I team finanziari sono ben consapevoli della natura noiosa e soggetta a errori dei processi manuali di contabilità fornitori. Ordinare pile di fatture cartacee, contattare individualmente gli approvatori e spedire assegni per posta sono estremamente noiosi e soggetti a errori. Ciò potrebbe anche portare a pagamenti ritardati o in alcuni casi potenziali frode del venditore.
Oggi puoi automatizzare questi processi utilizzando soluzioni di automazione della contabilità fornitori e ottimizzare la contabilità fornitori per i tuoi team finanziari.
Il nostro blog affronta la complessità dei processi AP, presentando un chiaro percorso verso l'automazione in 7 passaggi.
Discuteremo quanto segue:
- Che cos'è la contabilità fornitori?
- Cosa rende la contabilità fornitori così impegnativa?
- Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?
- 7 passaggi per automatizzare la contabilità fornitori
- Automatizza la tua contabilità fornitori con Nanonets
Che cos'è la contabilità fornitori?
In termini semplici, è il denaro che la tua azienda deve a fornitori, venditori o creditori per beni o servizi ricevuti ma non ancora pagati. Consideralo come la scheda della tua attività: è una raccolta di tutto ciò che hai acquistato a credito e che devi rimborsare entro un periodo specificato. Queste voci AP vengono registrate nel tuo bilancio tra le passività correnti e includono una serie di spese, dagli acquisti di inventario alle bollette.
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Immagina di possedere una caffetteria. Ordinate i chicchi di caffè dal vostro fornitore, che vi concede un periodo di credito di 30 giorni. Quando arrivano i fagioli, non paghi in contanti in anticipo; invece, l'importo dovuto per questi fagioli viene registrato nella contabilità fornitori. Entro i prossimi 30 giorni dovrai pagare al tuo fornitore l'importo concordato. Una volta effettuato il pagamento, l'importo viene rimosso dalla contabilità fornitori. Questo sistema consente al tuo bar di funzionare senza problemi senza la necessità di avere tutto il contante a portata di mano al momento del ricevimento della merce.
Ora, perché la contabilità fornitori è importante?
- Gestione del flusso di cassa: Una corretta gestione dei debiti garantisce che un’azienda possa far fronte ai propri obblighi senza compromettere la propria posizione di cassa, fondamentale per la continuità operativa.
- Relazioni con i fornitori: Processi di pagamento tempestivi e accurati rafforzano i rapporti con i fornitori, portando a potenziali sconti, termini di pagamento favorevoli e una catena di fornitura affidabile.
- Accuratezza del reporting finanziario: La contabilità fornitori svolge un ruolo fondamentale nel garantire l'accuratezza dei rendiconti finanziari, riflettendo la salute finanziaria e gli obblighi dell'azienda.
- Budgeting e previsioni: Aiuta nella gestione del budget fornendo informazioni chiare sulle spese imminenti, facilitando una pianificazione e previsione finanziaria più accurata.
- Conformità normativa: Il rispetto dei termini della contabilità fornitori aiuta a rispettare le normative finanziarie ed evitare sanzioni associate a ritardi di pagamento o dichiarazioni finanziarie errate.
In sostanza, la contabilità fornitori costituisce la spina dorsale delle tue operazioni finanziarie. Implica rispettare i propri obblighi, promuovere la fiducia con i propri fornitori e, in definitiva, far funzionare la propria attività senza intoppi.
Cosa rende la contabilità fornitori così impegnativa?
Questa è una domanda che affligge da tempo i migliori professionisti della finanza. La contabilità fornitori è generalmente vista come una funzione di costo all'interno delle aziende e il motivo è semplice: nessuno vuole perdere tempo a pagare le bollette e a inserire i dati sui pagamenti delle fatture!
Tuttavia, è ancora (molto) una funzione aziendale essenziale.
Il motivo per cui l'AP è difficile da ottimizzare è in realtà dovuto alla natura della bestia.
Le attività chiave in un processo AP (estrazione dati, codifica fatture, sincronizzazione ERP) sono essenzialmente attività di trasformazione dei dati. Automatizzarli sarebbe semplice.
Tuttavia, cosa ancora più importante, il lavoro AP prevede anche l’intervento umano – per revisione, approvazioni e controlli finanziari.
