Panduan Lengkap untuk Otomasi Pengadaan

Apakah Anda lelah memasukkan permintaan secara manual, pembuatan pesanan pembelian, dan melacak faktur? Lelah mengandalkan metode padat karya usia tua untuk mengelola masalah kepatuhan? Apakah Anda berharap ada cara untuk membuat proses pengadaan Anda lebih efisien?

Jika demikian, Anda harus mengetahui semua tentang otomatisasi pengadaan—alat canggih yang dapat membantu Anda mengelola proses pembelian secara efisien. Dalam artikel ini, kami akan mengungkap proses otomatisasi pengadaan dan membahas banyak tantangan (dan manfaat), tren yang muncul, dan praktik terbaik yang terkait dengannya.

Apa itu Otomasi Pengadaan?

Otomatisasi pengadaan adalah penggunaan teknologi untuk merampingkan akuisisi barang dan jasa. Ini adalah cara untuk mengotomatiskan tugas-tugas manual di seluruh proses pengadaan, sehingga lebih efisien dan hemat biaya. Otomatisasi proses ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, mulai dari pengingat email otomatis hingga penggunaan algoritme kecerdasan buatan (AI).

Dengan memanfaatkan teknologi canggih seperti AI, pembelajaran mesin, otomatisasi proses robot (RPA), pemrosesan bahasa alami (NLP), dan blockchain, bisnis dapat mengotomatiskan berbagai proses pengadaan. Proses ini dapat mencakup pemrosesan pesanan, jadwal pembayaran, pemilihan dan evaluasi vendor, manajemen dokumen, peramalan permintaan, rekonsiliasi faktur, dan otomatisasi rantai pasokan.

---

Ingin mengotomatiskan Proses AP manual Anda? Pesan demo langsung 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan end-to-end Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

Manfaat Otomasi Pengadaan

Mengurangi Biaya

Otomasi dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan, membuat permintaan pembelian, dan banyak tugas lainnya. Yang berarti Anda akan menghabiskan lebih sedikit uang untuk gaji dan sumber daya lainnya.

Peningkatan Efisiensi

Ketika Anda memiliki lebih sedikit orang yang mengerjakan setiap tugas, ada lebih sedikit kesalahan yang dibuat oleh penilaian manusia. Ini berarti perusahaan Anda juga dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat!

Akurasi yang Ditingkatkan

Dengan lebih sedikit kesalahan yang dilakukan oleh orang-orang yang bukan profesional terlatih, ada sedikit ruang untuk kesalahan ketika harus memastikan semuanya dilakukan dengan benar sebelum bergerak maju dengan hal lain yang terkait secara khusus dengan proses pengadaan dalam organisasi itu sendiri.

Peningkatan Kelincahan

Otomatisasi pengadaan seperti memiliki sepasang tangan ekstra untuk membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan pasar dan kebutuhan bisnis. Mengurus tugas pengadaan yang berulang membebaskan waktu dan sumber daya yang berharga sehingga perusahaan dapat berfokus untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok, memunculkan ide-ide inovatif, dan membuat keputusan strategis.

Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Saat bisnis menggunakan otomatisasi pengadaan, mereka mendapatkan akses ke beberapa alat canggih untuk menganalisis data. Ini termasuk hal-hal seperti analisis pengeluaran, yang membantu Anda memahami berapa banyak uang yang Anda keluarkan untuk berbagai hal, dan metrik kinerja, yang dapat memberi tahu Anda seberapa baik proses pengadaan Anda bekerja. Namun bukan itu saja – analitik prediktif juga disertakan, yang berarti Anda dapat menggunakan data untuk memprediksi apa yang mungkin terjadi di masa mendatang. Dengan memiliki semua informasi ini, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara membelanjakan uang mereka, dan juga mengidentifikasi peluang dan risiko yang mungkin tidak mereka sadari sebelumnya. Jadi dalam hal pengadaan, menggunakan data untuk mendorong pengambilan keputusan jelas merupakan cara yang tepat!

