Cos'è l'automazione AP?

L'automazione della contabilità fornitori, o automazione AP, è l'uso di tecnologia e software per automatizzare le attività e i flussi di lavoro coinvolti nel processo di contabilità fornitori. Questo processo include attività quali la ricezione/elaborazione di fatture, l'inserimento di dati, l'approvazione e il pagamento.

L'automazione AP mira a migliorare l'efficienza, l'accuratezza e la velocità del processo di contabilità fornitori. Riduce anche il carico di lavoro manuale, la probabilità di frode e i costi per le imprese.

Come funziona l'automazione AP?

Contabilità fornitori (AP) svolge un ruolo cruciale in un'azienda in quanto è responsabile della gestione e del pagamento dei debiti insoluti dell'azienda nei confronti di fornitori e fornitori. È una componente critica delle operazioni finanziarie di un'azienda ed è strettamente legata alla gestione del flusso di cassa. AP responsabile di garantire che le bollette e le fatture siano pagate in modo tempestivo e che l'azienda non incorra in sanzioni per ritardi di pagamento o danneggi il suo rapporto con i fornitori. Ciò consente all'azienda di mantenere un rapporto positivo con i propri fornitori, gestire il flusso di cassa, il budget e la conformità finanziaria.

L'uso dell'automazione in AP aiuta in ogni fase del processo AP. Il primo passo nell'automazione AP è la ricezione e l'acquisizione delle fatture.

Le fatture possono essere di vari formati e ricevute in vari modi, come e-mail, fax o posta ordinaria. Le fatture vengono prima scansionate e digitalizzate, consentendo loro di essere facilmente memorizzate, accessibili ed elaborate elettronicamente. Una volta digitalizzate, le fatture possono esserlo abbinato automaticamente per acquistare gli ordini e inoltrati per l'approvazione attraverso un flusso di lavoro automatizzato.

Il passaggio successivo è l'inserimento e la convalida dei dati. Il software di automazione AP acquisisce i dati pertinenti e definiti dall'utente dalle fatture e popola automaticamente i campi nel sistema finanziario dell'azienda, riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati. Questo aiuta anche a garantire l'accuratezza dei dati, in quanto il software può convalidare la fattura fiammiferi l'ordine di acquisto e che tutti i campi obbligatori siano compilati.

Il terzo passaggio dell'automazione AP è il processo di approvazione. Le fatture vengono instradate attraverso un flusso di lavoro automatizzato per l'approvazione da parte delle parti interessate. Questo processo può essere configurato per includere diversi livelli di approvazione, a seconda del valore della fattura o del reparto a cui è associata. Il flusso di lavoro automatizzato semplifica il monitoraggio e il monitoraggio del processo di approvazione, garantendo che le fatture vengano elaborate in modo tempestivo.

Una volta approvata, la fattura è pronta per il pagamento. Il software di automazione AP può essere integrato con il sistema finanziario dell'azienda per generare lotti di pagamento e programmare i pagamenti in base ai termini di pagamento dell'azienda. Ciò può garantire che le fatture vengano pagate in tempo, riducendo il rischio di spese per ritardi e interessi.

Infine, l'intero processo viene monitorato e segnalato. Il software tiene traccia di tutte le fatture, ordini di acquisto e pagamenti, fornendo visibilità in tempo reale sull'intero processo di contabilità fornitori. Ciò consente un monitoraggio e un reporting più semplici, che possono aiutare con la conformità, il budget e le previsioni.

Vantaggi dell'automazione AP

L'ascesa della digitalizzazione ha drasticamente cambiato il modo in cui clienti e aziende interagiscono e ha creato una nuova piattaforma per lo scambio di idee. L'automazione è vista come l'unico modo per migliorare i servizi e l'efficienza nei processi finanziari. Inoltre, le aziende si rivolgono sempre più alle piattaforme digitali per la gestione delle proprie attività finanziarie, una tendenza che ha subito un'accelerazione durante la pandemia di COVID-19. Di conseguenza, la domanda di soluzioni di pagamento digitali e un'elaborazione più rapida delle fatture sta guidando la crescita del mercato dell'automazione della contabilità fornitori.