È questo mix di trasformazione dei dati e input umano che rende l’AP un processo notoriamente complesso e difficile da ottimizzare.
Quali sono esattamente queste sfide?
Ecco uno sguardo più dettagliato a ogni fase del processo AP e alle sfide intrinseche all'interno di ciascuna parte del flusso di lavoro.
Raccolta fatture: Inefficienze nella gestione di un mix di fatture digitali e cartacee, che portano a smarrimenti di documenti e ritardi nell'elaborazione.
Inserimento dati: L'immissione manuale dei dati causa inesattezze e ritardi nei registri finanziari e nei report.
Verifica: Processo dispendioso in termini di tempo di controllo incrociato delle fatture con gli ordini d'acquisto e le bolle di consegna, che spesso porta a ritardi nei pagamenti.
Approvazione: Processo di approvazione complicato con difficoltà nel fornire contesto agli approvatori, monitorare lo stato delle fatture e garantire autorizzazioni tempestive.
pagamenti: Difficoltà nel gestire più termini, pianificazioni e valute di pagamento garantendo al tempo stesso pagamenti puntuali.
Riconciliazione: Processo ad alta intensità di lavoro per abbinare le transazioni bancarie alle voci del registro.
Soluzione della disputa: Processo di risoluzione delle controversie lungo e complesso, che incide sui rapporti con i fornitori e sull'efficienza operativa.
La contabilità fornitori manuale è un ostacolo comprovato alla crescita organizzativa
L'utilizzo di un processo manuale per la tua azienda ne rallenta la crescita incidendo direttamente sull'accuratezza, sull'efficienza e sulle spese associate al processo AP –
- Costi operativi non necessari: I costi di elaborazione manuale delle fatture aumentano da $ 13 a $ 50, prolungando la contabilità dei fornitori fino a tre settimane.
- Sanzioni e rapporti tesi con i fornitori: Quasi la metà dei fornitori si trova ad affrontare ritardi nei pagamenti, mettendo a dura prova i rapporti con i fornitori e incorrendo in penali o penali per ritardi.
- Caos del flusso di cassa: Il 74% dei CFO delle PMI e delle prime imprese riconosce che la digitalizzazione dei processi di pagamento AP migliora i bilanci.
- Rischio di frode e conformità: uno studio condotto dall'ACFE ha rilevato che il 14% dei casi di frode hanno avuto origine nei dipartimenti di contabilità, con una perdita media di 200,000 dollari per caso.
- Produttività persa: Il tempo medio di elaborazione delle fatture in un ambiente manuale può raggiungere i 45 giorni. Ciò rappresenta tempo perso e preziose risorse umane meglio spese in iniziative di maggiore impatto.
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Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?
Fondamentalmente, l'automazione della contabilità fornitori è il processo basato sulla tecnologia che converte le attività manuali coinvolte nella gestione della contabilità fornitori di un'azienda in flussi di lavoro automatizzati. Ciò comprende tutto, dalla ricezione iniziale di una fattura fino al pagamento finale della fattura.
Sfruttando tecnologie all'avanguardia come l'Intelligenza Artificiale (AI), il Deep Learning (DL) e la Robotic Process Automation (RPA), le soluzioni di automazione AP sono progettate per ridurre al minimo l'intervento umano, ridurre gli errori e accelerare i tempi di elaborazione delle transazioni.
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AP Automation cerca di rispondere a una domanda particolare: in che modo ogni fase del processo di contabilità fornitori può essere 10 volte migliore?
Automatizzando il processo AP, le aziende possono ottenere:
- Maggiore efficienza e produttività: L'automazione riduce significativamente il tempo necessario per elaborare le fatture. Le attività che una volta richiedevano giorni possono ora essere completate in pochi minuti, consentendo al personale di concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto.
- Risparmi sui costi: L'automazione riduce i costi di manodopera e aiuta a evitare penali per ritardi di pagamento massimizzando al tempo stesso gli sconti per pagamenti anticipati.
- Migliore precisione: L'automazione AP riduce al minimo gli errori umani come pagamenti duplicati e immissione di dati errati, migliorando così l'accuratezza dei registri finanziari e Rapporti AP.