Kepatuhan yang Ditingkatkan

Ketika perusahaan menggunakan otomatisasi dalam proses pengadaan mereka, mereka dapat memastikan bahwa mereka mengikuti semua aturan dan peraturan yang berlaku untuk mereka. Ini mencakup hal-hal seperti kebijakan pengadaan, standar etika, dan persyaratan keberlanjutan. Dengan mengotomatiskan tugas terkait kepatuhan, perusahaan dapat mengurangi risiko mendapat masalah karena tidak mengikuti aturan. Itu bisa berarti menghindari hukuman atau denda, yang bisa sangat mahal.

Apa itu Proses Otomasi Pengadaan?

Memulai pengadaan otomatis lebih sederhana dari yang Anda kira. Proses itu sendiri dapat dipecah menjadi beberapa langkah utama:

Pengumpulan Data

Mulailah dengan mengumpulkan data seperti detail produk dan pemasok, riwayat pesanan pembelian, status faktur, dan lainnya. Mengumpulkan informasi ini akan membantu Anda memahami kebutuhan dan tujuan organisasi Anda dengan lebih baik.

Ambil langkah mundur dan nilai seberapa efisien proses Anda saat ini, di mana titik-titik sulitnya, dan otomatisasi seperti apa yang akan membantu mengubah segalanya.

Optimalisasi Pengadaan

Setelah Anda memiliki semua data yang diperlukan, saatnya untuk mengoptimalkan proses Anda. Gunakan algoritme untuk menganalisis data yang dikumpulkan dan mengidentifikasi potensi penghematan biaya, produk usang, risiko pengeluaran berlebihan, dan peluang untuk standardisasi.

Otomasi Pengadaan

Manfaatkan alat teknologi untuk mengotomatiskan proses pengadaan—termasuk pesanan pembelian otomatis, pemilihan vendor, manajemen kontrak, dan lainnya. Ini meningkatkan kemampuan Anda untuk melacak dan mengelola kontrak sambil mengurangi biaya dalam bentuk waktu pemrosesan dan biaya administrasi.

Ada berbagai solusi berbeda di luar sana—mulai dari solusi dasar hingga solusi lengkap tingkat perusahaan—sehingga penting untuk melakukan penelitian tentang apa yang tersedia, dan menemukan solusi yang tepat untuk organisasi Anda.

Kelayakan dan Stakeholder Sign Off

Dapatkan gambaran tentang biaya implementasi sehingga Anda tahu apa yang Anda hadapi setelah Anda pindah. Pastikan semua orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan setuju sebelum Anda membuat komitmen apa pun untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dan akan mendukung peralihan dari kertas ke digital.

Kembangkan Rencana

Setelah semua pendahuluan diselesaikan, saatnya mengembangkan rencana penerapan yang mencakup pelatihan karyawan, keamanan data, dan langkah-langkah lain yang diperlukan sebelum menerapkan sistem pengadaan otomatis.

Pemantauan & Pelaporan

Terakhir, pantau metrik kinerja seperti jadwal pengiriman, visibilitas pembelanjaan, dan kinerja pemasok dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa sasaran tercapai dan setiap masalah diidentifikasi dan ditangani dengan cepat.

Tantangan Otomasi Pengadaan

Dalam hal pengadaan otomatis, ada beberapa tantangan yang perlu dipertimbangkan. Meskipun prosesnya mungkin terdengar sederhana di atas kertas, namun dalam praktiknya bisa rumit. Berikut rincian beberapa kendala yang mungkin Anda hadapi:

Manajemen Perubahan

Beralih ke solusi pengadaan otomatis memerlukan dukungan dari pemangku kepentingan dan staf di seluruh organisasi. Ini bisa sulit, karena seringkali ada penolakan terhadap perubahan dan adopsi teknologi baru membutuhkan waktu.