Alcuni modi specifici in cui L'automazione AP aumenta l'efficienza siamo:

• Migliora la precisione: digitalizzando ordini di acquisto, fatture e ricevute, le aziende possono eliminare la necessità di archiviazione manuale di tali documenti, che a sua volta può ridurre i rischi di perdita ed errori e migliorare l'accessibilità ai dati.
• Corrispondenza fattura: il software di automazione AP può automaticamente stile fatture per ordini di acquisto e scontrini, consentendo così una migliore gestione del processo procure-to-pay. Il processo di abbinamento automatizzato può garantire che una fattura corrisponda all'ordine di acquisto corrispondente e venga pagata una sola volta. Inoltre, il software può includere un assegno per garantire che una fattura non sia già stata pagata, evitando doppi pagamenti. La funzione di tracciamento del software consente agli utenti di ricevere avvisi per fatture duplicate, ciò consente alle aziende di indagare e prevenire pagamenti duplicati o mancati.
• L'integrazione del software di automazione AP con il sistema finanziario di un'azienda può consentire la generazione di lotti di pagamento e pagamenti programmati, che a loro volta possono aiutare a garantire che le fatture vengano pagate in tempo, riducendo il rischio di penali per ritardi e interessi.
• Semplificazione dell'approvazione: il software di automazione AP può instradare automaticamente le fatture alle persone o ai team appropriati per l'approvazione. Ciò consente di risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori eliminando la necessità di instradamento manuale. Abilitando l'approvazione elettronica delle fatture, le firme fisiche oi timbri di approvazione possono essere eliminati. Il software di automazione AP può includere regole di approvazione integrate, come limiti di pagamento, gerarchia di approvazione o qualsiasi altra regola personalizzata. Questo può aiutare a garantire che le fatture vengano indirizzate alle persone corrette e che il processo di approvazione venga eseguito secondo le politiche e gli standard dell'azienda. L'automazione AP può anche essere configurata per inviare e-mail o altre forme di notifiche digitali agli approvatori, ricordando loro l'attività di approvazione, fornendo accesso ai dettagli della fattura e consentendo loro di approvare o rifiutare la fattura con un semplice clic.
• Audit trail: il software di automazione AP può fornire un audit trail di tutte le azioni di approvazione, incluso chi ha approvato la fattura, quando l'ha fatto e se sono stati fatti commenti. Questo può essere utilizzato per scopi di tracciamento e reportistica.
• Conformità: automatizzando il processo di approvazione delle fatture, le aziende possono garantire che tutte le fatture siano approvate in base alle politiche e ai regolamenti aziendali e che il processo sia conforme a qualsiasi requisito normativo o legale.
• Scalabilità: l'automazione AP consente una migliore scalabilità e può gestire il carico di lavoro man mano che la tua azienda si espande. Automatizzando le attività, i team AP possono ridurre il numero di persone che svolgono attività banali e liberare risorse umane per attività strategiche associate all'espansione. Inoltre, la visibilità in tempo reale delle operazioni aziendali offerta dall'automazione AP può aiutare i team AP a prendere decisioni più informate, identificare le aree di miglioramento e ridimensionare i propri team in modo più efficace.
• Il vantaggio ecologico: l'automazione può inaugurare un ufficio senza carta che, oltre a migliorare l'efficienza dello stabilimento, può servire la società in generale riducendo l'impronta di carbonio.

