Faktur berfungsi sebagai dokumen untuk merinci barang yang dikirim atau jasa yang diberikan dari vendor ke pembeli. Namun, selain catatan sederhana, faktur menyimpan sejumlah informasi yang mencakup ketentuan pembayaran, perjanjian hukum, dan banyak lagi. Faktur adalah bagian penting dari dokumentasi untuk bisnis apa pun dan membantu melindungi dari kesulitan audit dan hukum. Pada saat yang sama, ketika dikumpulkan sebagai bagian dari strategi pengelolaan data holistik, faktur yang efektif dan dikembangkan dengan baik mendukung analisis data yang berkontribusi pada pengambilan keputusan strategis.
Apa itu Faktur?
Faktur sama seperti tanda terima yang Anda terima setelah membeli bahan makanan atau mengganti oli, tetapi dalam urutan yang berbeda โ dan jauh lebih rumit. Meskipun Anda mendapatkan tanda terima belanjaan setelah pembayaran, Anda akan mengirim atau menerima faktur sebelum membayar tagihan atau menerima pembayaran. Seperti kwitansi, faktur juga mencatat transaksi keuangan antara pembeli dan penjual.
Lantas, apa itu invoice dan apa bedanya dengan kwitansi? Faktur melakukan semua hal di atas tetapi juga menawarkan:
- Perlindungan hukum yang ketat bila dilakukan dengan benar.
- Poin data yang berguna untuk membantu menginformasikan strategi analitik yang lebih luas.
- Sebuah cara untuk mengaudit bisnis Anda.
- Fasilitasi pengajuan pajak.
- Syarat dan ketentuan merinci metodologi pembayaran.
- Lebih dari itu, bergantung pada keadaan bisnis Anda.
Intinya โ faktur adalah catatan transaksi resmi yang didukung secara hukum antara pembeli dan penjual dengan detail lengkap yang memastikan pemahaman bersama antara kedua belah pihak, kedudukan hukum jika terjadi perselisihan, dan berfungsi sebagai dokumentasi untuk mendukung upaya analitis, melindungi terhadap hasil audit yang buruk, dan waktu pajak maksimal lebih sederhana.
Apa saja Jenis Faktur?
Saat Anda mengelola, mengirim, atau menerima faktur, biasanya ada empat jenis faktur:
- Faktur penjualan: Jenis yang paling umum, faktur penjualan, biasanya itulah yang terlintas di benak Anda saat mendengar istilah tersebut. Berbeda dengan kwitansi penjualan, faktur penjualan memuat informasi detail tentang kedua belah pihak, informasi harga, informasi pembayaran, dan lainnya. Ditambah lagi, begitu uang berpindah tangan dan faktur ditandatangani, dokumen tersebut berfungsi sebagai alat hukum jika terjadi perselisihan.
- Faktur pro forma: Faktur pro forma pada dasarnya seperti faktur penjualan awal โ ia menawarkan kepada pembeli perkiraan tanggal pengiriman dan penawaran biaya sebelum melanjutkan pekerjaan atau mengirim barang. Faktur pro forma memungkinkan pembeli untuk mengajukan pertanyaan dan memahami biaya sebelum melakukan.
- Faktur berulang: Jika Anda berada dalam hubungan pembeli/penjual yang berkelanjutan dengan pengiriman barang atau layanan yang diberikan secara berkala namun berkelanjutan, membuat dan menyetujui faktur secara manual setiap kali akan sia-sia. Sebaliknya, Anda mungkin akan menggunakan faktur berulang. Jenis faktur ini dikirim sebelum pengiriman siklus berikutnya (yaitu bulanan, triwulanan, atau tahunan) dan harus dibayar sebelum transaksi dijalankan. Ini seperti langganan video streaming โ jika Anda menerima tagihan melalui pos untuk Netflix pada tanggal 31 Desemberst untuk tanggal 15 Januari Andath perpanjangan bulanan tetapi tidak membayar, Anda kehilangan akses.