Pertimbangan Biaya

Otomasi memerlukan investasi di muka baik dalam hal waktu maupun uang, yang dapat membuat peralihan menjadi menakutkan bagi beberapa organisasi. Mengevaluasi opsi dengan hati-hati dan memahami biaya terkait adalah kunci saat memilih solusi otomatis yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Integrasi data

Solusi otomatisasi pengadaan hanya berhasil jika terintegrasi dengan sistem dan database yang ada untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang data pemasok, harga produk, pesanan pembelian, dll. Misalnya, solusi potensial apa pun yang Anda pilih harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan keuangan Anda. sistem untuk memberikan sejarah transaksi rinci untuk proses pengambilan keputusan yang lebih baik dalam organisasi.

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

Praktik Terbaik untuk Otomasi Pengadaan

Evaluasi Kebutuhan Anda

Sebelum Anda mulai mempelajari teknologi, penting untuk menilai apa sebenarnya yang ingin Anda capai dengan otomatisasi pengadaan. Apakah Anda ingin visibilitas yang lebih baik ke data pengeluaran? Apakah Anda ingin meningkatkan kinerja pemasok melalui analitik dan wawasan? Apakah ada inefisiensi dalam proses saat ini yang dapat diatasi dengan alat atau sistem baru? Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang perlu diperbaiki, inilah saatnya untuk langkah kedua!

Bekerja dengan Pakar

Salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah melibatkan pakar yang memiliki keahlian dalam otomatisasi pengadaan. Mereka akan dapat memandu Anda melalui proses, membantu Anda merencanakan tantangan dan mengidentifikasi potensi jebakan. Berkonsultasi dengan pakar dapat sangat meningkatkan kecepatan dan keandalan transisi Anda.

Pilih Teknologi yang Tepat untuk Bisnis Anda–dan Pertahankan!

Saat memilih perangkat lunak otomatisasi pengadaan mana yang masuk akal untuk organisasi Anda, pertimbangkan faktor-faktor seperti efektivitas biaya versus kemudahan penggunaan dari waktu ke waktu; skalabilitas dari kedua solusi perangkat lunak itu sendiri serta kemampuannya dalam organisasi yang lebih besar. Apakah mereka terintegrasi dengan baik dengan sistem lain yang sudah digunakan dalam lingkungan perusahaan seperti platform ERP. Penting juga untuk tidak hanya melihat satu vendor tetapi lebih baik meneliti beberapa opsi sebelum membuat keputusan apa pun tentang proses otomatisasi pengadaan.

Kembangkan Rencana

Sebelum menerapkan sistem perangkat lunak baru atau perubahan proses – terutama yang serumit otomatisasi pengadaan – adalah bijaksana untuk membuat rencana eksplisit tentang bagaimana segala sesuatunya akan bekerja setelah semuanya dilakukan. Ini harus mencakup garis waktu untuk setiap langkah bersama dengan metrik spesifik yang dapat digunakan untuk mengukur kesuksesan di kemudian hari. Misalnya, kami berharap kebijakan baru ini akan meningkatkan penjualan kami sebesar 20% selama enam bulan.

Kasus Penggunaan Umum Otomasi Pengadaan

Inventarisasi Manajemen

Ini adalah salah satu penggunaan otomatisasi pengadaan yang paling dasar, karena ini memungkinkan Anda melacak tingkat inventaris dan memastikan bahwa Anda tidak kehabisan produk atau persediaan sebelum dibutuhkan.

Vendor Manajemen

Fitur ini memungkinkan bisnis untuk melacak semua vendor mereka di satu tempat, membuatnya mudah untuk bekerja dengan mereka secara teratur dan memastikan bahwa semua pembayaran berjalan dengan lancar di setiap akhir bulan (atau tahun).

Kontrak Manajemen

Fitur manajemen kontrak memungkinkan perusahaan membuat kontrak dengan pemasok mereka untuk memastikan standar kontrol kualitas terpenuhi secara konsisten dari waktu ke waktu. Ini membantu mencegah masalah apa pun yang timbul di jalan karena kinerja yang buruk di kedua sisi selama proyek atau jenis perjanjian lain antara dua pihak.