Inoltre, l'automazione AP offre una serie di misure di controllo che possono essere implementate per garantire la sicurezza dei processi finanziari e prevenire le frodi. Un modo per farlo è impostare limiti sull'approvazione delle fatture, che possono essere impostati per individui o gruppi specifici all'interno dell'organizzazione. È inoltre possibile mettere in atto ulteriori passaggi, come ulteriori approvazioni, per tutelarsi ulteriormente da attività fraudolente. La funzionalità di reporting e analisi fornita dalle soluzioni di automazione AP aiuta anche ad aumentare la trasparenza e la visibilità durante tutto il processo, il che rende più facile rilevare eventuali attività sospette o insolite, consentendo di intraprendere azioni tempestive. Queste misure in combinazione possono ridurre notevolmente il rischio di frode e migliorare la sicurezza complessiva dei processi finanziari.

L'automazione AP è utile sia in contesti B2B che B2C in quanto può ridurre le spese migliorando l'utilizzo delle risorse. Inoltre, la capacità del sistema di tracciare e documentare tutte le fatture, gli ordini di acquisto ei pagamenti consente una visibilità finanziaria in tempo reale, che può essere di fondamentale importanza per garantire la conformità e pianificare in modo efficace budget e previsioni.

Non sorprende che il mercato dell'automazione AP dovrebbe aumentare notevolmente nei prossimi anni. Secondo un sondaggio di Data Bridge Market Research, si prevede che il mercato dell'automazione della contabilità fornitori raggiungerà un valore di 5,809.38 milioni di dollari entro il 2029, con un tasso di crescita annuo composto del 10.8% tra il 2022 e il 2029.

Il software di automazione AP migliora le relazioni con i fornitori?

Una gestione finanziaria efficiente è fondamentale per qualsiasi azienda per operare in modo efficace. Automazione AP fornisce i mezzi per elaborare le fatture in modo tempestivo e accurato, il che a sua volta contribuisce a rafforzare i rapporti con i fornitori garantendo la puntualità dei pagamenti. Integrandosi con il sistema finanziario di un'azienda, l'automazione AP può generare automaticamente lotti di pagamento e programmare i pagamenti in base ai termini di pagamento dell'azienda, il che può consentire il rispetto dei termini concordati.

La maggior parte dei software di automazione AP include strumenti di comunicazione integrati, come e-mail o altre forme di notifiche digitali (messaggistica intelligente ecc.), che possono tenere i fornitori informati sullo stato delle loro fatture e pagamenti. Ciò può aiutare a migliorare la comunicazione e ridurre incomprensioni e controversie, che possono creare fiducia tra l'azienda ei suoi fornitori.

L'abbinamento automatico delle fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute può impedire pagamenti in eccesso o in difetto ai fornitori, prevenendo così controversie e problemi di comunicazione che potrebbero richiedere tempo e sforzi per essere risolti.

Quanto può risparmiare un'azienda con l'automazione della contabilità fornitori?

L'automazione AP può portare risparmi sui costi alle aziende riducendo i costi di manodopera e le penali per i ritardi. Mentre i costi associati ai pagamenti tradizionali basati su carta, come stock di assegni, buste e affrancatura, sono facilmente identificabili, ci sono anche costi associati al tempo dedicato alle attività manuali relative all'elaborazione dei pagamenti. Ad esempio, anche un singolo documento scansionato da un impiegato stipendiato che guadagna $ 40,000 all'anno può richiedere 5 minuti del suo tempo e comportare un costo stimato per documento di oltre $ 2. Questi costi, se sommati, possono avere un impatto significativo sul rapporto costo-efficacia complessivo del processo AP. Inoltre, con i sistemi AP manuali, i membri del team spesso dedicano ore ad attività come la ricerca di fatture smarrite o smarrite e la risposta alle chiamate di richiesta.

Secondo un Rapporto 2018 di Goldman Sachs, i B2B in Nord America spendono 187 miliardi di dollari all'anno per l'elaborazione degli AP e questa stima include solo l'elaborazione diretta e i costi di manodopera; la manodopera, infatti, rappresenta oltre il 90% dei costi diretti sostenuti. I costi dell'elaborazione automatizzata degli AP, secondo lo stesso rapporto, sono solo il 33% dei costi manuali. Ciò equivale a una spesa annuale di soli $ 62 miliardi, un enorme risparmio per il dipartimento AP.