- Faktur absensi: Jika Anda bekerja dengan perusahaan berbasis layanan, seperti konsultan atau layanan pembukuan outsourcing, vendor Anda akan mencatat waktu karyawannya sepanjang setiap periode dan mengkonsolidasikan totalnya pada faktur absensi. Faktur ini akan mencakup tarif per jam per karyawan, total jam kerja, apa yang dikerjakan karyawan (biasanya memo referensi singkat sudah cukup), dan berapa pun biaya admin yang Anda setujui dalam kontrak.
Jenis faktur lainnya dalam akuntansi meliputi:
- Faktur yang sudah jatuh tempo
- Faktur konsolidasi
- Faktur penahan dan interim
- Memo kredit dan debit
- Faktur komersial (digunakan dalam transaksi lintas batas untuk bea cukai)
Seperti Apa Bentuk Faktur?
Banyak templat faktur tersedia, dan semuanya dapat disesuaikan sesuai kebutuhan unik Anda. Berikut salah satu contoh tampilan faktur โ tanggal detailnya, pihak-pihak yang bertransaksi, barang/jasa yang diberikan, informasi pembayaran, dan detail tambahan apa pun yang diperlukan.
Apa Tujuan dari Faktur?
Pada intinya, faktur memenuhi semua fungsi standar tanda terima namun menawarkan manfaat tambahan bagi pembeli dan penjual.
Manajemen dokumen dan catatan
Saat Anda melakukan transaksi sebagai bisnis, Anda diwajibkan secara hukum untuk menjaga akuntansi yang ketat untuk semua pembelian dan penjualan. Pembuatan faktur yang efektif berarti Anda terlindungi dari audit atau tuntutan hukum, dan pengelolaan catatan yang berkualitas membuat pengajuan pajak menjadi lebih mudah setiap tahunnya.
Faktur tidak hanya menjadi bagian dari wajib manajemen arsip, namun menjaga kendali atas dokumentasi Anda adalah tanda kesehatan bisnis secara keseluruhan. Jika Anda tidak dapat melakukan hal-hal kecil dengan benar, Anda tidak akan pernah melakukan hal-hal besar dengan benar โ dan pembuatan faktur adalah salah satu hal kecil yang mewakili efektivitas organisasi Anda secara keseluruhan.
Pelacakan Pembayaran dan Analisis Data
Fungsi inti dari rekonsiliasi akun termasuk manajemen faktur โ tanpa faktur, Anda tidak akan dapat mencocokkan transaksi antara pesanan pembelian dan konfirmasi penerimaan barang secara efektif. Faktur juga merupakan bagian ketiga dari pencocokan 3 arah dan merupakan fungsi inti dari praktik akuntansi pencocokan faktur.
Pada saat yang sama, jika Anda berurusan dengan banyak vendor dan pemasok, Anda harus mengawasi arus kas keluar dan berapa banyak utang Anda kepada siapa. Faktur yang terorganisir dengan baik membantu menjaga keseimbangan di seluruh lanskap pembayaran Anda, memastikan Anda menjaga hubungan yang berkualitas antara bisnis dan vendor Anda.
Jika Anda telah mengembangkan kedalaman penagihan faktur yang memadai, dokumentasi juga dapat berfungsi sebagai informasi masukan yang efektif untuk analisis data, terutama jika Anda berada di sisi vendor. Faktur membantu menentukan tren pembelian, siklus bisnis, dan lainnya untuk membantu menginformasikan strategi pemasaran Anda. Dari sisi pengadaan, analisis faktur yang efektif juga membantu memangkas biaya dan mengidentifikasi pemborosan atau inefisiensi.
Payung hukum
Meskipun faktur yang efektif membantu melindungi dari masalah audit atau pajak, faktur juga merupakan alat dalam persenjataan hukum Anda. Karena faktur yang ditandatangani adalah bagian dari perjanjian dan proses kontrak, Anda dapat menggunakan faktur untuk memastikan Anda membayar harga barang atau jasa yang disepakati atau dibayar dengan benar sebagai vendor. Hal ini dapat membantu melindungi terhadap tuntutan hukum yang tidak penting atau berfungsi sebagai bukti jika Anda dipaksa ke sistem pengadilan untuk memaksa pembayaran.