- Visibilità e controllo migliorati: Le soluzioni AP automatizzate forniscono approfondimenti in tempo reale sui dati finanziari, consentendo una migliore gestione del flusso di cassa e il processo decisionale finanziario. Le aziende acquisiscono una visione più chiara delle proprie passività e possono gestire in modo più efficace il proprio capitale circolante.
- Conformità e prevenzione delle frodi: Grazie ai controlli di conformità e agli audit trail integrati, gli strumenti di automazione AP aiutano le aziende a rispettare i requisiti normativi e a ridurre il rischio di frode.
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L'automazione AP funziona con altri sistemi di contabilità?
I sistemi di automazione AP possono funzionare con altri sistemi di contabilità; molti sistemi dispongono di varie opzioni di integrazione, come API o middleware, per garantire un trasferimento dati senza interruzioni tra i diversi sistemi. In questo modo, il software di automazione AP può recuperare dati come fatture e ordini di acquisto da altri sistemi contabili, elaborarli e quindi aggiornare le informazioni nella piattaforma contabile esterna.
Con l'integrazione, le aziende possono sfruttare le funzionalità e le capacità di automazione del software di automazione AP, pur utilizzando il software di contabilità con cui si sentono a proprio agio. Software di automazione AP di Nanonets, ad esempio, può essere integrato con altri sistemi contabili, come QuickBooks e Sage.
7 passaggi per automatizzare la contabilità fornitori
Automatizzare la contabilità dei fornitori significa raggiungere un nuovo livello di efficienza e precisione nelle operazioni finanziarie. Questo percorso comprende sette passaggi critici, ciascuno progettato per semplificare e migliorare il processo di contabilità fornitori dall'inizio alla fine.
Esaminiamo ogni passaggio uno per uno e comprendiamolo.
Puoi scegliere
e integralo con il tuo ERP o software di contabilità per implementare i passaggi seguenti e iniziare ad automatizzare la contabilità dei fornitori.
1. Centralizza la raccolta delle fatture
Passi d'azione:
1. Scegli un software di automazione AP che supporti l'importazione automatizzata delle fatture dalle fonti in cui ricevi le fatture.
2. Configura il sistema per importare automaticamente fatture da e-mail, Google Drive, portali fornitori, ecc. in un unico repository.
Vantaggi: le fatture non vengono gestite in modo errato e iniziano a essere elaborate non appena arrivano.
2. Implementare l'immissione automatizzata dei dati
Passi d'azione:
1. Scegli il software AP con OCR basato sull'intelligenza artificiale per l'estrazione dei dati testando quale è il più accurato sulle tue fatture.
2. Assicurati che fornisca un'integrazione con il tuo software ERP/contabile.
3. Automatizzare l'inserimento dei dati dalle fatture presenti nel repository centrale.
Vantaggi: consente di risparmiare notevolmente tempo di lavoro manuale e aumenta la precisione dell'immissione dei dati.
3. Automatizza la codifica GL:
Passi d'azione:
1. Seleziona i tuoi strumenti OCR in modo che utilizzino NLP e LLM per la codifica GL.
2. Configurare il sistema per codificare automaticamente le fatture al termine dell'estrazione dei dati tramite OCR.
3. Esporta i codici GL insieme ai dati estratti nel tuo software ERP/contabile.
Vantaggi: riduce lo sforzo di codifica manuale, migliora la precisione e consente al personale di concentrarsi su attività più critiche.
4. Configura la verifica automatizzata della fattura:
Passi d'azione:
1. Integrare un sistema che supporti la corrispondenza a 3 vie utilizzando l'OCR per verificare le fatture rispetto agli ordini di acquisto e alle note di consegna.
2. Assicurati che l'OCR di estrazione dei dati funzioni bene per i tuoi ordini di acquisto e le note di consegna oltre alle fatture.
3. Segnala automaticamente le discrepanze.
4. Creare un processo per elaborare le fatture contrassegnate.
Vantaggi: risparmio di tempo impiegato nella verifica delle fatture e riduzione degli errori, inoltre il team può ora trovare il tempo per eliminare in modo efficace le discrepanze.
5. Semplificare i flussi di lavoro di approvazione:
Passi d'azione:
1. Scegli il software in cui i processi di approvazione vivono dove si trova la tua organizzazione (ad esempio, posta elettronica, Slack, Microsoft Teams).