Oltre ai costi legati alla manodopera, i lunghi cicli di elaborazione potrebbero potenzialmente portare a pagamenti in ritardo e penali per ritardi. La ricerca indica che pratiche di pagamento inadeguate possono avere un impatto negativo sui rapporti con i fornitori, poiché molte aziende pagano in ritardo una parte significativa delle fatture. Ad esempio, le aziende di medie dimensioni negli Stati Uniti segnalati che in media erano dovuti $ 304,066 dai clienti che pagano in ritardo. Inoltre, uno sbalorditivo 81% di queste aziende ha riferito che la gravità di questi pagamenti in ritardo è aumentata dal 2021. Questi pagamenti in ritardo mettono anche a dura prova le imprese, con le aziende di medie dimensioni negli Stati Uniti che spendono in media 14 ore alla settimana per perseguire i ritardi fatture.

I ritardi alla fine influiscono sul flusso di cassa, costringendo le aziende a fare affidamento sulle proprie riserve o a contrarre prestiti per mantenere le operazioni in corso. Entrambe queste opzioni comportano il rischio di instabilità finanziaria a lungo termine. Tutto questo può essere evitato con l'elaborazione automatica degli AP.

Automazione AP può aiutare a migliorare i rapporti con i fornitori fornendo un monitoraggio e un pagamento delle fatture più efficienti, portando a un migliore record di "puntualità" con i fornitori. Questo può aiutare a promuovere relazioni più forti con loro, che possono aiutare a consolidare i fornitori in un numero minore di fornitori strategici, che ha dimostrato di avere vantaggi fiscali.

Secondo un sondaggio condotto da McKinsey di oltre 100 grandi aziende in vari settori, quelle che collaborano strettamente con fornitori strategici mostrano una crescita maggiore, maggiore redditivitàe costi operativi inferiori rispetto ai concorrenti. Promuovendo partnership durature attraverso una stretta collaborazione, le aziende possono anche consolidare la propria base di fornitori e realizzare risparmi sui costi attraverso l'effetto leva e le economie di scala.

Infine, l'automazione AP offre più opzioni di pagamento oltre ai tradizionali assegni cartacei come ACH e carta virtuale, che sono considerati più sicuri e finanziariamente vantaggiosi per l'azienda, soddisfacendo anche le preferenze dei fornitori, il che contribuirebbe a benefici fiscali.

Quanto costa in genere il software AP?

Il costo di software AP può variare a seconda del fornitore, delle funzionalità incluse nel software e delle dimensioni dell'azienda. Alcuni fornitori di software AP offrono prezzi basati su abbonamento, addebitando una tariffa mensile o annuale, mentre altri possono avere un costo di acquisto una tantum. Alcuni fornitori offrono anche opzioni di prezzi a più livelli in base alle dimensioni dell'azienda o al numero di utenti.

L'importo da investire nell'acquisto del software di automazione AP è spesso legato al numero di fatture elaborate al mese. Le soluzioni software che includono l'intera gamma dell'automazione AP, inclusa l'elaborazione delle fatture front-end, l'abbinamento automatico, i flussi di lavoro di approvazione e l'archiviazione, richiedono sistemi operativi estesi come OCR, integrazione bidirezionale, business intelligence, flusso di lavoro, audit trail e archiviazione).

Il caso più semplice di automazione AP è l'approccio di scansione e archiviazione, che come suggerisce il nome converte semplicemente tutti i documenti in un formato digitale per scopi di archiviazione. Sebbene aiuti con l'archiviazione e il recupero, fa poco per migliorare l'automazione e può persino aggiungere ulteriori passaggi al processo. Questo metodo può essere implementato per poche centinaia di dollari su piccola scala, ma un sistema di gestione dei documenti elettronici può costare tra $ 10,000 e $ 100,000.