Detail Apa yang Terisi dalam Faktur?
Meskipun bentuknya mungkin berbeda-beda antar sektor dan bisnis, namun fungsinya tidak. Anda biasanya akan menyertakan sebagian besar, jika tidak semua, detail inti berikut:
- Nomor faktur untuk secara efektif mengarsipkan dan melacak faktur dan pembayaran di seluruh perusahaan Anda.
- Tanggal pemberian layanan atau pengiriman barang (atau proyeksi dalam hal faktur pro forma), serta tanggal pembuatan dan pengiriman faktur.
- Informasi kontak untuk pembeli dan penjual.
- Syarat dan ketentuan apa pun yang berlaku, misalnya pembayaran dengan syarat net-30, klausul sengketa apa pun, dll.
- Informasi terperinci untuk setiap barang yang dikirimkan atau layanan yang diberikan beserta harga untuk item baris tertentu, baik sebagai harga per unit atau dibebankan secara kolektif.
- Pajak apa pun yang berlaku.
- Informasi total hutang dan mata uang jika itu adalah transaksi internasional.
- Memo, catatan, atau pesan pribadi tambahan apa pun kepada penerima.
Kapan Anda Harus Mengirim Faktur?
Tidak ada โwaktu terbaikโ untuk mengirim faktur, tetapi ada aturan praktis yang baik awal dan sering. Komunikasi adalah kunci dalam semua aspek kehidupan, terutama ketika terlibat dalam layanan B2B atau B2C yang memiliki konsekuensi hukum yang besar.
Meskipun bisnis spesifik Anda memerlukan waktu yang tepat, sebaiknya kirimkan faktur pro forma setelah memahami persyaratan klien untuk memastikan Anda memiliki pemahaman yang sama dan mengirimkan faktur penjualan dengan cepat setelah konfirmasi penerimaan atau ketika layanan telah sepenuhnya diberikan. Faktur setelah fakta dipanggil faktur pengiriman.
Jika Anda bekerja dengan klien baru atau kontraknya sangat besar, Anda mungkin juga ingin mengirimkan faktur awal sebelum mulai bekerja untuk mendapatkan uang muka. Ini disebut faktur lanjutan. Demikian pula, jika kontraknya panjang, faktur pertengahan periode atau faktur sesuai dengan pencapaian yang telah ditentukan sebelumnya dapat membantu memastikan Anda berada pada jalur yang tepat terkait waktu dan anggaran yang ditagih.
Faktur dan Pengendalian Internal
Faktur adalah bagian inti dari pencocokan 3 arah dan karenanya penting agar efektif pengendalian internal utang usaha. Melacak aliran faktur di sepanjang jalurnya membantu memastikan Anda mendapatkan barang yang dipesan tepat waktu sesuai dengan biaya yang disepakati sekaligus melindungi dari penipuan karyawan atau pengeluaran yang tidak wajar.
Dalam hutang atau piutang, bergantung pada peran Anda sebagai pembeli atau vendor, invoice juga membantu mengelola akun kredit Anda sejak diterima sebelum pembayaran. Dari perspektif penjualan, faktur juga membantu Anda mengawasi tingkat inventaris atau kebutuhan staf jika Anda adalah bisnis berbasis layanan.
Kesimpulan
Pembuatan faktur tidaklah rumit, tetapi tergantung pada ukuran dan cakupan perusahaan Anda, Anda dapat dengan cepat kewalahan menangani banyak faktur dan memastikan pembayaran dikirim (atau diterima) secara tepat waktu dan benar.
Saat ini, penagihan mengalami perubahan yang cepat seiring dengan digitalisasi dan transaksi lintas negara yang menjadi hal yang lumrah. Banyak sekali AP otomatis dan perangkat lunak faktur membantu pengguna mengotomatiskan proses faktur mereka, termasuk templat yang disesuaikan untuk mengirimkan faktur dengan cepat ke pembeli dan menyederhanakan hutang dan alur kerja persetujuan faktur saat melakukan rekonsiliasi akun atau proses pengadaan.