2. Assicurati che il software ti consenta di creare un flusso di lavoro di approvazione ottimizzato in base alle tue esigenze.
Vantaggi: accelera i tempi di approvazione, riduce le interruzioni e si adatta al flusso operativo.
6. Facilitare i pagamenti senza soluzione di continuità:
Passi d'azione:
1. Assicurati che la tua soluzione di automazione AP/ERP includa efficaci funzionalità di elaborazione dei pagamenti diretti o utilizzi una soluzione di pagamento adeguata.
2. Configurare il sistema per gestire il forex e mitigare i chargeback.
Vantaggi: migliora le relazioni con i fornitori attraverso pagamenti affidabili e gestisce le conversioni di valuta senza sforzo.
7. Automatizzare i processi di riconciliazione:
Passi d'azione:
1. Scegli un software che offra la riconciliazione bancaria automatica e importi i tuoi estratti conto.
2. Carica i tuoi estratti conto e il sistema abbina automaticamente le transazioni ai movimenti contabili.
Vantaggi: riduce drasticamente il tempo necessario per la chiusura dei libri.
Automatizza la tua contabilità fornitori con Nanonets
Anche se implementi solo alcuni dei passaggi precedenti, l'impatto sul processo di contabilità fornitori può essere sostanziale.
Nanonets offre una suite dinamica di automazione AP che può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. L'integrazione con il software ERP e di contabilità esistente è perfetta, garantendo una transizione fluida e interruzioni minime delle operazioni. Grazie alla nostra intelligenza artificiale avanzata e all'automazione del flusso di lavoro all'avanguardia, Nanonets può automatizzare le attività noiose e soggette a errori associate alla gestione della contabilità fornitori, consentendo al tuo team finanziario di concentrarsi su attività più strategiche.
Iniziare con i Nanonet
Automatizzare l'automazione degli AP con Nanonet è semplice.
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Giorno 1: valuta le tue esigenze
Valuteremo il tuo attuale processo AP, individueremo come i Nanonet possono avere il maggiore impatto, assicurandoci che la nostra soluzione sia in linea con i tuoi obiettivi.
Giorno 2: installazione e personalizzazione
Ti guideremo nell'utilizzo dei Nanonets. Imposterai e automatizzerai il flusso di lavoro della contabilità fornitori adatto a te in base alla nostra discussione.
Giorno 3: test
Dopo la configurazione, testa il tuo flusso di lavoro con dati reali durante una prova standard di 7 giorni (estendibile su richiesta). Il nostro team ti aiuterà a mettere a punto il tuo flusso di lavoro.
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Dopo aver superato con successo i test, proporremo un piano tariffario su misura ed economicamente vantaggioso. Una volta che sarai soddisfatto, andremo in diretta!
Per sempre: potenziare il tuo team
Forniamo risorse, sessioni e assistenza clienti continua per garantire l'adozione, la competenza e la fiducia del tuo team.
Storie dei clienti
Dalle piccole imprese alle multinazionali, queste storie mostrano l'impatto trasformativo dell'automazione AP con Nanonets in tutti i settori.
SaltPay: semplificazione della gestione dei fornitori con l'integrazione SAP
Settore: Servizi di pagamento e software
Sede: Londra, Inghilterra
La sfida SaltPay ha dovuto affrontare l'arduo compito di gestire manualmente migliaia di fatture, cosa poco pratica e inefficiente per la gestione della loro vasta rete di fornitori.
Soluzione: Nanonets è intervenuto con il suo strumento basato sull'intelligenza artificiale per l'estrazione dei dati delle fatture, integrandosi perfettamente con SAP. Questa integrazione non solo ha migliorato la precisione dei dati, ma ha anche migliorato significativamente l’efficienza del processo.
risultati: L'implementazione ha portato a una riduzione del 99% dello sforzo manuale, consentendo a SaltPay di gestire in modo efficiente oltre 100,000 fornitori. Questo drastico miglioramento ha portato anche a un aumento significativo della produttività e delle capacità di automazione.
Tapi: automatizzazione della fatturazione della manutenzione della proprietà
Settore: Software per la manutenzione della proprietà
Sede: Wellington, Nuova Zelanda
La sfida Con oltre 100,000 fatture mensili, Tapi necessitava di una soluzione scalabile ed efficiente per la gestione delle fatture nella manutenzione immobiliare.
