Adattarsi a un mondo in cui gli eventi ibridi sono la nuova norma

L'AV per eventi ibridi è un'attività complessa che richiede attenzione ai dettagli, solide competenze tecniche e la capacità di pensare velocemente. AVTEAMUK li ha padroneggiati tutti e tre.

All'inizio della pandemia, Matthew Thompson, proprietario e amministratore delegato dell'azienda, ha aiutato il suo team e i suoi clienti a passare rapidamente dalla produzione di eventi di persona a un modello ibrido. AJA Video Systems gli ha parlato di questa trasformazione e di come sta sfruttando la tecnologia per stare al passo con uno spazio in rapida evoluzione.

Cosa ha ispirato il lancio di AVTEAMUK e quali servizi fornite? 
Ero a capo dell'AV presso il Royal College of Surgeons in Inghilterra quando l'organizzazione decise di demolire e ricostruire. Ho deciso di acquistare le attrezzature esistenti del college e di lanciare AVTEAMUK nel 2017. Siamo prevalentemente una società di produzione di eventi dal vivo e lavoriamo con clienti nei settori della difesa, della sicurezza informatica, dei servizi pubblici, della sanità, dell'istruzione, delle imprese e dell'intrattenimento. Attraverso il nostro lavoro progettuale, abbiamo anche stabilito rapporti con sedi chiave in tutto il Regno Unito. Il nostro team aiuta a capire il modo migliore per aiutare i clienti a realizzare un evento - siano essi fisici o ibridi. Ci occupiamo di tutto, dal noleggio dell'attrezzatura all'equipaggio, alla pianificazione e alla logistica. Una volta firmato un cliente, creiamo una proposta che delinea le valutazioni del rischio, le planimetrie del progetto e altro ancora. Dopo l'evento, completiamo i lavaggi con i clienti per identificare eventuali aree in cui il prossimo evento potrebbe migliorare.

Raccontaci di più sul tuo ruolo e inizia a lavorare
In qualità di fondatore, proprietario e amministratore delegato di AVTEAMUK, indosso molti ruoli e sono coinvolto nella gestione dell'azienda, dalla pianificazione del progetto alla direzione tecnica, funzionamento, consegna, fatturazione, pianificazione e marketing. Sono caduto nell'AV per caso dopo essermi laureato in produzione multimediale. Avevo intenzione di lavorare nei VFX cinematografici, ma ho preso un'altra direzione e ho iniziato a lavorare per un'azienda AV. Il mio secondo incarico è stato come tecnico AV presso il College of Surgeons, dove in seguito ho lavorato come supervisore della produzione multimediale. Nel 2008 ero a capo di AV. Ho mantenuto un buon rapporto con il college e AVTEAMUK è ora il suo fornitore preferito.

In che modo la pandemia ha influenzato il tuo lavoro? 
Da quando è scoppiata la pandemia, abbiamo assistito a un cambiamento paradigmatico nella produzione di eventi che ha modificato drasticamente la nostra quotidianità. Abbiamo dovuto orientarci per supportare eventi più ibridi, che si sono tradotti in nuovi investimenti tecnologici. Ora il 99% dei progetti che intraprendiamo sono ibridi. Tuttavia, i clienti che abbracciano per la prima volta un modello di eventi ibrido necessitano di un coaching aggiuntivo. Li aiutiamo a guidarli attraverso il processo, poiché spesso rimangono sorpresi dalla quantità di lavoro extra aggiunta dal componente virtuale.

Gli eventi ibridi sono destinati a restare?
Quando si tratta di produzione di eventi, la pandemia ha aperto il vaso di Pandora e l’ibrido è la nuova norma; non si può tornare indietro. Per fortuna, la tecnologia per organizzare eventi ibridi è progredita rapidamente e ci sono molti vantaggi nel combinare eventi fisici e virtuali, inclusa una portata di pubblico più ampia e globale. Detto questo, gli eventi fisici non scompariranno. Alcuni sponsor dei clienti desiderano avere accesso al pubblico in posti fisici, piuttosto che a un elenco di contatti post-webinar. L'ibrido offre il meglio di entrambi i mondi.