Manajemen Hubungan Pemasok

Solusi manajemen hubungan pemasok dapat menjadi pengubah permainan bagi organisasi yang bekerja dengan pemasok. Mereka menyederhanakan proses pengelolaan hubungan pemasok dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti melacak kinerja pemasok, tetap berhubungan dengan mereka, dan bekerja sama menuju tujuan bersama.

Tren yang Muncul dalam Otomasi Pengadaan

Meskipun otomatisasi pengadaan sudah menjadi pengubah permainan untuk proses pembelian, itu hanya akan menjadi lebih baik. Berikut adalah beberapa tren yang muncul dalam otomatisasi pengadaan:

Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin

Solusi otomatisasi berbasis AI menjadi semakin populer, dan mereka dapat menganalisis data dengan cepat dan akurat untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat. Tidak hanya itu, pembelajaran mesin memungkinkan alat ini menjadi lebih akurat dan efisien dari waktu ke waktu karena mengumpulkan lebih banyak data.

Teknologi Blockchain

Teknologi Blockchain digunakan dalam proses pengadaan untuk menyediakan buku besar yang tidak dapat diubah yang mencatat setiap langkah dari proses pembelian. Ini membantu memastikan transparansi, akurasi, dan penghematan biaya yang lebih besar—dan dapat digunakan untuk mendukung kepatuhan terhadap peraturan.

Digitalisasi Dokumen

Digitalisasi dokumen dimungkinkan dengan teknologi berbasis cloud seperti OCR (optical character recognition). Teknologi ini memungkinkan dokumen yang dipindai diubah menjadi file digital, yang memungkinkan waktu pemrosesan dokumen lebih cepat. Plus, alih-alih memiliki dokumen yang tersebar di semua tempat, mereka disimpan dengan aman dalam satu sistem.

Janji dari tren yang muncul ini—ditambah dengan perkembangan berkelanjutan dari proses saat ini—menunjukkan bahwa otomatisasi pengadaan akan tetap ada sebagai kekuatan transformatif dalam operasi bisnis.

Bagaimana Nanonets Dapat Membantu Otomasi Pengadaan?

Platform bertenaga AI Nanonets dapat membantu proses otomatisasi pengadaan dengan mengotomatiskan pengambilan data dokumen dan tugas ekstraksi. Misalnya, platform dapat mengekstrak data dari faktur, pesanan pembelian, dan dokumen terkait pengadaan lainnya, dan secara otomatis mengisi data tersebut ke dalam sistem atau alur kerja pengadaan. Otomatisasi ini mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan kecepatan pemrosesan, dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih bernilai tambah.

Selain itu, Nanonets menyediakan sistem dengan antarmuka pengguna yang intuitif dan alur kerja khusus untuk merampingkan otomatisasi proses Anda.

Jadwalkan Demo

Kesimpulan

Kesimpulannya, masa depan otomatisasi pengadaan ada di sini. Dengan itu muncul serangkaian peluang dan tantangan unik. Tetapi mereka yang menggunakan kekuatannya akan menuai hasil dari peningkatan efisiensi, akurasi yang lebih baik, dan penghematan biaya. Dengan mengikuti praktik terbaik yang diuraikan di sini, organisasi dapat merampingkan proses pengadaan mereka dan menjadi lebih kompetitif di pasar global.

Dengan Nanonets, bisnis dapat memanfaatkan pembelajaran mesin dan teknologi AI terbaru untuk mengotomatiskan proses pengadaan mereka guna meningkatkan akurasi, mengurangi biaya, dan menggunakan tenaga kerja mereka secara lebih efisien.

Jadi, jangan takut untuk mengambil risiko. Saatnya untuk mulai mengotomatiskan proses pengadaan Anda dan membawa bisnis Anda ke level berikutnya.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoAiStream. Kecerdasan Data Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• Mencetak Masa Depan bersama Adryenn Ashley. Akses Di Sini.
• Beli dan Jual Saham di Perusahaan PRE-IPO dengan PREIPO®. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/