I report sulla contabilità fornitori sono uno dei tanti strumenti di business intelligence in rapida evoluzione trasformazione dell'AP digitale incide pienamente sulla contabilità e sulla contabilità.
Il reporting dei conti fornitori descrive l'intera gamma di registrazioni delle transazioni attraverso e con la tua infrastruttura AP esistente: un compito necessario ma scoraggiante se la tua azienda è sufficientemente dimensionata da gestire centinaia o più transazioni durante ogni ciclo. Tuttavia, emergente automazione finanziaria strumenti, tra cui Automazione AP, aiutano a fornire valore dai report sulla contabilità fornitori per massimizzare la gestione del flusso di cassa e le opportunità di strutturazione del capitale.
Cosa sono i report contabilità fornitori?
I report di contabilità fornitori (AP) sono report o output singoli o aggregati della piattaforma AP che dettagliano la fatturazione ricevuta, il deflusso di cassa, le fatture e i pagamenti del debito. In conclusione: se si tratta di una transazione toccata dal tuo dipartimento AP, c'è un corrispondente rapporto di contabilità fornitori ad essa collegato.
Da un quadro più ampio è possibile pagare per questi account il reporting di analisi è molto più di un semplice registro delle transazioni. Come qualsiasi strumento di rendicontazione finanziaria, ciò che ottieni è ciò che ci metti dentro. Inoltre, se sei diligente nel garantire che le transazioni siano registrate correttamente, gli strumenti di reporting dell'analisi dei conti fornitori possono aiutarti a fornire un valore incalcolabile attraverso l'analisi dei dati, assicurandoti allo stesso tempo di non perdere mai un pagamento o di non lasciare mai un fattura andare in ritardo.
All'interno dell'ecosistema di analisi facilitato dai report sulla contabilità fornitori, sarai in grado di:
- Identificare e, con l'intelligenza artificiale e strumenti AP automatizzati, prevedere e prevedere frodi su fatture e pagamenti.
- Scopri quali dipartimenti stanno spendendo di più e per cosa, riducendo gli slittamenti e l'ingorgo del budget.
- Prevedi i futuri fabbisogni di cassa sulla base dell'analisi dei pagamenti ricorrenti e alloca meglio la tua struttura di gestione del capitale.
Perché hai bisogno di report AP?
Sebbene le analisi fornite dai report A/P siano strumenti aziendali meravigliosi, la loro utilità varia a seconda del settore e delle dimensioni dell'azienda. L'ultimo punto dell'ultimo paragrafo è il vero generatore di denaro quando si valutano i rapporti sui conti fornitori, letteralmente.
La tua azienda vive e muore grazie alla sua strategia di gestione della liquidità. Troppi soldi a portata di mano e stai sprecando opportunità; troppo poco e rischierai insolvenza, mancati pagamenti ai fornitori o scorte insufficienti. In ogni caso, una gestione ottimale del flusso di cassa deriva da un efficace reporting dei conti fornitori.
Allo stesso modo, report efficaci sulla contabilità fornitori aiutano a generare l’altro importante tipo di capitale aziendale: le relazioni umane. I rapporti con i tuoi fornitori possono creare o distruggere un'azienda e la previsione proattiva del flusso di cassa aiuta a garantire tempestività e accuratezza pagamenti ai venditori.
I rapporti più comuni sui conti fornitori
Il miglior rapporto A/P è quello che utilizzi di più. Cercare di definire il report principale non è pratico perché ogni azienda sfrutta la propria infrastruttura di reporting e i propri flussi di lavoro in modo diverso. Tuttavia, una manciata di report AP comuni tendono a guidare la maggior parte delle azioni aziendali.
Questi includono:
Rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori
Questo report ordinerà le fatture e le fatture in base alla data di scadenza per individuare quali sono scadute, quali rischiano di scadere e quali hanno tempo sufficiente rimanente per pianificare in anticipo. Rapporti sull'invecchiamento degli AP aiutano a dare priorità al flusso di cassa rispetto alle fatture più urgenti e fungono da "controllo di salute e stato" ricorrente quando eseguito secondo un programma determinato, ad esempio settimanale.
Rapporto sulla cronologia dei pagamenti
A seconda del modo in cui le procedure operative standard (SOP) gestiscono l'etichettatura delle transazioni, puoi ordinare la cronologia dei pagamenti per tipo o fornitore per identificare dove va la maggior parte del tuo denaro e perché. Ciò aiuta anche a prevenire un aumento del budget quando ordinato e filtrato in base alla cronologia degli acquisti individuali o dipartimentali.