Karena platform faktur generasi berikutnya sepenuhnya digital, Anda juga akan menghemat uang dengan mengurangi kebutuhan staf dan membiarkan karyawan fokus pada peningkatan posisi bisnis Anda daripada bersusah payah menelusuri data manual. Jika Anda mengirim atau menerima faktur fisik, banyak platform juga menawarkannya optical character recognition (OCR), sebuah teknologi yang secara otomatis mengisi teks digital dan informasi yang dipindai dari dokumen fisik.
Ingat, melakukan hal-hal kecil dengan benar adalah landasan manajemen yang efektif โ dan menjaga ketat proses pembuatan faktur adalah salah satu kemenangan mudah yang menyiapkan organisasi Anda untuk sukses.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- :adalah
- :bukan
- $NAIK
- a
- Sanggup
- Tentang Kami
- atas
- mengakses
- Menurut
- Akun
- akuntansi
- Akun
- akun hutang
- di seluruh
- Tambahan
- admin
- Setelah
- terhadap
- sepakat
- perjanjian
- Semua
- memungkinkan
- sepanjang
- di samping
- juga
- an
- analisis
- Analitik
- analisis
- dan
- Setiap tahun
- Apa pun
- berlaku
- persetujuan
- ADALAH
- Gudang senjata
- AS
- meminta
- aspek
- At
- Audit
- mengotomatisasikan
- secara otomatis
- tersedia
- B2B
- B2C
- dasar
- BE
- menjadi
- sebelum
- Awal
- Manfaat
- antara
- Luar
- Besar
- tagihan
- penagihan
- kedua
- kedua belah pihak
- lebih luas
- anggaran belanja
- bisnis
- bisnis
- tapi
- PEMBELI..
- pembeli
- Pembelian
- by
- bernama
- CAN
- kasus
- Uang tunai
- perubahan
- Perubahan
- mengubah
- karakter
- dibebankan
- keadaan
- klien
- kolektif
- melakukan
- Umum
- Komunikasi
- Perusahaan
- kompleks
- Kekhawatiran
- kesimpulan
- Kondisi
- konfirmasi
- mengkonsolidasikan
- konsultan
- mengandung
- kontrak
- menyumbang
- kontrol
- Core
- benar
- benar
- Biaya
- Biaya
- Pengadilan
- kredit
- kritis
- lintas batas
- Currency
- disesuaikan
- disesuaikan
- bea cukai
- Memotong
- memangkas biaya
- siklus
- data
- Data Analytics
- manajemen data
- titik data
- Tanggal
- Debet
- Desember
- Pengambilan Keputusan
- menyampaikan
- disampaikan
- pengiriman
- Tergantung
- kedalaman
- rinci
- terperinci
- Merinci
- rincian
- Menentukan
- dikembangkan
- berbeda
- berbeda
- kesulitan
- digital
- digitalisasi
- Perselisihan
- do
- dokumen
- dokumentasi
- dokumen
- tidak
- Tidak
- melakukan
- dilakukan
- Dont
- turun
- mendorong
- e
- setiap
- Mudah
- Efektif
- efektif
- efektivitas
- Karyawan
- karyawan
- usaha keras
- bertunangan
- memastikan
- Memastikan
- memastikan
- Enterprise
- Kesetimbangan
- dasarnya
- diperkirakan
- dll
- Acara
- contoh
- Laksanakan
- mengeksekusi
- menunjukkan
- fakta
- Biaya
- File
- Filing
- keuangan
- Perusahaan
- aliran
- Fokus
- Untuk
- bentuk
- Prinsip Dasar
- empat
- penipuan
- dari
- sepenuhnya
- fungsi
- fungsi
- menghasilkan
- mendapatkan
- mendapatkan
- baik
- barang
- tangan
- Memiliki
- Kesehatan
- mendengar
- membantu
- membantu
- memegang
- holistik
- tuan rumah
- JAM
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- HTTPS
- i
- mengenali
- if
- meningkatkan
- in
- memasukkan
- termasuk
- Termasuk
- ketidakefisienan
- Info
- memberitahu
- informasi
- sebagai gantinya
- sementara
- intern
- ke
- inventaris
- faktur
- Manajemen Faktur
- faktur
- faktur
- IT
- NYA
- Diri
- Januari
- hanya
- Menjaga
- pemeliharaan
- kunci
- Jenis
- pemandangan
- besar
- gugatan
- Informasi
- sah
- membiarkan
- adalah ide yang bagus
- Hidup
- 'like'
- Mungkin
- baris
- sedikit
- mencatat
- melihat
- terlihat seperti
- kehilangan
- memelihara
- MEMBUAT
- mengelola
- pengelolaan
- pelaksana
- cara
- panduan
- manual
- banyak
- Marketing
- Cocok
- sesuai
- orang yg tdk konvensionil
- max
- Mungkin..