Soluzione: Utilizzando lo strumento AI di Nanonets, Tapi ha automatizzato l'estrazione dei dati delle fatture, facilitando una rapida integrazione con i sistemi esistenti che potrebbero essere gestiti da personale non tecnico.
risultati: Il tempo di elaborazione è stato ridotto da 6 ore a soli 12 secondi per fattura, oltre a un risparmio sui costi di fatturazione del 70% e a una precisione di automazione del 94%.
Ricchezza dei partner Pro: automatizzazione dell'immissione dei dati contabili in Quickbooks
Settore: Gestione patrimoniale e contabilità
Sede: Columbia, Missouri
La sfida Pro Partners Wealth ha cercato di migliorare l'accuratezza e l'efficienza dell'immissione dei dati per la fatturazione, poiché gli strumenti di automazione esistenti non erano all'altezza.
Soluzione: Nanonets ha offerto una soluzione su misura con precise funzionalità di estrazione dei dati e integrazione con QuickBooks, consentendo una fatturazione semplificata e una convalida automatizzata dei dati.
risultati: La precisione dell'estrazione dei dati ha superato il 95%, con un risparmio di tempo del 40% rispetto agli strumenti OCR tradizionali e una percentuale di elaborazione diretta di oltre l'80%, riducendo al minimo la necessità di intervento manuale.
Augeo: miglioramento dell'automazione della contabilità fornitori su Salesforce
Settore: Servizi di contabilità e consulenza
Sede: Stati Uniti
La sfida Augeo aveva bisogno di una soluzione efficiente per la contabilità fornitori che potesse integrarsi perfettamente con Salesforce, per gestire migliaia di fatture mensili senza il pesante fardello dell'elaborazione manuale.
Soluzione: Nanonets ha fornito una piattaforma basata sull'intelligenza artificiale su misura per l'elaborazione automatizzata delle fatture, facilitando una facile integrazione con Salesforce per una gestione efficiente dei dati.
risultati: La soluzione ha ridotto il tempo di elaborazione delle fatture da 4 ore a 30 minuti al giorno, ha ottenuto una riduzione dell'88% del tempo di immissione manuale dei dati ed ha elaborato 36,000 fatture all'anno con maggiore precisione ed efficienza.
Queste storie di clienti illustrano l'ampia applicabilità e i vantaggi significativi dell'automazione AP con Nanonets. Sfruttando strumenti basati sull’intelligenza artificiale e integrazioni fluide, le aziende non solo stanno ottimizzando i processi di contabilità fornitori, ma stanno anche aprendo la strada a una più ampia eccellenza operativa. Il percorso di queste organizzazioni sottolinea il potenziale dell'automazione degli AP nel rivoluzionare le operazioni finanziarie, favorendo l'efficienza, l'accuratezza e la crescita in tutti i settori.
Takeaway
L'automazione del è possibile pagare per questi account operazioni semplifica il processo di gestione di fatture, pagamenti e altre transazioni finanziarie, consentendo così alle aziende di migliorare la propria efficienza, ridurre i costi e aumentare la precisione.
Il software di automazione AP come Nanonets funziona con l'intelligenza artificiale e consente la creazione di flussi di lavoro AP in grado di raccogliere automaticamente file e documenti da varie fonti, come e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, archiviazione cloud e sistemi ERP.
Oltre all'acquisizione intelligente, buoni strumenti di automazione AP possono anche abbinare e riconciliare le spese, gestire tutti i flussi di lavoro delle spese, dalla creazione di note spese all'ottenimento delle approvazioni dei manager, e integrare perfettamente il processo di chiusura contabile mensile con qualsiasi ERP, software di contabilità o strumento aziendale desiderato.
Il software di automazione AP come Nanonets può assistere in modo significativo i team AP in:
- ridurre i costi dell’80% per le imprese
- aumentando la velocità di elaborazione delle fatture fino a 10 volte
- ottimizzando i giorni AP
- eliminando le imprecisioni causate da controlli e verifiche manuali
- identificare e gestire in modo intelligente le eccezioni e indirizzarle alla persona appropriata
- e identificare/eliminare frodi, furti, doppi pagamenti e altre inefficienze.
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