksibel
- aliran
- Fokus
- mengikuti
- berikut
- Untuk
- bentuk
- bentuk
- penipuan
- Gratis
- dari
- sepenuhnya
- fungsi
- dana-dana
- Selanjutnya
- masa depan
- GDPR
- Umum
- data umum
- Peraturan Perlindungan Data Umum
- mendapatkan
- mendapatkan
- Secara global
- Go
- lebih besar
- sangat
- Pertumbuhan
- Pertumbuhan
- menjamin
- peretasan
- Memiliki
- Kesehatan
- membantu
- membantu
- di sini
- memegang
- Beranda
- Rumah
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- Namun
- HTTPS
- manusia
- ideal
- Identifikasi
- mengenali
- implementasi
- diimplementasikan
- mengimplementasikan
- mengimpor
- memperbaiki
- perbaikan
- meningkatkan
- in
- memasukkan
- termasuk
- Termasuk
- menggabungkan
- Meningkatkan
- Pada meningkat
- Meningkatkan
- meningkatkan
- makin
- sendiri-sendiri
- individu
- industri
- industri
- informasi
- memulai
- mengintegrasikan
- Intelijen
- Cerdas
- intern
- menyelidiki
- investasi
- melibatkan
- keterlibatan
- Ditempatkan
- masalah
- IT
- NYA
- Tahu
- Kekurangan
- pemandangan
- besar
- Terlambat
- Pencucian
- Dipimpin
- Informasi
- Tingkat
- adalah ide yang bagus
- 'like'
- Terbatas
- baris
- terkait
- Likuiditas
- Daftar
- pinjaman
- tempat
- jangka panjang
- lagi
- mencari
- Rendah
- Kemewahan
- terbuat
- membuat
- Membuat
- mengelola
- pengelolaan
- manajer
- panduan
- ditandai
- ukuran
- metode
- metode
- minimal
- kesalahan
- mobil
- uang
- pemantauan
- Bulan
- lebih
- lebih efisien
- Hipotek
- paling
- beberapa
- nama
- perlu
- Perlu
- kebutuhan
- New
- jumlah
- hambatan
- of
- menawarkan
- menawarkan
- Penawaran
- Office
- on
- ONE
- terus-menerus
- secara online
- Operasi
- operator
- Peluang
- pilihan
- Opsi
- urutan
- Lainnya
- secara keseluruhan
- pemilik
- dibayar
- pandemi
- kertas
- bagian
- khususnya
- Lulus
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- Kartu pembayaran
- metode pembayaran
- proses pembayaran
- Layanan Pembayaran
- Sistem Pembayaran
- pembayaran
- Daftar gaji
- persen
- melakukan
- periode
- pribadi
- data pribadi
- tahap
- telepon
- panggilan telepon
- Tempat
- perencanaan
- Platform
- plato
- Kecerdasan Data Plato
- Data Plato
- Bermain
- PO
- poin
- Populer
- kepopuleran
- PoS
- positif
- praktek
- mencegah
- primer
- pribadi
- Masalah
- proses
- Diproses
- proses
- pengolahan
- produktifitas
- Produk
- profesional
- profitabilitas
- mendorong
- melindungi
- perlindungan
- penyedia
- pembelian
- Quickbooks
- segera
- jarak
- Penilaian
- agak
- RE
- nyata
- real-time
- penerimaan
- menerima
- diterima
- baru
- arsip
- berulang
- menurunkan
- mengurangi
- mengurangi
- mengurangi
- reguler
- secara teratur
- Regulasi
- peraturan
- melepaskan
- Pers
- relevan
- dapat diandalkan
- terpencil
- pekerja jarak jauh
- melaporkan
- Resolusi
- Sumber
- mengakibatkan
- Hasil
- ulasan
- review jurnal
- meninjau
- Risiko
- risiko
- kuat
- ROI
- Peran
- aturan
- s
- kepuasan
- Save
- penghematan
- Tabungan
- terukur
- menjadwalkan
- dijadwalkan
- mulus
- aman
- keamanan
- risiko keamanan
- Mencari
- mengirim
- peka
- Layanan
- berbagi
- harus
- Menunjukkan
- Pertunjukkan
- penting
- mirip
- Demikian pula
- menyederhanakan
- tunggal
- ukuran
- kecil
- bisnis kecil
- Perangkat lunak
- larutan
- Solusi
- beberapa
- sumber
- kecepatan
- Tahap
- stakeholder
- standar
- berdiri
- Negara
- tinggal
- Masih
- penyimpanan
- Strategis
- pelurusan
- menyerahkan
- sukses
- seperti itu
- pemasok
- Didukung
- mencurigakan
- Keberlanjutan
- sistem
- sistem
- Mengambil
- tugas
- Teknologi
- Teknologi
- bahwa
- Grafik
- Masa depan
- mereka
- Mereka
- Ini
- Melalui
- waktu
- membuang-buang waktu
- kali
- untuk
- alat
- jalur
- .
- Transaksi
- Mentransfer
- transfer
- mengirimkan
- Transparansi
- perjalanan
- kecenderungan
- jenis
- khas
- niscaya
- unik
- Serikat
- Amerika Serikat
- Unsplash
- diperbarui
- memperbarui
- mendesak
- biasanya
- Berharga
- berbagai
- penjaja
- vendor
- Verifikasi
- memeriksa
- Lawan
- maya
- jarak penglihatan
- volume
- volume
- kerentanan
- Cara..
- Apa
- apakah
- yang
- SIAPA
- sangat
- lebih luas
- akan
- Kawat
- dengan
- dalam
- tanpa
- Kerja
- pekerja
- Alur kerja
- kerja
- bekerja
- dunia
- akan
- Salah
- xero
- Kamu
- Anda
- Youtube
- zephyrnet.dll