- cara
- Memo
- pesan
- Metodologi
- mungkin
- Milestones
- uang
- bulanan
- lebih
- paling
- banyak
- banyaknya
- Perlu
- kebutuhan
- Netflix
- tak pernah
- New
- berikutnya
- tidak
- mencatat
- jumlah
- OCR
- of
- Penawaran
- resmi
- sering
- Minyak
- on
- sekali
- ONE
- terus-menerus
- hanya
- or
- urutan
- perintah
- organisasi
- organisatoris
- hasil
- secara keseluruhan
- kewalahan
- halaman
- dibayar
- bagian
- khususnya
- pihak
- path
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- pembayaran
- untuk
- periode
- berkala
- Personalized
- perspektif
- fisik
- bagian
- Platform
- plato
- Kecerdasan Data Plato
- Data Plato
- plus
- poin
- miskin
- posisi
- praktek
- praktek
- pendahuluan
- siap
- harga pompa cor beton mini
- di harga
- Sebelumnya
- per
- Prosiding
- proses
- pembelian
- proyeksi
- tepat
- melindungi
- terlindung
- melindungi
- perlindungan
- membeli
- pembelian
- tujuan
- pengejaran
- kualitas
- triwulanan
- Pertanyaan
- segera
- mengutip
- akibat
- cepat
- Penilaian
- agak
- penerimaan
- menerima
- diterima
- menerima
- rujuk
- catatan
- arsip
- berulang
- mengurangi
- referensi
- mengenai
- hubungan
- diberikan
- mewakili
- wajib
- Persyaratan
- benar
- Peran
- Aturan
- penjualan
- sama
- Save
- cakupan
- Sektor
- aman
- melihat
- Penjual
- mengirim
- mengirim
- mengirim
- melayani
- melayani
- layanan
- Layanan
- set
- set
- Melindungi
- harus
- sisi
- menandatangani
- tertanda
- Sederhana
- lebih sederhana
- sejak
- Ukuran
- kecil
- tertentu
- Pengeluaran
- susunan kepegawaian
- standar
- kedudukan
- Strategis
- Penyelarasan
- Streaming
- mempersingkat
- Ketat
- berlangganan
- sukses
- cukup
- pemasok
- mendukung
- Mendukung
- sistem
- pajak
- Pajak
- Teknologi
- template
- istilah
- istilah
- syarat dan Ketentuan
- teks
- dari
- bahwa
- Grafik
- mereka
- Ini
- hal
- berpikir
- Ketiga
- ini
- itu
- meskipun?
- Melalui
- di seluruh
- Demikian
- waktu
- tepat waktu
- waktu
- untuk
- alat
- Total
- jalur
- Pelacakan
- bertransaksi
- .
- Transaksi
- Tren
- mengetik
- jenis
- khas
- memahami
- pemahaman
- unik
- tidak seperti
- atas
- menggunakan
- bekas
- Pengguna
- biasanya
- penjaja
- vendor
- Video
- ingin
- adalah
- Limbah
- Cara..
- BAIK
- adalah
- Apa
- Apa itu
- apa pun
- ketika
- sedangkan
- apakah
- sementara
- sepenuhnya
- akan
- Wins
- dengan
- dalam
- tanpa
- Kerja
- bekerja
- kerja
- tahun
- Kamu
- Anda
- zephyrnet.dll