Reporting dei fornitori
Invece di ordinare la cronologia dei pagamenti per tipo o origine, puoi anche vedere quali fornitori ricevono la maggior parte del tuo denaro. Ciò aiuta a dare priorità alle relazioni con i fornitori, come nei programmi di pagamento prepianificati, oltre a fornire leva durante le negoziazioni future per garantire sconti e affari sui volumi. Se sei a corto di liquidità, ordinare i debiti per fornitore aiuta anche a garantire che i saldi più grandi vengano pagati rapidamente.
Reporting dei voucher
Poiché i voucher fungono da meccanismi di autorizzazione al pagamento, i report dei voucher aiutano a identificare ulteriormente le spese individuali e dipartimentali e possono essere analizzati nel contesto della gestione dell'autorizzazione del budget e del rilevamento delle frodi.
Rapporto sulla riconciliazione dei conti
Riconciliazione dei conti il reporting viene utilizzato nella corrispondenza a 2 e 3 vie per generare un registro delle transazioni AP che vengono, a loro volta, abbinate alla documentazione corrispondente per garantire che gli importi giusti vengano pagati alle persone giuste. La riconciliazione dei conti è effettivamente uno strumento di controllo interno per prevenire le frodi e garantire che i sistemi stabiliti funzionino come previsto.
Reporting del bilancio di verifica
Parte del tuo ciclo contabile, il report del bilancio di verifica della contabilità fornitori aiuta a garantire che ciascuna voce contabile del rendiconto finanziario sia accurata e abbinata in modo appropriato.
Reporting su crediti e sconti
Sia i crediti che gli sconti fanno risparmiare denaro alla tua azienda, quindi monitorarli tramite il reporting AP è fondamentale per una gestione efficace del flusso di cassa. I crediti sono compensazioni predefinite per fatture future, come un credito di negozio di un rivenditore, ma applicati ai prodotti del tuo fornitore.
Come il credito del negozio al dettaglio, il tuo fornitore potrebbe emettere credito per una serie di motivi, tra cui merci in ritardo o danneggiate. Mantenere la consapevolezza di quali crediti sono a disposizione aiuta la tua azienda a non perdere un'opportunità.
I fornitori spesso offrono sconti per azioni specifiche, come pagamento anticipato, quindi registrare e tenere traccia di ogni possibile sconto aiuta a massimizzare il tuo funzionamento finanziario.
Rapporti di pagamento ricorrenti
I pagamenti ricorrenti come contratti di locazione, pagamenti di mutui, bollette e fatture strutturate in modo simile possono essere facilmente previsti quando si utilizza il reporting della contabilità fornitori. Analizzando i pagamenti ricorrenti passati, è possibile prevedere le future esigenze di flusso di cassa, massimizzando l'utilizzo del capitale disponibile oggi ed evitando i mancati pagamenti.
Rapporti sulle metriche del fatturato
La maggior parte delle piattaforme di contabilità fornitori offrono analisi che includono report sul fatturato, che mostrano la rapidità con cui paghi i fornitori. Il turnover degli AP è solo uno dei tanti parametri di business intelligence che aiutano a guidare il processo decisionale strategico a lungo termine.
Come posso migliorare il processo di contabilità fornitori?
I rapporti sui conti fornitori non sono un risultato in sé e per sé. Invece, il loro vero valore sta nel modo in cui usi il tuo Rapporti AP per promuovere l'efficienza e adattamento. Utilizzando alcuni dei report di cui sopra e aggiungendo la propria personalizzazione e un approccio su misura, è possibile utilizzare i report sulla contabilità fornitori per:
- Stabilisci punti di contatto e promemoria ricorrenti per garantire che le fatture non rimangano non pagate o scadute.
- Conserva un registro accurato degli attuali punti di contatto dei fornitori (POC). La gestione di un Rolodex virtuale di POC dei fornitori attraverso la struttura dei report aiuta a garantire una comunicazione rapida e a ridurre la latenza.
- Mantieni un registro della documentazione per alimentare il processo decisionale futuro, assistere negli audit esterni o interni e gestire le frodi.
- Determina quali fatture dovrebbero essere pagate in anticipo e perché (come uno sconto) e quali possono essere puntate all'ultimo minuto. Questi diagrammi di scelta aiutano a gestire l'allocazione del capitale a breve termine per massimizzare le opportunità.
- Accelera l'automazione e i flussi di lavoro identificando aree in ritardo, inefficienze e approvazioni ridondanti. Se devi ancora implementare l'automazione degli AP, allora capirai quanto sia complicato il reporting AP manuale e perché così tante aziende si stanno orientando verso soluzioni automatizzate.
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