Un modello superiore di automazione AP includerebbe l'elaborazione delle fatture front-end, l'abbinamento automatico, i flussi di lavoro di approvazione e l'archiviazione. I sistemi necessari per questo approccio sono complessi e sono utili per le aziende che elaborano 10,000 o più transazioni di fattura ogni mese. Il costo di questo modello potrebbe variare da $ 100,000 a $ 500,000, con costi di licenza software aggiuntivi e costi di supporto del personale.

L'automazione AP basata su cloud è simile al modello precedente, ma richiede meno investimenti infrastrutturali perché lo storage si trova su un cloud, il che elimina la necessità di hardware di storage. Le spese di implementazione si basano in genere sul numero di fatture elaborate al mese, rendendola un'opzione favorevole per alcune aziende. Per le aziende che elaborano oltre 10,000 transazioni di fatture al mese, le spese di implementazione possono variare da $ 20,000 a $ 35,000 e i costi di transazione possono variare da $ 0.65 a $ 0.95 per fattura.

L'automazione AP più avanzata include funzionalità come pagamenti elettronici come ACH, EFT, bonifico bancario e carte virtuali. Questi tipi di soluzioni sono sempre più utilizzati nelle operazioni B2B e forniscono un metodo di pagamento più sicuro.  

Molti fornitori offrono anche prezzi personalizzati, a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda. È importante valutare le caratteristiche che sono necessari per la tua attività e quindi scegli un fornitore di conseguenza.

L'automazione AP funziona con altri sistemi di contabilità?

I sistemi di automazione AP possono funzionare con altri sistemi di contabilità; molti sistemi hanno varie opzioni di integrazione, come API o middleware, per fornire un trasferimento di dati senza soluzione di continuità tra i diversi sistemi. In questo modo, il software di automazione AP può recuperare dati come fatture e ordini di acquisto da altri sistemi di contabilità, elaborarli e quindi aggiornare le informazioni nella piattaforma di contabilità esterna. Con l'integrazione, le aziende possono sfruttare le funzionalità e le capacità di automazione del software di automazione AP, pur continuando a utilizzare il software di contabilità con cui si trovano a proprio agio.

La piattaforma Nanonets, ad esempio, può essere integrata con altri sistemi di contabilità, come QuickBooks e Sage, consentendo alle aziende di sfruttare le capacità di automazione e reporting della piattaforma, pur utilizzando il software di contabilità con cui si trovano a proprio agio.

Takeaway

L'automazione del Operazioni di contabilità fornitori semplifica il processo di gestione di fatture, pagamenti e altre transazioni finanziarie, consentendo così alle aziende di migliorare la propria efficienza, ridurre i costi e aumentare la precisione. L'automazione AP aiuta come Nanonets funziona su AI e consente la creazione di flussi di lavoro AP che possono raccogliere automaticamente file e documenti da varie fonti, come e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, cloud storage e sistemi ERP. Oltre all'acquisizione intelligente, buoni strumenti di automazione AP possono anche abbinare e riconciliare le spese, gestire tutti i flussi di lavoro delle spese, dalla creazione di note spese all'ottenimento delle approvazioni del manager e integrare perfettamente il processo di chiusura contabile mensile con qualsiasi ERP, software di contabilità o strumento aziendale desiderato.

Il software di automazione AP come Nanonets può aiutare i team AP a ridurre significativamente i costi dell'80% per le aziende, aumentando significativamente la velocità di elaborazione delle fatture di 10 volte e ottimizzando i giorni AP, eliminando le imprecisioni causate da controlli e verifiche manuali, identificando e gestendo in modo intelligente eccezioni e indirizzandoli alla persona appropriata e identificando ed eliminando frodi, furti, doppi pagamenti e altre inefficienze.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/