Quali sono le sfide legate alla produzione di eventi ibridi? 
Non ci eravamo resi conto di quanto lavoro richiedessero gli eventi ibridi finché non abbiamo iniziato a realizzarli. Non si tratta solo di pianificare in anticipo, ma anche di gestire più elementi durante un evento, dalla moderazione dei live streaming all'integrazione delle interazioni sui social media in tempo reale. Ad esempio, se 3,000 persone stanno guardando uno streaming live e uno vuole porre una domanda, potremmo chiedere a un team di gestire stanze verdi virtuali in cui eseguiamo un test con quel partecipante prima di inviarlo in diretta allo streaming. Dobbiamo inoltre preparare la maggior parte dei contenuti in anticipo, poiché le modifiche dell'ultimo minuto alle presentazioni PowerPoint o Keynote possono creare ritardi. Anche così, non sempre riusciamo ad accedere ai contenuti di tutti prima di un evento.

Per superare queste sfide, spesso abbiamo un direttore tecnico in loco che si occupa delle riprese e dello spettacolo, un tecnico grafico che gestisce il materiale di presentazione, un tecnico del suono, operatori di ripresa, corridori e altro personale chiave. Di conseguenza, gli eventi ibridi richiedono equipaggi più grandi. Dal punto di vista tecnico, ci sono anche tantissime piattaforme ibride disponibili e ogni cliente ha la sua preferenza (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). Sviluppiamo continuamente nuove soluzioni e servizi per consentire ai nostri clienti di realizzare la loro visione ibrida con la loro piattaforma preferita. Può essere complicato tenere il passo con tutta questa nuova tecnologia.

Come hai evoluto il tuo flusso di lavoro per supportare la produzione di eventi ibridi?
Abbiamo investito molto in nuove tecnologie, incluso AJA Io 4K Plus. Si tratta di una soluzione I/O portatile che possiamo portare ovunque e che ci consente di inserire qualsiasi sorgente SDI di cui abbiamo bisogno nei nostri laptop in pochi secondi. Questa velocità è fondamentale, poiché le sedi spesso addebitano una trattenuta notturna e il tempo è denaro. Per fortuna, possiamo mettere insieme rapidamente la parte video del flusso di lavoro perché Io 4K Plus si collega facilmente a un computer tramite Thunderbolt. Ha anche un set di funzionalità così interessante che ci dà la flessibilità di gestire le curve inaspettate del cliente. AJA è leader di mercato nel settore video e costruisce prodotti affidabili e di qualità. A seconda del progetto, utilizziamo anche NDI per inserire altre fonti; utilizziamo principalmente vMix per lo streaming. Gran parte di questa tecnologia si collega a un carrello di produzione di eventi ibrido mobile che abbiamo costruito. Include tutti i microfoni, monitor, tecnologia di streaming, registratori e altri dispositivi, oltre a uno slot per Io 4K Plus. Il nostro team può scaricare l'unità da un camion, trasportarla nella sede e essere rapidamente pronti a partire.

Raccontaci uno dei tuoi ultimi progetti 
Abbiamo recentemente completato la produzione di un corso di perfezionamento sulla chirurgia aortica. I chirurghi provenivano dai Paesi Bassi e noi abbiamo catturato e trasmesso in streaming le loro dimostrazioni ai partecipanti virtuali in tutto il mondo. Non abbiamo avuto molto tempo per installare l'AV nell'area chirurgica, quindi l'Io 4K Plus ci è tornato utile, poiché potevamo collegarlo facilmente al nostro laptop. Avevamo un membro del team che andava in giro con un semplice sistema di telecamere, una telecamera in testa e una telecamera sulla testa dei chirurghi. Siamo stati in grado di catturare alcuni scatti fantastici.

Quali tendenze tecnologiche stai monitorando?
Anche se la maggior parte dei nostri progetti viene trasmessa in streaming a 1080p, quando possibile acquisiamo filmati in 4K, soprattutto quando nel pacchetto fa parte un filmato dei momenti salienti o un promo. Ci dà maggiore stabilizzazione e maggiore flessibilità in post, quindi teniamo d'occhio le innovazioni della tecnologia 4K. Più in generale, stiamo anche esaminando tecnologie che possano accelerare l’implementazione in loco senza compromettere la qualità della produzione. L'implementazione di questi flussi di lavoro per eventi dal vivo può richiedere molto tempo se si tiene conto di video, audio, proiezione, messa in scena, illuminazione e altre esigenze. L’obiettivo è ridurre i tempi di configurazione a poche ore.